PDCA-Zyklus: Anwendung, Tipps und Beispiele

Der PDCA-Zyklus im Qualitätsmanagement

In der sich schnell verändernden Welt stehen Unternehmen vor der ständigen Herausforderung, sich den aktuellen Bedingungen anzupassen. Stichwort: VUCA-Welt. Bei vielen Veränderungen kann es passieren, dass Arbeitsabläufe nicht mehr optimal funktionieren, die Qualität leidet oder zu viele Fehler passieren. Deshalb müssen Unternehmen ihre Prozesse immer wieder überdenken und aktualisieren.

Das ist unter Umständen nicht nur kostenintensiv, sondern auch zeitaufwendig. Damit dieses Vorhaben gelingt, gibt es Methoden, die genau dabei helfen. Hier kommt der PDCA-Zyklus ins Spiel. In diesem Artikel erfährst Du, was es damit auf sich hat und welche Vorteile sich daraus ergeben.

• PDCA-Zyklus: Definition
• PDCA-Zyklus einfach erklärt!
• Die Vorteile des PDCA-Zyklus
• Was hilft Dir bei der Umsetzung des PDCA-Zyklus?
• Fazit: Kontinuierliche Verbesserung leicht gemacht

PDCA-Zyklus: Definition

PDCA steht für Plan-Do-Check-Act. Jedes Schlagwort repräsentiert dabei eine Phase in einem Zyklus. Die PDCA-Methode ist nämlich ein vierstufiger Kreislauf, mit dem Prozesse verbessert werden sollen. Das kann sich über mehrere Wochen oder sogar Monate strecken.

Alternativ wird der PDCA-Zyklus auch Deming-Kreis oder Deming-Rad nach dem Erfinder William Deming, genannt. Die Grundlagen dieses Konzepts schuf Walter Shewhart, deswegen heißt dieser auch Shewhart-Zyklus.

Ziel & Nutzen

Ziel des Ganzen ist die stetige Verbesserung von Prozessen und Abläufen und der optimale Einsatz von Ressourcen, z.B. Zeit. Dadurch sollen Fehler reduziert und das volle Potential entfaltet werden. Deswegen gehört diese Methode auch zum Qualitätsmanagement und ist sogar in der Norm DIN EN ISO 9001:2015 verankert. Die einzelnen Phasen heißen in diesem Fall Qualitätsplanung, Qualitätslenkung, Qualitätsprüfung und Qualitätsverbesserung.

PDCA-Zyklus einfach erklärt!

Zuständig für den PDCA-Zyklus ist die Leitung des Qualitätsmanagements, mittlerweile verschmilzt dieser Bereich aber immer mehr mit dem Projektmanagement. Aufgabe ist es jede Phasen zu koordinieren und zu begleiten. Dabei geht man wie folgt vor:

Plan

Als erstes geht es ans Planen: In der Phase geht es darum, ein Vorgehen zu entwickeln, Ziele festzulegen und geeignete Maßnahmen und Strategien zu etablieren. Dafür musst Du den Ist-Zustand analysieren, wobei Du auf mögliche Probleme achten und diese identifizieren solltest.

Do

In der zweiten Phase geht es an die Umsetzung und um Erkenntnisgewinnung. Um zu prüfen welche Strategie wirkt, solltest Du diese zunächst in einem kleineren Rahmen testen und die Wirksamkeit untersuchen.

Check

In dem dritten Schritt des PDCA-Zyklus wird geprüft, ob und wie gut die Umsetzung funktioniert hat. Dabei wird eine umfangreiche Analyse aufgestellt, um Problematiken und Schwachstellen zu identifizieren.

Act

Anschließend wird im letzten Schritt auf die Ergebnisse der Check-Phase reagiert. Wenn es gut läuft, wird genauso fortgefahren. Andernfalls werden Anpassungen vorgenommen.

Doch auch nach der vierten Phase ist der Zyklus noch nicht beendet. Im Gegenteil: Dieser Prozess wird mehrmals durchlaufen, um alle Schwachstellen auszumerzen. Durch diesen Kreislauf des Feedbacks entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP).

💡 Schon gewusst? Die originale Methode nach Deming heißt eigentlich PDSA statt PDCA, statt Check nennt Deming die dritte Phase “Study”. Seiner Meinung nach ist der Begriff “Check” irreführend, da dort nicht nur ein Abgleich stattfindet, sondern wirklich aus Erfahrungen gelernt werden soll.

PDCA-Zyklus Beispiele: Anwendung in der Praxis

Die Einsatzbereiche sind sehr vielfältig und divers, da branchenspezifische Anforderungen problemlos angepasst werden können. Der PDCA-Zyklus wird für wiederkehrende Abläufe im Projektmanagement genutzt und kann im Personalwesen, im Vertrieb, im Marketing, in der Logistik oder auch im Einkauf eingesetzt werden.

Zeitmanagement

Auch für Dich privat kannst Du den PDCA-Zyklus einsetzen, z.B. um dein Zeitmanagement zu verbessern. Dafür solltest Du im ersten Schritt die aktuelle Situation analysieren: Für was brauchst Du besonders viel Zeit? Wofür fehlt Dir Zeit? Dann kannst Du Zeitmanagement-Methoden, wie GTD, Timeboxing oder Pomodoro heraussuchen, die Du ausprobieren möchtest.

In den nächsten Tagen implementierst Du diese in deinen Alltag und ziehst nach den ersten Tagen ein Fazit: Hat die Veränderung etwas gebracht? Gibt es weitere Punkte, die verbessert werden können?

Wenn Du mit dem Ergebnis zufrieden bist, ist der PDCA-Zyklus vorerst abgeschlossen. Falls Du allerdings noch Verbesserungspotential bemerkst, kannst Du den Zyklus auch erneut starten und beispielsweise eine andere Methode ausprobieren.

In der Pflege

Auch in praktischen Bereichen wie der Pflege ist der Deming-Zyklus anwendbar, zum Beispiel für die Entwicklung von Pflegeplänen. Zuerst wird ein Plan aufgestellt, dann entsprechend umgesetzt und die Auswirkungen analysiert. Wenn das Ergebnis zufriedenstellend ist, können die Maßnahmen übernommen werden, falls nicht ein neuer Zyklus gestartet wird, der speziell auf die aufgetretenen Probleme eingeht.

PDCA-Vorlagen
Falls Du auf der Suche nach einer Vorlage für Deinen PDCA-Zyklus bist, findest Du einige kostenpflichtige Angebote im Internet:

• Vorlage PDCA-Zyklus (projekte-leicht-gemacht.de)
• PDCA-Zyklus und Maßnahmenplanung (business-wissen.de)

PDCA-Zyklus Vorlagen für Word findest Du (fast) nicht, da sich die Kreisform in anderen Tools wie PowerPoint besser darstellen lässt.

Du kannst Dir aber auch selber eine Vorlage erstellen: Dafür zeichnest Du beispielsweise den Kreis mit den einzelnen Abschnitten auf und legst eine Matrix darüber. In den sich daraus ergebenden Feldern kannst Du dann alle relevanten Informationen festhalten.

Die Vorteile des PCDA-Zyklus

Ein Vorteil ist die einfache Anwendung, es werden keine besonderen Kenntnisse benötigt und es ist auch kaum Einarbeitung nötig, da die einzelnen Schritte sehr selbsterklärend sind.

Zusätzlich sind die Phasen des PDCA-Zyklus flexibel anpassbar und somit für (fast) jedes Projekt und viele Bereiche geeignet. Das eröffnet viele Möglichkeiten bei der Anwendung. So kann die Methode zuerst im kleinen Rahmen getestet werden, bevor Strategien in einem gesamten Unternehmen implementiert werden.

Besonders wirksam ist der iterative Ansatz, der dazu führt, dass das Vorgehen immer wieder neu beleuchtet wird und somit zu einer enormen Qualitätsverbesserung beiträgt.

Nachteile der Methode

Auch wenn das PDCA-Modell unproblematisch in der Anwendung ist, ist sie nicht für alle geeignet. Zum einen ist keine schnelle Problemlösung möglich, da zuerst der Prozess durchlaufen wird, bevor es in die Evaluation geht. Für andere lassen die Schritte zu viel Spielraum und geben zu wenig vor.

Der Ansatz ist zudem reaktiv statt proaktiv: Wenn Du also auf der Suche nach einer Fehlerquelle bist, ist dies nicht der richtige Ansatz.

Zudem ist der iterative Ansatz nicht nur für die einmalige Durchführung gedacht, Verbesserungen sollen auf langfristige Sicht erfolgen.

Was hilft Dir bei der Umsetzung des PDCA-Zyklus?

Wenn Du für das Qualitätsmanagement zuständig bist, ist es wichtig, dass Du alle aktuellen Entwicklungen kennst. Mails, Meetings und komplizierte Excel-Tabellen sorgen dabei aber manchmal eher für Chaos als für Ordnung.

Hilfreich kann der Einsatz einer Projektmanagement-Software sein. Denn hier hast Du den vollen Überblick über Dein Projekt und kannst die verschiedenen Phasen des PDCA-Zyklus sogar darstellen.

Im Tool factro gibt es dafür Projektüberblick, in dem die wichtigsten Daten festgehalten werden: Welche Aufgaben sind offen, welche sind erledigt und welche zeitkritisch? Auch die Prognose und Aufwände erkennst Du hier auf einen Blick.

Wiederkehrende Aufgaben oder Projekte können als Vorlagen angelegt werden, das passt gut zu dem iterativen Ansatz des PDCA-Zyklus. Wenn beispielsweise in der Check-Phase festgestellt wird, dass für eine bestimmte Aufgabe mehr Zeit benötigt wird, kann einfach der Plan-Aufwand der Aufgabe angepasst werden.

Eine weitere Funktion erleichtert die Dokumentation des Projektverlaufs: Dokumente und Dateien werden direkt im Projekt hochgeladen und sind jederzeit wieder abrufbar. Durch das Abhaken der Teilaufgaben und das Eintragen der benötigten Zeit, wird zudem Transparenz geschaffen.

Fazit: Kontinuierliche Verbesserung leicht gemacht

Der PDCA-Zyklus unterstützt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess in einem Unternehmen und trägt so dazu bei die Qualität der Arbeitsergebnisse steigern. Dabei hilfreich ist die Flexibilität, die es erlaubt, die Methode in allen erdenklichen Bereichen und Branchen einzusetzen.

Mit dem PDCA-Zyklus wird ein Wandel herbeigeführt, der vor allem langfristig wirkt und bestehen bleibt. Durch die regelmäßige Anpassung bleiben Prozesse aktuell, sind weniger fehleranfällig und legen einen Grundstein für ständige Weiterentwicklung. Los geht’s:Plan-Do-Act-Check!