Standardisierte Zeitplanung entwickeln
Ob Seminararbeit, die eigene Hochzeit, der Hausbau â oder Vertriebsprojekte, Verkaufskampangen, Innovations-Vorhaben in Unternehmen: Alles sind Projekte, bei denen ein effektiver Zeitplan bzw. Meilensteinplan ein maĂgeblicher Erfolgsfaktor ist. Bei wiederkehrenden Projekten ist eine Vorlage fĂŒr einen Zeitplan besonders sinnvoll und â gerade im schon ohnehin gut gefĂŒllten Arbeitsalltag â eine enorme Entlastung.
Mit dem passenden Tool geht’s ganz leicht!
Welches Tool bzw. welche Vorlage plant denn jetzt am besten Deine Zeit? Wir zeigen, wie Du Deine Zeitplanung klassisch in Excel und Word oder einer innovativen Projektmanagement-Software aufbauen kannst. Und so Dein Zeitmanagement einfach und ohne viel Aufwand mit dem ârichtigen“ Tool kostenlos umsetzen, um VorgĂ€nge, Aufgaben und To-dos rechtzeitig zu erledigen.
- Warum ist eine Vorlage fĂŒr einen Zeitplan sinnvoll?
- Was ist ein Zeitplan im Projektmanagement?
- Warum Vorlagen in Excel und Word fĂŒr die Zeitplanung nicht wirklich effizient sind
- Vorlagen fĂŒr den Zeitplan im Projektmanagement-Tool erstellen
- Fazit: Zeitplan Vorlagen entstehen mit einer PM-Software im Handumdrehen
1. Warum ist eine Vorlage fĂŒr einen Zeitplan sinnvoll?
Vorlagen erleichtern den Arbeitsalltag in Projekten â das gilt auch beim Zeitplan. Eine Zeitplanvorlage ist dabei nicht nur zeitsparend, sondern speichert terminierte AblĂ€ufe und VorgĂ€nge und setzt Zeiten in Projekten automatisch. Bei sich wiederholenden Meetings und Terminen timet eine Vorlage einen festen zeitlichen Ablauf und definiert den Aufwand fĂŒr den jeweiligen Vorgang. Das ist gerade dann praktisch, wenn Vorhaben einen festen Endterminen verfolgen, weil der Auftraggeber z.B. eine Deadline setzt.
âEin Plan ist kein starres Korsett, sondern eher ein Radarschirm fuÌr die Aufgaben und Termine, die in der Woche oder dem Projekt anstehen.â
Mit einer Projektvorlage fĂŒr eine wiederkehrende Zeitplanung wird eine feste Struktur etabliert, die die Arbeitszeit der Mitarbeiter effizienter nutzt und klare Richtlinien setzt. Im Nachhinein wird damit das Miteinander sowie die Zusammenarbeit im Team verbessert.
2. Was ist ein Zeitplan im Projektmanagement?
ZunĂ€chst einmal die Grundlagen: Was ist denn ĂŒberhaupt ein Zeitplan im Projektmanagement (PM)? Der Plan im PM listet alle AktivitĂ€ten, VorgĂ€nge, Termine im Kalender und Meilensteine mit dem jeweiligen Start- und Endzeitpunkt sowie den zugehörigen Ressourcen auf. AuĂerdem ĂŒberblickt er die jeweilige Dauer der einzelnen Vorhaben sowie die gesamte Projektdauer. Dabei wird dies als Zeitleiste dargestellt.
Der Zeitplan beantwortet also die Frage âWann findet welcher Vorgang statt?“ und plant damit den zeitlichen Ablauf eines Projekts. Der Zeitplan ist fĂŒr ein erfolgreiches Zeitmanagement in Projekten daher unumgĂ€nglich â die Vorlage vereinfacht letztlich den Aufbau zukĂŒnftiger Projekte.
Warum ist das Arbeiten mit Vorlagen sinnvoll?
Eine Vorlage fĂŒr einen Projektzeitplan standardisiert wiederum die zeitliche Abfolge aus vergangenen Projekten. Im Unternehmensalltag wiederholen sich Projekte hĂ€ufig, sodass eine Zeitplanvorlage gerade am Anfang eines Projekts â neben unzĂ€hligen Meetings, dem Kick-off und Projektstart â schnell einen zeitlichen Rahmen setzt. So kann bereits von Beginn an die Dauer besser eingeschĂ€tzt und kommuniziert werden.
Mit dem Start in ein neues Projekt möchten Auftraggeber, Stakeholder, das Management sowie Projektmitglieder einschĂ€tzen können, welchen Umfang das Projekt hat. Die Vorlage hilft dabei Zeiten sowie Fristen in entsprechenden Aufgaben zu setzen und plant zusĂ€tzliche Pufferzeit, die in vergangenen Projekten notwendig war. Bei einem ungeplanten Ausfall bleibt damit z.B. trotzdem genĂŒgend Zeit die Deadline zu erreichen.
3. Warum Vorlagen in Excel und Word fĂŒr die Zeitplanung nicht wirklich effizient sind
Wenn man Online recherchiert, ist schnell festzustellen, dass es eine groĂe Auswahl an Vorlagen als Excel- oder Word-Datei fĂŒr eine Zeitplanung zu finden gibt â angefangen bei der Gartenparty bis hin zur Projektplanung. Auch lassen sich schnell ganz einfach persönliche Vorlagen in den Anwendungen erstellen.
Auf Projektebene wird das Arbeiten unpraktisch
Wichtig zu wissen: Vorlagen in Excel und Word sind fĂŒr eine Projektplanung auf Organisationsebene hĂ€ufig zu unĂŒbersichtlich. Zu viele Aufgaben und Informationen werden in einem Tabellenblatt verarbeitet, sodass man hinterher nur mit groĂer Anstrengung die richtigen Details wiederfindet. Dazu kommt, dass Zeiten â gerade die Arbeitszeiten der Projektbeteiligten â ebenfalls nicht erfasst werden können.
Auch die Erfassung und Ănderung in Echtzeit, die ein wichtiger Bestandteil einer guten Zusammenarbeit ist, können diese Programme nicht bieten. Gerade wenn mehrere Projektbeteiligte gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten, sollten immer alle auf einem einheitlichen Stand sein. Nur so wird doppelte Arbeit und eine fehlerhafte Kommunikation vermieden.
Falls Du jedoch nicht auf die Arbeit mit Excel, PowerPoint und Co verzichten kannst, gibt es hier Vorlagen zum Herunterladen:
- Kostenlose Vorlagen fĂŒr ProjektzeitplĂ€ne in Excel (smartsheet.com)
- Kostenlose Zeitleiste-Vorlagensammlung fĂŒr Profis (officetimeline.com)
- Anpassbare Vorlagen fĂŒr ProjektzeitplĂ€ne und Roadmaps (create.microsoft.com)
Bedenke jedoch, dass diese Vorlagen immer hĂ€ndisch ausgefĂŒllt und angepasst werden mĂŒssen, damit sie aussagekrĂ€ftig sind und bleiben. Das bedeutet: mehr Aufwand.
Digitale Tools verbessern die Arbeit im Projekt
Gerade die Kommunikation im Team ist zwar mit Excel möglich, aber definitiv nicht ideal. Zugegeben, TabellenblÀtter können vielleicht per Mail verschickt oder geteilt werden: Was fehlt ist allerdings die Möglichkeiten Anmerkungen wie z.B. Kommentare zu hinterlassen, um gezielt Fragen, VerbesserungsvorschlÀge oder Informationen zu vermitteln.
FĂŒr die private Gartenparty oder den Wochenplan ist die Vorlage in einer Excel-Tabelle aus dem Netz sicherlich noch ausreichend â doch fĂŒr komplexe, projektĂŒbergreifende Vorhaben nutzen Projektmanager eine Projektmanagement-Software. Bei einer Software sind alle projektrelevanten Informationen in einer Cloud gesammelt.
4. Vorlagen fĂŒr den Zeitplan im Projektmanagement-Tool erstellen
In vielen Unternehmen gehört eine Projekt-Software bereits zum Arbeitsalltag und vereinfacht damit die Organisation innerhalb der Projektbeteiligten. Im Tool lassen sich Vorlagen kostenlos speichern, um ein komplettes Projekt im Handumdrehen zu erstellen â die Zeitplanung ist in diesen Projektvorlagen inklusive.
Das heiĂt, dass bereits mit der Planung des Projekts, automatisch ein Zeitplan entsteht. FĂŒr zukĂŒnftige Projekte kann diese Projektvorlage in der cloud-basierten Tool gespeichert werden. Das Gute dabei ist, dass dies anpassbare Vorlagen sind. Das bedeutet bei einer notwendigen Aktualisierung, kann die entsprechende Vorlagen mit nur wenigen Klicks geĂ€ndert werden.
Vorlagen lassen sich auf zwei unterschiedlichen Wegen im Tool erstellen:
- Entweder entsteht eine Vorlage aus einem abgeschlossenen Projekt. Das heiĂt, dass VorgĂ€nge, die Terminplanung sowie Deadlines ĂŒbernommen werden und so im neuen Projekt bereits mit wenig Aufwand eine Projektstruktur bildet.
- Oder eine Vorlage wird im Vorhinein fĂŒr zukĂŒnftige Projekte erstellt. Das ist gerade dann sinnvoll, wenn wiederkehrende Projekte zum Arbeitsalltag gehören. Das sind z.B. KundenauftrĂ€ge, also sog. Routine-Projekte.
Wie entsteht der Zeitplan im Tool?
Die Einordnung der jeweiligen Aufgaben kann im Projektstrukturplan erfolgen. Daraus ergeben sich schlieĂlich Start- und Endzeiten jedes Vorgangs und des gesamten Projekts. Im PSP sind die VorgĂ€nge allerdings in keiner zeitlichen Reihenfolge angeordnet, sondern bieten ausschlieĂlich einen GesamtĂŒberblick ĂŒber das Projekt. FĂŒr eine Zeitplanung empfiehlt sich daher das Gantt-Diagramm.
Vorlagen im Gantt Diagramm
Im Gantt Chart erhĂ€lt man eine Ăbersicht ĂŒber Fortschritte, Deadlines und Meilensteine und das immer auf dem aktuellen Stand, denn Ănderungen werden in Echtzeit fĂŒr alle Projektmitglieder erfasst.
Das Gantt ist auch deswegen ein beliebtes Werkzeug, da AbhĂ€ngigkeiten zwischen den Aufgaben leicht visualisiert werden können. Klar wird, welche Aufgaben kritisch voneinander abhĂ€ngen, sodass eine VorgĂ€nger-Nachfolger-Beziehung entsteht. Es wird also die Frage geklĂ€rt: âWelche Aufgabe muss wann erledigt werden, um mit der nĂ€chsten zu starten?“
Mit einem guten Zeitplan und der entsprechenden Vorlage werden also Ressourcen besser eingeteilt. Sollte es zu einem unerwarteten Verzug kommen, kann schnell reagiert werden. Das Beste: Bei einer Ănderung einer Aufgabe, passt die Software alle weiteren, abhĂ€ngigen Aufgaben an. FĂŒr die Vorlagen können solche Puffer von vornherein mit eingeplant sein.
Gerade bei zeitlichen Anpassungen werden alle Aufgaben in der Software automatisch mit verschoben. Das heiĂt fĂŒr Dich, dass die einzelnen Aufgaben aus dem Projekt nicht manuell angepasst werden mĂŒssen. Das vermeidet in erster Linie Fehler, aber spart auch Arbeitszeit.
Mit dem Projektmanagement Tool factro kannst Du ganz einfach diese Vorlagen nach Deinen individuellen BedĂŒrfnissen erstellen. So sparst Du Dir Zeit und Nerven und musst eben nicht immer wieder von vorne Anfangen, Deine ZeitplĂ€ne zu erstellen. In diesem Video zeigt die Marvin, wie Du die Vorlagen-Funktion optimal nutzen kannst.
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4. Fazit: Zeitplan Vorlagen entstehen mit einer PM-Software im Handumdrehen
FĂŒr kleinere Events ist eine Vorlage fĂŒr die Zeitplanung in Excel oder Word also noch völlig ausreichend â wenn ein Projekt allerdings gröĂer ist, wird die Planung schnell unĂŒbersichtlich und gerĂ€t, im schlimmsten Fall, in Verzug.
Der Einsatz eines PM-Tools organisiert daher nicht nur Vorlagen ĂŒbersichtlich, sondern ergĂ€nzt auch alle zugehörigen Aufgaben, Aufgabenpakete und Dokumente. Um die Vorlagen stets aktuell zu halten, sollte der Stand regelmĂ€Ăig ĂŒberprĂŒft und bei Bedarf, mithilfe von Lessons Learned, angepasst werden.
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