Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode: Tipps & Beispiele

Zeitmanagement leicht gemacht

Eine gute Zeitmanagement-Strategie ist unerlässlich – egal ob privat oder beruflich. So kannst Du nicht nur Stress minimieren, sondern auch die Produktivität steigern. Eine Methode, die dabei helfen kann ist die ALPEN-Methode. Sie bietet einen strukturierten Ansatz, damit Du Deinen Tag effektiv planen und Prioritäten setzten kannst.

Doch wie funktioniert die Technik genau und wofür steht die ALPEN-Methode im Detail? Für Dich haben wir Tipps zur Umsetzung in diesem Artikel zusammengefasst.

1. Was ist die ALPEN-Methode?
2. 5 Schritte der ALPEN-Methode – einfach erklärt
3. Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode
4. ALPEN-Methode: Beispiel
5. ALPEN-Methode mit Software umsetzen
6. Mit der ALPEN-Methode zu besserem Zeitmanagement

1. Was ist die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode hat nichts mit europäischen Gebirgen oder Bergsteigen zu tun, sondern ist eine Technik für mehr Effizienz im Zeitmanagement, Selbstmanagement und Aufgabenmanagement und unterstütz zudem Deine Produktivität. Der Name ist ein Akronym für die 5 Elemente, auf denen die Methode basiert:

• A: Aufgaben aufschreiben
• L: Länge einschätzen
• P: Pufferzeit einplanen
• E: Entscheidungen treffen
• N: Nachkontrolle

Besonderer Beliebtheit erfreut sich das Konzept, da es in der Regel nicht länger als eine Viertelstunde beansprucht und den Tagesablauf spürbar optimiert. Daher empfiehlt sich die Anwendung idealerweise schon am Vorabend für den nächsten Arbeitstag oder am Morgen des selbigen. Erfunden wurde die ALPEN-Methode vom Wissenschaftler, Autoren und Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert.

2. 5 Schritte der ALPEN-Methode – einfach erklärt

A – Aufgaben aufschreiben

Der erste Punkt klingt offensichtlich, ist aber die Grundlage der gesamten Methode: Schreibe Dir alle Aktivitäten auf, die in Deiner Tagesplanung vorkommen. Ob klein oder groß spielt dabei keine Rolle.

Notiere Dir Deine To-dos von der Besprechung, dem Meeting Protokoll bis zur E-Mail, anstehende Telefonate oder Präsentationen. Mit einer unvollständigen Liste ist eine optimale Einteilung nicht möglich.

L – Länge einschätzen

Wie lange dauert eine Aufgabe? Notiere Dir außerdem für alle anstehenden Aufgaben einen geschätzten Zeitaufwand. Lege Dir diesen abhängig davon fest, wie viel Du investieren kannst, willst oder musst. Bringe hier auch Deine Erfahrungswerte mit ein.

Steht ein Meeting an, das für gewöhnlich länger dauert? Brauchen andere Aktivitäten hingegen weniger Zeit? Gebe Dir eine realistische Einschätzung ab, die Dir bei der Einordnung in Deinen Tagesablauf weiterhilft.

P – Pufferzeit einplanen

Ohne Pufferzeiten wird jegliche Vorbereitung eng: Ob Kapazitätsplanung, Ressourcen-Management oder Zeitplanung. Ein Puffer ist gerade bei kritischen Aufgaben wie ein Netz und doppelter Boden. Ohne entsteht Druck und ein großes Risiko, dass Du Deine Ziele nicht erreichst, wenn sich nur kleine Verzögerungen ergeben. Eine Vorlage für die Zeitplanung speichert die Puffer bei kritischen Aufgabenautomatisch.

Die Empfehlung gemäß der ALPEN-Methode lautet, 60% der Zeit für die aktive Arbeit einzuteilen. Die übrigen 40% sind zur Hälfte als je 20% Puffer und 20% soziale Aktivitäten, wie z.B. Kaffee mit den Kollegen trinken oder eine Partie Kicker, vorgesehen. So bleibt die Zeitplanung realistisch.

E – Entscheidungen priorisieren

Ein wichtiger Teil des Aufgabenmanagements findet sich natürlich auch hier: Prioritäten und Entscheidungen treffen! Beurteile Deine Tätigkeiten offen und sortiere diese nach Wichtigkeit, sodass alle Faktoren der Bearbeitung aufeinander abstimmen und bedarfsgerecht Gewichtet werden können.

Die jeweilige Wichtigkeit kannst Du beispielsweise per Eisenhower-Prinzip (auch bekannt als Eisenhower-Matrix), Pareto-Prinzip oder nach der Eat-that-frog-Methode festlegen. Beachte dabei die Deadline, wie dringend die Aufgabe ist und auch die unternehmerische Relevanz.

N – Nachkontrolle

Der letzte Arbeitsschritt ist die Nachkontrolle. Für die ALPEN-Methode gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Die Technik ist für sich genommen eine solide Basis für das Zeitmanagement. Gleichzeitig sieht diese aber auch selber eine Nachkontrolle der Ergebnisse vor.

So kannst Du zunehmend besser beurteilen, ob Du Deine Aktivitäten vollständig auflisten, geeignetes Zeitmanagement und Prioritäten richtig setzen. Das Aufgabenmanagement wird mit Erfahrungswerten immer präziser und nützlicher und hilft so auch bei den Lessons Learned.

3. ALPEN-Methode: Beispiel

Doch wie sieht ein Beispiel für einen Tagesplan nach der ALPEN-Methode aus? Beginnen wir mit A – Aufgaben aufschreiben. Für den exemplarischen Tagesablauf stehen 5 Aufgaben an, die erstmal nur für sich genommen aufgeschrieben werden:

• Team-Meeting zur Strategie
• Aufbau Newsletter
• Telefonat mit Geschäftspartner
• Webinar zu SEO
• Terminabstimmung mit Stakeholdern per E-Mail

Im nächsten Schritt wird die Länge geschätzt, hier allerdings noch ohne Puffer:

• Meeting zur Strategie, 3 Stunden
• Aufbau Newsletter, 2,5 Stunden
• Telefonat mit Geschäftspartner, 1 Stunde
• Webinar zu SEO, 1 Stunde
• Terminabstimmung mit Stakeholdern per E-Mail, 30 Minuten, bis Donnerstag

In dieser Fassung liegt das Pensum bei 8 Stunden. Darin einbezogen sind dabei noch nicht eine Pause von 30 Minuten sowie die Pufferzeiten von rund 1,5 Stunden. Diese müssen wir on top rechnen und stehen damit bei 10 Stunden, was an einem regulären Arbeitstag nicht zu bewerkstelligen ist.

Entsprechend müssen wir Entscheidungen priorisieren und dabei die Bearbeitung der Tasks sicherstellen, die strategisch am wichtigsten oder terminlich am dringlichsten sind. Das geht z.B. in 10er-Schritten auf einer Skale von 10 bis 99.

Einsatzbereite Aufgabenliste nach ALPEN-Methode

Entsprechend der Prioritäten werden die Aufgaben bearbeitet. Was an einem Arbeitstag nicht mehr zu schaffen ist, fließt in die Planung des nächsten Tages ein. Die Tabelle zeigt das Beispiel für eine Tagesplanung mit der ALPEN-Methode:

Nach jedem Arbeitstag sollte die Liste ein weiteres Mal angeschaut und der Erfolg beurteilt werden. Wie viele der vorgenommen Aktivitäten konnte ich erledigen? Welche hat länger gedauert? Was hat gut funktioniert? Mit jedem Tag kannst Du Deine Abläufe genauer planen.

Gut zu wissen: Vorlage für die ALPEN-Methode

Eine spezielle Vorlage ist für die Methode nicht notwendig, da eine einfache Tabelle völlig ausreichend ist. Wenn Du trotzdem auf der Suche nach einer geeigneten Vorlage bist, bieten einige Websites einen kostenlosen Download an!

4. Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Zu den Vorteilen der ALPEN-Methode zählen vor allem:

• kurze Vorbereitungszeit
• hilfreiche Visualisierung des Tagesablaufs, z.B. als Liste oder Tabelle
• Pufferzeiten minimieren risikieren
• flexible Einteilung, individuell für jeden Tag
• erledigte Aufgaben durchzustreichen sichert Erfolgserlebnisse
• fördert und belohnt Selbstdisziplin

Doch die Technik eignet sich nicht für jeden Tagesablauf und jeden Charakter. Die Nachteile der ALPEN-Methode:

• Die Umsetzung im Team ist aufgrund der gemeinsamen Terminsuche schwieriger
• die anstrebten 40% Puffer sind in manchen Branchen zu viel und müssen reduziert werden
• funktioniert bei einer klar abgesteckten To-Do-Liste am besten, aber nicht in agilen Umfeldern
• ohne Selbstorganisation hilft die Methode nicht

5. ALPEN-Methode mit Software umsetzen

Die Umsetzung kann auf viele Weisen erfolgen. Neben der manuellen Bearbeitung einer Liste auf Papier oder in Excel eignen sich dafür besonders Tools zur Aufgabenverwaltung, z.B. To-Do-Apps. Bei einigen Lösungen lassen sich direkt alle benötigten Daten festhalten und damit planen. Ein Beispiel für eine solche App ist die Cloud-Software factro. Damit lässt sich die ALPEN-Methode mit nur wenigen Klicks vollständig digital abbilden.

In factro kannst Du für jede Aktivität eine Aufgabe anlegen und diese mit einem Zeitraum, einem geplanten zeitlichen Aufwand und einer Priorität versehen und auch Teammitgliedern zuteilen. Zudem kannst Du nicht nur mit geplanten Aufwänden arbeiten: Basierend auf Deinen erfassten Zeiten berechnet das Tool den Rest-Aufwand sowie den Delta-Aufwand. Damit kannst Du den Erfolg Deiner Zeitplanung direkt bewerten. So sieht das hier gezeigte Beispiel in factro aus:

Die Umsetzung der ALPEN-Methode mit dem Tool factro

Dank der vielseitigen Ansichten – Projekstrukturplan, Gantt-Diagramm, Kanban Board und Tabelle – kannst Du die ALPEN-Methode als übersichtliche Liste, aber auch in anderen Darstellungen ganz nach Deinem Geschmack umsetzen. Zwischen allen Ansichten wechselst Du mit nur einem Klick. Und mit der Mobile App hast Du all Deine Aufgaben auch unterwegs immer griffbereit. Markiere abgeschlossene Tasks einfach als „Beendet“ und behalte so Deinen Erfolge stets im Blick.

6. Mit der ALPEN-Methode zu besserem Zeitmanagement

Die ALPEN-Methode ist eine hilfreiche Technik für Zeitmanagement, die besonders bei Personen mit guter Selbstorganisation wirkt. Gleichzeitig hilft sie auch Neueinsteigern, jeden Arbeitstag besser zu managen. Die Technik beansprucht nur wenige Minuten und schafft einen zuverlässigen Überblick über alles, was ansteht.

Wie andere Zeitmanagement-Methoden, z.B. das Pareto-Prinzip, die Eisenhower-Matrix, Pomodoro Technik oder Getting Things Done, ist das Konzept aber nicht universell einsetzbar. Wenn Deine Tasks abhängig von Abstimmungen im Team sind, dann fällt eine konkrete Planung schwerer. Auch in agilen Umfeldern ist eine Vorausplanung nicht immer möglich.

Mit Tools wie factro ist Aufgabenmangement flexibel, digital und bestens für die Teamarbeit ausgelegt. Neben der ALPEN-Methode kannst auch umfangreiche Planungen ganzer Projekte vornehmen und im Team bearbeiten. Auch Selbstorganisation Apps, helfen dir enorm. So wird Dein Tagesablauf produktiver, transparenter und stressfreier.