Pareto-Prinzip oder auch 80-20-Regel – so klappt’s!

Mehr schaffen in weniger Zeit – ein Widerspruch, oder?

Die eigene Produktivität steigern – ein Thema, was uns im Alltag täglich begleitet. Wir wollen mehr schaffen, doch vor lauter Bäumen sehen wir den Wald nicht mehr. Zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit. Um einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu bekommen und diese richtig zu priorisieren, hilft uns das Pareto-Prinzip. Zum Beispiel bei der Dringlichkeit von bevorstehenden To-Dos.

Die Pareto-Methode zeigt uns, wie wir fokussiert und effizient arbeiten können, richtige Prioritäten setzen und welche Schritte dafür relevant sind. Wir nehmen Dich an die Hand und zeigen Dir die wichtigsten Etappen, um erfolgreich ans Ziel zu kommen. An einem praktischen Beispiel erklären wir Dir, wie Du im Alltag das Pareto-Prinzip direkt anwenden kannst und Dein Zeitmanagement auf ein neues Level bringst.

1. Was versteht man unter dem Pareto-Prinzip?
2. Das Pareto-Prinzip anwenden
3. Dein Zeitmanagement mit der Pareto-Regel optimieren
4. Pareto-Prinzip – Praxis Beispiel
5. Vorteile und Nachteile der 80-20-Regel
6. Das Pareto-Prinzip und die ABC-Analyse
7. Fazit: Zeit clever nutzen und Produktivität steigern

1. Was versteht man unter dem Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip ist eine Zeitmanagement-Methode, um Ressourcen effizient zu nutzen. Das heißt, dass man mit einem Aufwand von 20 Prozent 80 Prozent des Ergebnisses erzielen kann. Es stellt somit einen Bezug zwischen dem Aufwand und dem Ertrag dar.

Definition – Pareto-Prinzip einfach erklärt

Das Pareto-Prinzip besagt, dass man 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreichen wird. Im Gegegensatz dazu erfordern die verbliebenen 20 Prozent die meiste Zeit. Einfach erklärt: Die Methode verringert die Aufwände Deiner Tasks – Du sparst also mehr Zeit und steigerst Deine Produktivität.

Wichtig zu wissen: Das Pareto-Prinzip ist auch bekannt unter der 80-20-Regel, Pareto-Regel oder dem Pareto-Effekt.

Vilfredo Pareto – woher das Pareto-Prinzip stammt

Das Pareto-Prinzip ist auf den italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto zurückzuführen, nach dem das Prinzip auch benannt wurde. Im Jahr 1906 untersuchte der Italiener die Verteilung des Grundbesitzes in Italien und fand heraus, dass 20 Prozent der Bevölkerung ca. 80 Prozent des gesamten Staatsvermögens besaßen. Dreht man diese Annahme um, so müssen 80 Prozent der Bewölkung mit nur 20 Prozent des gesamten Staatsvermögens auskommen.

Das Pareto-Prinzip wurde zum Symbol für ein Ungleichgewicht von Aufwand und Ertrag. Vor allem in Bezug auf Zeit- und Selbstmanagement hat das Pareto-Prinzip in den letzten Jahren an Popularität gewonnen.

Mit dem Pareto-Prinzip Ressourcen effizient nutzen.

2. Das Pareto-Prinzip anwenden

Die Methode soll die Komplexität aus den Aufgaben nehmen, da sich mit der 80-20-Regel nicht mehr auf die allgemeinen 100 Prozent konzentriert wird, sondern in erster Linie auf den Teil, der mit nur 20 Prozent Aufwand erledigt werden kann. Trotzdem bekommt man aber ein Ergebnis von 80 Prozent heraus.

In den folgenden drei Schritten zeigen wir Dir, wie Du das Prinzip auf Deine Aufgaben anwenden und so Dein Zeitmanagement verbessern kannst:

• Schritt 1 – Die wichtigsten Aufgaben herausfiltern:
  Um das Pareto-Prinzip optimal zu nutzen, ist es entscheidend, zu filtern, welche Aufgaben den größten Nutzen bringen oder die größte Dringlichkeit haben. Es bringt nichts, sich in kleine Details zu verirren, sondern zu schauen, was den größten Effekt hat. Was muss heute noch erledigt werden? Wo rückt eine Deadline näher? Bei welchen Tasks habe ich noch genügend Zeit?
• Schritt 2 – Prioritäten bei Tasks vergeben:
  Wichtig für den größten Effekt: Setze Prioritäten bei den zuvor herausgefilterten Aufgaben. Dafür kann eine Prioritätenliste sinnvoll sein, z.B. in Form eines Kanban Boards. So konzentrierst Du Dich immer nur auf die Aufgabe, die die höchste Priorität hat und als erstes erledigt werden muss. Wenn Du Dich stattdessen auf die Unwichtigen konzentrierst, kann es sein, dass eine rechtzeitige Umsetzung nicht mehr möglich ist und Du die Deadline verpasst.
• Schritt 3 – Ressourcen einteilen:
  Das Pareto-Prinzip hilft, das eigene Zeitmanagement zu optimieren. Um Deine Ressourcen richtig einzuteilen, solltest Du als Erstes das Grundgerüst Deiner zu erledigenden Aufgabe fertigstellen. Auch auf Unternehmensebene können Aufgaben und To-Dos gut im Team verteilt werden.

Aufgaben herausfiltern, priorisieren und einteilen.

3. Dein Zeitmanagement mit dem Pareto-Effekt optimieren?

Das Pareto-Prinzip gilt auch heute noch und lässt sich in vielen Bereichen anwenden. Vor allem für die Steigerung der eigenen Produktivität wird das Prinzip angewendet. In unserem Alltag begegnen uns täglich Aufgaben, die es zu erledigen gilt, doch uns fehlt schlicht und einfach die benötigte Zeit. An dieser Stelle kommt das Pareto-Prinzip zum Einsatz. Denn wenn wir das Prinzip auf die Ressource Zeit anwenden, bedeutet das, dass mit 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Aufgaben erledigt werden können. Das Pareto-Prinzip ist somit auch eine erfolgreiche Zeitmanagement Methode.

Das Pareto-Prinzip soll bei der Selbstorganisation helfen, die richtigen Prioritäten in Aufgaben zu setzen, um so die Produktivität und Effizienz zu maximieren. Wenn man nun das Prinzip in seinem alltäglichen Leben anwendet, spart man Zeit und Energie, die man wiederum für Privates nutzen kann.

Unser Tipp: Die PM-Software factro bietet in ihrem Fokus die ToDo-Listenfunktion an. Hier kannst Du ganz einfach alle Deine ToDos sammeln und Deine persönliche Reihenfolge bringen.

4. Pareto-Prinzip – konkretes Praxis Beispiel

Um das Pareto-Prinzip zu lernen, haben wir ein Beispiel aus dem Büroalltag mitgebracht, das veranschaulichen soll, wie das Prinzip angewendet werden kann, wenn stressige Situationen auftauchen:

Stell dir vor, Du sollst innerhalb von 20 Minuten eine PowerPoint Präsentation erstellen, um in einem Meeting den aktuellen Stand in einem Projekt zu präsentieren. Normalerweise brauchst Du für so eine Präsentation ca. 1,5 Stunden. Nun hast aber nur noch 20 Prozent (also 20 Minuten) Zeit zur Verfügung. Das ist der Punkt wo Du entweder in Panik verfallen kannst und Dir einredest, dass Du das niemals schaffen wirst, oder Du beginnst damit das Pareto-Prinzip anzuwenden. Wir gehen jetzt Schritt für Schritt durch, wie Du das Prinzip in dieser Beispielsituation anwenden kannst:

• Schritt 1:
  Überlege Dir im ersten Schritt, welche Informationen für die Präsentation am relevantesten sind. Die wichtigsten Informationen stellen hier den größten Nutzen für Deine Präsentation dar.
• Schritt 2:
  Im zweiten Schritt schaust Du Dir für die einzelne Information in Priorisierung an. Auf welche Informationen kannst Du nicht verzichten und welche können im Notfall wegfallen.
• Schritt 3:
  Im dritten und letzten Schritt teilst Du Deine Ressource, Zeit, ein. Das Grundgerüst für die Fertigstellung der Präsentation ist hier die Beschaffung der relevanten Informationen, das Einfügen dieser in die PowerPoint Präsentation. Leg Dir genaue Zeiten fest, wie lange Du für jeden Punkt des Grundgerüstes verwenden möchtest, um mit 20 Prozent der Zeit hinzukommen.

Zeitmanagement optimieren.

Erfolgreich ins Ziel mit weniger Zeit

Am Ende bist Du mit nur 20 Prozent Aufwand ausgekommen, um die eigentlich 80 Prozent Deines Ertrages zu erreichen. Du hast eine Präsentation geschaffen, mit der Du im Meeting die wichtigsten und relevanten Punkte präsentieren kannst. Auch im Meeting selber zeigt die Methode noch ihre Wirkung. Während der Präsentation konzentriert sich alles auf die wichtigen Informationen und es wird keine Zeit mit irrelevanten Details verschwendet. Somit werden Ressourcen nicht nur bei der Vorbereitung auf die Präsentation eingespart, sondern auch währenddessen. Deine Produktivität hat sich somit gesteigert und dein Zeitmanagement verbessert.

Das Prinzip lässt sich natürlich auch auf komplexere Aufgaben übertragen. Zum Beispiel bei großen Projekten, die in viele verschiedene Aufgaben eingeteilt sind, wo es wichtig ist, die relevanten Aufgaben zuerst zu erledigen. Somit ist das Pareto-Prinzip auch im Projektmanagement von großem Nutzen.

Weitere Beispiele für die 80-20-Regel

• Beispiel Vertrieb:
  Von nur 20 Prozent der Kunden werden 80 Prozent des Jahresumsatzes erwirtschaftet.
• Beispiel Zeitmanagement:
  Mit nur 20 Prozent der Zeit lassen sich 80 Prozent der Aufgaben erzielen.
• Beispiel Alltag:
  80 Prozent der Zeit trägst Du 20 Prozent Deiner Kleidung.
• Beispiel Verkehr:
  20 Prozent der Straßen werden von 80 Prozent des gesamten Verkehrs genutzt.
• Beispiel Management:
  durch 20 Prozent der Mitarbeiter werden 80 Prozent der Fehlzeiten verursacht

Prioritäten auf relevante Informationen setzen.

5. Vorteile Und Nachteile der 80-20-Regel

Oft halten wir zu sehr an unserem Perfektionismus und den sehr hohen Erwartungen fest. Es ist wichtig, sich vor Augen zu halten, dass die 80 und 20 % keine festgelegten und absolut gültigen Gesetzmäßigkeiten sind. Jede Aufgabe ist Individuell und das Prinzip lässt sich an die Gegebenheit anpassen. Die Pareto-Regel hat den Zweck, dass mit einem geringen Aufwand größtmöglicher Nutzen erzielt werden kann. Vor allem in stressigen Situationen hilft das Prinzip sehr, sich auf das Wesentliche zu fokussieren.

Einige Schwierigkeiten auf die man bei dem Pareto-Prinzip achten sollte sind:

• Du willst die vollen 100 Prozent erzielen:Wenn eine Aufgabe zu 100 Prozent erreicht werden soll, musst Du auch einen Aufwand von 100% hineinlegen. Es reicht nicht, nur mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent der Ergebnisse zu erzielen.
• Nicht auf die Faule haut legen:Nur weil Du schon 80 Prozent erzielt hast, heißt das nicht, dass die anderen 20 Prozent liegen gelassen werden können oder nicht so wichtig sind. Das können unter anderem Aufgaben wie E-Mails schreiben, Termine abstimmen oder Meetings planen . Denn auch diese kleinen Aufgaben, die 80 Prozent der Ressourcen einfordern, sind für den Projekterfolg wichtig und entscheidend.
• Sorgfältig arbeiten: Du solltest immer mit der Einstellung arbeiten, dass Du 100 Prozent erreichen möchtest und Dir ein Ergebnis von 80% eben nicht reicht.

Vor-und Nachteile des Pareto-Prinzips

6. Das Pareto-Prinzip und die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse wird oft in Verbindung mit dem Pareto-Effekt gebracht und ist eine weitere Selbstorganisations-Methode. Hier geht es allerdings nicht mehr um die Priorisierung von Aufgaben in die 20 oder 80 Prozent. Die ABC-Analyse teilt die Prioritäten in drei verschiedene Kategorien ein:

• A – hohe Priorität
• B – mittlere Priorität
• C – niedrige Priorität

Somit wollen beide Methoden erreichen, dass die Produktivität steigt und sich das Zeitmanagement allgemein verbessert. Die ABC-Analyse wird oft auch als die vereinfachte Form des Pareto-Prinzips angesehen.

Das Pareto-Optimum

Als Pareto-Optimum, bezeichnet man ein Gleichgewicht, bei dem es nicht möglich ist eine Eigenschaft zu verbessern ohne dabei eine andere verschlechtern zu müssen. So stellt stellen sich Zustände ein, die gegenseitig Einfluss aufeinander nehmen.

Die Yerkes-Dodson-Kurve

Genau wie das Pareto-Prinzip befasst sich auch die Yerkes-Dodson-Kurve mit dem Zusammenhang von Aufwand und Einsatz und der daraus resultierenden Produktivität. Entwickelt wurde die Kurve von den beiden Psychologen Robert Yerkes und John Dodson.

Durch ihre Forschung ergab sich, dass die Produktivität mit gesteigertem Einsatz verbessern lässt. Doch gilt das nur, bis das sogenannte Leistungsoptimum erreicht ist. Wenn das Optimum erreicht ist, führt die Steigerung der eigenen Leistung nur zu einer Senkung der Produktivität.

7. Fazit: Zeit clever nutzen und Produktivität steigern

Das Pareto-Prinzip hilft, sich auf die effizienten 20 Prozent zu fokussieren und die zur Verfügung stehende Zeit so effektiv wie nur möglich zu nutzen, um die wichtigen Aufgaben zu erledigen. So hast Du mit 20% der Zeit 80% Ergebnisse erzielt und kannst mit der verbleibenden Zeit im Details investieren oder für andere Dinge verwenden.

Unsere Leseempfehlungen:

• Eisenhower-Prinzip: Priorisierung mit dem Pareto-Prinzip (Aufgabenmanagement – projektmagazin.de)
• Gegen Prokrastination mit dem Pareto-Prinzip (Zeitmanagement – galileo.tv)
• 7 Säulen für ein wirklich gutes Zeitmanagement (Management – it-daily.net)