Zeitplan erstellen und Projekte lenken

Mit einer guter Organisation sparen Sie sich viel Stress – und sollten daher einen Zeitplan erstellen. Worauf es dabei ankommt, erfahren Sie hier.

Schluss mit „Kurz vor knapp“

Ob Reisen, Hausarbeit oder Meetings: Zeitpläne sind Teil des Alltags. Besonders wichtig sind Sie aber auch im Projektmanagement, denn Projekte werden selten von heute auf morgen abgeschlossen, sondern werden umfangreich konzipiert und umgesetzt. Oft wird dafür ein Projektplan erstellt, der die präzise Planung des Projekts ermöglicht.

Ein wichtiger Bestandteil der Konzipierung ist der Zeitplan. Aber wie wird ein sinnvoller Zeitplan erstellt und was gilt es zu beachten?

Wann fängt die Zeitplanung am besten an?

Eine gut geplante Einteilung Ihrer Zeit ist von großer Wichtigkeit für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihr Projekt. Ein angemessene Planung ist nicht nur gut für die Stimmung im Team, sondern überzeugt auch Auftraggeber und Stakeholder, die das Projekt freigeben.

Einen Zeitplan erstellen Sie am besten im Anschluss an den Projektstrukturplan (PSP). Diese beliebte Projektmanagement-Methode gibt die Arbeitspakete und Aufgaben vor, die für das Projekt erledigt werden müssen und setzt diese in einen logischen Zusammenhang.

Arbeiten Sie die anstehenden Aufgaben so präzise wie möglich aus:

  • Wie hoch ist die Priorität?
  • Welche Zwischenschritte (z.B. Checklistenpunkte) müssen erledigt werden?
  • Welches Pensum hat die Aufgabe voraussichtlich?

Im Anschluss können Sie damit beginnen, die Frage nach dem „Wann?“ zu beantworten und den zeitlichen Projektablauf planen.

Aufgaben und Deadlines einteilen

Dann ist es wortwörtlich an der Zeit, die Planung vorzunehmen: Teilen Sie den Aufgaben basierend auf der jeweiligen Projektphase geeignete Fristen zu. Ganz wichtig ist es, auch immer einen Puffer mit einzuplanen, falls sich Verzögerung ergeben, etwa durch Mitarbeiterfluktuation, Krankheit oder Lieferengpässe.

Bunte Pins im Kalender auf HolztischDie Einordnung können Sie auch mit dem PSP vornehmen, indem Sie die jeweiligen Arbeitspakete nach Phasen sortieren. Da diese Methode aber erst bei thematischen (und nicht bei zeitlichen) Zusammenhängen alle Stärken entfalten kann, empfiehlt sich stattdessen die Nutzung eines Gantt Charts.

Zeitplan als Gantt Diagramm

Mit einem Gantt Diagramm sehen Sie alle Ihre Aufgaben als Balken auf einer Zeitachse und können präzise vorplanen. Die Beurteilung über Fortschritte, Fristen und Deadlines ist so wesentlich leichter und tagesaktuell.

Ein weiterer großer Vorteil dieser Visualisierung sind Abhängigkeiten zwischen Aufgaben. In Form von Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen können Sie festlegen, welche Aufgaben kritisch voneinander abhängen und dadurch sofort, mit einer Aufgabe loslegen, wenn der Vorgänger abgeschlossen ist.

Ein Screenshot des Gantt Charts in factro
Das Gantt Chart in factro

Zudem ist ein Gantt sehr gut geeignet, Meilenesteine abzubilden, die Sie während eines Projektes erreichen wollen. Sie erkennen auf einen Blick, wann ein nächstes Etappenziel ansteht und was es bis dahin noch zu tun gibt. So bringen Sie Ordnung in Ihr Projekt.

Ressourcen besser einteilen

Ein angemessenes Zeitmanagement ist für Projekte unabdingbar, besonders mit steigender Größenordnung. Verzögern sich Projekte zu stark, steigen die Kosten. Hier gilt ganz klar: „Zeit ist Geld“. Auch steigt die Unzufriedenheit der Mitarbeiter und des Auftraggebers. Doch auch ein zu straff geplantes Projekt läuft Gefahr, zu scheitern, wenn Deadlines gerissen werden.

Mit einem guten Zeitplan können Sie also Ihre Ressourcen besser einteilen und das Projekt zuverlässig abschließen. Sie behalten stets den Überblick über Fortschritte, Fristen und Meilensteine und können besser auf unerwartete Entwicklungen reagieren.

Eine Illustration des Magischen Dreiecks im Projektmanagement
Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Erfahrungen berücksichtigen

Wenn Sie einen Zeitplan erstellen, sollten Sie auf die Methode Lessons Learned zurückgreifen und Erfahrungen aus vorherigen Projekten mit einfließen lassen. Dadurch können Sie besser beurteilen, welche Aufgabenstellungen besonders langwierig sind und diese mit genügend Raum einplanen.

Basierend auf Ihren Lessons Learned können Sie Ihre Planung auch für zukünftige Projekte als Vorlage abspeichern. Wenn Sie also regelmäßig mit ähnlichen Projekten oder Strukturen arbeiten, können Sie die gespeicherten Vorlage jederzeit wiederverwenden, um neue Erfahrungen ergänzen und so immer weiter optimieren. Dadurch wird Ihre Planung mit jedem Projekt genauer und effizienter.

Zeitplan mit Software erstellen

Heutzutage lassen sich Zeitpläne software-gestützt schnell und leicht erstellen sowie verwalten. Trotz vieler im Internet verfügbarer Vorlagen eignet sich Excel nicht für Planung im Projektmanagement, sondern eher nur für feste Abläufe wie Stundenpläne.

Komplexe Projekte können sich verändern und Anpassungen erfordern, die Excel nur umständlich oder gar nicht mit Hausmitteln abdecken kann. Dafür gibt es aber geeignete PM-Software, wie z.B. das Bochumer Tool factro. Damit können Sie ganz einfach einen Zeitplan erstellen und diesen auf Wunsch anpassen. Dadurch eignet sich die Anwendung auch für das operative Geschäft als Management Software.

Smarte Planung mit factro

Das Tool bietet nicht nur den einzigartigen Projektstrukturbaum für die inhaltliche und/oder phasenorientierte Planung, sondern verfügt auch über ein leistungsstarkes Gantt Chart, indem Sie Ihren Zeitplan ganz einfach per Drag&Drop zusammenstellen – ohne Zellen, Zeilen oder Formeln angeben zu müssen.

Ein Screenshot, der den Projektstrukturbaum in factro zeigt
Der Projektstrukturbaum in factro

Wenn Sie Änderungen an der Struktur vornehmen, passt sich das Gantt automatisch an. Der Wechsel zwischen den verschiedenen Ansichten erfolgt dabei mit nur einem Klick. Darüber hinaus denkt das Gantt Diagramm für Sie mit: Wenn Sie z.B. den Zeitraum des Projekts, eines Pakets oder einer Vorgänger-Aufgabe verschieben, verschieben sich alle zusammenhängenden Zeiträume automatisch mit.

Da factro eine Cloud-Lösung (SaaS) ist, sind alle Pläne und Änderungen für alle Mitarbeiter zentral verfügbar, unabhängig vom Team oder Standort und mobil sowie am Computer. Das erspart E-Mail-Chaos und unauffindbare Listen und Tabellen auf unbekannten Laufwerken.

Zeitplan erstellen und effizienter arbeiten

Die Vorteile eines guten Zeitplans sind vielfältig und betreffen alle in einem Projekt involvierten Bereiche und Parteien. Sie kommen zuverlässiger ans Ziel, sind wirtschaftlicher und die Projekte sind ein größerer Gewinn für Ihre Organisation.

Am besten funktioniert die Planung mit einem geeigneten und darauf ausgelegten PM-Tool. Damit behalten Sie immer den Überblick über alle Fortschritte, Deadlines, Abhängigkeiten und Meilensteine und können flexibel reagieren.

Wenn Sie also einen Zeitplan erstellen, profitieren Sie von vielen Vorzügen:

  • alle Deadlines im Blick
  • kritische Abhängigkeiten festlegen und erkennen
  • Zeit und Kosten sparen
  • Ressourcen besser einteilen
  • höhere Zufriedenheit von Mitarbeitern, Kunden und Stakeholdern

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