Lessons Learned im Projektmanagement

Gesammelte Erfahrungen nutzen

Obwohl Projekte intensiv durchgeplant werden, ist das Ergebnis in der Praxis oft abweichend. Mal ist es schwierig, alle Deadlines einzuhalten oder die gewünschten Meilensteine zu erreichen, an anderer Stelle kommt der Fortschritt hingegen schneller als gedacht. Um alle wichtigen Erkenntnisse zu bündeln und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen, eignet sich im Projektmanagement die Methode Lessons Learned.

Mit Lessons Learned erfolgreicher werden

Im Folgenden erfahren Sie, was bei Lessons Learned zählt und wie Sie gemachte Erfahrungen am effektivsten nutzen, um effizienter, leistungsstärker und wettbewerbsfähiger zu werden.

• Was ist Lessons Learned?
• Lessons Learned in 3 Schritten
  • Schritt 1: Erfahrungen erkennen und sammeln
  • Schritt 2: Dokumentation ist alles
  • Schritt 3: Besprechung im Team
• Fazit: Mit Lessons Learned das Projektmanagement verbessern

Was ist Lessons Learned?

„Die Dokumentation der in einem Projekt gesammelten Erfahrungen […] Die schriftliche Dokumentation der Lessons Learned erlaubt den an anderen und zukünftigen Projekten Beteiligten, bereits gemachte Fehler zu vermeiden.“ – Projektmanagent-Definitionen

Ziele von Lessons Learned

Daher sind Lessons Learned nachhaltig und langfristig ausgelegt. Auf Basis aller gesammelten Eindrücke aus dem Vorfeld werden Rückschlüsse gezogen, um das Prozessmanagement zu optimieren und die eigenen Arbeits- und Organisationsstruktur zu verbessern. Zum Teil werden diese Schritte auch in einem dedizierten Lessons Learned Workshop angegangen.

Weitere Ziele von Lessons Learned sind der Aufbau eines Wissensarchivs, auf das jederzeit zurückgegriffen werden kann sowie eine erhöhte Qualität aufgrund von weniger Fehlern.

Lessons Learned in 3 Schritten

So wie die Projektmanagement-Phasen einzelne Etappen markieren, gibt es auch bei Lessons Learned Phasen. Dabei werden vor allen die übergeordneten drei Identifikation, Dokumentation und Abschlussbesprechung herangezogen.

Je nach Anzahl an Teammitgliedern, Projektumfang und gewählter Projektmanagement-Methode können diese um weitere Zwischenschritten ergänzt werden. Zur grundlegenden Orientierung geht der Artikel auf die drei Phasen als einzelne Schritte ein.

Schritt 1: Erfahrungen erkennen und sammeln

Damit die eigenen Erfahrungen zur Optimierung beitragen, müssen diese zuerst auch als solche wahrgenommen werden. Gehen Sie mit offenen Augen durch das Projekt und sammeln Sie möglichst viele Eindrücke.

Diese Eindrücke dürfen dabei aus verschiedensten Richtungen kommen. Bei Lessons Learned geht es nicht um ausschließlich positive oder negative Erfahrung, sondern um alles, was Sie aus einem Projekt mitnehmen. Dazu gehören die Erfolge, aber auch die Rückschläge. Wenn Sie das Gefühl haben, das Abläufe noch weiter optimiert werden können, ist dies genau so relevant.

Fragen Sie sich also:

• Was ist gut gelaufen?
• Was lief schlecht?
• Was kann noch besser werden?

Schritt 2: Dokumentation ist alles

Für Projekte gilt die Regel: „Organisation ist alles“. Für Lessons Learned lässt sich diese Redewendung auf das stete dokumentieren ummünzen, denn hier gilt: Dokumentation ist alles! Ob die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe, das Einhalten bzw. Reißen einer Deadline oder der Umgang mit vorhandenen Ressourcen.

Dokumentieren Sie alles kontextbezogen und zielgerichtet, z.B. in einer Collaboration Software wie factro. So haben Sie alle Ihre Eindrücke direkt im Bezug zur jeweiligen Aufgabe und mit allen nötigen Infos, die auch nachträglich eine Nachvollziehbarkeit und Verständnis ermöglichen.

Wenn Sie all diese Erfahrungen dokumentieren – klein wie groß und positiv wie negativ –, schaffen Sie es, auch an vermeintlich kleineren Details nachhaltig zu arbeiten und so eine rundum optimierte Arbeitsstruktur einzuführen.

Jeder Mitarbeiter zählt

Dabei sollten alle Kollegen die gesammelten Eindrücke festhalten, da sich erst dann ein umfassendes Bild ergibt. Hier sollten Führungspersonen vorangehen und den Mitarbeitern zeigen: Es geht nicht um Schuldzuweisungen oder wer welchen Fehler gemacht, sondern wie man besser werden kann.

Know-How sichern und ausbauen

Durch die umfassende Dokumentation entsteht Wissens-Transparenz. Sie sichern Ihr Know-How und bauen es nach jedem Projekt immer weiter aus. Das federt auch Faktoren wie Fluktuation oder Krankheit ab.

Schritt 3: Besprechung im Team

Um die Erfahrungen aller Kollegen gemeinsam zu besprechen und zusammenzufassen, eignet sich eine Abschlussbesprechung. Meist findet die Zusammenfassung und Reflektion nach dem Projekt statt, oft auch in Form eines Lessons Learned Workshops. Doch je Art von Projektmanagement können Sie schon während des Projekts mit Lessons Learned arbeiten, z.B. im agilen Projektmanagement.

Individuelle Fehler oder Schuldzuweisungen sind nicht keine produktive Grundlage für die Besprechung. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, wie die Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem Projekt Ihnen bei der Verbesserung Ihres Projektmanagements helfen.

Halten Sie offen fest, was gut und was schlecht lief. Dabei sollten alle Beiträge die gleiche Gewichtung haben, unabhängig von der individuellen Position. Lessons Learned braucht klare Spieglregeln, denn sie funktionieren nur mit

• Ehrlichkeit aller Beteiligter
• Transparenz für und durch alle
• Kommunikation über alle Ebenen und Teams hinweg
• Vertrauen in die Kollegen

Sorgen für eine Atmosphäre, in der diese Regeln gegeben sind und eingehalten werden können. Dies sorgt nicht nur für eine ertragreiche Besprechung, sondern auch für ein nachhaltig gestärktes Wir-Gefühl im Team.

Fazit: Mit Lessons Learned das Projektmanagement verbessern

Lessons Learned ist eine wertvolle Methode, um als Team gemachte Erfahrunen zu teilen und das eigene Projektmanagement konstant zu optimieren. Dokumentieren Sie Ihre Eindrücke dabei immer kontextbezogen. Ist bei der Bearbeitung gewisser Aufgaben etwas aufgefallen, was gut oder schlecht war, notieren Sie dies an der richtigen Stelle.

Ihre Dokumentation können Sie am besten unterstützt von einer Software für Projektmanagement oder Aufgabenverwraltung digitalisieren. Die Lessons Learned werden so zentral in Ihrer Organisation gepflegt und liegen so bei der Abschlussbesprechung für alle vor.

Dann steht einer nachhaltigen Verbesserung nichts mehr im Weg und Sie profitieren von der Nachbereitung Ihrer Projekte und Erfahrungen. Ihre Vorteile sind u.a.:

• Fehler werden vermieden
• die Qualität wird erhöht
• die Effizienz (Zeit, Geld) steigt
• Know-How und Wissensmanagement werden gesichert
• das Teamgefüge wird gestärkt