Lessons Learned im Projektmanagement

Mahir Kulalic 10. Januar 2020

Erfahrung aus Projekten richtig nutzen

Obwohl Projekte oft intensiv durchgeplant werden, ist das Ergebnis in der Praxis oft abweichend. Mal ist es schwierig, alle Deadlines einzuhalten oder die gewünschten Meilensteine zu erreichen, an anderer Stelle kommt der Fortschritt hingegen schneller als gedacht.

„Die Erfahrungen sind die Samenkörner, aus denen die Klugheit emporwächst“, sagte Konrad Adenauer einst. Dies gilt auch im Projektmanagement für die wertvollen Lessons Learned.

Im Folgenden erfahren Sie, was es dabei zu beachten gilt und wie Sie gemachte Erfahrungen am effektivsten nutzen, um effienter, leistungsstärker und wettbewerbsfähiger zu werden.

Lessons Learned: Definition
Vorteile von Lessons Learned im Projektalltag
Dokumentation ist alles
Mit Templates Prozesse optimieren
Erfahrungen mit PM-Software dokumentieren

Lessons Learned: Definition

Lessons Learned ist eine vor allem im Projektmanagement eingesetzte Methode aus dem Themenfeld Wissensmanagement. Sie bezeichnet die fortlaufende Dokumentation positiver und negativer Erfahrungen, um konstante Optimierungen vorzunehmen.

Daher ist Lessons Learned nachhaltig und langfristig ausgelegt. Auf Basis aller gesammelten Eindrücke aus dem Vorfeld werden Rückschlüsse gezogen, um das Prozessmanagement zu optimieren und die eigenen Arbeits- und Organisationsstruktur zu verbessern.

Wie das Projektmanagement haben auch Lessons Learned mehrere Phasen. In der Regel wird dabei zwischen drei Schritten unterschieden:

Identifikation
Dokumentation
Abschlussbesprechung

Zum Teil werden diese Schritte auch in einem dedizierten Workshop angegangen, sodass die gesamte Aufmerksamkeit auf den Lessons Learned und nicht dem Tagesgeschäft liegt.

Vorteile von Lessons Learned im Projektalltag

Die Vorteile sind vielfältig. Die „Lektionen“ sind dabei besonders wertvoll, da Ihre eigenen Erfahrungswerte zugrunde liegen, die nicht rein theoretischer Natur sind. Somit können Verbesserungen effizient und gezielt vorgenommen werden. U. a. profitieren folgende Bereich

Zu den Pluspunkten zählt unter anderem eine geringere Fehlerquote, da Fehler aus der Vergangenheit dokumentiert sind und somit vermieden werden können. Das resultiert ebenso in einer höheren Qualität und einem effektiveren Qualitätsmanagement, da die Lehren auch in Audits und Reviews genutzt werden können und sollten.

Mit Lessons Learned sparen Sie Zeit und Kosten, da besser beurteilt werden kann, welche Ressourcen für eine Aufgabenstellung erforderlich sind. So entwickeln Sie zugleich Best Practices, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.

Eigene Möglichkeiten besser beurteilen

Fortlaufend unterstützt Sie diese Methode auch bei der Risikoanalyse: Mit zunehmender Erfahrung werden Sie immer besser verstehen, welche Schritte Sie mit Ihren Kapazitäten wagen können und wo Sie an Grenzen stoßen.

In der Praxis ergibt sich daher ein Kreislauf nach und vor jedem Projekt, in dem die drei Lessons Learned Phasen starten. Nichtsdestotrotz ist es sehr wichtig, externe Meinungen einzuholen, um einen weiteren Blickwinkel zu erhalten.

Dokumentation ist alles

Für Projekte gilt die Regel: „Organisation ist alles“. Für Lessons Learned lässt sich diese Redewendung auf das stete dokumentieren ummünzen, denn hier gilt: Dokumentation ist alles! Ob die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe, das Einhalten bzw. Reißen einer Deadline oder der Umgang mit vorhandenen Ressourcen.

Wenn Sie all diese Erfahrungen dokumentieren – klein wie groß und positiv wie negativ –, schaffen Sie es, auch an vermeintlich kleineren Details nachhaltig zu arbeiten und so eine rundum optimierte Arbeitsstruktur einzuführen.

Jeder Mitarbeiter zählt

Dabei sollten alle Kollegen die gesammelten Eindrücke festhalten, da sich erst dann ein umfassendes Bild ergibt. Hier sollten Führungspersonen wie der Projektmanager vorangehen und den Mitarbeitern zeigen: Es geht nicht darum, wer welchen Fehler gemacht, sondern wie man besser werden kann.

Lessons Learned fördern damit das Teamgefüge, denn sie funktionieren nur mit

Ehrlichkeit
Transparenz
Kommunikation
Vertrauen

Auf diese Weise entsteht eine offene und konstruktive Atmosphäre, die sicherstellt, dass der Input der Kollegen nicht oberflächlich und ausgeschmückt ist.

Know-How sichern und ausbauen

Durch die umfassende Dokumentation entsteht Wissens-Transparenz. Sie sichern Ihr Know-How und bauen es nach jedem Projekt immer weiter aus. Das ist besonders zukunftsfähig und federt auch Faktoren wie Fluktuation, Krankheit oder auch Change Management ab.

Meist findet die Zusammenfassung und Reflektion in der letzten Projektmanagement-Phase statt – also in der Projekt-Retrospektive. Doch je nachdem, welche Art von Projektmanagement Sie anwenden, können Sie schon während des Projekts mit Lessons Learned arbeiten, z.B. im agilen Projektmanagement.

Mit Templates Prozesse optimieren

Eine sehr effiziente und zugleich einfache Möglichkeit, Lessons Learned zu pflegen, sind Templates. Erstellen Sie ein Template, z.B. einen Projektstrukturplan, der Ihre Vorgehensweise im Projekt enthält. Diese Vorlage können Sie fortlaufend aktualisieren und so Standards etablieren.

Im Zuge der Lessons Learned beantworten Sie vor allem die Fragen:

Was ist gut gelaufen?
Was kann besser werden?

Nachdem Sie ein Projekt und die Dokumentation Ihrer Erfahrungen abgeschlossen haben, übertragen Sie diese auf Ihre Projekt-Vorlage. Mit jedem abgeschlossenen Projekt werden alle Ihre Arbeits- und Aufgabenstrukturen weiter verfeinert. Dadurch schaffen Sie handfeste Werte, deren Praxistauglichkeit sich bewiesen hat.

Vorlage konstant pflegen

Mit einer nachvollziehbaren und transparenten Vorlage können Sie dabei auch auf veränderte Bedingungen und Umfelder reagieren, ohne bei Null anzufangen. Auf dem Markt für Projektmanagement-Tools finden sich dabei auch einige Programme, die Sie aktiv bei Lessons Learned unterstützen. Eine davon ist die PM-Software factro aus Bochum.

Erfahrungen mit PM-Software direkt umsetzen

factro eignet sich aufgrund seiner Vorlagen-Funktion ideal für die Dokumentation von Erfahrungen und den Aufbau eines Wissens-Managements. Sie können Ihre Projekte in Templates umwandeln und zur Wiedervorlage speichern.

Nach jedem Projekt können Sie Änderungen vornehmen und so Ihre Lessons Learned einfließen lassen. Dabei sind die Optimierungen für alle Mitarbeiter verfügbar und nachvollziehbar. Diese Transparenz verstärkt und erleichert auch die Kommunikation im Team, denn alle sind auf dem gleichen Wissensstand.

Expertenwissen als praxistauglicher Leitfaden

Neben eigenen Vorlagen bietet factro auch praxistaugliche Leitfäden von Fachautoren. Der Best Practice Store hält Expertenwissen zu Themen wie z.B. Marketing, Qualitäts- und Innovationsmanagement bereit. Die Templates enthalten Strukturen, Aufgaben, Muster-Anhänge und Beschreibungen, sodass Sie direkt loslegen können.