Wann ist ein Projekt eigentlich erfolgreich?
Ziele gibt es so gut wie in jedem Lebensbereich: Privat und beruflich. Sie beschreiben Erwartungen, schaffen Klarheit und setzen Fokus – das Gleiche gilt für Projektziele im Projektmanagement. Im Projektalltag gibt ein Ziel eine klare Richtung vor. Sie sind also eine Art Wegweiser und zeigen allen Projektbeteiligten, welche Vorstellungen – oder besser noch welchen Zustand – ein Projekt zur Zielerreichung erfüllen sollte.
„Ziele sind der wesentliche erste Schritt, um aus etwas Unsichtbarem etwas Sichtbares zu machen.“
Warum sind Ziele in Projekten überhaupt wichtig?
Die Projektleitung, das Team oder auch das Management erhalten durch eine möglichst genaue Zielformulierung eine klare Vorstellung zum Projekt. Das steigert nicht nur die Motivation, sondern trägt auch dazu bei, dass alle Projektbeteiligten ein eindeutiges und gemeinsames Verständnis darüber haben, was es heißt, das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Eine Zieldefinition die unklar ist bringt im Projektmanagement viele Projekte zum Scheitern – vor allem wenn die Frage „Worauf arbeiten wir als Projektteam überhaupt hin?“ für alle nicht klar ist. In diesen Fällen werden Zeit, Ressourcen und Budgets häufig verschwendet. Wir zeigen, was Projektziele eigentlich sind und geben Methoden, Tipps sowie Beispiele zur Zielformulierung an die Hand.
- Was sind Projektziele?
- Richtig Ziele formulieren: Methoden & Tipps
- Projektziele: Beispiele für die Zielformulierung
- Projektziele im Tool verwalten
Eindeutige Ziele schaffen ein klares Verständnis in Projekten
1. Was sind Projektziele?
‚Projektziele‘ beschreiben den Zustand, den ein Projekt bei erfolgreichem Abschluss erreicht haben sollte und die bei der Durchführung des Vorhabens verfolgt werden. Dieses Ziel beeinflusst alle Entscheidungen im Projekt und liefert ein konkretes Ergebnis. Projektziele werden bereits beim Start in ein neues Projekt in der Projektdefinition oder im Projektauftrag ausgearbeitet und sind ebenfalls Teil des Projektsteckbriefs, welcher eine erste, grobe Übersicht eines Projekts skizziert.
Das Magische Dreieck unterscheidet drei Zielfaktoren
In vielen Projekten sind die drei wesentlichen Faktoren Zeit, Kosten und Leistung ausschlaggebend in der Zieldefinition. Auch bekannt unter dem Begriff „Magisches Dreieck“, sind das die zentralen Einflüsse im Projektmanagement, die den Projekterfolg bestimmen. Projektziele können vor allem am Anfang leicht durch diese Parameter bestimmt werden.
- Zeit: Bis wann – bzw. welche Deadline – soll ein Projekt abgeschlossen sein? Die Zeit beinhaltet dabei nicht nur Start- und Enddatum, sondern inkludiert Termine und Meilensteine.
- Kosten: Welches Budget ist vorhanden? Wie viel darf das Projekt Kosten? Damit Projekte wirtschaftlich bleiben, sollte das verfügbare Budget nicht überschritten werden.
- Leistung: Welche Ergebnisse sollen erreicht werden? Der Punkt Leistung beinhaltet alle gewünschten Ergebnisse, die erreicht werden sollen.
Beim Magischen Dreieck stehen diese Faktoren in Abhängigkeit zueinander. Das bedeutet, sobald sich ein Parameter verschiebt, müssen die anderen beiden angepasst werden, damit sie gleichmäßig zueinander aufgestellt sind und das Ziel trotzdem erreicht werden kann. Mithilfe des Magischen Dreiecks können so die Projektzeile definiert werden.
Das Magische Dreieck im Projektmanagement
2. Richtig Ziele formulieren: Methoden & Tipps
Um Ziele auch zu erreichen, kommt es auf die „richtige“ Formulierung an. Im Projektmanagement hat sich vor allem die SMART-Methode etabliert, um Projektziele smart zu formulieren.
Zielformulierung mit der SMART-Methode
Die SMART-Methode (auch SMART-Formel genannt) ist eine Vorgehensweise, um präzise Ziele definieren zu können und klar zu formulieren. Anhand dieser Methode müssen Ziele vor allem spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein – durch die vier Anfangsbuchstaben ergibt sich der Name „smart“.
SMART-Ziele eignen sich für die frühen Phasen eines Projekts, wenn bei der Entstehung des Projektplans z.B bereits Ziele feststehen, um im zweiten Schritt in eine detailliertere Planung zu gehen. Die klare Zieldefinition hat den Vorteil, dass die Kommunikation untereinander – also zwischen Team, Management oder Auftraggeber – einfacher wird und Missverständnisse sowie Konflikte vorgebeugt werden können.
Weitere bekannte Methoden sind z.B. die PURE-Methode oder die WOOP-Strategie. Auch diese Akronyme verfolgen einen ähnlichen Ansatz wie die SMART-Formel und ergänzen diese durch weitere Punkte wie „herausfordernd, schriftlich belegt, positiv formuliert“ oder „ethisch“.
Drei Tipps für eine klare Zieldefinition
- Team bzw. Projektbeteiligte involvieren: Projektbeteiligte bringen nicht nur zusätzliche Ideen bei der Zieldefinition mit, sondern bekommen gleichzeitig – bei einer gemeinsamen Erarbeitung – ein besseres Verständnis von den Zielen. Sobald sich Ziele während der Projektdurchführung verschieben, können auch sie angemessen auf Veränderungen reagieren.
- Kurze, prägnante Definitionen: Ziele sollten knapp – also in ein bis zwei Sätzen – auf den Punkt gebracht werden. Lange Formulierungen gehören in die Projektbeschreibung, aber nicht zur Zielsetzung. Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass diese Ziele leicht verständlich sind und alle im Team verstehen, worum es geht.
- Ziele regelmäßig kontrollieren und aktualisieren: Gerade bei größeren Projekten sollte regelmäßig kontrolliert werden, ob die Ziele noch den Vorstellungen entsprechen. Bei Änderungen sollten diese Ziele immer direkt aktualisiert werden.
Klare Ziele vereinfachen die Kommunikation im Team und mit weiteren Stakeholdern
3. Projektziele: Beispiele für die Zielformulierung
Klare, konkrete Zielformulierungen beschreiben einen zukünftigen Zustand in der Gegenwartsform, sind positiv formuliert und beantworten Fragen wie „Was wurde erreicht? Wann gelangt man zum Endergebnis?“ zum Projekt.
Erfolgreiche Ziele – konkrete Beispiele
| Umsatzsteigerung | Im 1.Quartal des Folgejahres steigen die Bruttoumsätze um etwa 10 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. |
| Einhaltung des Budgets | Die Projektkosten betragen die maximale Höhe des Budgets von 75.000 Euro und werden nicht überstiegen |
| Kundengewinnung vorantreiben | Zur Kundengewinnung werden ab dem 2. Quartal wöchentlich mindestens 25 Kunden branchenspezifisch kontaktiert. Ein Zuwachs von etwa 5 Neukunden in der Woche wird erreicht. |
Bei „schlecht“ formulierten Zielen wird also nicht klar, welcher Zustand durch das Projekt oder die Aufgabe erreicht werden soll. Nach Abschluss des Vorhabens haben Projektleitung und Management keine Bemessungsgrundlage, ob das Ziele auch wirklich erreicht wurde oder nicht. Damit ein Projekt also nicht zum Problem wird, sollten Anforderungen und Ziele so genau wie möglich formuliert werden.
4. Projektziele im Tool verwalten
Klassisch werden Projektzieldefinitionen als Dokument in Ordnern oder einer digitalen Ablage aufbewahrt. Damit entsteht eine Sammlung von Unterlagen, die nur schwierig oder gar nicht – was vor allem bei einer Papierakte der Fall ist – verknüpft werden können.
Zeitsparend mit Vorlagen arbeiten
Die deutlich effizientere Alternative ist die Umsetzung eines Projekts mit einer Projektmanagement-Software. Projektziele können direkt in der Beschreibung eines Projekts festgehalten werden und sind somit für alle Projektbeteiligten zu jeder Zeit abrufbereit. Bei wiederkehrenden Projekten kann einfach auf Projektvorlagen zurückgegriffen werden, die bereits wichtige Projektziele beinhalten. Die Vorlage spart gerade am Anfang eines neuen Projekts viel Zeit.
Fortschritte in Projekten und Aufgaben im Überblick
Nicht nur auf Projektebene sollten Ziele formuliert werden, sondern bereits in Aufgabenpaketen und Aufgaben. Ein Ziel pro Aufgabe hilft dabei, anhand von Teilaufgaben oder auch Unteraufgaben den Fortschritt eines Projekts zusehen. Durch die Übersicht auf dem Dashboard kann jedes Teammitglied sofort sehen, wie weit ein Projekt vorangekommen ist. Bei Fragen seitens des Managements oder des Auftraggebers kann der Status Quo immer aktuell übermittelt werden.
Die Projektkarte überblickt den aktuellen Stand und Fortschritte in Projekten
Eine digitale Lösung unterstützt sowohl im Arbeitsalltag im Büro, als auch im Homeoffice oder bei Remote Work. Denn mit einer Software haben Projektbeteiligte immer Zugriff auf die aktuellsten Daten zu Projekten und den einzelnen Aufgaben. Durch die transparente Informationsvermittlung entstehen weniger Missverständnisse innerhalb des Teams und das führt letztlich auch zu einer strukturierteren sowie produktiveren Arbeitsweise.
Fazit: Projektziele dienen als Kompass in Projekten
Projektziele geben also die Richtung vor, auf die ein Projekt hinarbeitet und welche Projektergebnisse angestrebt werden. Durch die klare Definition und Kommunikation im Team, kennen alle Beteiligten das „Warum“ hinter einem Projekt. Die genaue Zielformulierung gibt eine klare Vorstellung zum Vorgehen und schafft ein gemeinsames Verständnis unter den Projektbeteiligten.
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