Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine Technik des Zeitmanagements, die Ihren Tag mit nur 15 Minuten Planung produktiver und stressfreier macht.

Was ist die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode hat nichts mit europäischen Gebirgen oder Bergsteigen zu tun, sondern ist eine Technik für Zeitmanagement, Selbstmanagement und Aufgabenmanagement. Der Name ist ein Akronym für die 5 Elemente, auf denen die Methode basiert.

Besonderer Beliebtheit erfreut sich das Konzept, da es in der Regel nicht länger als eine Viertelstunde beansprucht und den Tagesablauf spürbar optimiert. Daher empfiehlt sich die Anwendung idealerweise schon am Vorabend des nächsten Arbeitstages oder am Morgen des selbigen. Erfunden wurde die ALPEN-Methode vom Wissenschaftler, Autoren und Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert.

Eine Illustration der ALPEN-Methode

Doch wie funktioniert die Technik genau und wofür steht die ALPEN-Methode im Detail?

A – Aufgaben aufschreiben

Der erste Punkt klingt offensichtlich, ist aber die Grundlage der gesamten Methode: Schreiben Sie alle Aktivitäten auf, die in Ihrer Tagesplanung vorkommen. Ob klein oder groß spielt dabei keine Rolle.

Notieren Sie sich Ihre To-Dos vom Meeting bis zur E-Mail, anstehende Telefonate oder Präsentationen. Mit einer unvollständigen Liste ist eine optimale Einteilung nicht möglich.

L – Länge einschätzen

Wie lange dauert eine Aufgabe? Notieren Sie für jeden Task einen geschätzten Zeitaufwand. Legen Sie diesen abhängig davon fest, wie viel Sie investieren können, wollen und müssen. Bringen Sie hier auch Ihre Erfahrungswerte mit ein.

Steht ein Meeting an, das für gewöhnlich länger dauert? Brauchen andere Aktivitäten hingegen weniger Zeit? Geben Sie eine realistische Einschätzung ab, die Ihnen bei der Einordnung in Ihren Tagesablauf weiterhilft.

P – Pufferzeit einplanen

Ohne Puffer wird jegliche Vorbereitung eng: Ob Kapazitätsplanung, Ressourcen-Management oder Zeitplanung. Ein Puffer ist gerade bei kritischen Aufgaben wie ein Netz und doppelter Boden. Ohne entsteht Druck und ein großes Risiko, dass Sie Ihre Ziele nicht erreichen, wenn sich nur kleine Verzögerungen ergeben.

Die Empfehlung gemäß der ALPEN-Methode lautet, 60% der Zeit für die aktive Arbeit einzuteilen. Die übrigen 40% sind zur Hälfte als je 20% Puffer und 20% soziale Aktivität, wie z.B. Kaffee mit den Kollegen trinken oder eine Partie Kicker, vorgesehen.

E – Entscheidungen priorisieren

Ein wichtiger Teil des Aufgabenmanagements findet sich natürlich auch hier: Prioritäten! Beurteilen Sie Ihre Tätigkeiten offen und sortieren Sie diese nach Wichtigkeit, sodass Sie alle Faktoren der Bearbeitung aufeinander abstimmen und bedarfsgerecht gewichten können.

Die jeweilige Wichtigkeit können Sie beispielsweise per Eisenhower-Prinzip (auch bekannt als Eisenhower-Matrix) festlegen. Beachten Sie dabei sowohl terminliche Dringlichkeit als auch unternehmerische Relevanz.

N – Nachkontrolle

Für die ALPEN-Methode gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Die Technik ist für sich genommen eine solide Basis für das Zeitmanagement. Gleichzeitig sieht diese aber auch selber eine Nachkontrolle der Ergebnisse vor.

So können Sie zunehmend besser beurteilen, ob Sie Ihre Aktivitäten vollständig auflisten, geeignete Zeiten einplanen und Prioritäten richtig setzen. Das Aufgabenmanagement wird mit Erfahrungswerten immer präziser und nützlicher und hilft so auch bei den Lessons Learned.

Ein junger Mann schaut am Laptop auf die Uhr

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Zu den Vorteilen der ALPEN-Methode zählen vor allem:

  • kurze Vorbereitungszeit
  • hilfreiche Visualisierung des Tagesablaufs, z.B. als Liste oder Tabelle
  • Pufferzeiten minimieren risikieren
  • flexible Einteilung, individuell für jeden Tag
  • erledigte Aufgaben durchzustreichen sichert Erfolgserlebnisse
  • fördert und belohnt Selbstdisziplin

Doch die Technik eignet sich nicht für jeden Tagesablauf und jeden Charakter. Die Nachteile der ALPEN-Methode:

  • Die Umsetzung im Team ist aufgrund der gemeinsamen Terminsuche schwieriger
  • die anstrebten 40% Puffer sind in manchen Branchen zu viel und müssen reduziert werden
  • funktioniert bei klar abgesteckten To-Dos am besten, aber nicht in agilen Umfeldern
  • ohne Selbstorganisation hilft die Methode nicht

Junge Geschäftsfrau sucht Projektmanagementtool für Mac

ALPEN-Methode: Beispiel

Doch wie sieht ein Beispiel für einen Tagesplan nach der ALPEN-Methode aus? Beginnen wir mit A – Aufgaben aufschreiben. Für den exemplarischen Tagesablauf stehen 5 Aufgaben an, die erstmal nur für sich genommen aufgeschrieben werden:

  • Meeting zur Strategie
  • Aufbau Newsletter
  • Telefonat mit Geschäftspartner
  • Webinar zu SEO
  • Terminabstimmung mit Stakeholdern per E-Mail

Im nächsten Schritt wird die Länge geschätzt, hier allerdings noch ohne Puffer:

  • Meeting zur Strategie, 3 Stunden
  • Aufbau Newsletter, 2,5 Stunden
  • Telefonat mit Geschäftspartner, 1 Stunde
  • Webinar zu SEO, 1 Stunde
  • Terminabstimmung mit Stakeholdern per E-Mail, 30 Minuten, bis Donnerstag

In dieser Fassung liegt das Pensum bei 8 Stunden. Darin einbezogen sind dabei noch nicht eine Pause von 30 Minuten sowie die Pufferzeiten von rund 1,5 Stunden. Diese müssen wir on top rechnen und stehen damit bei 10 Stunden, was an einem regulären Arbeitstag nicht zu bewerkstelligen ist.

Entsprechend müssen wir Entscheidungen priorisieren und dabei die Bearbeitung der Tasks sicherstellen, die strategisch am wichtigsten oder terminlich am dringlichsten sind. Das geht z.B. in 10er-Schritten auf einer Skale von 10 bis 99.

Einsatzbereite Aufgabenliste nach ALPEN-Methode

Entsprechend der Prioritäten werden die Aufgaben bearbeitet. Was an einem Arbeitstag nicht mehr zu schaffen ist, fließt in die Planung des nächsten ein. Vollständig sieht das Beispiel für eine Tagesplanung mit ALPEN-Methode so aus:

AufgabeDauerPufferPriorität
Meeting zur Strategie3 Stunden30 Minuten99
Telefonat mit Geschäftspartner1 Stunde15 Minuten90
Terminabstimmung mit Stakeholdern per E-Mail30 Minuten5 Minuten80
Webinar zu SEO1 Stunde15 Minuten70
Aufbau Newsletter2,5 Stunden25 Minuten60

Nach jedem Arbeitstag sollte die Liste ein weiteres Mal angeschaut und der Erfolg beurteilt werden. Wie viele der vorgenommen Aktivitäten konnte ich erledigen? Welche hat länger gedauert? Was hat gut funktioniert? Mit jedem Tag können Sie so Ihre Abläufe genauer planen.

ALPEN-Methode mit Software umsetzen

Die Umsetzung kann auf viele Weisen erfolgen. Neben der manuellen Bearbeitung einer Liste auf Papier oder in Excel eignen sich dafür besonders Tools zur Aufgabenverwaltung, z.B. To-Do-Apps. Bei einigen Lösungen lassen sich direkt alle benötigten Daten festhalten und damit planen. Ein Beispiel für eine solche App ist die Cloud-Software factro. Damit lässt sich die ALPEN-Methode mit nur wenigen Klicks vollständig digital abbilden.

In factro können Sie für jede Aktivität eine Aufgabe anlegen und diese mit einem Zeitraum, einem geplanten zeitlichen Aufwand und einer Priorität versehen und auch Teammitgliedern zuteilen. Zudem können Sie nicht nur mit geplanten Aufwänden arbeiten: Basierend auf Ihren erfassten Zeiten berechnet das Tool den Rest-Aufwand sowie den Delta-Aufwand. Damit können Sie den Erfolg Ihrer Zeitplanung direkt bewerten. So sieht das hier gezeigte Beispiel in factro aus:

Ein Screenshot der Umsetzung der ALPEN-Methode in factro
Die Umsetzung der ALPEN-Methode mit dem Tool factro

Dank der vielseitigen Ansichten – Projekstrukturplan, Gantt-Diagramm, Kanban Board und Tabelle – können Sie die ALPEN-Methode als übersichtliche Liste, aber auch in anderen Darstellungen ganz nach Ihrem Geschmack umsetzen. Zwischen allen Ansichten wechseln Sie mit nur einem Klick. Und mit der Mobile App haben Sie all Ihre Aufgaben auch unterwegs immer griffbereit. Markieren Sie abgeschlossene Tasks einfach als „Beendet“ und behalten Sie so Ihre Erfolge stets im Blick.

Mit der ALPEN-Methode zu besserem Zeitmanagement

Die ALPEN-Methode ist eine hilfreiche Technik für Zeitmanagement, die besonders bei Personen mit guter Selbstorganisation wirkt. Gleichzeitig hilft sie auch Neueinsteigern, jeden Arbeitstag besser zu managen. Die Technik beansprucht nur wenige Minuten und schafft einen zuverlässigen Überblick über alles, was ansteht.

Wie andere Zeitmanagement-Methoden, z.B. das Pareto-Prinzip, die Eisenhower-Matrix oder Getting Things Done, ist das Konzept aber nicht universell einsetzbar. Wenn Ihre Tasks abhängig von Abstimmungen im Team sind, dann fällt eine konkrete Planung schwerer. Auch in agilen Umfeldern ist eine Vorausplanung nicht immer möglich.

Mit Tools wie factro ist Aufgabenmangement flexibel, digital und bestens für die Teamarbeit ausgelegt. Neben der ALPEN-Methode können Sie auch umfangreiche Planungen ganzer Projekte vornehmen und im Team bearbeiten. So wird Ihr Tagesablauf produktiver, transparenter und stressfreier.

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