So geht „Lessons Learned“

Gesammelte Erfahrungen nutzen

Obwohl Projekte intensiv durchgeplant werden, ist das Ergebnis in der Praxis oft abweichend. Mal ist es schwierig, alle Deadlines einzuhalten oder die gewünschten Meilensteine zu erreichen, an anderer Stelle kommt der Fortschritt hingegen schneller als gedacht. Um alle wichtigen Erkenntnisse zu bündeln, daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen und künftige Herausforderungen zu meistern, eignet sich im Projektmanagement die Methode Lessons Learned.

Doch wie lautet die genaue Definition? Und wie wird Lessons Learned umgesetzt? Das erfährst Du in diesem Artikel.

Erkenntnisse machen das nächste Projekt erfolgreicher

Was ist Lessons Learned?

Als Lessons Learned, auf Deutsch „Lektion gelernt“,bezeichnet man gewonnene Erkenntnisse, Erfahrungen und neues Wissen, die während oder nach Projektabschluss entstehen. Sie können sowohl positiv als auch negativ sein. Denn: Fehler dürfen gemacht werden.

Ziele von Lessons Learned

Daher sind Lessons Learned nachhaltig und langfristig ausgelegt. Auf Basis aller gesammelten Eindrücke und Informationen aus dem Vorfeld werden Rückschlüsse – z.B. durch Projektteams oder auch das Management – gezogen, um das Prozessmanagement zu optimieren und die eigenen Arbeits- und Organisationsstruktur für zukünftige Projekte zu verbessern. Zum Teil werden diese Schritte auch in einem dedizierten Lessons Learned Workshop angegangen.

Weitere Ziele von Lessons Learned sind der Aufbau eines Wissensarchivs, auf das jederzeit zurückgegriffen werden kann sowie eine erhöhte Qualität aufgrund von weniger Mängeln. Im Folgenden erfährst Du, was bei Lessons Learned zählt und wie Du gewonnene Erkenntnisse am effektivsten nutzt, um effizienter, leistungsstärker und wettbewerbsfähiger zu werden. Das klappt in 3 Schritten:

1. Erfahrungen erkennen und sammeln
2. Dokumentation ist alles
3. Besprechung im Team

Schritt 1: Erfahrungen erkennen und sammeln

So wie die Projektmanagement-Phasen einzelne Etappen markieren, gibt es auch bei Lessons Learned Phasen. Dabei werden vor allen die übergeordneten drei Identifikation, Dokumentation und Abschlussbesprechung herangezogen.

Je nach Anzahl an Teammitgliedern, Projektumfang und gewählter Projektmanagement-Methode können diese um weitere Zwischenschritten ergänzt werden. Zur grundlegenden Orientierung findest Du hier die drei Phasen als einzelne Schritte erklärt.

Erkenntnisse wahrnehmen

Damit die eigenen Erkenntnisse zur Optimierung beitragen, müssen diese bei Lessons Learned auch als solche wahrgenommen werden. Gehe mit offenen Augen durch das Projekt und sammle möglichst viele Eindrücke. Diese Phase wird als „Lessons Identified“ bezeichnet.

Diese Eindrücke dürfen dabei aus verschiedensten Richtungen kommen. Bei Lessons Learned geht es nicht um ausschließlich positive oder negative Erfahrung, sondern um alles, was Du aus einem Projekt mitnimmst. Dazu gehören die Erfolge, aber auch die Rückschläge. Wenn Du das Gefühl hast, dass Abläufe noch weiter optimiert werden können, ist dies genau so relevant.

Frage Dich also:

• Was ist gut gelaufen?
• Was lief schlecht?
• Was kann noch besser werden?

Schritt 2: Dokumentation ist alles

Für Projekte gilt die Regel: „Organisation ist alles“. Für Lessons Learned lässt sich diese Redewendung auf das stete dokumentieren ummünzen, denn hier gilt: Dokumentation ist alles! Ob die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe, das Einhalten bzw. Reißen einer Deadline oder der Umgang mit vorhandenen Ressourcen.

Dokumentiere alles kontextbezogen und zielgerichtet, z.B. in einer Collaboration Software wie factro. So hast Du alle Eindrücke direkt im Bezug zur jeweiligen Aufgabe und mit allen nötigen Infos, die auch nachträglich eine Nachvollziehbarkeit und Verständnis ermöglichen.

Wenn all diese Erkenntnisse dokumentiert werden – klein wie groß und positiv wie negativ –, schaffst Du es, auch an vermeintlich kleineren Details nachhaltig zu arbeiten und so eine rundum optimierte Arbeitsstruktur nach Lessons Learned einzuführen.

Lessons Learned & PRINCE2
Auch für die prozessbasierte Projektmanagement-Methode PRINCE2 schlägt Lessons Learned als sinnvolles Tool zur Unterstützung vor. Eigentlich ist dies sogar eines der Schlüsselelemente der Methodik und wird dabei als „Lessons Log“, oder auf deutsch als Erfahrungsprotokoll, bezeichnet. Zu den Vorteilen gehören ein besseres Verständnis der bisher genutzten Ressourcen, qualitativ hochwertige Ergebnisse und die Förderung von Innovationen.

Gibt es eine Lessons Learned-Vorlage?

Richtige Vorlagen für Lessons Learned gibt es nicht, allerdings kann es helfen, wenn die gewonnenen Erkenntnisse übersichtlich strukturiert werden. Dafür kannst Du beispielsweise einen Fragebogen oder eine Tabelle erstellen und an Dein Team verteilen.

Hierbei kannst Du offene Fragen stellen, wie zum Beispiel Was lief gut/schlecht?, Wo sehe ich Verbesserungspotential?, oder Aussagen auf einer Skala von Nicht zutreffend bis Stimme voll und ganz zu (alternativ mit Zahlen von 0-5) bewerten lassen oder einer Mischung aus diesen beiden Varianten verwenden. Dies wird als „Lessons Analyzed“ bezeichnet

Dabei beachten solltest Du, dass Du möglichst viele Bereiche abdeckst, also von der Projektplanung und -durchführung über das Ergebnis bis hin zu der Zusammenarbeit im Team.

Jeder Mitarbeiter zählt

Dabei sollten alle Kollegen die gebündelten Eindrücke festhalten, da sich erst dann ein umfassendes Bild ergibt. Hier sollten Führungspersonen vorangehen und den Mitarbeitern zeigen: Es geht nicht um Schuldzuweisungen oder wer welchen Patzer gemacht hat, sondern wie man besser werden kann. Ein umfassendes Feedback ist zudem essentiell für die Abschlussbesprechung der „Lessons Learned“.

Know-How sichern und ausbauen

Durch den umfassende Report entsteht Wissens-Transparenz. Du sicherst Know-How und baust es nach jedem Projekt immer weiter aus. Das federt auch Faktoren wie Fluktuation oder Krankheit ab.

Schritt 3: Besprechung im Team

Um die gewonnenen Erkenntnisse aller Kollegen gemeinsam zu besprechen und zusammenzufassen, eignet sich eine Abschlussbesprechung, in dem die gesammelten Punkte analysiert werden. Meist findet die Zusammenfassung und Reflektion nach dem Projekt statt, oft auch in Form eines Lessons Learned Workshops. Doch je Art von Projektmanagement kannst Du schon während des Projekts mit Lessons Learned arbeiten, z.B. im agilen Projektmanagement oder auch bei Scrums mit möglicher Unterstützung eines Scrum Masters.

Individuelle Miiserfolge oder Schuldzuweisungen sind keine produktive Grundlage für die Besprechung. Konzentriere Dich stattdessen darauf, wie die Erkenntnisse und die positiven sowie negativen Erfahrungen aus dem Projekt Dir zukünftig bei der Verbesserung Deines Projektmanagements hilft.

Halte offen fest, was funktioniert und was schlecht lief. Dabei sollten alle Beiträge die gleiche Gewichtung haben, unabhängig von der individuellen Position. Lessons Learned braucht klare Spielregeln, denn sie funktionieren nur mit

• Ehrlichkeit aller Beteiligter
• Transparenz für und durch alle
• Kommunikation über alle Ebenen und Teams hinweg
• Vertrauen in die Kollegen

Sorgen für eine Atmosphäre, in der diese Regeln gegeben sind und eingehalten werden können. Dies sorgt nicht nur für eine ertragreiche Besprechung, sondern auch für ein nachhaltig gestärktes Wir-Gefühl im Team.

Nun kannst Du sagen: Lessons Learned!

Fazit: Mit Lessons Learned das Projektmanagement verbessern

Lessons Learned ist eine wertvolle Methode, um als Team Wissen zu teilen und das eigene Projektmanagement konstant zu optimieren. So profitieren auch darauf folgende Projekte von dem erarbeiteten Wissen. Dokumentiere Deine Eindrücke dabei immer kontextbezogen. Ist bei der Bearbeitung gewisser Aufgaben etwas aufgefallen, was gut oder schlecht war, notiere dies an der richtigen Stelle. Für Folgeprojekte sind auch Checklisten hilfreich.

Deine Ausführungen und Bemerkungen können am besten von einer Software für Projektmanagement oder Aufgabenverwaltung digitalisiert werden. Die Lessons Learned werden so zentral in Deiner Organisation gepflegt und liegen so bei der Abschlussbesprechung für alle vor.

Dann steht einer nachhaltigen Verbesserung nichts mehr im Weg und das Team profitiert von der Nachbereitung der Projekte und Erfahrungen. Vorteile sind u.a.:

• Fehler werden vermieden
• die Qualität wird erhöht
• die Effizienz (Zeit, Geld) steigt
• Know-How und Wissensmanagement werden gesichert
• das Teamgefüge wird gestärkt

Lese hier mehr zum Thema

• Lessons Learned – Ziele, Workshop, Praxis-Tipps (dieprojektmanager.com – Projektmanagement und Problemlösung)
• Lessons Learned im Projektmanagement (theprojectgroup.com – Projektexperten)
• Lessons Learned – gewonnene Erkenntnisse nutzen (t2informatik.de – IT-News & Projektmanagement)
• Zentrale Rolle für nachhaltige Zukunftsfähigkeit von Unternehmen ▶︎ Lessons Learned (dgq.de – Deutsche Gesellschaft für Qualität)