Projektcontrolling: Methoden und Beispiele

Projektcontrolling sichert die pünktliche und wirtschaftliche Fertigstellung von Projekten. Wie das im Alltag funktioniert, lesen Sie hier.

Projekte, Kennzahlen & Leistungen prüfen

Für Erfolg im Projektmanagement bedarf es präziser Planung, aber auch ein konsequenten Prüfung, ob alles wie geplant funktioniert. Ein wichtiger Teil dieser Tätigkeiten fällt in den Bereich Projektcontrolling. Dabei ist das Themenfeld, das davon abgedeckt wird, wesentlich umfangreicher als die reine Betrachtung von Kennzahlen. Doch was genau ist Projektcontrolling und was gehört noch dazu?

Was bedeutet Projektcontrolling?

Der Begriff wird folgendermaßen definiert:

„Das Projektcontrolling beschreibt alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um ein Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg zu steuern. Es umfasst die konkrete Projektkalkulation, Terminierung sowie Kommunikation und Finanzierung von Projekten im Unternehmen.“ REFA Lexikon

Projektcontrolling ist ein Teilbereich des Projektmanagements. Im PMBOK Guide fallen die Tätigkeiten in den Bereich „Monitoring and Controlling“.

Gemäß DIN 69901 ist das Ziel die „Sicherung des Erreichens aller Projektziele“. Die Norm erklärt das Projektcontrolling als Regelkreis. Der Kreislauf ergibt sich aus den Aufgaben des Projektcontrollings und dem konstanten Abgleich, beginnend bei der Zielformulierung bis zum Abschluss. Dabei folgt das Controlling i.d.R. den Projektmanagement-Phasen.

Junges Arbeitsteam freut sich über zuverlässiges Projektcontrolling

Was sind die Aufgaben des Projektcontrollings?

Zusammengefasst sind die Aufgaben des Projektcontrollings:

  • Planung im Hinblick auf Leistungen, Kosten und Termine begleiten
  • Einordnung der Projekte in restliche unternehmerische Aktivitäten
  • Überwachen und steuern anhand regelmäßiger Prüfungen von Fortschritts und Qualität
  • Koordination und Umsetzung von Gegenmaßnahmen bei Abweichungen

Die Bearbeitung dieser Aufgaben stellt auch sicher, dass stets eine aktuelle und faktenbasierte Grundlage für die Kommunikation mit Stakeholdern, Auftraggebern aber auch dem Projektleiter und allen Kollegen gegeben ist.

Wer ist für Projektcontrolling zuständig?

Je nach Größe des Projekts, des Unternehmens und des Auftraggebers unterstützt ein eigenes Projektcontrolling den Projektleiter und sein Team. Ein oder mehrere Controller analysieren den Fortschritt und koordinieren Gegenmaßnahmen, damit sich das Projektmanagement komplett auf den Abschluss der Aufgaben konzentrieren kann.

In kleineren Projekten oder bei geringer Anzahl an Beteiligter kann es auch vorkommen, dass sich der Projektmanager um das Controlling kümmert. Die Aufgaben haben daher auch viele Überschneidungen, mit dem Ziel, Projekte erfolgreich abzuschließen.

Gruppe erarbeitet gemeinsam neue Inhalte

Welche Einflussfaktoren gibt es im Projektcontrolling?

Da sich das Projektcontrolling primär mit der Zielerreichung beschäftigt, sind insbesondere operative Parameter die hauptsächlichen Einflussfaktoren. Dazu zählen:

  • Leistungsfortschritt: Werden die Aufgaben planmäßig erledigt?
  • Meilensteine: Werden alle Meilensteine rechtzeitig erreicht?
  • Termine: Gibt es Verzug bei der Bearbeitung des Projekts?
  • Kosten: Reicht das eingeplante und verfügbare Budget aus?

Voraussetzungen für Projektcontrolling

Damit das Projektcontrolling erfolgreich ist, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Besonders wichtig ist das Thema Transparenz. Entscheidend ist es bereits beim großen Ganzen, dem eigentlichen Ziel: Die Formulierung sollte gemäß SMART-Formel nachvollziehbar sein. Dies ermöglicht Klarheit für die Zeitplanung, die wahrscheinliche Ressourcenauslastung und die gewünschten Resultat.

Vorbereitung, Planung und Projektkalkulation

Da das Projektcontrolling Erfolg, Fortschritt und Qualität von Projekten messen und sicherstellen soll, müssen diese gründlich vorbereitet, geplant und kalkuliert sein. Dazu gehört u.a.:

  • die Verteilung der Aufgaben an ausreichend Beteiligte
  • die Terminierung inklusive Meilensteinen und Zeitpuffer
  • Klarheit über die Kosten und Verteilung des verfügbaren Budgets

Sind diese Schritte der grundsätzlichen Planung erfolgt, kann das Projektcontrolling mit mehr Detailtiefe laufend den Fortschritt bewerten.

2 Projektleiter bei der Arbeit an einem Bildschirm

Kennzahlen erfassen, prüfen und anpassen

Weiterhin gehören dazu nachvollziehbare Kennzahlen (KPIs), deren Erfassung sowie eine offene Fehlerkultur im Unternehmen zum Projektcontrolling. Dadurch bleibt Raum dafür, als Ziel genannte Kennzahlen bei Bedarf anzupassen und somit Versäumnisse rechtzeitig angehen zu können.

Regelmäßige Checks durchführen

Damit das Projektcontrolling aussagekräftige Messungen und Analysen anfertigen kann, ist eine regelmäßige Prüfung aller wichtigen Parameter und KPIs nötig. Dazu gehört u.a. eine konstante Prüfung, etwa wie ein Soll-/Ist-Vergleich, von Daten wie erbrachten Leistungen, erledigten Aufgaben und Teilprojekten oder zeitlichen Fortschritt.

Collaboration Team bespricht Aufgaben und teilt Ideen

Projektcontrolling-Methoden & Beispiele

Auch im Projektcontrolling gibt es konkrete Verfahren und Methoden. Welche Methode für das eigene Projekt am besten geeignet ist, hängt von vielen Faktoren ab, wie z.B.:

  • Umfang und Wichtigkeit des Projekts
  • Größe des Unternehmens
  • Größe des Teams
  • relevante Kennzahlen und Messwerte

Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele.

Projektstrukturplan

Die Basis für alle Pläne und daraus folgende Erfolgsmessungen ist eine gute Planung. Dazu wird i.d.R. der Projektstrukturplan (PSP) verwendet. Mit dem PSP wird das Projekt in seiner zugrundeliegenden Struktur detailliert ausgearbeitet. Das Projekt wird dabei in Teilprojekte mit darunter liegenden Arbeitspaketen (Aufgaben) aufgeteilt.

Durch den PSP entsteht eine logische Verknüpfung zwischen den einzelnen Elementen, z.B. nach einer bestimmten Projektphase oder inhaltlichen Zuordnung. Der PSP ermöglicht eine Priorisierung, Ressourcenaufteilung und eine passende Zeitplanung mit weiterführenden Methoden.

Ein Screenshot, der den Projektstrukturplan in factro zeigt
Der Projektstrukturplan in factro

Earned Value Analysis

Ein vor allem in den USA beliebtes Modell im Projektcontrolling ist die Earned Value Analysis (EVA). Mit dieser Analyse soll der Fortschritt bis zum endgültigen Wert des Ergebnisses überprüft und beurteilt werden. Die grundlegenden KPIs sind der Planwert, die Ist-Kosten und – besonders wichtig – der Fertigstellungswert (Earned Value).

Die Vorteile der EVA liegen in der objektiven Gegenüberstellung von Deadlines und erbrachten Leistungen. Zudem ermöglicht sie auch die Beurteilung von Kosten und Fertigstellungsterminen, während das Projekt noch läuft. Damit sie überhaupt eingesetzt werden kann, muss das Projekt sehr genau und praktisch komplett geplant sein. Insgesamt erfordert diese Methode viele Kenntnisse im Projektmanagement.

Nutzwertanalyse

Verglichen mit der EVA ist die Nutzwertanalyse (NWA) eine eher subjektive Beurteilung. Die Nutzwertanalyse wird vor allem bei der Wahl zwischen verschiedenen Alternativen eingesetzt, wenn finanzielle oder rein objektive Maßstäbe keine klare Entscheidung ermöglichen. Ziel der NWA ist es, die verschiedenen Alternativen im Hinblick auf die selbst gewählten Präferenzen (z.B. des Auftraggebers) zu beurteilen.

Ein Beispiel für eine Nutzwertanalyse
Beispiel: Die Nutzwertanalyse anhand einer neuen Niederlassung

In der NWA werden alle Punkte, die für das Gesamtziel wichtig sind, hierarchisch geordnet und mit einem Wert für das Gesamtziel beurteilt. Anschließend wird die Eignung der Alternativen für diese Kriterien systematisch bewertet, z.B. nach Schulnoten oder auf einer Skala von 1 bis 5. Dann multiplizieren Sie die die Benotung mit der Gewichtung für das Gesamtziel und ermitteln den Sieger.

Ampelcontrolling

Eine weitere Möglichkeit, Projekte fortlaufen zu überwachen, ist das sogenannte Ampelcontrolling (auch Ampelsystem oder Ampel-Methode). Diese Variante ist besonders dank ihrer Klarheit hilfreich: Der Status von Aufgaben wird anhand der drei Ampelfarben Grün, Gelb und Rot bewertet. Somit ist sofort klar, an welchen Stellen im Projekt es kritisch wird.

Ampelcontrolling erlaubt vor allen Dingen aus zeitlicher Sicht eine genaue Beurteilung und eignet sich somit besonders bei Projekten mit vielen Deadlines, deren Erreichung stets geprüft und sichergestellt werden soll. Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass die Ampelphasen stets aktuell sind und man umgehend auf dem neuesten Stand ist.

Das factro Ampelsystem in der nach der Ampel gruppierten projektübergreifenden Aufgabenliste
factro Ampelsystem in der Aufgabenliste

Weitere Methoden

Zusätzlich gibt es auch weitere Methoden, die im Projektcontrolling angewendet werden, wie z.B.:

  • Meilensteinplan
  • Meilensteintrendanalyse (MTA)
  • Risikoanalyse
  • Soll-/Ist-Vergleich

Software für Projektcontrolling

In Zeiten von vielseitiger Projektmanagement-Software findet auch das Projektcontrolling mit geeigneten Tools statt. Eine passende Lösung ist z.B. das Tool factro. Sie können die Planung über den einzigartigen Projektstrukturplan vornehmen und Zeiten inkl. Abhängigkeiten und Meilensteine mit dem Gantt Diagramm einteilen.

Planung, Termine und Leistungen steuern

Die factro Deadline-Ampel ermöglicht ein effektives Ampelcontrolling. Für einen Soll-/Ist-Vergleich eignet sich factro dank der umfangreichen Leistungserfassung. Sie können nicht nur einen geplanten und einen geleisteten Aufwand vermerken – das Tool errechnet automatisch den Rest-Aufwand. So können Sie immer abschätzen, ob die Kapazitäten ausreichen, um die Ziele zu erreichen.

Ein Screenshot des Gantt Charts in factro
Das Gantt Chart in factro

Mit Vorlagen Standards etablieren und messen

Wenn Sie regelmäßig gleiche oder ähnliche Projekte bearbeiten, dann können Sie diese als Vorlage speichern und jederzeit wiederverwenden. Das etabliert Standards für Ihre Arbeit und reduziert den Planungsaufwand.

Zusätzlich ermöglichen Vorlagen, basierend auf Lessons Learned, immer fehlerfreier zu planen. Sie können Ihre Verbesserungen von Projekt zu Projekt messen und so für das Controlling immer weiter optimieren.

Projektcontrolling: Vielseitiges Erfolgsmittel

Projektcontrolling ist vielschichtig und geht über die reine Überwachung oder Kontrolle eines Projekts hinaus. Durch die Methoden werden Entscheidungen vereinfacht und die Wirtschaftlichkeit sowie die Pünktlichkeit sichergestellt. Ohne eine präzise Planung und umfassende Transparenz ist das aber nicht möglich. Sind diese Rahmenbedingungen jedoch gegeben, profitieren Sie u.a. von:

  • Früherkennung von Risiken
  • klaren Zielvorgaben
  • vereinfachter Kommunikation mit Stakeholdern und Auftraggebern
  • transparenter Analyse von Leistung, Kosten und Pünktlichkeit
  • Entscheidungshilfen bei mehreren Alternativen
  • Erfassen und prüfen der elementaren Kennzahlen

Überzeugen Sie sich selbst!
Registrieren Sie sich jetzt kostenlos für die factro Basic Cloud.


Was versteht man unter Projektcontrolling?


Was muss beim Projektcontrolling beachtet werden?


Welche Methoden gibt es im Projektcontrolling?


Wie wird Projektcontrolling im Alltag eingebunden?


Hat Ihnen dieser Artikel gefallen? Gerne können Sie den Beitrag hier bewerten:
[Anzahl: 2 Durchschnitt: 5]