Zeitmanagement

Zeitmanagement meistern: Mit diesen Methoden, Tools & Tipps geht jeden Tag mehr! Aufgaben bewerten & sich selbst managen.

Zeit effektiv nutzen

Pünktlich erscheinen, einen Auftrag in einem festen Zeitraum fertigstellen, Meetings nicht überziehen: All diese Themen gehören zum Zeitmanagement. Doch Zeit effektiv zu nutzen gelingt nicht automatisch, insbesondere nicht im Berufsalltag, wenn das Feedback, die Leistungen oder auch das Zeitmanagement Dritter gefragt sind.

Umso wichtiger ist dabei ein effizienter Umgang mit dem eigenen Zeitbudget, da man auf dieses am meisten Einfluss nehmen kann. Doch was bedeutet Zeitmanagement genau, welche Zeitmanagement Methoden helfen bei der Selbstorganisation und was für Tools, Bücher und Tipps bieten sich zur Optimierung an? Damit beschäftigt sich der folgende Artikel.

  1. Was ist Zeitmanagement?
  2. Zeitmanagement Methoden im Vergleich
  3. Zeitmanagement im Praxiseinsatz
  4. Zeitmanagement mit Tools optimieren
  5. Mehr zum Thema Zeitmanagement

1. Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement Definition

Zeitmanagement steht in einem engen Zusammenhang zum Aufgabenmanagement sowie dem Projektmanagement. Entsprechend beziehen sich viele Aspekte der Definition auf daran angrenzende Bereiche. Das Onpulson Wirtschaftslexikon definiert den Begriff folgendermaßen:

“Zeitmanagement ist die bewusste Kontrolle der für Arbeitsaufgaben aufgewendeten Zeit, mit dem Ziel der Maximierung persönlicher Effizienz. Zum Zeitmanagement gehört die Analyse, wie Zeit eingesetzt wird, und das folgende Festlegen von Prioritäten bei den verschiedenen Arbeitsaufgaben.”
– Onpulson Wirtschaftslexikon

Die Ziele des Zeitmanagements beschreibt der REFA als

“Die effiziente Planung, Durchführung wie auch Kontrolle sämtlicher Aufgaben. Auf diese Weise soll die vorhandene Arbeitszeit optimal genutzt werden. Darüber hinaus stellt die Eliminierung von Zeitfressern und Störfaktoren ein weiteres Teilziel dar.”
– REFA Lexikon

In vielen Ausführungen zu diesem Thema ist auch oft von Selbstoptimierung oder Selbstorganisation die Rede. Das liegt daran, dass man beim Zeitmanagement schlussendlich nicht den Faktor Zeit kontrollieren kann, da dieser immer gleich ist, sondern den eigenen Umgang damit optimiert.

Die Disziplin befasst sich übergeordnet also mit der möglichst effizienten Aufteilung der eigenen Arbeitszeit, um maximale Produktivität zu ermöglichen und den Unternehmenserfolg sicherzustellen. Um dies konkret im Alltag verankern zu können, wird wie beim Aufgaben-, Projekt- oder Change Management auf dafür ausgelegte Zeitmanagement Methoden zurückgegriffen.

Ein junger Mann schaut am Laptop auf die Uhr

2. Zeitmanagement Methoden im Vergleich

Diese fachlichen Werkzeuge helfen dabei, das eigene Zeitmanagement zu verbessern und somit die Selbstorganisation zu optimieren. Über die zurückliegenden Jahrzehnte haben sich diverse Techniken entwickelt, die schwerpunktmäßig auf Prioritäten, Aufgabendauer, Konstanz, Disziplin und Pufferzeiten setzen.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode, erfunden vom Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert, verbindet Elemente des Aufgaben-, Selbst- und Zeitmanagements. Der Name steht dabei nicht für europäische Gebirge, sondern für die einzelnen Elemente der Technik. Diese sind:

  • A: Aufgaben aufschreiben
  • L: Länge einschätzen
  • P: Pufferzeit einplanen
  • E: Entscheidungen priorisieren
  • N: Nachkontrolle

Die ALPEN-Methode ist besonders beliebt, da sie meist nur einige Minuten am Vorabend oder Morgen braucht, um den nächsten Arbeitstag durchzuplanen. Sie bringt Transparenz in die eigene Planung, da man die Längen seiner Tätigkeiten schätzen muss und somit auch realistisch an einzelne Aufgaben herantritt. Sie fördert die Selbstdisziplin im gleichen Maße wie Sie diese fordert. Was in eine Tagesplanung nicht mehr rein passt, kommt in die nächste, sodass dass nichts liegen bleibt.

Beispiel für eine Aufgabenliste der ALPEN-Methode

AufgabeDauerPufferPriorität
Meeting zur Strategie3 Stunden30 Minuten99
Telefonat mit Geschäftspartner1 Stunde15 Minuten90
Terminabstimmung mit Stakeholdern per E-Mail30 Minuten5 Minuten80
Webinar zu SEO1 Stunde15 Minuten70
Aufbau Newsletter2,5 Stunden25 Minuten60

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Zu den Vorteilen zählt auch die hilfreiche Visualisierung im Form einer Liste oder einer Tabelle, in der alle Aufgaben aufgeschrieben werden. Dank des Puffers – vorgeschlagen werden 40 Prozent – sind Sie flexibel und das Abhaken erledigter Aufgaben sorgt für regelmäßige Erfolgserlebnisse. Die Nachteile dieser Zeitmanagement-Methode ist der Schwerpunkt auf Einzelpersonen sowie die geringere Eignung für agile Umfelder.

Pareto Prinzip

Das Pareto-Prinzip (auch bekannt als Pareto-Effekt oder 80-20-Regel), benannt nach dessen Erfinder Vilfredo Pareto, setzt besonders auf die Balance zwischen Aufwand und Ergebnis. Gemäß Pareto werden in bestimmten Fällen 80% der Ergebnisse (bspw. Umsatz, abgeschlossene Aufgaben) mit 20% des Aufwands erreicht. Die restlichen 20% benötigen im Umkehrschluss 80% des Aufwandes.

Auf das Zeitmanagement bezogen setzt diese Methode also darauf, wichtige Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren. Das Ziel ist an dieser Stelle, den Aufwand bei 20% zu halten und damit 80% der ausstehenden Tätigkeiten abzuschließen. Das gilt nicht nur für die Aufgabenmenge allgemein, sondern auch inhaltlich pro Tätigkeit. Als Beispiel: Bei einem Reporting lassen sich die wichtigsten Informationen mit 20% des Aufwandes zusammentragen, die optische Gestaltung oder die Arbeit an der Präsentation bedürfen mehr Aufwand für weniger notwendigen Ertrag.

Eine Tasse mit der 80-20-Regel des Pareto-Prinzips

Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips

Zu den Vorteilen der 80/20-Regel gehört der klare Fokus. Besonders wichtig ist es, die Aufgaben zu erkennen, die sich effizient bearbeiten lassen und diese zu bündeln. Daraus entsteht eine solide Grundlage für ein produktives Zeitmanagement. Gleichzeitig birgt das Pareto-Prinzip die Gefahr, dass aus den 20% Aufwand Qualitätseinbußen folgen, da nicht nur der Aufwand, sondern auch die Mühe sinken.

Getting Things Done (GTD)

Eine weitere Methode ist Getting Things Done (kurz: GTD oder GTD-Methode). Diese wurde von Berater David Allen entworfen und ist ein Konzept des Selbstmanagement. GTD arbeitet mit Aufgabenlisten, die dabei helfen, Aufgaben zu erledigen statt sich alle To-Dos zu merken. Untergliedert wird die Technik in 5 Schritte zur Anfertigung der Listen.

Die 5 Schritte sind

  • Erfassen
  • Durcharbeiten
  • Organisieren
  • Reflektieren
  • Erledigen

Besonders praktisch ist die Zeitmanagement-Methode Getting Things Done bei Aufgaben, bei denen Prioritäten oder weitere Kenner eine untergeordnete Rolle spielen. Der Schwerpunkt ist ganz klar – wie der Name sagt – das Erledigen von Aufgaben als solche.

Vor- und Nachteile der GTD-Methode

Die Vorteile der GTD-Methode liegen daher vor allen Dingen in den wiederkehrenden Erfolgserlebnissen, wenn weitere Aufgaben oder ganze Listen erledigt sind. Zudem erleichtert die Darstellung der Aufgaben den Überblick. Die Nachteile liegen darin, dass der Kontext der Aufgaben – etwa Dringlichkeit oder Deadlines – nicht unmittelbar einbezogen werden. Hier muss der Anwender noch mehr selber entscheiden, was u.U. hinderlich sein kann.

ABC Methode

Die ABC-Methode (auch bekannt als ABC-Analyse) setzt für das Zeitmanagement ebenfalls auf eine Sortierung nach Wichtigkeit und einem entsprechend angelegtem Zeitaufwand. Dafür werden alle Aufgaben aufgelistet und anschließend nach den Kriterien A (“wichtig”), B (“relativ wichtig”) sowie C (“regelmäßig” oder “Routine”) einsortiert. Entsprechend der ABC-Analyse investieren Sie ca. 60-75% der Zeit in die A-Aufgaben, 10-25% in B-Aufgaben und 5-15% in C-Tätigkeiten.

Aus der jeweiligen Bewertung ergeben sich auch weitere Handlungsempfehlungen. Diese erinnern auch an das Eisenhower-Prinzip. A-Aufgaben erfordern zumeist unmittelbaren, eigenen Handlungsbedarf – also keine Delegierung –, während B-Aufgaben zeitnah delegiert oder erledigt werden können. C-Aufgaben haben keine große Relevanz und können ebenfalls delegiert werden.

Eine Visualisierung der ABC-Analyse

Vor- und Nachteile der ABC-Methode

Zu den Pluspunkten der ABC-Analyse gehören die leichte Anwendbarkeit für fast alle Branchen und Tätigkeitsfelder. Außerdem hilft Sie bei der Priorisierung, Zeitplanung und optionalen Delegierung der einzelnen To-Dos. Die Nachteile sind die relativ starren Grenzen zwischen den einzelnen Kategorien, die es bei einigen Tätigkeiten erschweren, diese angemessen zu kategorisieren, ohne, dass Sie Gefahr laufen, unterzugehen.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix, benannt nach dem Erfinder Dwight D. Eisenhower (34. US-Präsident), ist eine Zeitmanagement-Methode, die sich um die Unterscheidung von wichtigen und unwichtigen sowie dringend und weniger dringenden Aufgaben dreht. Daraus ergeben sich Prioritäten für die Aufgaben, nach denen diese dann im Anschluss bearbeitet werden. Die Eisenhower-Matrix setzt dabei insbesondere auf die Bedeutung der Aufgaben und nicht in erster Linie auf die rasche Fertigstellung.

“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”
Dwight D. Eisenhower

Visuell besteht die Eisenhower-Methode aus zwei Achsen. Auf diesen teilen sich die Fragestellungen Dringlichkeit sowie Wichtigkeit auf. Innerhalb der Matrix verteilen sich vier Boxen in zwei Reihen á zwei Boxen, weshalb die Technik auf Vier-Quadranten-Methode heißt. Diese sind mit A, B, C und D beschriftet und stehen für:

  • A: Wichtig & dringend, sollten nicht delegiert und so schnell wie möglich bearbeitet werden
  • B: Wichtig, aber nicht dringend, sind konkret an bestimmte Ziele gekoppelt
  • C: Dringend, aber nicht wichtig, sollten ohne weitere Verzögerung bearbeitet werden
  • D: Nicht wichtig & nicht dringend, sollten nicht weiter verfolgt werden

Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix

Zu den Vorteilen der Zeitmanagement-Methode gehört die einfache Anwendung sowie die klare Aufteilung von Aufgaben, die dabei helfen, diese zu delegieren, sofort selbst anzugehen oder einzustellen. Die Nachteile der Technik liegen insbesondere darin, dass aus ihr selbst nicht hervorgeht, wie die Wichtigkeit einer Aufgabe einzuschätzen ist. Auch hat die Eisenhower-Matrix keine klare Leitlinie dazu, wenn sich Aufgaben sehr unausgewogen auf einzelne Quadranten verteilen.

3. Zeitmanagement im Praxiseinsatz

Da Zeitmanagement in direktem Bezug zu Aufgaben- und Projektmanagement steht, kommt es darin in verschiedenen Formen zum Einsatz. Dabei können auch die hier aufgeführten Zeitmanagement-Methoden dabei helfen, die operativen Herausforderungen zu meistern. Welche Rolle spielt Zeitmanagement in der Praxis?

Projektcontrolling

Viele Aspekte des Zeitmanagements kommen u.a. beim Projektcontrolling zum Einsatz. Gemäß DIN 69901 ist das Ziel dieses Projektmanagement-Bereichs die “Sicherung des Erreichens aller Projektziele”. Dabei ist auch das Thema Termine und Leistungen planen, steuern und kontrollieren relevant.

Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, bedarf es u.a. einer angemessenen Zeitplanung und konstanter Prüfung, ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Wenn sich Aufgaben verschieben, verändern oder neue hinzukommen, können Projektleiter auf Zeitmanagement-Methoden zurückgreifen.

Ein Bild von einem Interview

Kapazitätsplanung/Ressourcenplanung

Wer ist wann verfügbar? Wer hat zu viel zu tun, wer kann Aufgaben übernehmen? Schaffen wir das Projekt bis zur geplanten Deadline? Solche Fragen beantworten die Kapazitätsplanung bzw. Ressourcenplanung. Beim Zeitmanagement in diesem Bereich geht einerseits darum, die Mitarbeiter nicht zu überlasten. Andererseits geht es auch um sinnvolle Termine und Prioritäten, sodass bei wichtigen Themen kein Ressourcenmangel entsteht.

Hier helfen in der Vorplanung u.a. die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Methode, in der Umsetzung sind dann beispielsweise die ALPEN-Methode oder das Pareto-Prinzip praktisch.

Meetings organisieren

Auch bei Meetings oder dem Jour fixe spielt das Thema Zeitmanagement eine tragende Rolle. Die Besprechungen sollten gemessen an der Wichtigkeit des Vorhabens geplant werden, damit genug Zeit für alle wichtigen Inhalte ist. Auch hier geht es darum, für Rückfragen und Unklarheiten einen angemessen Puffer mit einzubringen. In der Regel deckt die Vorbereitung des Meeting Protokolls auch die Meeting Agenda ab, die mit den Tagesordnungspunkten auch einen zeitlichen Fahrplan mitbringt.

Zeiterfassung

Natürlich ist auch die Zeiterfassung selber ein integraler Bestandteil – gerade, um die Planung zu bewerten. Wenn Mitarbeiter Leistungen erfassen, lassen sich diese ganz einfach der initialen Planung gegenüberstellen. Die Zeiterfassung in Projekten ist somit nicht nur abrechnungsrelevant, sondern hilft auch, mit Lessons Learned konstant besser zu werden. Eine Zeiterfassung App wächst damit über den Status des reinen Werkzeugs hinaus.

4. Zeitmanagement mit Tools verbessern

Die theoretischen Teile des Zeitmanagements lassen sich ganz verschiedenen umsetzen: Mit Stift und Zettel, Kalender, aber auch mit modernen Projektmanagement-Tools. Diese haben den Vorteil, dass Sie nicht nur einzelnen Nutzern alle wichtigen Werkzeuge an die Hand geben, sondern auch die gemeinsame Koordination und Kooperation im Team ermöglichen.

Welche Zeitmanagement Tools gibt es?

factro

Die Software factro ist eine in Bochum entwickelte Projektmanagement-App. Das Zeitmanagement und die verschiedenen Methoden unterstützt das Tool gezielt: Nutzer können Projekte und Aufgaben erstellen, Start- und Enddaten vergeben und Prioritäten setzen. Das erleichtert bereits die initiale Projektplanung sowie die fortlaufende Prüfung und Anpassung. Die Deadline-Ampel benachrichtigt Sie automatisch, wenn Fristen sich nähern oder überschritten wurden.

Ein Screenshot der Umsetzung der ALPEN-Methode in factro
Die Umsetzung der ALPEN-Methode mit dem Tool factro

Zudem unterstützt factro mit der Zeiterfassung in der Cloud und der Auslastungsübersicht auch die Felder Kapazitätsplanung und Projektcontrolling. Mit der Cloud-Lösung behalten Sie Ihre Auslastung und die des Teams jederzeit im Blick. Zudem stehen Plan-, Ist- und Rest-Aufwände bereit, die stets einen aktuellen Blick auf die Zeitplanung geben. Mit dem Gantt-Diagramm lassen sich Zeitpläne erstellen, Projektverläufe visualieren und im Handumdrehen per Drag & Drop nachjustieren.

Ein Screenshot des Gantt Charts in factro
Das Gantt Diagramm in factro ist eine übersichtliche Zeitleiste

Microsoft To Do

Die App Microsoft To Do ist der Nachfolger von Wunderlist und bietet u.a. das Zusammenfassen und Bearbeiten von Aufgaben in Form von klassischen To-Do-Listen. Mit diesen Listen können Sie bereits einige Zeitmanagement-Methoden angehen, die auf die Zusammenfassung aller Aufgaben setzen. Für weitere Details lassen sich Unteraufgaben erstellen.

Um Aufgaben nicht aus dem Blick zu verlieren, gibt es eine Erinnerungsfunktion. Wenn Sie eine Liste mit anderen teilen, können Sie diese dann auch gemeinsam bearbeiten. Als Helfer auf dem Smartphone oder Tablet eignet sich die App besonders. Beim Zeitmanagement können gerade einfachere Techniken abgebildet werden.

Ein Screenshot von Microsoft To Do

Todoist

Auch die Lösung Todoist eignet sich für schnelles und einfaches Selbstmanagement. Gemäß dem Namen lassen sich To-Dos anlegen, sortieren und in Listen abbilden. Mit Projektzuordnungen oder Tags können Sie zusätzliche Struktur hereinbringen. Mit einer Erinnerungsfunktion werden Sie auf Wunsch informiert, mit Checklistenpunkten können Sie Aufgaben präzisieren, um die Beurteilung von Dringlichkeit und Wichtigkeit zu erleichtern.

Auch Prioritäten lassen sich vergeben, sodass einige Zeitmanagement-Methoden umgesetzt werden können. Die App gibt es als Web-Aoo, für Mac und PC sowie Smartphones und Tablets mit Android und iOS.

5. Mehr zum Thema Zeitmanagement

Auch die Literatur und Wissenschaft befassen sich mit Zeitmanagement. Viele renommierte Autoren und Experten haben Ideen, Richtlinien und Denkanstöße zu Papier gebracht. Nachfolgend eine Auswahl einiger Bücher:

  • Golden rules: Erfolgreich lernen und arbeiten. von Martin Krengel, ISBN: 978-3941193444
  • Erfolgreiches Zeitmanagement für Dummies von Markus Dörr, ISBN: 978-3527711208
  • Wie ich die Dinge geregelt kriege von David Allen, ISBN: 978-3492240604
  • Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less von Greg McKeown, 978-0753555163
  • Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen von Cal Newport, ISBN: 978-3868816570
  • Das 4-Stunden-Startup von Felix Plötz, ISBN: 978-3430202022

Weitere Informationen liefert zudem das Portal Studienstrategie in einem Artikel mit 13 Zeitmanagement-Tipps; die praktischen Vorschlägen kommen direkt vom hier genannten Autoren Martin Krengel. Die Webseite karrierebibel fasst im einem Beitrag 10 Handlungsempfehlungen für erfolgreiches Zeitmanagement zusammen.

Fazit: Mit Zeitmanagement sich selbst optimieren

Zeitmanagement ist eine leistungsstarkes Werkzeugset für einen produktiven Alltag. Dank der Nähe zu Aufgaben- und Projektmanagement entstehen effektive Synergien. Die verschiedenen Zeitmanagement-Methoden helfen, alle To-Dos zu überblicken, zu priorisieren und zeitlich einzuplanen. Mit passender Projektmanagement-Software lassen sich die Aufgaben entsprechend einplanen und mit anderen teilen.

Das Zeitmanagement bezieht sich aber nicht nur auf anfallende Aufgaben, sondern stellt auch die Selbstdisziplin und das Selbstmanagement in den Mittelpunkt. Die Beurteilung, welche Aufgaben wichtig sind, die angemessene Zeitplanung und eine konsequente Umsetzung der Techniken steigert die Eigenverantwortung und belohnt diese zugleich. So nutzen Sie als erfolgreicher Zeitmanager nicht nur Ihren Arbeitsalltag effektiver, sondern professionalisieren sich parallel.

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