Timeboxing – produktives Zeitmanagement

Nutze Deine Arbeitszeit

Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. Ach, wenn es doch nur so einfach wäre. Wer kennt es nicht? Im Arbeitsalltag kann es schnell mal passieren, dass Aufgaben liegen bleiben, etwas dazwischen kommt oder der Terminkalender bis zum Platzen gefüllt ist.

Oft denkt man sich, morgen ist auch noch Zeit – bis die Deadline auf einmal kurz vor der Tür steht. Um Deine Zeit also besser zu organisieren, gibt es verschiedene Techniken. Eine davon ist Timeboxing. Was es damit auf sich hat und wie Du mit dieser Methode Deine Zeit besser einteilst erfährst Du hier.

• Was ist Timeboxing und wie funktioniert es?
• Wie erstelle ich Timeboxen?
• 5 Tipps für die Erstellung von Timeboxing
• So nützlich ist Timeboxing
• Fazit: Timeboxing fürs konzentrierte Arbeiten

So meisterst Du Dein Zeitmanagement mit Timeboxing

Was ist Timeboxing und wie funktioniert es?

Der englische Begriff Timeboxing wurde 1991 von James Martin eingeführt. Das Wort kommt ursprünglich aus der agilen Softwareentwicklung und beschreibt einen festen Zeitrahmen, in dem eine Aufgabe bearbeitet wird. Übersetzen kann man Timeboxing als Zeitbudget oder Zeitblock.

Timeboxing ist eine Form des Selbst- und Zeitmanagements. Bei dieser Methode teilst Du Dir Deine Zeit in Zeitblöcke (Timeboxen) ein, in denen Du dann bestimmte Aufgaben bearbeitest. Zum Beispiel kannst Du Dir eine Stunde pro Tag blocken, in der Du liegengebliebene Aufgaben bearbeitest, Papiere/Dokumente sortierst oder Brainstormen kannst. Dabei kannst Du nicht nur die Stunden für eine Aufgabe planen, sondern auch Wochen oder Monate für größere Projekte.

Wo kann ich Timeboxing anwenden?

Timeboxing kannst Du im Team nutzen oder auch für Deine Selbstorganisation. Im Team kannst Du so zum Beispiel erkennen, wer woran arbeitet. Zudem kannst Du mit den Zeitblöcken wichtige Absprachen koordinieren. Deswegen wird die Methode im Projektmanagement oft mit Scrum genutzt.

Gut zu wissen
Scrum ist eine Form des agilen Projektmanagements. Dabei wird ein Projekte in Abschnitte eingeteilt, den sogenannten Sprints. Von großer Bedeutung sind außerdem die Daily Scrums, also die täglichen Meetings zur Besprechung innerhalb des Teams.

Beim Selbstmanagement mit Timeboxing kannst Du so festlegen, wann Du welche Aufgaben bearbeiten möchtest. Wenn Du weißt, wie viel Zeit Du (geschätzt) für eine Aufgabe brauchst, kannst Du so optimal bis zur Deadline planen. Zusätzlich eignet sich diese Methode, um Routinen zu entwickeln– z.B. wenn Du jeden Morgen Zeit einplanst, um Mails zu schreiben oder Anrufe zu tätigen.

Wie erstelle ich Timeboxen?

Für eine bessere Übersicht beim Timeboxing, ist es die einfachste Lösung die Zeitblöcke im Kalender einzutragen. Das Endergebnis sollte Dich an einen Stundenplan erinnern.

Um eine Timebox zu erstellen, solltest Du Dir als Erstes einen Überblick Deiner Aufgaben verschaffen. Du kannst Deine Aufgaben z.B. zuerst in einer ToDo-Liste sammeln und dann ordnen. Im nächsten Schritt kannst Du dann schon Deine Aufgaben priorisieren. Dabei solltest Du nach Dringlichkeit und Deadline vorgehen.

Wenn Du das erledigt hast, kannst Du damit beginnen, den Aufgabenaufwand einzuschätzen und in Timeboxen einzuteilen. Die Dauer der jeweiligen Aufgaben kann dabei variieren. Allerdings solltest Du aufpassen, dass eine Timebox nicht zu viel Zeit beansprucht. Wenn Du merkst, dass Du in eine Aufgaben mehrere Stunden Arbeit investieren musst, solltest Du sie vorher in kleinere Aufgaben aufteilen. Zwischen den Aufgaben solltest Du auch auf ausreichend Pausen achten. Achtung: Für eine Aufgabe mit fester Deadline solltest Du noch immer etwas Pufferzeit einplanen!

Bei der zeitlichen Begrenzung der Zeitblöcke hast Du hier dann die Auswahl zwischen zwei Arten: harte oder weiche Timeboxen.

Die Timeboxen strukturieren Deinen Tag

Harte Timeboxen

Wenn die Zeit der harten Timebox abgelaufen ist, dann arbeitest Du nicht mehr an der Aufgabe weiter, egal ob sie abgeschlossen wurde oder nicht. Dies bietet sich vor allem bei Aufgaben an, die eine feste Deadline haben. Besonders gut geeignet ist diese Art für Meetings, in denen wichtige Vorgehensweisen und Aufgaben besprochen werden. Eine bekannte Umsetzung nach diesem Prinzip ist das Vorgehen nach der Pomodoro-Technik.

Wenn Du es innerhalb des festgelegten Zeitfensters nicht schaffst, die Aufgabe zu erledigen, muss sie in einen neuen Zeitblock verschoben werden, damit hat sie vor den anderen Aufgaben Priorität. Hier ist es also besonders wichtig, kleine Puffer einzuplanen.

Weiche Timeboxen

Eine weiche Timebox gibt Dir einen Zeitrahmen vor. Diese eignen sich für Aufgaben, die innerhalb dieses Zeitraumes fertiggestellt werden sollen – z.B. Mails am Morgen beantworten. Wenn Du innerhalb der Zeit nicht fertig wirst, kannst Du, je nachdem ob Du noch Zeit hast, weiter an der Aufgabe arbeiten – oder Du erstellst einfach eine neue Timebox.

Nach der Erstellung der Timeboxen kannst Du dann dafür sorgen, dass Ablenkungen in dieser Zeit reduziert werden, dafür eignet sich ein zusätzlicher Hinweis, damit Deine Teammitglieder Bescheid wissen. So kannst Du zum Beispiel absprechen, ob sich eine andere Person in der Zeit um das Telefon kümmern kann, damit Du Dich wirklich konzentrieren kannst.

5 Tipps für die Erstellung von Timeboxing

Damit das Timeboxing optimal funktioniert, haben wir hier ein paar wichti
ge Tipps für Dich gesammelt.

1. Anwedungsbereich definieren: Möchtest Du Timeboxing nur für bestimmte Aufgaben anwenden oder Deinen ganzen Tag so strukturieren? Das solltest Du Dir bereits im Vorhinein bewusst machen, auch damit Dein Team Bescheid weiß und dies bei der Planung berücksichtigen kann. Vielleicht entwickelt es sich zu einer Team-Methode.
2. Rechtzeitige Planung: Gerade zu Beginn solltest Du mit der Planung der Timeboxen früh genug beginnen, um stressige Situationen zu vermeiden. Wenn Du Deinen Tagesplan beispielsweise schon am Vortag planst, kannst Du dann ganz entspannt mit Deinen Aufgaben starten.
3. Kalender benutzen: Deine Planung solltest Du auf jeden Fall schriftlich festhalten, egal ob digital oder analog. Wenn Du Deine Planung visuell vor Augen hast, kannst Du nichts vergessen und es fühlt sich verbindlicher an.
4. Pausen einlegen: Vergiss nicht zwischendurch Pausenzeiten festzulegen. Wenn Du sehr konzentriert an einer Aufgabe gearbeitet hast, ist es hilfreich kurz frische Luft zu schnappen, sich kurz die Beine zu vertreten oder eine Plausch an der Kaffeemaschine zu halten. So kannst Du mit neuer Energie Deine nächste Timebox beginnen.
5. Zeiten einhalten: Manchmal ist man so in eine Aufgabe vertieft, dass man gar nicht mitbekommt, wie die Zeit verfliegt. Obwohl gerade weiche Timeboxen kein abruptes Ende haben, solltest Du nicht zu viel Zeit in eine Aufgabe stecken. Da kann es helfen, einen Timer zu stellen, der Dich an Deinen Zeitplan erinnert.

Timeboxing Vorlagen für einen schnellen Start

Da die Erstellung der Timeboxen über den Kalender funktioniert, brauchst Du keine Vorlage. Du kannst Deinen Zeitplan zwar in Excel erstellen, allerdings eignen sich dafür cloud-basierte Möglichkeiten, wie Kalender-Apps, besser. Denn so hast Du von überall aus Zugriff, hast zusätzlich für eine einfachere Planung Deine Termine direkt im Blick und kannst ihn mit anderen teilen. Diverse Programme wie Microsoft Outlook, Office 365 oder Google Calendar kannst Du fürs Timeboxing nutzen.

Damit Du immer weißt worum es geht, ist es wichtig alle relevanten Infos zu ergänzen. Schnell und einfach geht das, wenn die Aufgabe vorhanden ist und so eine direkte Verlinkung stattfindet. Das geht zum Beispiel mit der Projektmanagement-Software factro. Hier kannst Du direkt aus einer Aufgabe einen Termin planen und in Deine bevorzugte Kalender-App importieren.

Tipp:Wenn Du mehr darüber erfahren kannst, wie Du diese Funktion für Dich nutzen kannst, dann schau gerne in unseren Blogartikel rein.

So nützlich ist Timeboxing

Wenn Du bis hierher noch nicht überzeugt bist, haben wir einige Vorteile des Timeboxings für Dich gesammelt.

Zum einen setzt Du Dich mit Deinen Aufgaben auseinander, denn ohne Planung kann diese Methode nicht funktionieren. Das heißt, Du beschäftigst Dich beispielsweise intensiver mit dem Aufwand einer Aufgabe und verbesserst so Deine Zeitplanung. Zum anderen gerätst Du nicht so schnell in die Versuchung, mehrere Aufgaben zu bearbeiten. Durch den festgelegten Timeslot kannst Du Dich ohne große Ablenkungen auf eine Aufgabe konzentrieren – bye bye Multitasking.

Gerade Meetings und Absprachen sind oft Zeitfresser. Hier kann es passieren, dass vom Thema abgewichen und dies oft erst nach einiger Zeit bemerkt wird. Durch Timeboxing kannst Du ein Ausufern verhindern, damit die wesentlichen Punkte besprochen werden können und so die Produktivität gesteigert wird. Das Gleiche gilt auch für Aufgaben, insbesondere Menschen, die zum Perfektionismus neigen und immer wieder Aufgaben überarbeiten, können so besser einen Schlussstrich ziehen.

Übrigens: Bereits prominenten Personen wie Elon Musk oder Bill Gates wird nachgesagt, dass sie so ihren Tagesablauf strukturieren – wenn das nicht erfolgsversprechend ist.

Mit Timeboxing kannst Du Dich auf wichtige Aufgaben konzentrieren

Nachteile: Das sind die Schwächen der Methode

Natürlich gibt es auch bei dieser Zeitmanagement-Methode ein paar Stolpersteine, auf die Du achten solltest. So kann zum Beispiel die viele Planung dazu führen, dass ein Gefühl der Überforderung entsteht. Da zudem die Zeitblöcke in den Kalender eingetragen werden, sieht dieser dann sehr gut gefüllt aus. Hilfreich kann es sein, sich dafür einen eigenen Kalender anzulegen, der ein- und ausgeblendet werden kann. So kannst Du zwischen Deinem Hauptkalender und Deinem Timeboxing-Plan hin- und her switchen oder Dir gemeinsam anzeigen lassen.

Gerade bei einer harten Timebox wirst Du aus Deiner Konzentration herausgerissen. Vor allem wenn Du gerade in Deinem Workflow bist und es gut läuft, ist es schwierig, sich kurz danach auf eine andere Aufgabe zu konzentrieren. Aber: Aus Fehlern lernst Du. Wenn Du merkst, dass eine harte Timebox für einen bestimmte Typ Aufgabe nicht geeignet ist, kannst Du das nächste Mal mit einer weichen Timebox planen.

Auch wenn es eher um Qualität als Quantität geht, ist Timeboxing nicht immer die richtige Arbeitsweise, denn mit Timeboxing kannst Du vor allem viele Aufgaben erledigen. Du musst allerdings nicht Deinen ganzen Tag so planen, vielleicht reichen Dir Zeitblöcke bei einzelnen Aufgaben. Am besten probierst Du für Dich aus, was funktioniert.

Fazit: Timeboxing fürs konzentrierte Arbeiten

Die Timeboxing-Methode kannst Du gut nutzen, um Zeitfresser zu eliminieren, Deinem Tag mehr Struktur zu verleihen und Deadlines einzuhalten. Je nach Berufsfeld ergeben sich mit dem Timeboxing ganz unterschiedliche Einsatzbereiche. Durch die verschiedenen Arten der Boxen kannst Du ausprobieren, was zu Dir und Deinem Team passt und den Arbeitsalltag bereichert. Zu Beginn kannst Du auch beispielsweise mit der Pomodoro-Technik starten bevor Du Dich an das Timeboxing wagst.