Kapazitätsplanung: So managen Sie Ihre Ressourcen

Mit erfolgreicher Kapazitätsplanung haben Sie stets die Ressourcen, die Sie für Ihre Projekte brauchen. ᐅ Aufgaben, Vorteile und Tipps.

Was ist Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung (auch: Ressourcenmanagement) bezeichnet die vorausschauende Einteilung aller verfügbarer Ressourcen (Zeit, Budget, Sachmittel, Personal, Maschinen, Räume, etc.) in Abstimmung mit dem erwarteten Kapazitätsbedarf für Projekte oder Produktionen. Ziel der Ressourcenplanung ist, mit einer optimalen Auslastung aller Kapazitäten den maximalen möglichen Ertrag innerhalb eines vorgesehen Zeitfensters sicherzustellen. Die Planung orientiert sich dabei an Bezugsgrößen wie Mitarbeiteranzahl, Personentagen, Verfügbarkeit, Fristen und Kosten.

Die Kapazitätsplanung (umgangssprachlich Kapa-Planung oder Kapa) ist dabei besonders in der Produktion, aber auch im Projektmanagement sowie im Agentur- und Beratungsbereich sehr wichtig. Die Bedeutung dieser Disziplin ergibt sich insbesondere aus ihrer Komplexität. Ressourcenmanagement muss diverse Blickwinkel auf Produkt-, Projekt- und Unternehmensebene einnehmen und vereinen.

  1. Worauf kommt es bei der Kapazitätsplanung besonders an?
  2. Welche Vorteile bietet Ihnen eine Kapazitätsplanung?
  3. Welche Gefahren lauern bei einer fehlenden Ressourceneinteilung?
  4. Welche Software unterstützt mich, die Auslastung meiner Mitarbeiter zu managen?
  5. Fazit: Kapazitätsplanung ist ein strategisches Muss

1. Worauf kommt es bei der Kapazitätsplanung besonders an?

Bei der Kapazitätsplanung liegt der Schwerpunkt vor allem auf der nachhaltigen Zu- und Einteilung von Ressourcen, insbesondere der Mitarbeiter. Daher ist vor allem die vorausschauende Planung in Abstimmung mit u.a. Teamleitern, Projektleitern und dem Management essentiell.

Unternehmen befinden sich in einem konstanten Wandel und können nicht mehr statisch agieren. Um die strategischen Unternehmensziele nicht zu gefährden, müssen Sie in der Lage sein, flexibel zu reagieren. Gleichzeitig bedarf es einem Verständnis über den eigenen Bedarf an Kapazitäten und den operativen Aussichten.

Kapazitäten: Angebot und Bedarf

Im Projektalltag bedeutet das z.B., den Kapazitätsbedarf und das Kapazitätsangebot gegenüberzustellen und anzugleichen. Wenn für ein Projekt rund 20 Mitarbeiter mit vollen Personenstunden benötigt werden, aber nur 15 Mitarbeiter verfügbar sind, liegt es am Ressourcen-management, eine optimale Planung herauszuarbeiten. Dazu gehört auch, bereits bestehende Engpässe zu identifizieren.

Arbeitsalltag im Büro

Aufgaben in der Ressourcenplanung

Zu den Aufgabenschwerpunkten in der langfristigen Planung gehört dabei:

  • Mitarbeiter gemäß Ihrer Qualifikationen einsetzen
  • Vakanzen erkennen und mit geeignetem Personal besetzen
  • Kapazitäten an strategischen Unternehmenszielen ausrichten
  • Aktivitäten realistisch planen, inkl. Puffer und Auslastungssteuerung

Magisches Dreieck balancieren

Das magische Dreieck steht im Projektmanagement für drei der wichtigsten Dimensionen, die den Erfolg maßgeblich beeinflussen: Zeit, Kosten und Leistung. Diese Faktoren gehören zum Kern des Kapazitätsmanagements, weshalb sich das magische Dreieck ideal als Messinstrument eignet.

Eine Illustration des Magischen Dreiecks im Projektmanagement
Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Wie auch beim Ressourcenmanagement steht das Ziel im Mittelpunkt des Dreiecks. Um dieses zu erreichen, müssen die Ressourceninheiten ausgeglichen sein, da sie einander beeinflussen. Wird an einer Ecke des Dreiecks gezogen, müssen die anderen nachziehen, sonst entstehen Zielkonflikte. Verschiebt sich z.B. die Deadline nach hinten, steigen auch die Kosten, weil länger am Auftrag gearbeitet wird.

Da es bei beiden Instrumenten auf die Abstimmung zwischen den Variablen vorkommt, kann das magische Dreieck herangezogen werden, um die Effektivität der Ressourcenplanung zu prüfen.

Flexibel auf Abweichungen reagieren

Im Multiprojektmanagement kann es sinnvoll sein, Mitarbeiter nicht vollständig auszulasten, um bei Bedarf umzuplanen, wenn es zu unvorhergesehenen Änderungen an wichtigeren Projekten kommt. In solchen Fällen sorgt Ressourcenmanagement für einen Kapazitätsabgleich sowie Kapazitäts-, Auftrags- und Terminanpassungen und vermeidet einen Ressourcenkonflikt.

Weiter Möglichkeiten für Unternehmen, flexibler zu agieren, sind auch auf Leiharbeiter für eine temporäre Beschäftigung zurückzugreifen, die Aufgaben oder die Produktion auszulagern oder weitere Prozesse gänzlich outzusourcen.

2. Welche Vorteile bietet Ihnen eine Kapazitätsplanung?

Ausgewogenes Mitarbeiterpensum

Im operativen Alltag sorgt die Kapazitätsplanung dafür, dass die Mitarbeiterauslastung balanciert ist. So erhöhen Sie die Produktivität und das Engagement: Sind Mitarbeiter nicht ausgelastet, sind sie unzufrieden, gleichzeitig hat die Organisation Kosten ohne Ertrag.

Auch dem anderen Extrem – überforderten Mitarbeitern – beugen Sie vor, schützen die Gesundheit Ihres Teams und stellen eine pünktliche und qualitative Fertigstellung der Aufgaben sicher, während Sie Personentage und Schichten nicht überstrapazieren.

Ein junger Mann schaut am Laptop auf die Uhr

Belastbare und verlässliche Daten

Zu den Pluspunkten einer guten Ressourcenplanung gehören auch die belastbaren und verlässlichen Ergebnisse. Die Mitarbeiterauslastung ist ausgeglichen, Termine, Aufwände sowie Kosten haben einen Puffer, und nicht zuletzt sind Bedarf und Angebot aufeinander abgestimmt. Das bedeutet, dass die Planung Schwankungen abfängt und Aufträge weniger Risiken ausgesetzt sind.

Wettbewerbsfähigkeit beibehalten

Gerade langfristig ausgelegte Kapazitätsplanung ist eine wesentliche Stütze für die Wettbewerbsfähigkeit von Organisationen. Sie ist ein Auffangnetz bei Abweichungen und stellt sicher, dass für jede Aktivität genug Ressourcen verfügbar sind.

Das hilft bei der Optimierung bestehender Prozesse, bei neuen Projekten und auch bei großen Veränderungen im Rahmen eines Change Managements. Unternehmen wissen, womit sie planen können, wo Freiräume sind und wie diese gewinnbringend genutzt werden, um z.B. Innovationen voranzutreiben.

Welche Gefahren lauern bei einer fehlenden Ressourceneinteilung?

Prozesse ohne Ressourcenplanung bergen viele Risiken. Einerseits sind Fluktuation und Krankheit bei Mitarbeitern nicht auszuschließen, andererseits kann es jederzeit zur Verzögerungen oder Abweichungen im Geschäftsalltag kommen. Dies ist wiederum mit Kosten, Umstrukturierung und im schlimmsten Fall sinkender Qualität oder gar einer Einstellung des Auftrags verbunden.

Im Detail können sich diese Auswirkungen in verschiedenen Bereichen niederschlagen. Zu den Folgen gehört u.a.:

  • Reagieren auf ungeplante Änderungen nicht möglich
  • Deadlines können nicht eingehalten werden
  • Mitarbeiterausfall wird nicht kompensiert
  • Kosten übersteigen den Rahmen
  • Wettbewerbsfähigkeit geht verloren
  • Aufträge können nicht angenommen werden

Ein Mann hat viel Chaos am Arbeitsplatz

Welche Software unterstützt mich, die Auslastung meiner Mitarbeiter zu managen?

Im Alltag erfolgt die Planung in der Regel mit passender Projektmanagement-Software. Excel-Tabellen oder E-Mails sind aufgrund der Intransparenz, geringen Flexibilität und des hohen Pflegeaufwandes kein zeitgemäßes Mittel mehr.

Ressourcenplanung mit Software managen

Ein richtiges PM-Tool hingegen ist darauf ausgelegt, Projekte und Aufgaben zu organisieren und somit auch die Verfügbarkeit, Zuständigkeiten und notwendigen Kapazitäten, z.B. Aufwände, festzuhalten. Ein Beispiel ist das Tool factro.

Zur Planung eignen sich dabei besonders der hierarchische und leicht nachvollziehbare Projektstrukturplan (PSP), wenn es um die Strukturierung von Projekte und Aufgaben geht, sowie das Gantt Chart, um einen Zeitplan zu erstellen.

Ein Screenshot des Tools factro

Aufwände tracken

Mit den Aufwänden in factro behalten Sie jederzeit die Arbeitszeit Ihres Teams im Blick. Legen Sie für jede Aufgabe einen Plan-Aufwand fest, an dem sich der zuständige Mitarbeiter orientieren kann. Die pro Bearbeitungszyklus tatsächlich erbrachte Leistung wird über den Ist-Aufwand verbucht und von den Plan-Stunden abgezogen.

Daraus entsteht der Rest-Aufwand, der jederzeit einen Einblick in den Fortschritt bietet. Stellt der Ausführende während der Bearbeitung fest, dass der Rest-Aufwand nicht reicht, kann er diesen manuell anpassen. Die Unterschiede zwischen Plan- und Ist-Aufwand zeigen sich daraufhin als Delta-Aufwand.

So können Sie bei jeder Aufgabe und für das gesamte Projekte beurteilen, wie gut abgestimmt Planung und Realität waren und daraufhin Ihre Prozesse für die Zukunft jederzeit optimieren. So wird Ihre Ressourcenplanung zunehmend präziser.

Personalkapazitäten verteilen

Mit der factro Ressourcenauslastung haben Sie zudem eine klare Visualisierung der Auslastung aller Mitarbeiter. Sie legen die Verfügbarkeiten der Teammitglieder fest und sehen dank der Fieberkurve, wie hoch das Pensum für jeden einzelnen Kollegen ist.

Ein Screenshot der factro Ressourcen-Auslastung
Die factro Ressourcen-Auslastung

Hat ein Mitarbeiter zu viele Aufgaben, lassen sich diese im Handumdrehen per Drag & Drop jemand anderem zuordnen. Alternativ können Sie einfach den Zeitraum oder die Dauer verändern und so die Belastung steuern. Somit können Sie immer sicherstellen, dass das Team weder über- noch unterfordert ist und die Produktivität steigern.

Fazit: Kapazitätsplanung ist ein strategisches Muss

Strategische Kapazitätsplanung ist ein Muss, damit Unternehmen wettbewerbsfähig, innovativ und wirtschaftlich agieren können. Sie sorgt dafür, dass nicht nur jede Art von Ressourcen ausreichend vorhanden sind, sondern diese auch bedarfsgerecht eingeteilt werden.

Ohne Ressourcenmanagement laufen Unternehmen Gefahr, Deadlines oder Budgets zu überstrapazieren, Mitarbeiter zu überfordern und womöglich sogar Aufträge zu verlieren – weil sie scheitern oder nicht angenommen werden können. Ressourcenplanung denkt zukunfts-orientiert & vorausschauend. Organisationen schaffen langfristige Mehrwerte, können ihre Vision umsetzen und sind flexibel.

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