Projektstrukturplan: Definition, Aufbau & Vorteile

Effiziente Projektplanung mit dem PSP

Ein Projektstrukturplan – kurz PSP – ist das Herzstück eines erfolgreichen Projektmanagements. Mit einem PSP gliederst Du Projekte jeder Größenordnung in eine nachvollziehbare und detaillierte Strukturierung und erreichst einfacher das Ziel.

Überblick im Strukturplan

Die richtige Darstellung und klare Planung in verschiedenen Ebenen sind entscheidend für den Projekterfolg. Ob ein Bauvorhaben, die Organisation einer Veranstaltung oder die neue Marketingkampagne – ohne Organisation klappen diese Projekte kaum.

Im Strukturplan wird es einfacher, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten ihre Verantwortlichkeiten kennen. Wir zeigen Dir in diesem Artikel, wie Du einen Projektstrukturplan erfolgreich erstellst und einfach in einem digitalen Tool umsetzt.

Mit einem Projektstrukturplan wird Dein Projektportfolio- oder Projektmanagement übersichtlich und fokussiert – das gestresste Haare-Raufen gehört der Vergangenheit an, denn eine zielführende Projektstruktur trägt zum Projekterfolg bei. Wie der PSP optimal genutzt wird, erfährst Du in diesem Artikel.

1. Was ist ein Projektstrukturplan?
2. Aufbau und Beispiel eines Projektstrukturplans
3. Vor- und Nachteile eines PSPs
4. Projektstrukturplan Vorlage
5. Vorlage für Word und Excel
6. Fazit: Das Erstellen eines Projektstrukturplans schafft Klarheit

1. Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan, auch bekannt als Work Breakdown Structure (WBS), wird als eine Projektmanagement-Methoden definiert und bildet eine hierarchisch aufgebaute Struktur ab, die eine Gesamtaufgabe in Teilaufgaben gliedert, bis eine weitere Aufteilung nicht mehr sinnvoll ist. Er gilt als ein wichtiger Teil des übergeordneten Projektplans und ist die Basis für einen Zeitplan wie das Gantt-Diagramm sowie die Projektverwaltung.

Da der PSP eine klare Hierarchie und Zuordnung enthält, entsteht eine Baumstruktur mit einzelnen Verästelungen und Ebenen. Aufgrund seiner Form, die an ein Organigramm erinnert, wird diese Abbildung häufig als Strukturbaum bezeichnet.

Ein Beispiel-Projektsturkturplan in factro

Woraus besteht ein Projektstrukturplan?

Zumeist finden sich drei bis vier Elemente in praktisch jeder Form des Projektstrukturplans:

2. Aufbau und Beispiel eines Projektstrukturplans

Wenn Du einen Projektstrukturplan erstellen möchtest, geht das in nur wenigen Schritten. Die wichtigsten Punkte, die Du bei der Anordnung beachten musst, sind dabei:

1. Sich auf eine Gliederung festlegen: Phasenorientiert, Objektorientiert, Funktionsorientiert oder Gemischt
2. Das Schema wählen: Top down, Bottom up oder Jojo
3. Struktur mit den zugehörigen Aufgaben aufbauen
4. Optional: Codierung vornehmen, um die Hierarchie abzubilden (PSP-Code)

Ein PSP kann natürlich mit Tools wie Word oder Excel aufgebaut werden – deutlich effizienter ist der Aufbau allerdings in einem PM-Tool. In der Software wird der Projektstrukturbaum quasi automatisch, mit Erstellung des Projekts, angelegt. Eine geeignete Lösung ist z.B. factro aus Deutschland. Das Tool hat den Mehrwert des PSP erkannt und bietet ihn als einzige Lösung auf dem Markt an.

Praxisbeispiel: Phasenorientierter PSP

Beim phasenorientierten Projektstrukturplan wird die obere Gliederungsebene nach den einzelnen Phasen im Projekt gegliedert. Durch diese Anordnung entstehen zeitlich begrenzte Abschnitte und ein geordneter Ablauf der anstehende Aufgaben.

Soll z.B. eine neue Website aufgebaut werden, können die einzelnen Phasen bzw. Arbeitspaketbeschreibungen in „Vorbereitung“, „Durchführung“ und „Nachbereitung“ aufgeteilt sein. Die Aufgaben darunter sind dann entweder nach Funktionen oder Objekten strukturiert. In der Abbildung wird also auf einen Blick der Projektablauf deutlich. Beantwortet wird: Welche Aufgaben stehen an, sind in Bearbeitung oder bereits abgeschlossen. Der Projektstrukturplan ersetzt außerdem ein zusätzliches Projektphasenmodell.

Der Projektstrukturplan zeigt Projekte als Gesamtbild.

Wie der PSP letztendlich aufgebaut wird, kann von Projekt zu Projekt individuell entschieden werden.

3. Vor- und Nachteile eines PSP

Sorgfältige Planung

Der Projektstrukturplan unterstützt eine sorgfältige Projektplanung. Er bündelt alle Aufgaben und setzt sie in eine logische Reihenfolge – das ist auch hilfreich für das Projektteam. Mit Hilfe eines Projektstrukturplans strukturiert der Projektmanager seine Aufgaben in Teilprojekte und Arbeitspakete – die kleinste Einheit eines Projekts, sodass eine sinnvolle Tiefenstruktur der Gesamtaufgabe entsteht.

Mit dem PSP werden Mitarbeiter ausgewählt, Ressourcen verteilt und Fristen, Meilensteine oder auch Prioritäten gesetzt. Der Projektfortschritt ist immer im Blick, Risiken können besser eingeschätzt oder vorgebeugt werden. Die Vorteile für die Projektarbeit sind u.a.:

• Vollständigkeit aller Inhalte
• Überschneidungsfreiheit im Projekt
• Richtige Logik des Projektablaufes
• gesteigerte Effizienz
• direkte Kommunikation aller Beteiligten
• zentrales Wissensarchiv

Grundlage für das gesamte Projekt

Dadurch schaffst Du eine optimale Grundlage für einen reibungslosen Projektverlauf und alle Projektmanagement-Phasen. Wer mit einem Projektstrukturplan arbeitet, kann zudem viele der einzelnen Teilbereiche des Projektmanagements damit abbilden. Dazu gehören Meilensteine, die Ressourcenauslastung und ein Wissensarchiv. Eine Erleichterung für jedes Unternehmen.

In einem Gastbeitrag im Schwarzwälder Boten betont Holger Zimmermann von Projektmensch.com, dass ein PSP auch hilft, in der Krise den Überblick zu behalten und die richtigen Entscheidungen zu treffen:

„Ein nach wesentlichen Ergebnissen strukturierter Aufgabenbaum wird Basis für die Umsetzung und Überblick. Dann muss man diese Aktivitäten nur noch in Reihenfolge bringen und Verantwortliche zuordnen.“ – Holger Zimmermann, 30.03.2020

Gute Vorbereitung sichert das Projekt

Eine gute Vorbereitung sichert nicht nur den erfolgreichen Projektverlauf, sondern beugt zudem einem Mehraufwand vor. Dem stimmt auch eine Studie aus dem Jahr 2016 zum Thema „Multitasking im Projektmanagement“ zu, an der sich die Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) beteiligte. Ein Ergebnis lautet:

„Mehr als 75 % der Projekte starten unzureichend vorbereitet und verursachen damit Mehraufwand.“ — GPM

Die Zahl spricht Bände und sollte jedem Projektteilnehmer zu denken geben. Du möchtest Dein Projekt auf einem soliden Fundament aufbauen und dadurch unnötigen Mehraufwand minimieren? Der Projektstrukturplan unterstützt Dich dabei.

Bedingt für agile Umfelder geeignet

Gerade im klassischen und hybriden Projektmanagement spricht nur wenig gegen die Nutzung eines PSP. Die Vorteile sind in planbaren Umfeldern mit klaren Zielen höchst relevant. Dafür eignet sich der PSP nicht unbedingt für agiles Projektmanagement, in denen die Projekte nicht bereits im Vorfeld durchgeplant werden.

4. Projektstrukturplan Vorlage

Mit einer Vorlage kann in wiederkehrenden Projekten auf bereits erfolgreich abgeschlossene Vorhaben zurückgegriffen werden. Durch die Projektvorlage wird die Qualität von wiederkehrenden Projekten sichergestellt. Potentielle Verbesserungen können außerdem in der Software direkt in die PSP-Vorlage eingepflegt werden. Der schnelle Start in ein Projekt gelingt mit einer PSP-Vorlage ganz einfach.

Hat man in einem Projekt im Dokumenten-Anhang z.B. Word-, Excel- oder PowerPoint-Vorlagen hinterlegt, werden diese automatisch mit in die Projektvorlage übernommen.

Vorteile einer Projektvorlage

Eine Vorlage für wiederkehrende Projekte zu erstellen hat einige Vorteile, die wir teilen möchten:

• enorm zeitsparend
• definierte Vorgänge
• einheitlicher Projektablauf
• optimale Projektdurchführung
• klare Richtlinien

Deine Projekt- und Aufgabenvorlagen in der Übersicht

5. Vorlage für Word und Excel

Einen PSP kann man mit verschiedenen Tools realisieren. Im Internet finden sich z.B. viele Vorlagen für Microsoft Word und Excel zum Download. Dabei lässt sich ein PSP aber auch ohne umsetzen. Da es sich aber weder bei Excel noch bei Word um eine wirkliche Projektmanagement-Software handelt, ist ein Projektstrukturplan mit Excel oder Word sehr umständlich.

In Excel kann der PSP besonders gut auf einem großen Arbeitsblatt platziert werden. Dort lässt sich in einer Zeile alleinstehend mittig das Projekt festhalten, um anschließend darunter geordnet die einzelnen Teilprojekte und Aufgabenpakete festzulegen. So entsteht die visuelle Strukturierung eines Projektstrukturbaums, die sich mit passender Formatierung noch verfeinern lässt. Ähnlich funktioniert es mit Tabellen in Word.

Excel und Word sind starr

Die Inhalte sind aber in beiden Fällen sehr starr und lassen sich nicht flexibel verschieben. Änderungen müssen immer manuell pro Zeile vorgenommen und dann für alle weiteren angepasst werden. Zudem ermöglichen diese Lösungen nur die visuelle Aufbereitung, aber keine Detailtiefe mit Informationen, Zielen und Daten zu Aufgaben und Teilprojekten.

Anders ist es z.B. beim Projektmanagement-Tool factro, das den Projektstrukturplan als Grundlage schon an Bord hat. Dank Drag & Drop lassen sich alle Aufgaben und Teilprojekte schnell verschieben und neu zuordnen, gleichzeitig können direkt alle Elemente mit Infos wie Prioritäten oder Beschreibungen ausgestattet werden.

So hast Du Deinen Projektstrukturplan direkt produktiv nutzbar – ob für das Kick-Off-Meeting, die Zeitplanung mit Zeitleiste und Vorlage oder den operativen Alltag. Alle Deine Strukturen kannst Du zudem als Vorlage speichern und so jederzeit darauf zurückgreifen.

6. Fazit: Das Erstellen eines Projektstrukturplans schafft Klarheit

Der Projektstrukturplan ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um auch komplexe Projekte übersichtlich und nachvollziehbar aufzubauen. Für welche Art Strukturierung Du Dich auch entscheidest, der PSP hilft Dir dabei, Deine Aufgaben und Teilprojekte sinnvoll in den Ebenen anzuordnen.

Mit dem PSP behälst Du als Projektleiter aber nicht nur den Durchblick, sondern profitieren auch von einem idealen Werkzeug zur Kommunikation mit Kollegen sowie Stakeholdern – Stichwort Soft Skills. Ein guter PSP zeugt von Sorgfalt, Terminplanung sowie präziser Organisation und ist so ein überzeugendes Argument für die Projektfreigabe.

Zu den vielen Vorteilen eines PSP zählen:

• Vollständige Auflistung aller Teilprojekte und Aufgaben
• Keine Redundanzen dank eindeutiger Codierung
• nachvollziehbare, flexible Struktur (Phasen, Objekt, Funktion)
• zielgerichtete Kommunikation, intern und extern

Lese-Tipps zum Thema „Projektstrukturplan“

• Zweck eines Projektstrukturplans (projektmagazin.de | Projektmagazin)

„Die Erstellung eines verbindlichen Projektstrukturplans (Projektstrukturierung) zu Anfang des Projekts dient somit der Effizienzsteigerung bei Planung, Durchführung und Abschluss des Projekts, da alle Elemente (Ressourcen, Vorgänge, Risiken, Berichte, Kosten, Ergebnisse usw.) in die gleiche Systematik eingeordnet werden.“

• Projektstrukturplan mit Vorlage und Beispiel (fritz.tips | Dr. Fritz Spezialist für Führungskräfte-Austausch)

„Der Projektstrukturplan (PSP) ist die wichtigste Projektmanagement-Methode und mit dem Inhaltsverzeichnis eines Buches vergleichbar. Auf verschiedenen Gliederungsebenen werden die Inhalte bzw. Leistungen des Projektes in Form eines Baumdiagramms dargestellt. Somit kann sich jedes Teammitglied ein Bild – Big Picture – vom Inhalt des Projekts machen.“

• Was ist ein Projektstrukturplan? (t2informatik.de | Softwareentwicklung)
• Wie Sie einen Projektstrukturplan optimal einsetzen (theprojectgroup.com | Projektmanagement Experten-Blog)
• Projektstrukturplan: Nutzen und Aufbau (projekte-leicht-gemacht.de | Projekte leicht gemacht)