Projektcontrolling erfolgreich umsetzen

Projektcontrolling sichert die pünktliche und wirtschaftliche Fertigstellung von Projekten. Wie das im Alltag funktioniert, lesen Sie hier.

Projekte steuern, prüfen & ins Ziel führen

Um Projekte erfolgreich abzuschließen, bedarf es präziser Planung, aber auch ein konsequenten Prüfung, ob alles wie geplant funktioniert. Ein wichtiger Teil dieser Tätigkeiten fällt in den Bereich Projektcontrolling. Dabei ist das Themenfeld, das davon abgedeckt wird, wesentlich umfangreicher als die reine Betrachtung von Kennzahlen. Doch was genau ist Projektcontrolling und was gehört noch dazu?

Was bedeutet Projektcontrolling?

Der Begriff wird folgendermaßen definiert:

„Das Projektcontrolling beschreibt alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg zu steuern. Es umfasst die konkrete Projektkalkulation, Terminierung sowie Kommunikation und Finanzierung von Projekten im Unternehmen.“ REFA Lexikon

Projektcontrolling ist ein Teilbereich des Projektmanagements. In großen Projekten wird es nicht (nur) durch die Projektleitung, sondern auch durch eigenen Projektcontroller oder externe Dienstleister betrieben. Im PMBOK Guide fallen die Tätigkeiten in den Bereich „Monitoring and Controlling“. Gemäß DIN 69901 ist das Ziel die „Sicherung des Erreichens aller Projektziele“.

Junges Arbeitsteam freut sich über zuverlässiges Projektcontrolling

Steuerung und Prüfung im Alltag

Voraussetzungen

Damit das Projektcontrolling erfolgreich ist, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Besonders wichtig ist das Thema Transparenz. Entscheidend ist es bereits beim großen Ganzen, dem eigentlichen Ziel: Die Formulierung sollte gemäß SMART-Formel nachvollziehbar sein. Dies ermöglicht Klarheit für die Zeitplanung, die wahrscheinliche Ressourcenauslastung und die gewünschten Resultate.

Weiterhin gehören dazu nachvollziehbare Kennzahlen (KPIs) & deren Erfassung sowie eine offene Fehler- und Feedback-Kultur, um Versäumnisse rechtzeitig angehen zu können.

Regelmäßige Prüfungen durchführen

Damit das Projektcontrolling aussagekräftige Messungen und Analysen anfertigen kann, ist eine regelmäßige Prüfung aller wichtigen Parameter und KPIs nötig. Dazu gehört u.a. eine konstante Prüfung, etwa wie ein Soll-/Ist-Vergleich, von Daten wie erbrachten Leistungen, erledigten Aufgaben und Teilprojekten oder zeitlichen Fortschritt.

Projektcontrolling-Methoden

Auch im Projektcontrolling gibt es konkrete Verfahren und Methoden. Welche Methode für das eigene Projekt am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab, wie z.B.:

  • Umfang und Wichtigkeit des Projekts
  • Größe des Unternehmens
  • Größe des Teams
  • relevante Kennzahlen und Messwerte

Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele.

Projektstrukturplan

Die Basis für alle Pläne und daraus folgende Erfolgsmessungen ist eine gute Planung. Dazu wird i.d.R. der Projektstrukturplan (PSP) verwendet. Mit dem PSP wird das Projekt in seiner zugrundeliegenden Struktur detailliert ausgearbeitet. Das Projekt wird dabei in Teilprojekte mit darunter liegenden Arbeitspaketen (Aufgaben) aufgeteilt.

Durch den PSP entsteht eine logische Verknüpfung zwischen den einzelnen Elementen, z.B. nach einer bestimmten Projektphase oder inhaltlichen Zuordnung. Der PSP ermöglicht eine Priorisierung, Ressourcenaufteilung und eine passende Zeitplanung mit weiterführenden Methoden.

Ein Screenshot, der den Projektstrukturbaum in factro zeigt
Der Projektstrukturbaum in factro

Earned Value Analysis

Ein vor allem in den USA beliebtes Modell im Projektcontrolling ist die Earned Value Analysis (EVA). Mit dieser Analyse soll der Fortschritt bis zum endgültigen Wert des Ergebnisses überprüft und beurteilt werden. Die grundlegenden KPIs sind der Planwert, die Ist-Kosten und – besonders wichtig – der Fertigstellungswert (Earned Value).

Die Vorteile der EVA liegen in der objektiven Gegenüberstellung von Deadlines und erbrachten Leistungen. Zudem ermöglicht sie auch die Beurteilung von Kosten und Fertigstellungsterminen, während das Projekt noch läuft. Damit sie überhaupt eingesetzt werden kann, muss das Projekt sehr genau und praktisch komplett geplant sein. Insgesamt erfordert diese Methode viele Kenntnisse im Projektmanagement.

Nutzwertanalyse

Verglichen mit der EVA ist die Nutzwertanalyse (NWA) eine eher subjektive Beurteilung. Die Nutzwertanalyse wird vor allem bei der Wahl zwischen verschiedenen Alternativen eingesetzt, wenn finanzielle oder rein objektive Maßstäbe keine klare Entscheidung ermöglichen. Ziel der NWA ist es, die verschiedenen Alternativen im Hinblick auf die selbst gewählten Präferenzen (z.B. des Auftraggebers) zu beurteilen.

Ein Beispiel für eine Nutzwertanalyse
Beispiel: Die Nutzwertanalyse anhand einer neuen Niederlassung

In der NWA werden alle Punkte, die für das Gesamtziel wichtig sind, hierarchisch geordnet und mit einem Wert für das Gesamtziel beurteilt. Anschließend wird die Eignung der Alternativen für diese Kriterien systematisch bewertet, z.B. nach Schulnoten oder auf einer Skala von 1 bis 5. Dann multiplizieren Sie die die Benotung mit der Gewichtung für das Gesamtziel und ermitteln den Sieger.

Ampelcontrolling

Eine weitere Möglichkeit, Projekte fortlaufen zu überwachen, ist das sogenannte Ampelcontrolling (auch Ampelsystem oder Ampel-Methode). Diese Variante ist besonders dank ihrer Klarheit hilfreich: Der Status von Aufgaben wird anhand der drei Ampelfarben Grün, Gelb und Rot bewertet. Somit ist sofort klar, an welchen Stellen im Projekt es kritisch wird.

Ampelcontrolling erlaubt vor allen Dingen aus zeitlicher Sicht eine präzise Beurteilung und eignet sich somit besonders bei Projekten mit vielen Deadlines, deren Erreichung stets geprüft und sichergestellt werden soll. Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass die Ampelphasen stets aktuell sind und man umgehend auf dem neuesten Stand ist.

Das factro Ampelsystem in der nach der Ampel gruppierten projektübergreifenden Aufgabenliste
factro Ampelsystem in der Aufgabenliste

Weitere Methoden

Zusätzlich gibt es auch weitere Methoden, die im Projektcontrolling angewendet werden, wie z.B.:

  • Meilensteinplan
  • Meilensteintrendanalyse (MTA)
  • Risikoanalyse
  • Soll-/Ist-Vergleich

Software für Projektcontrolling

In Zeiten von vielseitiger Projektmanagement-Software findet auch das Projektcontrolling mit geeigneten Tools statt. Eine passende Lösung ist z.B. das Tool factro. Sie können die Planung über den einzigartigen Projektstrukturbaum vornehmen und Zeiten inkl. Abhängigkeiten und Meilensteine mit dem Gantt Diagramm einteilen.

Planung, Termine und Leistungen steuern

Die factro Deadline-Ampel ermöglicht ein effektives Ampelcontrolling. Für einen Soll-/Ist-Vergleich eignet sich factro dank der umfangreichen Leistungserfassung. Sie können nicht nur einen geplanten und einen geleisteten Aufwand vermerken – factro errechnet automatisch den Rest-Aufwand. So können Sie immer abschätzen, ob die Kapazitäten ausreichen, um die Ziele zu erreichen.

Ein Screenshot des Gantt Charts in factro
Das Gantt Chart in factro

Projektcontrolling: Vielseitiges Erfolgsmittel

Projektcontrolling ist vielschichtig und geht über die reine Überwachung oder Kontrolle eines Projekts hinaus. Durch die Methoden werden Entscheidungen vereinfacht und die Wirtschaftlichkeit sowie die Pünktlichkeit sichergestellt. Ohne eine präzise Planung und umfassende Transparenz ist das aber nicht möglich. Sind diese Rahmenbedingungen jedoch gegeben, profitieren Sie u.a. von:

  • Früherkennung von Risiken
  • klaren Zielvorgaben
  • vereinfachter Kommunikation mit Stakeholdern und Auftraggebern
  • transparenter Analyse von Zeit, Kosten und Mehrwerten
  • Entscheidungshilfen bei mehreren Alternativen

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Was versteht man unter Projektcontrolling?


Was muss beim Projektcontrolling beachtet werden?


Welche Methoden gibt es im Projektcontrolling?


Wie wird Projektcontrolling im Alltag eingebunden?


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