Effiziente Ressourcennutzung
Was das Hauptziel eines Unternehmens ist? In den meisten Fällen: Wirtschaftlichkeit. Denn ohne die, ist es schwer für Unternehmen bestehen zu bleiben. Damit ein Unternehmen wirtschaftlich bleibt, ist das Verhältnis der Höhe der Umsätze und der eingesetzten Kosten der Schlüssel für Erfolg. Dazu gehört auch Bestandsmanagement, um Ressourcen zu priorisieren und Lagerkosten zu minimieren, aber auch der Überblick über unternehmensinterne Projekte, um zu hohe Ausgaben zu vermeiden.
Eine bewährte Methode dafür ist die ABC-Analyse, mit der Objekte bzw. Elemente je nach Wichtigkeit in die Kategorien A, B und C eingeteilt werden. Basierend auf dieser Klassifizierung können dann Handlungsstrategien entwickelt werden. Wir erklären Dir, wie die ABC-Analyse funktioniert, welche Vorteile sie für Dein Unternehmen hat und wie Du Deine Ressourcen damit effizient nutzt.
- Definition: Was ist die ABC-Analyse?
- Berechnung der ABC-Analyse
- Mit Excel zur ABC-Analyse
- ABC-Analyse: Beispiele
- Die Mehrwerte der Analyse
- Die Kombi macht’s: ABC- und XYZ-Analyse
- Fazit: Kosten senken, Effizienz steigern
Die ABC-Analyse hilft Dir dabei, eine Übersicht über Deinen Umsatz zu schaffen.
Definition: Was ist die ABC-Analyse?
Die ABC-Analyse ist eine betriebswirtschaftliche Analyse, mit der bestimmte Objekte im Unternehmen klassifiziert und der Wichtigkeit nach geordnet werden sollen. Objekte können beispielsweise Produkte sein, aber auch Aufgaben oder Projekte können klassifiziert werden. Dazu werden Kennzahlen wie zum Beispiel der Umsatz genutzt.
Erfunden wurde diese Methode von H. Ford Dickie, einem Manager bei General Electric, auf der Grundlage des Pareto-Prinzips und der Lorenzkurve. Ziel war es, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu steigern.
Die Objekte dabei werden in drei Klassen unterteilt: A, B und C.
- Klasse A: Hier findest Du die wichtigsten Objekte oder Elemente.
- Klasse B: Die Objekte dieser Klassen sind zwar wichtig, aber nicht so wichtig wie die in der A-Klasse.
- Klasse C: In dieser Klasse ordnest Du die am wenigsten wichtigen Objekte ein.
Diese Einteilung hilft dabei herauszufinden, welche Dinge für ein Unternehmen Priorität haben.
📌 Wissens-Refresher
Pareto-Prinzip
Die Pareto-Methode wird für das Zeitmanagement genutzt und hilft dabei, Ressourcen effizient zu nutzen. Benannt wurde diese nach dem italienischen Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto.
Das Prinzip besagt, dass 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Auf diesen Teil solltest Du Dich besonders konzentrieren. Die restlichen 20% der Ergebnisse werden hingegen mit 80 Prozent Aufwand erreicht, hier wendet man also sehr viel Zeit für wenig Ergebnisse auf. So wird der Aufwand verringert und die Produktivität gesteigert.
Lorenzkurve
Die Lorenzkurve wurde Anfang des 20. Jahrhunderts von Max Otto Lorenz erfunden, der diese für die Darstellung der Einkommensverteilung entwickelte. Sie bildet ab, wie viel Prozent der Einkommensempfänger in einer Volkswirtschaft, wie viel Prozent des Volkseinkommens verdienen. Je weiter sich die Kurve nach unten wölbt, desto ungleicher ist die Verteilung.
Für die ABC-Analyse werden auf der x-Achse die Objekte und Klasseneinteilung und auf der y-Achse die Grenzen der Klassen eingetragen. Dank der Visualisierung siehst Du sofort, welche Objekte in welcher Klasse zu finden sind.
Die ABC-Analyse soll Anstoß für Optimierungen und Rationalisierungen geben, indem Objekte nach ihrer Relevanz bewertet und eingeteilt werden. Ein oft genutztes Beispiel ist dabei die Kundenbindung.
Die Kundschaft wird nach A-, B- und C-Kundschaft anhand ihrer Kaufkraft eingeteilt. Anschließend können Strategien entwickelt werden, wie A-Kunden diese bleiben und wie das Potential der B-Kunden ausgeschöpft werden kann, zum Beispiel durch einen Coupon in unterschiedlicher Höhe für den nächsten Einkauf.
Berechnung der ABC-Analyse
Wenn Du die ABC-Analyse in Deinem Unternehmen einsetzen möchtest, musst Du Dich zunächst entscheiden, welche Objekte Du analysieren möchtest. Anschließend gehst Du wie folgt vor:
- Für mehr Übersicht ist es hilfreich, das Objekt oder Element Deiner Wahl zu ordnen. Zum Beispiel nach absteigender Umsatzhöhe bei der Kundschaft. Danach rechnest Du die Umsätze zusammen.
- Bleiben wir bei den Umsätzen der Kundschaft: Du berechnest anschließend den prozentualen Anteil an der Gesamtsumme der Umsätze.
- Im nächsten Schritt legst Du die neue Spalte “kumulierte Umsätze” an und summierst die Prozentsätze von oben nach unten auf, d.h. Du addierst den Prozentsatz von Kunde 1 mit dem von Kundin 2 und trägst diese Zahl bei der Kundin 2 ein.
- Nun ziehst Du die Klassengrenzen (A,B und C). Dabei kommt das Pareto-Prinzip ins Spiel – 20% des Aufwandes bringen 80% des Ertrages. Die typischen Klassengrenzen sind deshalb: A 60-80% des Gesamtumsatzes, B 10-25%, C 5-15%.
- Für die verschiedenen Klassen können dann Maßnahmen oder Handlungsstrategien entwickelt werden.
Was Du unbedingt bei der ABC-Analyse beachten solltest, ist, dass sich die Kennzahlen ausreichend unterschieden, sodass klare Grenzen gezogen werden können.
Neben den Klassengrenzen gibt es auch die Mengenanteile der jeweiligen Klassen: Die A-Klasse macht 5-15% der gesamten Kundschaft aus und die B-Klasse 20-40%. Die C-Klasse ist mit 50-75% die größte Gruppe.
Die Info solltest Du im Hinterkopf haben, wenn es um die Methodenentwicklung geht. Nehmen wir wieder das Beispiel der Kundenbindung: Für eine vergleichsweise kleine, aber gewinnversprechende A-Klasse brauchst Du andere Ressourcen als für die C-Klasse.
Mit Excel zur ABC-Analyse
Ein beliebter Weg, die ABC-Analyse zu berechnen, ist die Excel-Tabelle. Hier können die Daten mit wenigen Klicks aufbereitet und berechnet werden. Eigentlich ganz einfach – wenn man weiß wie. Damit Du ohne große Mühe starten kannst, gibt es bereits vorgefertigte Vorlagen zum Download.
Kostenlose Excel-Vorlagen
ABC-Analyse – Excel-Vorlage (project-base.org)
Ergebnisse der ABC-Analyse visualisieren (business-wissen.de)
Prioritätenmatrix ABC-Analyse | Vorlage Excel (api.projektmagazin.de)
Mit der ABC-Analyse kannst Du beispielsweise deine Kundschaft einteilen
ABC-Analyse: Beispiele
Die ABC-Analyse kann für ganz unterschiedlichen Anwendungsbereiche im Unternehmen genutzt werden, wie beispielsweise für die Materialwirtschaft in der Logistik oder für das Kunden-, sowie das Personalmanagement. Wir haben noch weitere Beispiele für Dich gesammelt:
ABC-Analyse für Dein Zeitmanagement
Doch nicht nur Produkte oder Kundschaft können mit der ABC-Analyse klassifiziert werden, auch Deine Aufgaben kannst Du so in eine effektive Reihenfolge bringen. Da Du hier meist keine genauen Kennzahlen zur Hand hast, kommt es in diesem Fall eher auf Einschätzungen an. Nachdem Du Deine Aufgaben aufgelistet hast, kannst Du damit beginnen, sie in die drei Kategorien einzuordnen. Dabei richtest Du Dich nach folgenden Merkmalen:
- Kategorie A: Sehr wichtige Aufgaben, die für einen relativ geringen Zeitaufwand einen großen Nutzen erzielen. Ein kleines Gedankenspiel hilft dabei, diese Aufgaben zu identifizieren: Wenn Du eine Aufgabe von Deiner ToDo-Liste streichen musst, würdest Du diese wählen?
- Kategorie B: Für diese ToDos brauchst Du etwas mehr Zeit, zur Erreichung Deiner Ziele tragen sie wahrnehmbar bei.
- Kategorie C: Diese Aufgaben machen den meisten Aufwand aus, tragen aber nur geringfügig etwas zu Deinen Zielen bei.
Wenn Du Deine Aufgaben in die passende Reihenfolge gebracht hast, kannst Du mit der Bearbeitung starten. Hilfreich ist es, wenn Du einen Hinweis zur Priorität in den Aufgaben vermerken kannst. Das klappt zum Beispiel in einer Projektmanagement-Software wie factro. In dem Tool kannst Du den einzelnen Aufgaben Prioritäten zuweisen und anschließend auf Deinem digitalen Schreibtisch danach sortieren lassen. Alternativ kannst Du die ToDo-Listen nutzen und Deine Aufgaben dort ganz nach Deinem Bedarf anordnen.
Überblick im Projektmanagement
Auch im Projektmanagement kannst Du die ABC-Analyse einsetzen. In diesem Fall ordnest Du die Projekte nach den Kosten. In Kategorie A sind wenige Projekte, die am meisten Kosten verursachen, in Kategorie B befinden sich die Projekte, die weniger etwas Kosten verursachen. Meist sind das mehr als in der Kategorie A. In Kategorie C sind dagegen die Projekte, die am wenigsten Kosten verursachen, das sind in der Regel in der Überzahl.
Mit dieser Methode hast Du einen Überblick über die Verteilung Deiner Kosten und kannst dadurch auf kritische Situationen reagieren. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn es zu viele kostenaufwändige oder besonders viele C-Projekte gibt.
Basierend auf der ABC-Analyse können so auch Aufgaben kategorisiert werden. In einer Projektmanagement-Software wie factro ist es möglich, diese in deinem persönlichen Dashboard nach Priorität oder Dringlichkeit zu ordnen.
Risikomanagement meistern
Ein weiterer Einsatzbereich für die ABC-Analyse im Projektmanagement ist das Risikoanalyse. Dafür bewertest Du die Risiken nach folgenden Faktoren:
- Eintrittswahrscheinlichkeit
- Schäden bei Eintritt
- Risikowert (Eintrittswahrscheinlichkeit x Tragweite)
Diese kannst Du dann in eine Matrix einsortieren. Auf der x-Achse platzierst Du die Eintrittswahrscheinlichkeit und auf der y-Achse den Schaden. Diese beiden Achsen unterteilt Du dann in gering, mittel und hoch, sodass eine Matrix aus 3×3 Feldern entsteht.
Da A-Risiken den höchsten Schaden bei einer hohen Eintrittswahrscheinlichkeit anrichten, solltest Du Dich vor allem auf diese konzentrieren.
In der Logistik wird die ABC-Analyse für den Lagerbestand genutzt
Die Mehrwerte der Analyse
Diese Auswertung der ABC-Analyse bietet eine Menge Chancen, um die Wirtschaftlichkeit Deines Unternehmens zu steigern und sich eine Übersicht über die statistische Verteilung zu verschaffen. Wie viel % meiner Kundschaft gehören zur Stammkundschaft und wie groß ist der Umsatz bei dieser Gruppe? Welche Projekte sind in meinen Unternehmen gerade wichtig und tragen zur Profitabilität bei? Welche ToDos sind jetzt besonders wichtig?
Du profitierst zudem von…
… einer Verbesserung der Planungsprozesse,
… einer Gewinnerhöhung,
… mehr Mitarbeitermotivation,
… der Übersichtlichkeit der Analyse,
… den vielen Einsatzbereichen,
… dem geringen Aufwand für die Aufstellung der Analyse.
Die Grenzen der ABC-Analyse
Doch natürlich gibt es auch bei der ABC-Analyse Grenzen in der Anwendung: Zum einen müssen die Kennzahlen der zu vergleichenden Objekt unterscheidbar sein, z.B. müssen die Umsätze der Kundschaft in der A-Klasse deutlich über denen der anderen liegen. Das ist jedoch bei den meisten Unternehmen der Fall. In anderen Fällen ist dies nicht immer ersichtlich, gerade dann, wenn keine Kennzahlen genutzt werden können. Wie zum Beispiel bei anfallenden Aufgaben.
Zum anderen bildet die Analyse eben nur den Ist-Zustand ab, Prognosen können nicht erstellt werden. Zudem schlägt diese reine Aufstellung keine Handlungsempfehlungen vor. Methoden müssen selber entwickelt werden.
Hier findest Du alle Vor- und Nachteile im Überblick:
| Vorteile | Nachteile |
| ✔️ bessere Planung | 𝗫 Objekte müssen unterscheidbar sein |
| ✔️ Gewinnsteigerung | 𝗫 Kennzahlen nicht immer eindeutig |
| ✔️ hohe Mitarbeitermotivation | 𝗫 bildet nur den Ist-Zustand ab |
| ✔️ Übersichtliche Darstellung | 𝗫 kein Vorschlag zu Handlungsstrategien |
| ✔️ in vielen Bereichen einsetzbar | |
| ✔️ geringer Aufwand |
Die Kombi macht’s: ABC- und XYZ-Analyse
Eine Möglichkeit für Unternehmen, um den Bedarf der Kundschaft und eine Übersicht über die Güter zu vereinen, lohnt es sich eine weitere Methode hinzuzuziehen: Die XYZ-Analyse.
Die XYZ-Analyse ist ebenfalls eine betriebswirtschaftliche Analyse und bezieht sich auf die Vorhersagegenauigkeit von Gütern in einem Unternehmen. Auch diese werden in drei Klassen eingeteilt: X,Y und Z.
Klasse X sind die Güter, die regelmäßig gebraucht werden und somit einen konstanten Bedarf aufweisen. In Klasse Y werden Güter einsortiert, die etwas mehr Schwankungen bei ihrem Bedarf zeigen. Oft hat das mit der Jahreszeit oder Trends zu tun. Die Güter, die in Klasse Z zugeordnet werden, weisen starke und unregelmäßige Schwankungen auf, hier ist die Vorhersage bezüglich des Verbrauchs sehr ungenau.
Um die Güter in die Klassen einzuteilen, muss vorher der Variationskoeffizient berechnet werden, der den durchschnittlichen Verbrauch sowie die Varianz darstellt.
Effektive Bestandskontrolle
In Kombination mit der ABC-Analyse kann so der Zusammenhang zwischen dem Wertanteil einzelner Güter und dem Bedarf dargestellt werden. So können Beschaffungsstrategien für die Klassen entwickelt werden. Ziel ist es, dadurch ein effizientes Bestandsmanagement zu entwickeln, das zum Beispiel Lagerkosten verringern kann. Da zudem der Fokus darauf liegt, das zu kaufen, was notwendig ist, wird so auch die Profitabilität des Unternehmens gesteigert.
Fazit: Kosten senken, Effizienz steigern
Die ABC-Analyse ist ein hilfreiches Tool, um Prioritäten zu setzen und Ressourcen effizient zu nutzen. Besonders praktisch ist, dass die Analyse in ganz vielen Bereichen eingesetzt werden kann, egal ob Groß- oder Kleinunternehmen. Dennoch gibt es auch hier Grenzen: Prognosen können nicht gestellt werden, lediglich der Ist-Zustand wird abgebildet. Auch sind gut aufbereitete Daten nötig, um die Analyse überhaupt anzuwenden.
Die ABC-Analyse in Verbindung mit der XYZ-Analyse bietet dagegen schon einen breiten Überblick über die Ressourcen und die benötigten Strategien zur Beschaffung. Bei regelmäßiger Wiederholung können so auch Veränderungen nachvollzogen werden.
Neben der typischen betriebswirtschaftlichen Anwendung, kann die ABC-Analyse auch für das persönliche Zeitmanagement oder für Projekte angewendet werden und bietet somit noch weitere Handlungsfelder.
