Mit dem richtigen Tool alle Zeiten im Blick
Während lange Zeit ein Papierbogen oder eine Stechuhr für die Zeiterfassung eingesetzt wurden, übernehmen – gerade in Zeiten von Home Office und Remote Work unerlässlich – Collabration-Software und Apps diese Aufgabe. Derartige Tools erleichtern das Erstellen von Arbeitszeittabellen und verringern den bürokratischen Aufwand effizient.
Corona-bedingt ist die digitale Arbeitszeiterfassung notwenig
In der modernen Arbeitswelt ist das ortsunabhängige Arbeiten von überall auf der Welt schon (fast) Grundvoraussetzung. Zusätzlich machte die Corona-bedingte Home Office-Pflicht eine digitale Arbeitszeiterfassung besonders notwendig. Auch mit dem Wegfall der Pflicht nach dem 1. Juli 2021 wollten viele Betriebe und Beschäftigte nicht auf die neuen Möglichkeiten verzichten und ihr Management durch eine Zeiterfassungs-App abpassen.
Mit Apps zur Arbeitszeiterfassung vermeiden Nutzende eine unpraktische Zettelwirtschaft, steigern die Transparenz bei der mobilen Arbeit und verbessern ihr Zeitmanagement. Das hilft der eigenen Planung, aber auch der Organisation, dem Team oder dem Betrieb.
Top 7 der Zeiterfassungs-Software
Wir zeigen Dir die Top 7 Zeiterfassung Apps, um Deine Stunden zu dokumentieren, Stundenzettel zu generieren, Rechnungen zu erstellen und die Buchhaltung zu digitalisieren. So verbesserst Du die Abstimmung und steigerst die Zufriedenheit sowie Zusammenarbeit im Team und jedes Mitarbeiters. Auch auf die Preise der einzelnen Apps gehen wir ein.
factro
Mit factro haben Nutzende auch in Teams eine präzise und smarte Zeiterfassung für Projekte zur Hand. Ob Computer, Smartphone oder Tablet (iPhone, iPad, Android), ob Aufgabenverwaltung oder Projektmanagement – Leistungen oder Projektstunden erfasst Du mit der App mühelos, transparent und kontextbezogen. Dank der Cloud bist Du immer up to date. Ob Marketing, Bauprojekte oder Handwerk – die Zeiterfassung App eignet sich branchenübergreifend.
Stundenaufwände präzise einteilen und überblicken
Jeder Aufgabe kann ein Plan-Aufwand, also die vorgesehenen Stunden zur Fertigstellung, zugeteilt werden. Daran kann sich Dein Team oder Du Dich orientieren. Nach jeder erbrachten Leistung kann der geleistete, also der Ist-Aufwand, eingetragen werden. Dieser verrechnet sich mit den geplanten Stunden. Zusätzlich können bei der Eintragung von Zeiten Kommentare hinterlassen und wichtige Dinge in der Beschreibung eingetragen werden.
So liefert der daraus entstehende Rest-Aufwand ein stets aktuelles Bild über den Fortschritt. Läuft eine Aufgabe Gefahr, nicht mit den verbleibenden Stunden rechtzeitig abgeschlossen zu werden, werden die Nutzenden benachrichtigt, um sofort reagieren zu können. Dazu eignet sich das Tool perfekt für die Planung unterschiedlicher Zeitmanagement-Methoden wie z.B. der Pomodoro-Technik, da die Zeitplanung bereits steht.
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Zudem hilft factro mit der Ressourcen-Auslastung, immer das Pensum im Auge zu behalten. Diese wird standardmäßig anhand einer 40 Stunden Woche von Montag bis Freitag berechnet. Die Auslastung ergibt sich aus der Aufgabenzahl inklusive der Aufwände. Die Arbeitszeiten können jedoch auch individuell an jedes Arbeits- und Stundenmodell angepasst werden. So können Arbeitszeiten optimal digital erfasst werden.
Hast Du oder ein Teammitglied zu viele Aufgaben, können diese schnell und simpel per Drag & Drop umverteilt werden. Dabei wird eine Vorschau angezeigt, bei der Du sofort erkennen kannst, ob diese Verschiebung die von Dir gewünschte Wirkung erzielt. So beugst Du Unzufriedenheit vor und schützt die (mentale) Gesundheit.
Kalender und Controlling mit Excel-Export
Mit dem factro Kalender kannst Du ganz einfach Termine aus Deinen Aufgaben erstellen und dafür Leistungen erfassen – alles in einem Workflow ohne Unterbrechung, damit Du Dich im Anschluss wieder auf Deine To-Dos konzentrieren kannst.
Im Bereich Controlling lassen sich in Tabellenform alle erfassten Leistungen nachvollziehen, um z.B. ein wöchentliches oder monatliches Reporting zu erstellen. Das hilft bei der Buchhaltung und Rechnungsstellung ungemein. Die Tabelle kannst Du individuell filtern, sortieren und gruppieren und für die weitere Verarbeitung als Excel-Datei exportieren.
Das kann die Zeiterfassung:
- Auslastung überblicken und optimieren
- Synchronisation zwischen Web und Mobile App
- Volle Funktionalität als Projektmanagement-Software
- Auch für große Teams geeignet
Link: factro
Toggl
Wer im Vergleich zu factro eher auf reine Zeiterfassungs-Lösung setzen möchte, findet zum Beispiel in Toggle eine geeignete App. Hier werden Stunden wahlweise per mitlaufender Stoppuhr oder manueller Eingabe festgehalten. Die App funktioniert auch offline, Du kannst also Deine Zeit tracken, die dann später synchronisiert wird. Zudem gibt es einen integrierten Pomodoro-Timer.
Alle erfassten Projektstunden oder Leistungen können für bestimmte Zeiträume als Reporting grafisch aufbereitet werden. Neben den Apps für iOS und Android kann Toggl auch am Desktop mit mehr Funktionen, z.B. für Team- und Kundenverwaltung, genutzt werden. Die Bedienung ist simpel und die Oberfläche sehr übersichtlich.
In der Gratis-Version der App fehlen Funktionen für die Buchhaltung wie Rundungen oder Verdienst, E-Mail-Benachrichtigungen oder die Anpassung an verschiedene Arbeitszeitmodelle. Toggl ist derzeit nur auf Englisch verfügbar.
Die App auf einen Blick:
- Kostenlose Variante für einfache Nutzung geeignet
- Optionale Stoppuhr
- Auch am Computer nutzbar
Link: Toggl
atWork
Auch die App atWork, die für iPhone, iPad und Apple Watch erhältlich ist, richtet sich mehr an Nutzende, die eine schnelle und einfache Zeiterfassung-App suchen. Die Anwendung ist dabei insbesondere an Einzelnutzer und nicht an Teams angelegt. Die Stunden können bei der Buchung mit zusätzlichen, optionalen Parametern wie Stundensatz, Start- oder Endzeit versehen werden.
Die App ist mit Basisfunktionen kostenlos, einige Zusatzfunktionen können als sogenannte “Erweiterungen” oder als Komplettpaket kostenpflichtig erworben werden. Dazu gehören u.a. Überstundenberechnung und automatische Pausen oder ein Export, z.B. als PDF oder Excel. Eine automatische Synchronisation und Nutzung am Computer ist abseits der Export-Funktion nicht möglich.
Das macht die App aus:
- Leichte Bedienung
- Berechnet Stundensatz und Pause
- Export möglich
Link: atWork
TimeTac
Die Online-Zeiterfassung TimeTac ist eine Cloud-basierte Lösung aus Österreich. Auch diese Software ist ausschließlich für die Zeiterfassung einsetzbar, bei der in einem System Arbeits-, Projektzeiten und Abwesenheiten verwaltet werden können – das Alles funktioniert problemlos über PC, Terminal, Smartphone oder Tablet und kann auf allen Geräten synchronisiert werden.
Für eine schnelle Einrichtung sind bereits Module vorkonfiguriert, die mit zusätzlichen Vorgaben und Prozessen des eigenen Unternehmens angepasst werden können. Durch die leichte Bedienung ist das Tool gut für den Start geeignet.
Funktionen der Software:
- Bildet länderspezifische Anforderungen ab
- Onboarding-Service und kostenloser Support
- Für Großunternehmen und multinationale Konzerne
Link: TimeTac
TimeTrack
Eine Zeiterfassung für größere Teams ist mit der App TimeTrack möglich. Die österreichische Lösung lässt sich an den Arbeitszeiten des Teams ausrichten und kann dabei auch Abwesenheiten wie Urlaub einberechnen. Zudem ist es auch möglich, das traditionelle Ein- und Ausstempeln vorzunehmen. Überstunden können ebenfalls berechnet werden.
Die Nutzung erfolgt als Online-Zeiterfassung wahlweise per Smartphone-App oder am Computer. Auch andere Aufwände, wie z.B. Reisekosten oder Kundenaufträge, lassen sich mit TimeTrack verwalten und dabei auch direkt in Rechnungen umsetzen. Neben verschiedenen Cloud-Varianten ist auch eine On-Premise-Version auf Anfrage erhältlich.
Merkmale der App:
-
- Auf Mitarbeitende zugeschnitten
- Stempeluhr und manuelle Erfassung integriert
- Rechnungen erstellen
- Aufgabenmanagement und Projektzeiterfassung
Link: TimeTrack
Clockify
Ein weiteres Tool zur Zeiterfassung ist Clockify. Auch mit diesem Tool lassen sich Arbeitsstunden projektübergreifend erfassen und eignet für Agenturen und Freiberufler. Zur Verfügung steht das Tool sowohl als Mobile-App für Windows und IOS, Kiosk-App, Desktop-App und als Web-App und kann somit von überall aus verwendet werden.
Die Zeiterfassungs App ist kostenlos, wodurch man eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern einbinden kann. Die App ermöglicht verschiedene Varianten der Zeitmessung, zum einen kann mithilfe eines Timers die Arbeitszeit in Echtzeit erfasst werden, aber auch Zeit kann aber auch in einer wöchentlichen Arbeitszeittabelle eingegeben werden. Zudem steht auch eine Kalenderansicht zur visuellen Organisation von Zeitblöcken zur Verfügung. Außerdem steht ein Auto-Tracker zur Verfügung, bei dem Tool die von Dir benutzen Apps und Websites verfolgt.
Möglichkeiten der App:
- Mobile und Web Version
- Kostenloser unbegrenzter Zugang
- Verschiedenen Varianten der Zeitmessung
Link: Clockify
Lexware
Mit einem ganz besonderen Feature kann die Zeiterfassungs-App von Lexware aufwarten. Denn mit diesem innovativen Tool hast Du die Möglichkeit, Deine Arbeitszeiten im Homeoffice einfach mit Sprachbefehlen an die App zu übermitteln und musst Dich dafür nicht erst mühsam in die neue Softwareumgebung einarbeiten.
Um die Voice-App zu nutzen, muss nicht einmal die Software gestartet werden. Sie wird einfach mit dem Befehl „Alexa, öffne Zeiterfassung!“ gestartet. Im Anschluss daran kannst Du der App beispielsweise mitteilen, dass Du kurz Pause machst. Sobald Du wieder an Deinen Arbeitsplatz zurückkehrst, kannst Du Alexa sagen, dass Du nun wieder arbeitest. Die entsprechenden Zeiten werden daraufhin automatisch in die sprachgesteuerte Zeiterfassung von Lexware eingetragen. Auf Wunsch teilt Dir das Zeiterfassungstool sogar den aktuellen Stand Deiner Arbeitszeit mit. Um stets den Überblick über die Pausen- und Arbeitszeiten zu behalten, erhältst Du eine Übersicht Deiner Arbeitszeit per Mail und musst auch dafür nicht eigens die Software öffnen.
Zudem bietet Dir die App auch noch die Möglichkeit, isochrone Beats abzuspielen und dadurch die Konzentration bei der Arbeit zu erhöhen. Dabei handelt es sich um extrem schnell hintereinander abgespielte Töne gleicher Stärke, die die Gehirnwellen entsprechend stimulieren und so für Entspannung sorgen.
Um die Lexware Zeiterfassung zu nutzen, ist ein Amazon-Kundenkonto und die Amazon Alexa-App erforderlich. Wer möchte, kann auch ein bereits vorhandenes Alexa-Gerät verwenden und dadurch die User-Experience noch einmal steigern.
Vor der Entwicklung der sprachgesteuerten App haben die Entwickler selbstverständlich eine sorgfältige Überprüfung der Datenschutzbestimmungen durchgeführt. Dabei wurde besonders darauf geachtet, dass alle Anforderungen der DSGVO gewissenhaft erfüllt werden. Während der Nutzung werden keinerlei persönliche Informationen erfasst. Die erfassten Arbeitszeiten werden automatisch am Ende jedes Tages gelöscht.
Das zeichnet die App aus:
- Dateneingabe per Sprachsteuerung
- Übersicht der Arbeitszeit per Mail
- Erfassung von Projektzeiten inklusive Protokollmail mit Übersicht über alle Projekte
- Abspielen von Konzentrationsmusik (isochrone Beats)
Link: Lexware
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