Auf der Suche nach einer Projektmanagement-Software?

Die 6 besten Projektmanagement-Tools im Vergleich

Im großen Angebots-Dschungel der Projektmanagement-Tools ist es nur schwer möglich, den Durchblick zu behalten. Ein breites Angebot, insbesondere an Cloud-basierten Software-Lösungen, erschwert die Entscheidung des Nutzers. In unserer Projektmanagement-Software Marktübersicht der bekanntesten Tools beantworten wir die entscheidenden Fragen:

Was ist das geeignete Tool für das eigene Unternehmen? Welche Projektmanagement-Software ermöglicht eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team und wird von den Mitarbeitern auch gelebt? Bei welchem Tool habe ich volle DSGVO-Konformität?

Kriterien an eine Projektmanagement-Software

Eine gute Projektmanagement-Software, die Sie in Ihrem Tagesgeschäft gewinnbringend unterstützt, zeichnet sich vor allem durch folgende Faktoren aus:

  • Intuitive Nutzerführung: Eine einfache Bedienbarkeit ermöglicht einen schnellen Projektstart und erspart das zeitfressende Lesen von Software-Handbüchern.
  • Datensicherheit und Datenschutz: Der Schutz von personenbezogenen Daten sowie des Firmenwissens stellt eine unabdingbare Voraussetzung dar.
  • Kunden-Service: Ein persönlicher und punktgenauer Kunden-Service unterstützt das Projektteam bei Anwendungsfragen und entlastet den unternehmenseigenen Anwender-Support.
  • Praxis-Orientierung: Ein Tool mit starker Praxisorientierung unterstützt optimal beim Tagesgeschäft und bietet genau die Funktionen, die für agile Teams wirklich notwendig sind – aus der Praxis für die Praxis.

Der PM-Software-Vergleich in der Marktübersicht

Der folgende Vergleich von 6 der beliebtesten Projektmanagement-Software-Anwendungen setzt sich mit den Software-Lösungen von Asana, Trello, Wrike, Inloox, MS Project sowie factro auseinander und bietet Ihnen einen ersten guten Überblick:

  1. Asana
  2. Trello
  3. Wrike
  4. Inloox
  5. MS Project
  6. factro

1. Asana

Cloud-basiert

Asana ist – wie Trello, Wrike und Inloox und factro – eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software und bietet dem User damit Software as a Service an. D.h., der User zahlt für das Nutzungsrecht der Software und damit für einen Service, der die Wartung der Software, die Software-Updates und Backups von Daten übernimmt. Die Installation fällt weg, da die Software via Internet und Web-Browser funktioniert.

Mit kostenpflichtigem Kunden-Service

Asana bietet zwar einen Kunden-Service an, jedoch steht dieser erst ab der kostenpflichtigen und teuersten Enterprise-Version zur Verfügung. An dieser Stelle wird die Frage des Users relevant: Ist mir ein persönlicher Ansprechpartner wichtig? Sollen meine konkreten Fragen und die des Teams passgenau beantwortet werden?

Auch wenn die Bedienung keinen IT-Spezialisten erfordert. Um sich im Tool zurechtzufinden, ist ein Kunden-Service im Falle individueller Fragen hilfreich.

Ohne deutschen Datenschutz-Standard

Die Projektmanagement-Software hat einen US-amerikanischen Server-Standort. Der Datenschutz ist nicht EU-DSGVO- und BDSG (neu)-konform. Sensible Daten werden nicht in Deutschland, sondern in den USA gespeichert. Somit fehlt der deutsche Datenschutz-Standard.

Für KMUs nur bedingt geeignet

Das Tool ist im Zuge eines Social Media-Kanals für die Zusammenarbeit von Teams entwickelt worden. Erfahrung und Expertise in der Unternehmenspraxis – insbesondere bei KMUs – ist nicht vorhanden, was man schnell an den Features und der Bedienung merkt. Ausführliche Informationen zu Asana finden Sie im Vergleich zwischen Asana und factro.

2. Trello

Kanban-Board als einzige Projektvisualisierung

Trellos einfache und übersichtliche Ansicht ist benutzerfreundlich. Die Kanban Board-Ansicht kann als Workflow oder als eine Art „Notizzettel“ angelegt werden. Die Einfachheit von Trello liegt natürlich auch daran, dass keine Ansichten-Vielfalt vorhanden ist.

Ein Projekt oder Workflow kann ausschließlich in Form von Boards organisiert werden. Hilfreiche Ansichten wie ein Gantt-Chart, eine Aufgabenliste oder ein Projektstrukturbaum fehlen. Wem es wichtig ist, Projekte zu visualisieren und damit einen schnellen und intuitiven Zugang zu komplexen Projektinhalten herzustellen, für den ist eine reine Kanban-Board-Ansicht zu wenig.

Bedingter Schutz von Daten

Trello hat einen US-amerikanischen Serverstandort, was eine fehlende EU-DSGVO und BDSG (neu)-Konformität zur Folge hat. Wer Wert auf Datensicherheit und den Schutz von personenbezogenen Daten legt, der muss an dieser Stelle einen Kompromiss eingehen. Seine Firmendaten werden an außereuropäischen Standorten gespeichert.

Online-Hilfen, aber kein persönlicher Kunden-Service

User, die gerne einen persönlichen Service in Anspruch nehmen, werden bei Trello nicht fündig. Es werden allerdings Alternativen – wie YouTube-Tutorials und statische Texte – auf der Homepage angeboten. Diese ersetzen zwar keine persönliche Ansprechpartner, aber geben dem User immerhin erste Antworten.

User, die sich effektiv auf Ihre Projekte konzentrieren und wenig Aufwand in die Suche von Online-Fragen investieren möchten, sind mit einem umfassenderen Service sicher besser bedient. Diese Frage ist eine grundlegende, die das gesamte Team sich stellen muss. Braucht das Team einen Support, der seine ganz konkreten Fragen ohne lange Online-Suche beantworten kann?

Kein Tool für komplexe Projekte

Wer mit Trello professionell seine Arbeitsweise digitalisieren möchte, stößt schnell an seine Grenzen. Die sehr einfachen Funktionen führen dazu, dass komplexe Projekte und Arbeitsprozesse nicht mehr abgebildet werden können. Der Vergleich zwischen Trello und factro liefert weitere Informationen zu den Features von Trello und greift auch das Thema Praxishintergrund auf.

3. Wrike

Erfordert viel Einarbeitungszeit

Die PM-Software Wrike wirkt zunächst clean im Design und übersichtlich in der Struktur. Schnell bemerkt ein Neueinsteiger jedoch die Hürden dieses Tools. Der Funktionsumfang geht mit einer umfassenden Auseinandersetzung und Einarbeitung einher.

Eine intuitive Handhabung sieht anders aus. Der Zugang zum Tool sollte nach der ersten Anwendung schnell und intuitiv möglich sein – ohne ausführliche Schulung. Hier muss man sich als Organisation die Frage stellen, ob man wirklich einen so großen Funktionsumfang benötigt, oder lieber ein Tool wählt, was im Unternehmen wirklich angenommen und gelebt wird.

Nicht BDSG-neu konform

Wrikes Serverstandort befindet sich in Dublin. Damit fehlt Wrike die Grundlage für eine BDSG (neu)-Konformität. Wer Wert auf höchste deutsche Datenschutz-Standards legt und seine personenbezogenen Daten sicher geschützt wissen will, sollte ebenfalls Wert auf einen deutschen Server-Standort legen.

Lediglich englischsprachiger Kunden-Service

Der Kunden-Service ist auf eine Online-Lösung beschränkt, sodass der persönliche Kontakt in den Hintergrund rückt. Ein persönlicher Ansprechpartner ist insbesondere dann wichtig, wenn konkrete Fragen in Bezug auf das Tool aufkommen. Videos (nur sehr wenige in deutscher Sprache) und Tutorials können natürlich weiterhelfen, aber sind im Vergleich zu greifbaren Ansprechpartnern oft zeitaufwändiger.

Auch eine Hilfe-Seite oder ein (nur englischsprachiger) Support-Chat werden angeboten. Passgenaue und in deutscher Sprache formulierte Antworten liefert ausschließlich ein direkter Ansprechpartner mit deutschsprachigem Support, der sich ganz auf die Lösung eines konkreten Anwendungsfalles konzentriert.

Kein Tool aus der Unternehmenspraxis

Wrike existiert seit elf Jahren auf dem Markt. Die Beta-Version wurde im Jahre 2007 am Markt eingeführt. Es ist ein Tool mit einer elfjährigen Entwicklungsgeschichte, jedoch ohne Hintergrund und Ursprung aus der Unternehmenspraxis. Ein Tool, das den User schnell überfordern kann.

4. Inloox

SaaS- und On-Premise-Lösung

Inloox bietet eine On-Premise sowie eine SaaS-Lösung an. Sowohl Cloud-Computing-affine User als auch Fans von installierten Software-Lösungen kommen zum Zuge. Auf den ersten Blick wirkt das Design im Vergleich zu anderen Tools wenig modern und angestaubt.

Eingängige Bedienbarkeit geht anders

Schnell merkt der User, dass sich die Bedienbarkeit als wesentlich schwieriger erweist, als eingangs erwartet wird. Aufgaben anzulegen oder Projekt-Status zu ändern – diese Anwendungsweisen dauern länger als bei vielen anderen Tool. Dies führt zu einer User-Erfahrung, die den Wunsch nach einer einfacheren Bedienbarkeit aufkommen lässt.

Deutscher Datenschutz

Die Datensicherheit wird durch Server-Standorte in Deutschland (Frankfurt am Main und Magdeburg) unterstützt. Damit wird der deutsche Datenschutz-Standard eingehalten. Inloox` Datensicherheit und Datenschutz hat den Anspruch, DSGVO-konform zu sein.

Termingebundener Kunden-Service

Für manch einen Nutzer stellt der Kunden-Service ein wesentliches Kriterium dar. Denn die Online-Affinität unterscheidet sich auch innerhalb eines Projektteams. Kunden-Service ist bei Inloox auf Nachfrage zu terminieren.

Persönliche Ansprechpartner stehen nur dann zur Verfügung, wenn eine vorherige terminliche Absprache getroffen worden ist. Was aber ist, wenn die Antwort für die weitere Projektarbeit dringend zu klären ist und Deadlines sonst nicht eingehalten werden können?

5. MS Project

On-Premise-Lösung mit Wartungsaufwand

MS Project ist eine On-Premise-Lösung, die nicht nur eine Vorinstallation vom Nutzer erfordert. Dem Nutzer wird auch die Verantwortung für die Aktualisierung und Funktionalität der Software und ihre Updates gegeben.

Datensicherung und Datenschutz – in Users Händen

Die Datensicherung wird durch vom Nutzer durchzuführenden Backups verantwortet. Die eigenen IT-Mitarbeiter sind damit für die Datensicherheit verantwortlich. Jedoch bieten Cloud-basierte Lösungen eine Datensicherheit, die von Experten garantiert wird.

Folgende Frage wird an der Stelle relevant: Sind professionelle Anbieter, die sich tagtäglich mit dem Thema „Datensicherheit“ beschäftigen, nicht geeigneter für diese Aufgabe? Diese Frage muss individuell beantwortet werden.

Fundierte Anwendungskenntnisse vorausgesetzt

Zudem setzt die Arbeit mit MS Project fundierte Kenntnisse der Software-Funktionen (sowie des Projektmanagements) voraus. Neue Nutzer der Software müssen sich also zunächst intensiv mit der Anwendungsweise beschäftigen, um ins Arbeiten einsteigen zu können.

Der sofortige Start? Verzögert sich. Die Arbeit im Team? Ist Aufgaben-bezogen nicht möglich. Der Schwerpunkt von MS Project liegt in der Projektplanung und weniger in der Projektumsetzung.

Kein persönlicher Kunden-Service von Microsoft

Der Kundenservice von MS Project beschränkt sich auf das Hilfe-Center im Online-Bereich. User-Fragen werden mit Hilfe von Suchanfragen herausgefiltert. Wer an seine Grenzen beim Planen mit Hilfe der Software stößt, muss eigenständig nach einer passenden Antwort suchen. Das stellt einen zusätzlichen Aufwand dar.

Eine Lösung für den Projektplaner – nicht für das Projektteam

Eine Arbeit im Team ist mit dieser Projektmanagement-Lösung nicht möglich. Die Software ist vor allem auf die Planung, Steuerung und das Ressourcenmanagement auf der Ebene des Projektleiters zugeschnitten. MS Project ist daher keine Projektmanagement-Software, mit der man den Team-Geist verbessern kann.

6. factro

Schneller Einstieg durch einfache Bedienbarkeit

Die Bedienerfreundlichkeit wird in der intuitiven Handhabung von Funktionen erkennbar. Selbst Einsteiger, die sich vorher noch nicht mit PM-Tools beschäftigt haben, finden sich schnell in die Struktur und die Funktionen von factro ein. Das Team kann gemeinsam direkt loslegen – ohne großen Einarbeitungsaufwand.

factros Anspruch, die Bedienung so intuitiv wie möglich zu gestalten, wird schnell in der eigenen Handhabung erlebbar. Die Drag & Drop-Funktion erleichtert die Bedienung und macht sie federleicht. Funktionen sind schnell nachvollziehbar und jeder User kann die Projekt-Ansicht wählen, mit der er am besten arbeiten kann: Strukturbaum, Gantt, Kanban, Tabelle.

Deutscher Datenschutz-Standard

factro ist ein Cloud-basiertes Projekt- und Taskmanagement-Tool mit einem Server-Standort in Deutschland (Frankfurt/Main). Damit werden Datensicherheit und EU-DSGVO- einschließlich BDSG (neu)-Konformität eingehalten. Die Datensicherheit wird durch ein zertifiziertes Rechenzentrum im Inland sowie durch hohe Verschlüsselungsstandards beim Datentransfer gewährleistet. Einen genauen Überblick über die Datenschutz-Standards von factro finden Sie an dieser Stelle.

Projektstruktur im factro Projektmanagement Tool factro

Persönlicher Kunden-Service – Greifbare Ansprechpartner

Was factro zusätzlich auszeichnet, ist der persönliche Kunden-Service und damit greifbare Ansprechpartner vor Ort. Das Kontaktieren kann sowohl telefonisch, per E-Mail als auch über den Chat innerhalb der Cloud geschehen.

Starke Praxisnähe spiegelt sich im Tool

Wer sich für factro entscheidet, entscheidet sich zudem für mehr als 25 Jahre Erfahrung und Expertise in der Unternehmensberatung. Das Tool weist durch den starken Partner SCHUCHERT MANAGEMENTBERATUNG eine einzigartige Praxis-Orientierung auf. Es ist speziell an Bedürfnisse moderner Führung und Team-Arbeit angepasst. Diese Erfahrung erkennt der User schnell im Tool.

Professionelle Beratung, Programmeinführungen und Schulungen

Zudem bietet factro für Unternehmen eine Programm-Einführungen, Schulungen und Training vor Ort oder Remote sowie eine professionelle Beratung zu diversen Themen im Projektmanagement an. Dieses Angebot hebt das Tool von den restlichen PM-Software-Lösungen stark ab.

Fazit: factro überzeugt als Allround-Lösung für den anspruchsvollen Team-Player

Für ein erfolgreiches Projektmanagement kommen diverse Projektmanagement-Software-Anbieter in Frage. Eine Vielzahl an Angeboten am Markt macht es dem interessierten User nicht leicht, eine schnelle Entscheidung für ein konkretes Tool zu treffen. Die Kriterien, die dieser Marktübersicht an Projektmanagement-Tools als Grundlage hat, sind insbesondere: Höchste/r Datensicherheit und Datenschutz, Kunden-Service, Usability sowie Praxis-Orientierung.

Der User muss zunächst die Entscheidung treffen, ob er eine On-Premise oder eine Cloud-Lösung bevorzugt. Für eine Cloud-basierte Lösung spricht der geringe Wartungsaufwand. Ein klarer Vorteil einer Software as a Service (SaaS) liegt eindeutig im unkomplizierten und ortsunabhängigen Zugang zur Anwendung. Damit wird Kollaboration grenzüberschreitend und modern.

Der vorliegende Vergleich von sechs der beliebtesten Projektmanagement-Software-Lösungen zeigt: Das Angebot an Tools unterscheidet sich bezüglich der aufgestellten Anforderungen. Die Gesamtheit dieser wird von factro – der Software für Aufgaben- und Projektmanagement – erfüllt.

Wer also Wert auf eine bedienungsfreundliche Lösung mit höchster Datensicherheit, EU-DSGVO- sowie BDSG-neu-Konformität, einen persönlichen und kostenfreien Kunden-Service und eine praxisorientierte Ausrichtung der Projektmanagement-Lösung legt, der liegt mit factro goldrichtig.

„Die optisch ansprechende Web-App factro bietet alle Funktionen für professionelles Aufgaben- und Projektmanagement und ist dabei intuitiv, selbsterklärend und kinderleicht zu bedienen.“ HUBSPOT

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