Zeiterfassung für Projekte

Arbeitszeiten sorgfältig dokumentieren

Ohne Transparenz und sorgfältige Planung ist es kaum möglich, Projekte zuverlässig, erfolgreich und vor allem wirtschaftlich abzuschließen. Neben Projektplanung und Aufgabenmanagement kommt es vor allem auf die Projektzeiterfassung an.

Projektzeiterfassung ist dabei aus vielen Perspektiven relevant. Auch im magischen Dreieck ist Zeit ein entscheidender Faktor. Warum Zeiterfassung in Projekten so wichtig ist und wie Du diese am besten pflegst, erklärt der folgende Artikel.

• Kosten zuverlässig kalkulieren
• Arbeitszeiten und Auslastung managen
• Genaue Reportings und richtige Prioritäten
• Tools für Zeiterfassung in Projekten
• Fazit: Zeiterfassung für Projekte ist essentiell

Kosten zuverlässig kalkulieren

Kaum eine Redewendung ist so bekannt wie „Zeit ist Geld“. Gerade komplexes Projektmanagement erfordert eine saubere Zeitplanung, damit alle verfügbaren Ressourcen effizient aufgeteilt werden. Jede Mehrarbeit verursacht zusätzliche Kosten und birgt weitere Unberechenbarkeit.

Mit einer konstanten Zeiterfassung in Deinen Projekten verlierst Du das Pensum nie aus den Augen. Das ist entscheidend für ein zuverlässiges Projektcontrolling und die Rechnungsstellung. Wenn Du ein konkretes Zeitbudget mit dem Auftraggeber abgestimmt hast, gilt es, dieses nicht zu überziehen.

Arbeitszeiten und Auslastung managen

Doch die Arbeitszeiterfassung in Projekten ist auch wichtig, damit die Mitarbeiterauslastung nicht überstrapaziert wird. Wenn klar ist, wie viele Stunden pro Aufgabe, Block oder Projekt anstehen und dies mit den erfassten Aufwänden der Mitarbeiter abgeglichen wird, entsteht ein klares Bild über den Projektfortschritt und das Restprogramm.

„Wenn die Projektteammitglieder sicherstellen, dass Deine Linienvorgesetzten rechtzeitig wissen, wann sie im Projekt benötigt werden lassen sich meist auch bei enger Personalausstattung Lösungen finden. Findet diese Kommunikation nicht statt, wird es unweigerlich zu Konflikten kommen.

Eine gewisse Verbindlichkeit lässt sich auch erzielen, indem Linie und Projekt die geplanten Einsatzzeiten der Projektteammitglieder auch schriftlich fixieren. Entscheiden ist allerdings, dass diese Vereinbarungen auch gelebt werden und bei Veränderungen auch weiterentwickelt werden.“ – Projektmanagement Handbuch

Eine saubere Datengrundlage durch ein Zeiterfassungssystem ermöglicht es, die Kapazitäten der einzelnen Kollegen besser einzuschätzen und die Belastung auszubalancieren. Das vermindert Stress, erhöht die Effizienz und steigert die Motivation des Teams. Jeder weiß, was und wie viel er zu tun hat. Rückfragen werden minimiert und Entscheidungen beschleunigt.

Gefilterte Ansicht der Ressourcenauslastung in factro

Genaue Reportings und richtige Prioritäten

Von einem klaren Aufwandsüberblick profitierst Du aber auch in anderen Projektphasen, ja, sogar über das Projekt hinaus. Denn eine Gegenüberstellung der geleisteten Arbeit und der ursprünglichen Planung ermöglicht ein detailreiches Reporting.

Das hilft während des Projekts, die richtigen Prioritäten zu setzen. Wenn der Restaufwand abgeschätzt werden kann, lassen sich verfügbare Freiräume sinnvoller zuteilen und das Zeitmanagement optimieren. Falsch gesetzte Prioritäten sorgen damit nicht für Verzögerung oder Ablenkung vom Wesentlichen.

Tools für Zeiterfassung in Projekten

Während traditionell eine Stempeluhr oder Arbeitszeitlisten für Zeitnachweise eingesetzt wurden, ist modernes Time Tracking wesentlich flexibler. Mit Hilfe verschiedener Projektmanagement-Software oder Zeiterfassungs-Apps kannst Du Deine Stunden online erfassen – ohne Mühe, zentral und auch mobil. Alle Tools kannst Du zunächst kostenlos testen. So findest Du heraus, welches Tool am besten zu Dir passt.

factro

Die deutsche Software factro vereint professionelles Projektmanagement mit einer leistungsstarken (Arbeits-)Zeiterfassung. Jede Aufgabe erhält ein individuelles Budget zur Planung (Planaufwand). Bei jeder erfassten Leistung (Ist-Aufwand) werden die Aufwände verrechnet, sodass Du den Fortschritt und Restaufwand von Aufgaben und ganzen Projekten tracken kannst. Im Projektkopf werden Dir dann die Projektstunden angezeigt. Das hilft Dir dabei, den Überblick zu bewahren und den Projektstatus nachzuverfolgen.

Zudem kannst Du bei jeder Buchung eine Beschreibung, einen internen Vermerk und zurückgelegte Kilometer festhalten. Damit gehen keine wichtigen Details unter. Und dank der factro mobile App kannst Du all diese Funktionen auch von unterwegs nutzen.

Das smarte Benachrichtigungssystem von factro macht Dich auch darauf aufmerksam, wenn die Fertigstellung von Aufgaben gefährdet ist. Ist der verbleibende Aufwand für eine Aufgabe zu groß, um ihn planmäßig mit den nächsten Arbeitstagen fertigzustellen, gibt Dir das Tool Bescheid. So kannst Du die Arbeitszeitverwaltung Deiner Projekte optimieren und umgehend auf Verzögerungen reagieren. Das macht das Projektmanagement einfach.

Zusammen mit der Ressourcen-Auslastung behältst Du alle anstehenden und geplanten Zeiten des Teams im Blick – zentral, transparent und übersichtlich. Verteile die Aufgaben einfach per Drag & Drop um, um Lastspitzen bei Kollegen zu vermeiden. Über den Excel-Export lassen sich die Daten für die lokale Bearbeitung sichern. All Informationen kannst Du auch beispielsweise für Berichte nutzen.

Die Zeiterfassung in der Software kann durch benutzerdefinierte Felder auch für die Projektabrechnung oder die Stundensätze genutzt werden. Mehr dazu erfährst Du hier.

timeBro

Die App timeBro unterstützt den User durch automatische Zeiterfassung. Die Anwendung läuft im Hintergrund mit und fasst zusammen, mit welchen Aufgaben sich der Nutzer beschäftigt hat. Die Projektzeiterfassung ist präzise und der User kann sich voll auf die Tätigkeiten konzentrieren.

Sollen Projektzeiten gebucht werden, lassen sich diese in timeBro abspeichern oder per Integration mit Collaboration Tools wie factro nahtlos synchronisieren. Die gesamte Arbeitszeiterfassung für Projekte findet dabei lokal statt, eine Überwachung der Aktivitäten ist nicht möglich.

TimeTrack

Eine Cloud-Lösung für die gemeinsame Zeiterfassung im Team ist TimeTrack. Die App kann an die Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter angepasst werden und berücksichtigt auch Urlaubstage. Das klassische Ein- und Ausstempeln ist ebenso möglich – am Computer oder per App auf dem Smartphone.

Die Projektzeiterfassung erfolgt dabei durch die Aufteilung in Arbeitsblöcke, denen Du Zeiten zuordnest, um Dich zu orientieren. Weiterhin ermöglicht timeBro die Rechnungsstellung für Reisekosten und Aufträge.

Toggl

Wie timeBro oder TimeTrack ist auch Toggl eher eine reine Zeiterfassungssoftware. Die Erfassung erfolgt wahlweise per mitlaufender Stoppuhr oder selbstständiger Eingabe. Toggl gibt es als Smartphone-App und mit mehr Funktionalität auch für den Desktop. Dann stehen z.B. auch eine Team- und Kundenverwaltung zur Verfügung.

Harvest

Mit Harvest kannst Du neben der Arbeitszeiterfassung auch Rechnungen, Zahlungen sowie Verzüge verwalten. Das Tool eignet sich für Selbstständige, Freelancer und Teams gleichermaßen. Stunden lassen sich einfach manuell einbuchen oder per Stoppuhr tracken.

Aus den dokumentierten Leistungen kann die App Rechnungen erstellen. Ein Teamüberblick zeigt das Pensum der Kollegen. Die mobile Zeiterfassung per App ist ebenfalls möglich.

Zeiterfassung mit Excel
Die Arbeitszeiterfassung ist weniger gut geeignet. Durch die manuelle Eingabe der Daten in die Tabelle können schneller Fehler passieren. Zudem werden die Daten nicht automatisch aktualisiert. Die Mitarbeitenden in der Verwaltung, die sich um die Stundenabrechnung kümmern, müssen zudem viele einzelne Excel-Tabellen händisch durcharbeiten. Das führt zu einem enorm hohen Verwaltungsaufwand bei der Datenerfassung.

Fazit: Die Projektzeiterfassung ist essentiell

Erfolgreiche Projekte sind gut geplant – das gilt besonders für den Zeitplan. Und so detailliert wie die Organisation sollte auch der Fortschritt während der Bearbeitung dokumentiert werden. Ein wichtiger Baustein ist die Arbeitszeiterfassung in Projekten. Ein gewinn für jedes Unternehmen.

Mit modernen Systemen geht das schnell, einfach und auch von unterwegs. Die deutsche Lösung factro vereint dabei professionelles Aufgaben- und Projektmanagement mit umfangreicher Leistungserfassung.