Feste Termine planen
Meetings und Abstimmungen sind integraler Bestandteil des Unternehmensalltags und sorgen für einen regen Austausch sowie eine kontinuierliche Kommunikation. Einige sind spezifisch, situationsbezogen und finden in losen Abständen statt – beispielsweise Kundentermine oder Kick-Offs.
Andere wiederum erfolgen in einem regelmäßigen Zyklus und sind fest eingeplant im Kalender aller Beteiligten. Dann ist zumeist vom Jour fixe die Rede. Doch was genau ist ein Jour fixe, wo kommt der Begriff her und wie sieht ein solcher Termin aus?
- Was ist ein Jour fixe?
- Planung & Ablauf des wiederkehrenden Meetings
- Vor- und Nachteile eines Jour fixe
- Regeln und Tipps für den wiederkehrenden Termin
1. Was ist ein Jour fixe?
Der Jour fixe (französisch für „fester Tag“) ist ein regelmäßiger Termin, der meist ein wiederkehrendes Meeting beinhaltet. Ziel des Jour Fixe ist es, alle Projektbeteiligten auf dem neuesten Stand zu halten, den Status abzugleichen und die nächsten Schritte festzulegen. Als Synonyme sind u.a. Regeltermin oder Regelkommunikation geläufig.
Definition „Jour fixe“:
„Der Jour fixe ist im deutschen Sprachgebrauch ein regelmäßig stattfindendes Treffen eines definierten Personenkreises an einem festgesetzten Wochentag, gegebenenfalls zu einer festen Uhrzeit.“ — Sievers & Padrock
Der Ursprung des Jour fixe ist dabei das Bürgertum des 18. Jahrhunderts. Hier stand der Begriff für einen festen Tag in einem bestimmten Rhythmus, an dem es möglich war, ohne Einladung zu erscheinen; meist wurde in Künstlerkreisen darauf zurückgegriffen. Heute ist das Wort in erster Linie im Projektmanagement anzutreffen.
Duden: Jour fixe oder Jour fix?
Das „fixe“ steht im französischen für „fest“ – also ein fester Tag. Das deutsche Wort „fix“ hat demnach nicht die gleiche Bedeutung und ist laut Duden im Bezug auf den Jour fixe auch nicht richtig. Trotzdem verwenden einige die Schreibweise „Jour fix“.
Wann ist ein Jour fixe sinnvoll?
Ein Jour fixe ist oft Anlassgebunden: Der Austausch über Projektfortschritte, das Gespräch über Zwischenergebnisse und die weitere Planung im Projekt sind Beispiele für die Inhalte dieses Termins. Durch den festen Termin einmal die Woche oder monatlich, findet eine regelmäßige Besprechung statt. Projektbeteiligte können bereits im Vorfeld mit dieser Besprechung rechnen und das Treffen in ihre Tagesplanung aufnehmen.
Jour fixe ist ein wiederkehrendes Meeting
2. Planung und Ablauf des wiederkehrenden Meetings
Der Termin für ein Jour fixe ist feststehend und langfristig. Dabei ist es wichtig, dass Du darauf achtest ein Zeitfenster zu wählen, in dem möglichst alle Beteiligten immer verfügbar sind. Dafür eignet sich zum Beispiel ein Zeitslot am Morgen, hier kann der Tag und alles was ansteht besprochen werden. Besonders für die Teammitglieder im Homeoffice ist das besonders wertvoll.
Jour fixe protokollieren
Wie klassische Meetings sollte auch jeder Jour mit einem Meeting Protokoll dokumentiert werden. Die oft unliebsame Aufgabe hat nämlich viele Vorteile und ist mit der Meeting-Funktion und dem automatisierten Protokoll von factro auch keine Belastung mehr. Doch was gehört überhaupt in ein Protokoll beim Jour fixe?
- Ort und Datum
- Teilnehmer und Absagen
- Moderator(en) und Protokollant
- Ziel und Tagesordnungspunkte (TOP)
- Kernaussagen, Entscheidungen und neue Erkenntnisse
- Ausblick und nächster Termin
Das Protokoll beim Jour fixe kann man dabei zwischen dem Ergebnisprotokoll und dem Verlaufsprotokoll unterscheiden. Das erstgenannte fasst alle Resultate des Meetings zusammen. Der Schwerpunkt liegt hier jedoch ganz spezifisch auf den reinen Ergebnissen, wie diese zustande kommen – etwa durch Diskussionen oder Einigungen – wird nicht protokolliert.
Dem gegenübersteht das Verlaufsprotokoll, dass auch den Weg der Entscheidungsfindung abdeckt. In Ausnahmefällen kann auch auf das seltener genutzte Wortprotokoll gesetzt werden, dass eine genaue Transkription der Aussagen ist.
Jour fixe Protokoll schreiben
Grundsätzlich helfen 5 wichtige Schritte beim Schreiben des Protokolls sowie bei der Vor- und Nachbereitung der Besprechung.
1. Definieren der Rahmenbedingungen
Bevor es überhaupt an das Protokoll im Meeting geht, sollten alle Voraussetzungen und Rahmenbedingungen mit Projektleitern, Entscheidern, Moderatoren und weiteren Stakeholdern abgestimmt werden. Lege etwa fest, welche Art von Protokoll erfolgen soll, um zu wissen, wie umfangreich Du mitschreiben sollest und wie lang die Dauer des Treffens voraussichtlich ist.
So kannst Du dann auch die Zielsetzung festlegen: Dient das Protokoll einer übersichtlichen Zusammenfassung, einer Darstellung der Entscheidungsfindung und soll es nachträglich wiederverwendet werden?
2. Vorbereitungen treffen
Mit der richtigen Vorbereitung wird das Protokoll beim Jour fixe deutlich vereinfacht. Sobald die Rahmenbedingungen festgelegt sind, kannst Du eine Jour fixe Vorlage erstellen und darauf alle Felder für die Inhalte vorbereiten. Diese Vorlage kannst Du als Muster für alle weiteren Jour fixe mit gleichen Rahmenbedingungen wiederverwenden, sodass auch kommende Regeltermine einfach dokumentiert werden können.
Doch neben der Vorbereitung für das Protokoll selber, sollten auch alle technischen und organisatorischen Grundlagen geschaffen werden. Wenn Du nicht alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer beim Namen kennst, stelle Namensschilder bereit. Auch Beamer, Monitore oder weitere Ausrüstung sollte entsprechend eingeplant und bei Bedarf reserviert werden.
3. Jour fixe mitschreiben
Sobald es an die Mitschrift des Regeltermins geht, solltest Du alle Informationen möglichst klar strukturieren. Das erleichtert die Nachbearbeitung spürbar. Darüber hinaus sollte ein weiteres Dokument bereitstehen, um Unklarheiten oder zusätzliche Notizen vorzunehmen, die nachträglich bearbeitet werden.
4. Nachbereitung abschließen
Im Anschluss an den Jour fixe steht die Nachbereitung an. Sicher alle während des Meetings erstellten Inhalte, etwa Skizzen per Foto, dann kannst Du es zusammen mit dem Protokoll bereitstellen. Wenn Du mit der Nachbereitung beginnst, sollten zudem auch alle offenen Fragen geklärt werden. Sofern Du in Stichpunkten mitgeschrieben hast, sollten Deine Mitschriften ausformuliert werden.
5. Protokoll versenden
Der letzte Schritte ist die Bereitstellung des Meeting Protokolls an alle Teilnehmer. Je nach Absprache sollte es auch an weitere Beteiligte oder Stakeholder geschickt werden, die nicht persönlich am Jour fixe teilgenommen haben. Möglichkeiten, das Protokoll zu teilen, sind u.a. per Mail, Intranet oder in einer Projektmanagement-Software. In dem Fall ist das Jour fixe Protokoll auch digital archiviert.
Das Protokoll des Meetings sollte für alle Beteiligten zur Verfügung stehen
Jour fixe Agenda
Die Voraussetzung für jede Besprechung und somit auch für den Jour fixe ist eine Agenda. Diese enthält alle wichtigen Felder für die relevanten Inhalten und gibt zudem einen Überblick über die anstehenden Tagesordnungspunkte (TOP). Die Agenda des wiederkehrenden Zeitpunkts ist der Rahmen für die Besprechung und informiert alle Teilnehmer über den Ablauf. Darüber hinaus enthält sie auch Details zur Besprechung, etwa Teilnehmer oder Datum.
Idealerweise sollten alle Tagesordnungspunkte auch zeitlich eingeordnet werden – ohne bewusstes Zeitmanagement laufen die Besprechungen sonst schnell aus dem Ruder. Indirekt sorgt die Agenda hier aber auch für Prioritäten. Themen, die in zeitlich klar abgesteckten Regelterminen mehr Zeit bekommen, können also durchaus wichtiger sein als andere. Zugleich hängt die Zeiteinteilung aber auch damit zusammen, ob die Themen in der Vergangenheit bereits angesprochen wurden.
Agenda Vorlage für Jour fixe
Mit einer Vorlage für die Jour fixe Agenda kannst Du die Vorbereitung des Termins, aber auch des Protokolls deutlich vereinfachen und beschleunigen. Da Jour fixe als wiederkehrende Regeltermine oftmals einer vergleichbaren Struktur folgen, kannst Du vorgefertigte Muster anlegen, die am Ende nur mit den jeweiligen Inhalten gefüllt werden.
Bei der Agenda sind das insbesondere die einzelnen Slots für die Tagesordnungpunkte und weiterführende Informationsfelder (wie z.B. Datum oder Teilnehmer). Die Vorbereitung muss nicht immer ganz bei Null anfangen, sondern kann sich direkt auf die anstehenden Themen konzentrieren. Und wenn sich etwas an der Planung oder den Terminen ändert, kannst Du die Vorlage optimieren und dann direkt weiterarbeiten – auch hier startest Du dadurch nicht mit einem leeren, weißen Blatt.
3. Vor- und Nachteile eines Jour fixe
Zu den Vorteilen des Jour fixe gehören:
- Teilnehmer stets up to date
- Planbarkeit ermöglicht hohe Anwesenheit
- Teamgeist wird gestärkt und die Zusammenarbeit verbessert
- Themen werden konstant besprochen
- Schnelle Klärung von Konflikten
Die Nachteile des Regeltermins sind:
- Intervall darf nicht zu lang oder kurz sein
- Die Themen müssen operativ relevant und aktuell sein
- Überflüssig, wenn alle Themen geklärt sind
Fehler bei der Umsetzung eines Jour fixe Meetings
Sobald der Jour fixe im Team nur als „lästig“ angesehen wird und keine Erfolg daraus resultiert, kann das damit Zusammenhängen, dass der Fokus fehlt. Organisatoren sollten sich schon im Vorhinein überlegen, ob dieser Termin immer notwendig ist.
Wenn z.B. keine neuen Thema anstehen, viele Feiertage anstehen oder die Hälfte des Teams im Urlaub ist, darf das wiederkehrende Regelmeeting auch mal ausfallen.
Auch sollten Abschweifungen vom Thema nicht ausufern. Wenn sich die Beteiligten im Smalltalk verlieren, ist der Sinn des Meetings verfehlt. Wichtig ist es hier, dies zu erkennen und den Fokus wieder auf die Agenda zu legen. Mit einer Agenda als Grundgerüst ist es nicht nur einfacher einen Schwerpunkt zu setzen sondern auch, alle Anwesenden mit einzubinden.
4. Regeln und Tipps für den wiederkehrenden Termin
Damit der wiederkehrende Turnus hilfreich und effektiv ist, sollten alle Teilnehmer gemeinsam Regeln aufstellen, an die sich bei jedem Termin gehalten wird. Zu diesen Regeln können gehören:
- Ort und Uhrzeit festlegen: Wenn der Austragungsort, ob virtuell als Hybrid-Meeting oder vor Ort, sowie die Uhrzeit immer gleich sind, entsteht Planbarkeit für alle weiteren Terminen und Aufgaben.
- Verpflichtende Teilnahme: Alle Beteiligten sehen den Jour fixe als festen Termin und nicht als optionale Veranstaltung. Durch diese Verbindlichkeit entsteht ein konstanter Austausch, bei dem alle den gleichen Wissenstand haben. Sollte jemand nicht teilnehmen können, so hilft das Protokoll bei der Nachbereitung.
- Einmalige Einladung: Da ein Jour fixe ein festes Intervall hat, braucht es nur zum Start eine dedizierte Einladung.
- Agenda versenden: Sollte sich die Agenda zum vorherigen Termin verändern, dann informiere alle Teilnehmer darüber rechtzeitig, etwa per Mail oder in Deiner Collaboration Software
- Auf den Punkt: Ziehe Themen nicht mehr in Länge als nötig, sondern fokussiere Dich auf die wichtigsten Aspekte, Fragen und Entscheidungen. So nutzt Du die gemeinsame Zeit am sinnvollsten für ein ertragreiches Meeting – das erhöht auch die Motivation der Teilnehmer für jeden weiteren Termin!
- Protokoll schreiben: Mit einem Jour fixe Protokoll hälst Du nicht nur die Ergebnisse fest, sondern kannst diese auch in den Kontext der vorherigen Termine setzen und gleichzeitig auch bei Abwesenheiten alle Beteiligten informieren.
Jour fixe: Konstant und effizient
Obwohl Meetings vielerorts das Image der unproduktiven Zeitfresser anhaftet, ist ein gelungener Jour fixe das genaue Gegenteil. Es ist ein effizienter Weg, alle Beteiligten eines Projekts auf dem Laufenden zu halten und in regelmäßigen Abständen alle wichtigen Informationen auszutauschen. Ein gelungener Jour fixe ist ein Mehrwert für alle Mitarbeiter, wenn die Regelmäßigkeit des Meetings vorhanden ist und alle auf den aktuellen Stand gebracht werden.
