Projektplanung: Darauf kommt es an

Projektplanung ist das Herz des Projektmanagements. ▶︎ In 5 Schritten die Grundlage für erfolgreiche Projekte schaffen!

Los geht’s mit dem Projekt!

Die Disziplin Projektmanagement vereint viele Schwerpunkte, Methoden und Anforderungen. Das übergeordnete Ziel ist der erfolgreiche Abschluss, begleitet von der initialen Überlegung bis zur Endabnahme. Ein essentieller Schritt, bevor es operativ an die Arbeit geht, ist die Projektplanung. Doch was genau bedeutet dies, wie funktioniert sie im Alltag und wie sieht gute Projektplanung aus?

Was ist Projektplanung?

Da die Projektplanung eng mit Projekten als solche verknüpft ist, sollte vorab definiert werden, was ein Projekt ist.

„Zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement (PM) erfordert.“Gabler Wirtschaftslexikon

In der Projektplanung geht es also darum, die Grundlagen zu schaffen, um ein Projekt auf die Beine zu stellen. Dazu gehören u.a. auch die Planung des zeitlichen Ablaufs, der Umfang an Aufgaben, Kosten und Ressourcen sowie die Definition der Ziele. Die nächsten Abschnitte zeigen, wie die einzelnen Bausteine in der Praxis umgesetzt werden und alle beteiligte einen Überblick haben.

Projektplanung in der Praxis

Gemäß der Projektmanagement-Phasen passt die Projektplanung am besten in die zweite Phase, die Planungsphase. An dieser Stelle geht es konkret um die Ausarbeitung des Projekts und der Aufgaben. Grundsätzlich lässt sich aber festhalten: Die Planung ist in allen Projektphasen dabei, da sie die Grundlage dafür legt, was in welcher Form erledigt wird. Auch hilft die Planung schon vorab, Risiken zu erkennen und zu beurteilen.

Außerdem ist sie immer gegenwärtig, um zu beurteilen, wie gut die Planung sich im Alltag widerspiegelt. Insbesondere bei unerwarteten Änderungen, die Anpassungen erfordern, zeigt sich die Qualität. Der Start der Projektplanung, indem der Projektleiter und sein Team zusammenkommen, ist meist das Kick-Off-Meeting. Es ist nicht unüblich, dass auch externe Projektberater z.T. bei der Planung mitwirken und die Stakeholder oder Geschäftsführer mit eingebunden werden, die in der Projektumfeldanalyse ermittelt wurden.

Die Projektplanung ist ganz klar das A und O im Projektmanagement und wirkt sich maßgeblich auf den Erfolg oder das Scheitern eines Projekts aus. Laut einer Studie des Project Management Institute (PMI) scheitern

  • 39% der erfolglosen Projekte an unpassender Vorbereitung auf Anforderungen
  • 28% der erfolglosen Projekte an unpassender Kostenkalkulation
  • 26% der erfolglosen Projekte an unpassender kostenplanung

Projektplanung Vorlagen für wiederkehrende Themen

Gute Planung ist in Projekten oft mehr als die halbe Miete – gerade, wenn Du regelmäßig wiederkehrende Themen oder Prozesse haben. Dann kannst Du mit geeigneten Projektplanung Vorlagen in Ihrem Unternehmen Standardabläufe etablieren, auf die Du immer wieder zurückgreifen können.

Die Blaupausen gibt es in vielen Formen als Vorlage für die Projektplanung mit Excel sowie als Funktion in modernen Projektplanungstools. Sobald Du ein erfolgreiches Projektplanung Beispiel als Vorlage gesichert haben, kannst Du es zudem mit den Lessons Learned fortlaufend optimieren und so immer besser werden.

Die 6 Schritte der Projektplanung

Im Praxiseinsatz lässt sich die Projektplanung grundsätzlich in 6 Schritte unterteilen, die der Artikel nachfolgend beleuchtet.

  1. Planung der Projektorganisation
  2. Projektstrukturplan anfertigen (PSP)
  3. Projektablaufplan erstellen
  4. Zeitplan erstellen
  5. Kapazitätsplanung
  6. Projektcontrolling

Ein Team arbeitet mit factro

1. Planung der Projektorganisation

Die Projektorganisation stellt die erste Phase der Projektplanung dar. Hier werden die Vorbereitungen und die ersten Abstimmungen zur Realisierung des Projektes getroffen. Also die Grobplanung. Aufgaben in dieser Phase sind zum einen die Gestaltung des Projektablaufs, die Planung aller Rahmenbedingungen wie zum Beispiel die Kosten, Termine und Personalfragen. Die Anforderungen aller Projektrelevanten Details müssen dann im Anschluss allen Beteiligten vorgelegt werden.

💡 Als Projektorganisation bezeichnet man die Gliederung, Gestaltung sowie die Erstellung des planmäßigen Ablaufs.

Fragen, die wichtig sind, sind vor allem, wer welche Rolle übernimmt? Angefangen von der Projektleitung, zum Projektteam und dem Lenkungsausschuss. Es ist wichtig festzulegen, wer welche Rolle im Projekt einnimmt und wie dadurch die Verantwortlichkeiten verteilt sind. Auch die Form der Projektorganisation sollte in dieser Phase bereits festgelegt werden. Kommt eine Matrix-, Stabs- oder reine Projektorganisation infrage?

2. Projektstrukturplan anfertigen

Der Projektstrukturplan (PSP), oft als “Mutter aller Pläne” bezeichnet, ist in vielen Unternehmen die Grundlage der Projektplanung und damit der erste Schritte bzw. die erste Projektplanungsphase. Über den PSP werden alle Inhalte abgebildet und miteinander vernetzt. Zuerst wählst Du die gewünschte Gliederung (z.B. geordnet nach Thema, Phase oder Abteilung). Wenn Du einen Projektstrukturplan erstellst, wählst Du anschließend noch das Schema, dem er folgt – Top-Down, Bottom-Up oder Jo-jo – und platzieren die Aufgaben.

Alle Aufgaben hierarchisch geordnet

Visuell entspricht der PSP einer Baumstruktur oder einem Organigramm. Er besteht für gewöhnlich aus 3-4 Bestandteilen, nämlich dem Projekt als übergeordnete Ebene, darunter die Teilprojekte, auf die die Arbeitspakete folgen. Optional kann der PSP zudem noch codiert werden. Mit dem PSP im Rücken folgen die nächsten Planungsschritte.

Projektstrukturbaum in factro
Ein Beispiel für den Aufbau eines Projektstrukturplans

3. Projektablaufplan erstellen

Im zweiten Schritt der Projektplanung folgt der Projektablaufplan (PAP). Während die Strukturplanung besonders darauf wertlegt, alle Inhalte und Aufgaben zusammenzuführen und zu strukturieren, sorgt der PAP dafür, dass alle sich daraus ergebenden Prozesse abgebildet werden. Der Schwerpunkt des PAP liegt dabei auf der Reihenfolge einzelner Aktivitäten. So entsteht Klarheit darüber,

  • welche Prozesse voneinander abhängig sind
  • welche Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden können

Beziehungen zwischen Aufgaben herausarbeiten

Der Projektablaufplan sorgt dafür, dass alle Beziehungen zwischen den Arbeitspaketen klar sind. Das unterstützt die zielgerichtete Bearbeitung und stellt sicher, dass keine Vorgänger- oder Nachfolger-Aufgaben übersehen werden.

4. Zeitplan erstellen

Der Zeitplan ist eng mit dem Projektablaufplan verknüpft, da er genau dort weiter macht, wo der PAP in der Projektplanung aufhört. Oft können diese Schritte auch kombiniert werden. In beiden Fällen sollen die Prozesse inkl. der Abfolge abgebildet werden, wenn Du einen Zeitplan erstellst, dann vergebe den Aufgaben für ihre Abfolge zusätzlich konkrete Termine. Daher wird dieser Schritt auch oft Terminplan genannt. Zur Darstellung der Terminplanung gibt es verschiedene Methoden.

Termine mit dem Gantt-Diagramm abbilden

Als eine der beliebtesten hat sich das Balkendiagramm, oft in Form des Gantt Charts, ergeben. Das Gantt Diagramm kombiniert die Darstellung der einzelnen Aufgabenpakete inkl. der Beziehungen und deren Verteilung auf einem Zeitstrahl. Jede Aufgabe wird als Balken angezeigt, deren Länge der Dauer zwischen Start- und Enddatum entspricht. So ist immer auf einen Blick klar, wann und wie lange eine Aufgabe bearbeitet werden soll und wie die Zeitplanung gesamtheitlich aussieht. Eine alternative Möglichkeit ist die Netzplantechnik. In einem Gantt-Diagramm können zudem auch Meilensteine festgelegt werden.

Gantt-Diagramm in der Projektmanagement-Software factro
Das Gantt Diagramm eignet sich hervorragend für die Terminplanung

Bei der Zeitplanung sollte jederzeit ein ausreichender Puffer eingeplant werden, um auf unerwartete Entwicklungen reagieren zu können, ohne, den Projekterfolg zu gefährden. Im Zeitmanagement gibt es dafür verschiedene Methoden.

5. Kapazitätsplanung

Sobald die Aufgaben inhaltlich und zeitlich geplant sind, folgt die nächste wichtige Projektphase: die Kapazitätsplanung (auch: Ressourcenplanung). Hierbei geht es um die Zuteilung der geplanten und vorhandenen finanziellen, zeitlichen und personellen Ressourcen. Des Weiteren werden dabei auch Arbeitsmittel wie Maschinen oder Computer einkalkuliert.

Pensum überblicken & Überlastung vermeiden

Eine sorgfältige und vorausschauende Kapazitätsplanung ist besonders wichtig, da die genannten Ressourcen eingeschränkt verfügbar sind und bei Bedarf auch an anderen Stellen benötigt werden. Andernfalls entstehen Engpässe, Überlastung und Konflikte. Das hat wiederum zur Folge, dass Aufgaben nicht bearbeitet werden können, in Verzug geraten und das Projektziel gefährdet wird. Analog zur Zeitplanung sollte daher auch bei der Kostenplaung stets mit einem Puffer gearbeitet und jeder Aufwand im Blick behalten werden.

Ressourcenauslastung mit eingeplantem Osterurlaub
Eine Auslastungsübersicht erleichtert die Kapazitätsplanung massiv

6. Projektcontrolling

Zum Abschluss rückt das Projektcontrolling in den Mittelpunkt. Zu den Aufgaben gehört:

  • Planung begleiten, Leistungen, Ressourcen und Zeiten überblicken
  • Projekte in die unternehmerischen Aktivitäten einordnen
  • Qualität & Fortschritt regelmäßig prüfen
  • Auf unerwartete Änderungen reagieren und Gegenmaßnahmen einleiten

Konstant steuern und bewerten

Das Projektcontrolling ist also von der Planung bis zum Abschluss eine Konstante zur Steuerung und Kontrolle. Dabei geht es nicht um die Überwachung der Leistungen als solche, sondern um die Sicherstellung, ob Ziele erreicht werden oder gefährdet sind. Je nach Unternehmen gibt es teils eigene Bereiche, die sich mit dem Projektcontrolling befassen und erfolgreiche Abläufe als Planung Beispiel oder Vorlage etablieren.

Optional können auch externe Berater mit einem neutralen Blick helfen. In kleineren Teams kümmert sich durchaus auch der Projektleiter um das Controlling.

Fazit: Projektplanung ist das Herzstück des Projektmanagements

Keine Frage: Die Projektplanung ist das Herzstück des Projektmanagements. Sie schafft die Grundlage für einen erfolgreichen Abschluss, denn von der Planung einzelner Tätigkeiten bis zur Zuteilung der Ressourcen bildet sie alles ab. Mit einer guten Planung bist Du als Projektmanager auch für unerwartete Anpassungen gewappnet. Zugleich hast Du eine überzeugende Basis für das Kick Off-Meeting und Gespräche mit Stakeholdern. So wird jedes Projekt ein voller Erfolg.

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