Meeting Protokoll leicht gemacht

Das Meeting Protokoll ist meist eine unliebsame Aufgabe. Doch mit guter Vorbereitung ✔︎, Tipps ✔︎ und Vorlagen ✔︎ ändert sich das.

Das Meeting zusammenfassen

Teamleiter: “Wer führt heute Protokoll?”

Stille.

Ob Schule, Uni, KMU oder Großunternehmen – in allen Fällen haben wichtige Meetings etwas gemeinsam: das Meeting Protokoll. Obwohl das Protokoll (auch Besprechungsprotokoll) als Aufgabe zu den unbeliebteren zählt und gelegentlich belächelt wird, ist das Protokoll für viele Prozesse elementar.

Das Meeting Protokoll kann mehr als sein Ruf sagt

Dabei kann es bspw. um die Zwischenstände im Projektmanagement, das Kick Off Meeting oder die unternehmerische Entwicklung gehen. Ein gutes Meeting Protokoll erleichtert die Nachbearbeitung sowie die Bewertung der getroffenen Entscheidungen und des Status Quo immens. Außerdem können so auch Teammitglieder informiert werden, die nicht am Meeting teilgenommen haben. Mit der richtigen Vorbereitung ist das Meeting Protokoll keine Bürde.

  1. Was gehört in ein Meeting Protokoll?
  2. Protokoll schreiben
  3. Meeting Agenda erstellen
  4. Vorlagen für Protokolle
  5. Fazit: Protokolle schreiben ohne Frust

1. Was gehört in ein Meeting Protokoll?

Damit das Besprechungsprotokoll seine wichtige Funktion erfüllt, müssen einige grundsätzliche Informationen enthalten sein. Das gehört in ein Meeting Protokoll:

  • Datum und Ort
  • Eingeladene und Teilnehmer
  • Moderator und Protokollant
  • das Ziel
  • die Tagesordnungspunkte (TOP)
  • die wichtigsten Aussagen
  • die getroffenen Entscheidungen
  • die neuen und wichtigen Erkenntnissen
  • der Ausblick und die nächsten Schritten, ggf. Folgetermine
  • die nächsten Aufgaben

Des Weiteren können Besprechungsprotokolle unterschiedlich umfangreich sein. Welche Details aus den Diskussionen in die Verschriftlichung hineinfließen, hängt dabei von der Art des Protokolls ab.

Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll

In vielen Fällen wird dabei zwischen dem Ergebnisprotokoll und dem Verlaufsprotokoll unterschieden. Das Ergebnisprotokoll fasst die Ergebnisse der Besprechung zusammen. Es konzentriert sich dabei also auf die konkreten Resultate, aber nicht auf die Diskussionen, Rücksprachen und Einigungen, die zu diesen Ergebnissen geführt haben. Diese Art eignet sich gerade bei Meetings, die ein klares Ergebnis zum Ziel haben, wo Gespräche aber bei Bedarf sehr lang oder in großen Runden geführt werden.

Das Verlaufsprotokoll deckt auch den Gesprächsverlauf ab und so die Entscheidungsfindung aufzuzeigen. Diese Variante ist daher umfangreicher und erfordert auch noch etwas mehr Konzentration, um auch die wichtigen Meilensteine bis zum Abschluss aufzunehmen.

Wenn es ganz genau sein muss: das Wortprotokoll

Eine noch konkretere Form ist das Wortprotokoll. Hierbei erfolgt eine Transkription aller Aussagen, sodass das gesamte Gespräch Wort für Wort mitgeschrieben wird. Aufgrund der umfangreichen Nachbereitung und dem größeren Aufwand ist das Wortprotokoll mittlerweile eher selten, gerade in regelmäßigen Meetings.

2. Protokoll schreiben

Um ein Meeting Protokoll zu schreiben, sollten sie 5 wichtige Schritte befolgen. So können Sie zuverlässig während der Besprechung mitschreiben und alles Wichtige außerdem effektiv vor- und nachbereiten.

Video-Chats mit dem Team aus dem Home Office
Auch eine digitale Besprechung braucht ein Meeting Protokoll

(a) Grundsätze definieren

Zuallererst sollten Sie mit Ihrem Projektleiter, den Moderatoren oder Stakeholdern die Grundsätze für das „Protokoll schreiben” definieren. Soll es ein Ergebnis-, Verlaufs- oder Wortprotokoll sein? Hier können Sie schon einmal festlegen, wie umfangreich die Mitschrift wird und was im Kern reingehört.

Hierbei ist dann auch die Zielstellung festzulegen. Wofür dient das Protokoll?

  • als kompakte Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen und Erkenntnisse
  • als Protokoll des Prozesses bzw. der Entscheindungsfindung
  • wird es nur archiviert oder soll es im Nachgang weiter verwendet werden? Falls ja, wofür?

(b) Vorbereitung

Das Sprichwort “Organisation ist alles” gilt auch beim Protokoll schreiben. Wenn Sie im Vorfeld festgelegt haben, welche Inhalte in das Protokoll aufgenommen werden, dann können Sie Felder bzw. Platzhalter dafür schaffen. Für regelmäßige Veranstaltungen klappt das am besten mit einer Meeting Protokoll Vorlage bzw. einer Meeting Agenda Vorlage, dazu später mehr. Erstellen Sie sich diese wahlweise als Ausdruck, falls Sie auf Papier mitschreiben, oder in einem digitalen Dokument.

Sollten Personen teilnehmen, die Sie als Protokollant nicht kennen, dann gehört zur Vorbereitung u.a. Namensschilder aufzustellen. Soll auf bestimmte Materialien oder Präsentationen zurückgegriffen werden, sollten diese ebenso vorab bereitgestellt werden.

(c) Protokoll führen

Als nächstes geht es los! Protokollieren Sie gemäß der Absprachen alle wichtigen Informationen möglichst klar strukturiert, um die Nachbearbeitung zu vereinfachen. Halten Sie zudem ein zweites Dokument bereit, auf dem Sie Unklarheiten notieren können, um diese zur geeigneten Zeit zu klären. So vergessen Sie Rückfragen nicht und das eigentliche Protokoll schreiben gerät nicht durcheinander.

Wenn Sie sich zu bestimmten Themen oder Begriffen Abkürzungen überlegen und diese festhalten, dann können Sie dadurch schneller mitschreiben. Die Abkürzungen sollten Sie dokumentieren, damit Sie – auch für andere – nachvollziehbar sind.

Ein Bild von einem Interview
Beim Besprechungsprotokoll geht es auch um Vorbereitung

(d) Nachbereitung

Im Anschluss an das Meeting geht es oft an die Nachbereitung des Besprechungsprotokolls. Hierfür sollten Sie u.a. Skizzen, die auf Boards oder Papier erstellt wurden, abfotografieren und in das digitale Protokoll einbinden bzw. als Anhang mitbereitstellen. Mit der Nachbereitung des Meeting Protokolls sollten Sie zudem alle offenen Fragen geklärt haben und Ihre Mitschrift leserlich ausformulieren, sollten Sie in Stichpunkten mitgeschrieben haben.

(e) Verteilen

Sobald Sie fertig mit der Nachbereitung sind, sollten Sie das Meeting Protokoll an die Teilnehmer verteilen. Stellen Sie es bei Bedarf auch Parteien bereit, die nicht anwesend waren. Teilen Sie Ihre Aufzeichnung etwa per Mail, im Intranet oder in Ihrer Projektmanagement-Software an der richtigen Stelle. So ist es auch digital archiviert und jederzeit abrufbar.

Besprechungsprotokoll: Tipps für Schreiber

Nachfolgend 5 Tipps für gute Meeting Protokolle:

  1. Nicht moderieren und protokollieren gleichzeitig
  2. Bei Unklarheiten auf jeden Fall Rückfragen stellen
  3. Mitgeschriebenes direkt an der richtigen Stelle verorten
  4. Nachbearbeitung umgehend starten, denn das Gedächtnisprotokoll täuscht
  5. Neutral bleiben und nicht werten

3. Meeting Agenda vorbereiten

Die Grundlage einer jeden Besprechung ist die Meeting Agenda. Sie enthält Felder für die wichtigsten Informationen und fasst die Tagesordnungspunkte (TOP) zusammen, die besprochen werden sollen. Die Meeting Agenda ist der Fahrplan für alle Teilnehmer und erleichtert gerade dem Protokollanten die Aufgabe deutlich. Die Meeting Agenda beinhaltet alle Informationen zur Besprechung, also Teilnehmer, Hintergrund, Datum und Co.

Darüber hinaus wird auch eine zeitliche Einteilung für die Tagesordnungspunkte vorgenommen – hier kommt also auch Zeitmanagement ins Spiel. Dadurch setzt die Agenda gewissermaßen auch Prioritäten: Wenn Themen eine große Zeitspanne erhalten, kann es auch daran liegen, dass Sie sehr wichtig sind und tiefergehend diskutiert werden sollen. Natürlich hängt die Zeiteinteilung aber auch davon ab, inwieweit Schwerpunkte bereits im Vorfeld angegangen wurden und damit weniger Gesprächsbedarf haben.

Hände an einem Laptop
Das Meeting Protokoll sollte zügig nachbearbeitet werden

4. Vorlagen für Protokolle

Mit Meeting Agenda Vorlagen können Sie gerade bei regelmäßigen Terminen effizient planen und damit auch die Erstellung des Meeting Protokolls erleichtern. Wenn Ihre Termine einer klaren Struktur folgen, können Sie diese als Besprechungsprotokoll Vorlage anlegen und immer wieder benutzen. Damit entfällt insbesondere die Abfrage der organisatorischen Felder und Sie können sich auf die jeweils relevanten TOP konzentrieren. Wenn Sie es bevorzugen, können Sie dabei wahlweise direkt in der Vorlage arbeiten oder Ihre Ergebnisse in die Vorlage übertragen.

Vorlage erstellen und wiederverwenden

Eine Agenda Vorlage können Sie auf ganz verschiedene Weisen erstellen. Im Internet finden Sie beispielsweise viele Vorlagen für Word oder Excel. Diese helfen bei der einfachen und schnellen Bearbeitung, sind aber relativ starr und auch für die gemeinsame Nutzung im Team nicht unbedingt geeignet. Gerade wenn die Dateien oft nur auf lokalen Speichern liegen, verpufft der Vorteil.

Eine weitere Möglichkeit für Meeting Protokolle ist die Nutzung von Projekt- und Aufgabenmanagement-Software wie z.B. factro. Hier können Sie sich schnell und einfach Listen aus den relevanten Aufgaben erstellen, um diese in einem Meeting durchzugehen. Jede Aufgabe ist ein Tagesordnungspunkt. Entscheidungen, nächste Schritte oder Zwischenstände können direkt in die Aufgabe kommentiert werden und sind direkt für alle ersichtlich. So wird das Protokoll interaktiv und zielgerichtet.

Ein Screenshot einer Meeting Agenda in factro
So könnte eine Meeting Agenda in factro aussehen

Meeting-Funktion mit automatischem Protokoll

Alternativ können Sie eine eigene Aufgabe für das Meeting erstellen und darin mitschreiben. In Zukunft wird die factro Meeting-Funktion das Erstellen, Bearbeiten und Zusammenfassen der Meeting Agenda noch weiter vereinfachen. In einem gesonderten Programmbereich können Sie alle Aufgabe gezielt für eine Agenda zusammentragen.

Beim Start der Besprechung rücken die Aufgaben als TOP in den Fokus. Sie können Anpassungen direkt vornehmen, Kommentare schreiben und Anhänge hinzufügen. Danach wird automatisch ein Protokoll der Änderungen erstellt, sodass die Nachbereitung leichter fällt.

5. Fazit: Protokolle schreiben ohne Frust

Obwohl das Meeting Protokoll vielerorts eine unliebsame Aufgabe ist, muss es das nicht sein. Es hat eine wichtige operative Funktion, es fasst wichtige Entscheidung für alle Beteiligten zusammen – vom Projektmitarbeiter bis zum Stakeholder. Zudem hilft es auch retrospektiv bei den Lessons Learned und der konstanten Verbesserung.

Darüber hinaus ist das Besprechungsprotokoll mit einer guten Vorbereitung und den richtigen Meeting Agenda Vorlagen auch organisatorisch keine Hürde. Wenn Sie eine Collaboration Software nutzen, können Sie alle Entscheidungen dabei auch in Echtzeit für alle protokollieren.

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