Jour fixe: Definition, Ablauf, Regeln

Fortlaufend up to date bleiben

Meetings und Abstimmungen sind integraler Bestandteil des Unternehmensalltags. Einige sind spezifisch, situationsbezogen und finden in losen Abständen statt – beispielsweise Kundentermine oder Kick-Offs. Andere wiederum erfolgen in einem regelmäßigen Zyklus und sind fest eingeplant im Kalender aller Beteiligten. Dann ist zumeist vom Jour fixe die Rede. Doch was genau ist ein Jour fixe, wo kommt der Begriff her und wie sieht ein solcher Termin aus?

  1. Jour fixe: Definition
  2. Planung & Ablauf eines Jour fixe
  3. Vor- und Nachteile eines Jour fixe
  4. Regeln für den Jour fixe

1. Jour fixe: Definition

Der Jour fixe (französisch für “fester Tag”) ist ein regelmäßiger Termin, der meist ein wiederkehrendes Meeting beinhaltet. Ziel des Jour Fixe ist es, alle Projektbeteiligten auf dem neuesten Stand zu halten, den Status abzugleichen und die nächsten Schritte festzulegen. Als Synonyme sind u.a. Regeltermin oder Regelkommunikation geläufig.

Der Ursprung des Jour Fixe ist dabei das Bürgertum des 18. Jahrhunderts. Hier stand der Begriff für einen festen Tag in einem bestimmten Rhythmus, an dem es möglich war, ohne Einladung zu erscheinen; meist wurde in Künstlerkreisen darauf zurückgegriffen. Heute ist das Wort in erster Linie im Projektmanagement anzutreffen.

Bunte Pins im Kalender auf Holztisch
Jour fixe ist ein wiederkehrendes Meeting

2. Planung & Ablauf eines Jour fixe

Jour Fixe protokollieren

Wie klassische Meetings sollte auch jeder Jour Fixe mit einem Meeting Protokoll dokumentiert werden. Die oft unliebsame Aufgabe hat nämlich viele Vorteile und ist mit guter Vorbereitung auch keine Belastung. Doch was gehört überhaupt in ein Protokoll beim Jour fixe?

  • Ort und Datum
  • Teilnehmer und Absagen
  • Moderator(en) und Protokollant
  • Ziel und Tagesordnungspunkte (TOP)
  • Kernaussagen, Entscheidungen und neue Erkenntnisse
  • Ausblick und nächster Termin

Das Protokoll beim Jour Fixe kann man dabei zwischen dem Ergebnisprotokoll und dem Verlaufsprotokoll unterscheiden. Das erstgenannte fasst alle Resultate des Meetings zusammen. Der Schwerpunkt liegt hier jedoch ganz spezifisch auf den reinen Ergebnissen, wie diese zustande kommen – etwa durch Diskussionen oder Einigungen – wird nicht protokolliert.

Dem gegenübersteht das Verlaufsprotokoll, dass auch den Weg der Entscheidungsfindung abdeckt. In Ausnahmefällen kann auch auf das seltener genutzte Wortprotokoll gesetzt werden, dass eine genaue Transkription der Aussagen ist.

Jour Fixe Protokoll schreiben

Grundsätzlich helfen 5 wichtige Schritte beim Schreiben des Protokolls sowie bei der Vor- und Nachbereitung der Besprechung.

1. Definieren der Rahmenbedingungen

Bevor es überhaupt an das Protokoll im Meeting geht, sollten alle Voraussetzungen und Rahmenbedingungen mit Projektleitern, Entscheidern, Moderatoren und weiteren Stakeholdern abgestimmt werden. Legen Sie etwa fest, welche Art von Protokoll erfolgen soll, um zu wissen, wie umfangreich Sie mitschreiben sollen.

So können Sie dann auch die Zielsetzung festlegen: Dient das Protokoll einer übersichtlichen Zusammenfassung, einer Darstellung der Entscheidungsfindung und soll es nachträglich wiederverwendet werden?

2. Vorbereitungen treffen

Mit der richtigen Vorbereitung wird das Protokoll beim Jour Fixe deutlich vereinfacht. Sobald die Rahmenbedingungen festgelegt sind, können Sie eine Jour Fixe Vorlage erstellen und darauf alle Felder für die Inhalte vorbereiten. Diese Vorlage können Sie als Muster für alle weiteren Jour Fixe mit gleichen Rahmenbedingungen wiederverwenden, sodass auch kommende Regeltermine einfach dokumentiert werden können.

Doch neben der Vorbereitung für das Protokoll selber, sollten auch alle technischen und organisatorischen Grundlagen geschaffen werden. Wenn Sie nicht alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer beim Namen kennen, stellen Sie Namensschilder bereit. Auch Beamer, Monitore oder weitere Ausrüstung sollte entsprechend eingeplant und bei Bedarf reserviert werden.

3. Jour fixe mitschreiben

Sobald es an die Mitschrift des Regeltermins geht, sollten Sie alle Informationen möglichst klar strukturieren. Das erleichtert die Nachbearbeitung spürbar. Darüber hinaus sollten Sie ein weiteres Dokument bereithalten, um Unklarheiten oder zusätzliche Notizen vorzunehmen, die Sie nachträglich bearbeiten wollen.

4. Nachbereitung abschließen

Im Anschluss an den Jour fixe steht die Nachbereitung an. Sichern Sie alle während des Meetings erstellten Inhalte, etwa Skizzen per Foto, dann können Sie es zusammen mit dem Protokoll bereitstellen. Wenn Sie mit der Nachbereitung beginnen, sollten zudem auch alle offenen Fragen geklärt werden. Sofern Sie in Stichpunkten mitgeschrieben haben, sollten Sie Ihre Mitschriften ausformulieren.

5. Protokoll versenden

Der letzte Schritte ist die Bereitstellung des Meeting Protokolls an alle Teilnehmer. Je nach Absprache sollten Sie es auch an weitere Beteiligte oder Stakeholder schicken, die nicht persönlich am Jour Fixe teilgenommen haben. Möglichkeiten, das Protokoll zu teilen, sind u.a. per Mail, Intranet oder in einer Projektmanagement-Software. In dem Fall ist das Jour Fixe Protokoll auch digital archiviert.

Eine Gruppe erfolgreicher Mitarbeiterinnen im Büro
Das Protokoll des Meetings sollte für alle Beteiligten zur Verfügung stehen

Jour fixe Agenda

Die Voraussetzung für jede Besprechung und somit auch für den Jour Fixe ist eine Agenda. Diese enthält alle wichtigen Felder für die relevanten Inhalten und gibt zudem einen Überblick über die anstehenden Tagesordnungspunkte (TOP). Die Jour Fixe Agenda ist der Rahmen für die Besprechung und informiert alle Teilnehmer über den Ablauf. Darüber hinaus enthält sie auch Details zur Besprechung, etwa Teilnehmer oder Datum.

Idealerweise sollten alle Tagesordnungspunkte auch zeitlich eingeordnet werden – ohne bewusstes Zeitmanagement laufen die Besprechungen sonst schnell aus dem Ruder. Indirekt sorgt die Agenda hier aber auch für Prioritäten. Themen, die in zeitlich klar abgesteckten Regelterminen mehr Zeit bekommen, können also durchaus wichtiger sein als andere. Zugleich hängt die Zeiteinteilung aber auch damit zusammen, ob die Themen in der Vergangenheit bereits angesprochen wurden.

Agenda Vorlage für Jour fixe

Mit einer Vorlage für die Jour fixe Agenda können Sie die Vorbereitung des Termins, aber auch des Protokolls deutlich vereinfachen und beschleunigen. Da Jour fixe als wiederkehrende Regeltermine oftmals einer vergleichbaren Struktur folgen, können Sie vorgefertigte Muster anlegen, die Sie am Ende nur mit den jeweiligen Inhalten füllen.

Bei der Agenda sind das insbesondere die einzelnen Slots für die Tagesordnungpunkte und weiterführende Informationsfelder (wie z.B. Datum oder Teilnehmer). Die Vorbereitung muss nicht immer ganz bei Null anfangen, sondern Sie können sich direkt auf die anstehenden Themen konzentrieren. Und wenn sich etwas an der Planung oder den Terminen ändert, können Sie die Vorlage optimieren und dann direkt weiterarbeiten – auch hier starten Sie dadurch nicht mit einem leeren, weißen Blatt.

3. Vor- und Nachteile eines Jour fixe

Zu den Vorteilen des Jour fixe gehören:

  • Teilnehmer stets up to date
  • Planbarkeit ermöglicht hohe Anwesenheit
  • Themen werden konstant besprochen

Die Nachteile des Regeltermins sind:

  • Intervall darf nicht zu lang oder kurz sein
  • Die Themen müssen operativ relevant und aktuell sein

4. Regeln für den Jour fixe

Damit der Jour fixe hilfreich und effektiv ist, sollten alle Teilnehmer gemeinsam Regeln aufstellen, an die sich bei jedem Termin gehalten wird. Zu diesen Regeln können gehören:

  • Ort und Uhrzeit festlegen: Wenn der Austragungsort, ob virtuell oder vor Ort, sowie die Uhrzeit immer gleich sind, entsteht Planbarkeit für alle weiteren Terminen und Aufgaben.
  • Verpflichtende Teilnahme: Alle Beteiligten sehen den Jour fixe als festen Termin und nicht als optionale Veranstaltung. Durch diese Verbindlichkeit entsteht ein konstanter Austausch, bei dem alle den gleichen Wissenstand haben. Sollte jemand nicht teilnehmen können, so hilft das Protokoll bei der Nachbereitung.
  • Einmalige Einladung: Da ein Jour fixe ein festes Intervall hat, braucht es nur zum Start eine dedizierte Einladung.
  • Agenda versenden: Sollte sich die Agenda zum vorherigen Termin verändern, dann informieren Sie alle Teilnehmer darüber rechtzeitig, etwa per Mail oder in Ihrer Collaboration Software
  • Auf den Punkt: Ziehen Sie Themen nicht mehr in Länge als nötig, sondern fokussieren Sie sich auf die wichtigsten Aspekte, Fragen und Entscheidungen. So nutzen Sie die gemeinsame Zeit am sinnvollsten für ein ertragreiches Meeting – das erhöht auch die Motivation der Teilnehmer für jeden weiteren Termin!
  • Protokoll schreiben: Mit einem Jour fixe Protokoll halten Sie nicht nur die Ergebnisse fest, sondern können diese auch in den Kontext der vorherigen Termine setzen und gleichzeitig auch bei Abwesenheiten alle Beteiligten informieren.

Jour fixe: Konstant und effizient

Obwohl Meetings vielerorts das Image der unproduktiven Zeitfresser anhaftet, ist ein gelungener Jour fixe das genaue Gegenteil. Es ist ein effizienter Weg, alle Beteiligten eines Projekts auf dem Laufenden zu halten und in regelmäßigen Abständen alle wichtigen Informationen auszutauschen.

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