Zeiterfassung für Projekte

Zeiterfassung in Projekten ordnet Aufwände, Aufgaben und das Controlling. Erfassen Sie Zeiten nach Tätigkeiten oder Terminen auch mobil.

Arbeitszeiten sorgfältig dokumentieren

Ohne Transparenz und sorgfältige Planung ist es kaum möglich, Projekte zuverlässig, erfolgreich und vor allem wirtschaftlich abzuschließen. Neben Projektplanung und Aufgabenmanagement kommt es vor allem auf die Zeiterfassung in Projekten an.

Projektzeiterfassung ist dabei aus vielen Perspektiven relevant. Auch im magischen Dreieck ist Zeit ein entscheidender Faktor. Warum Zeiterfassung in Projekten so wichtig ist und wie Sie diese am besten pflegen, erklärt der folgende Artikel.

Ein junger Mann schaut am Laptop auf die Uhr

Kosten zuverlässig kalkulieren

Kaum eine Redewendung ist so bekannt wie „Zeit ist Geld“. Gerade komplexes Projektmanagement erfordert eine saubere Zeitplanung, damit alle verfügbaren Ressourcen effizient aufgeteilt werden. Jede Mehrarbeit verursacht zusätzliche Kosten und birgt weitere Unberechenbarkeit.

Mit einer konstanten Arbeitszeiterfassung in Ihren Projekten verlieren Sie das Pensum nie aus den Augen. Das ist entscheidend für ein zuverlässiges Projektcontrolling und die Rechnungsstellung. Wenn Sie ein konkretes Zeitbudget mit dem Auftraggeber abgestimmt haben, gilt es, dieses nicht zu überziehen.

Arbeitszeiten und Auslastung managen

Doch die Arbeitszeitverwaltung in Projekten ist auch wichtig, damit die Mitarbeiterauslastung nicht überstrapaziert wird. Wenn klar ist, wie viele Stunden pro Aufgabe, Block oder Projekt anstehen und dies mit den erfassten Aufwänden der Mitarbeiter abgeglichen wird, entsteht ein klares Bild über den Fortschritt und das Restprogramm.

„Wenn die Projektteammitglieder sicherstellen, dass ihre Linienvorgesetzten rechtzeitig wissen, wann sie im Projekt benötigt werden lassen sich meist auch bei enger Personalausstattung Lösungen finden. Findet diese Kommunikation nicht statt, wird es unweigerlich zu Konflikten kommen.

Eine gewisse Verbindlichkeit lässt sich auch erzielen, indem Linie und Projekt die geplanten Einsatzzeiten der Projektteammitglieder auch schriftlich fixieren. Entscheiden ist allerdings, dass diese Vereinbarungen auch gelebt werden und bei Veränderungen auch weiterentwickelt werden.“Projektmanagement Handbuch

Eine saubere Datengrundlage ermöglicht es, die Kapazitäten der einzelnen Kollegen besser einzuschätzen und die Belastung auszubalancieren. Das vermindert Stress, erhöht die Effizienz und steigert die Motivation des Teams. Jeder weiß, was und wie viel er zu tun hat. Rückfragen werden minimiert und Entscheidungen beschleunigt.

Ein Screenshot der factro Ressourcenauslastung
Die factro Ressourcenauslastung

Genaue Reportings und richtige Prioritäten

Von einer klaren Aufwandsübersicht profitieren Sie aber auch in anderen Projektphasen, ja, sogar über das Projekt hinaus. Denn eine Gegenüberstellung der geleisteten Arbeit und der ursprünglichen Planung ermöglicht ein detailreiches Reporting.

Das hilft während des Projekts, die richtigen Prioritäten zu setzen. Wenn der Restaufwand abgeschätzt werden kann, lassen sich verfügbare Freiräume sinnvoller zuteilen. Falsch gesetzte Prioritäten sorgen damit nicht für Verzögerung oder Ablenkung vom Wesentlichen.

Tools für Zeiterfassung in Projekten

Während traditionell eine Stempeluhr oder Arbeitszeitlisten für Zeitnachweise eingesetzt wurden, ist modernes Time Tracking wesentlich flexibler. Mit Hilfe verschiedener Projektmanagement-Software oder Zeiterfassungs-Apps können Sie Ihre Leistungen ohne Mühe zentral und auch mobil erfassen.

factro

Die deutsche Projektmanagement-Software factro vereint professionelles Projektmanagement mit einer leistungsstarken Zeiterfassung. Jede Aufgabe erhält ein individuelles Zeitbudget zur Planung (Planaufwand). Bei jeder erfassten Leistung (Ist-Aufwand) werden die Aufwände verrechnet, sodass Sie den Fortschritt und Restaufwand von Aufgaben und ganzen Projekten tracken können.

Zudem können Sie bei jeder Buchung eine Beschreibung, einen internen Vermerk und zurückgelegte Kilometer festhalten. Damit gehen keine wichtigen Details unter. Und dank der factro mobile App können Sie all diese Funktionen auch von unterwegs nutzen.

Ein Screenshot der Leistungserfassung per factro Mobile App

Das smarte Benachrichtigungssystem von factro macht Sie auch darauf aufmerksam, wenn die Fertigstellung von Aufgaben gefährdet ist. Ist der verbleibende Aufwand für eine Aufgabe zu groß, um ihn planmäßig mit den nächsten Arbeitstagen fertigzustellen, gibt das Tool Ihnen Bescheid. So können Sie die Arbeitszeitverwaltung Ihrer Projekte optimieren und umgehend auf Verzögerungen reagieren.

Zusammen mit der Ressourcen-Auslastung behalten Sie alle anstehenden und geplanten Zeiten des Teams im Blick – zentral, transparent und übersichtlich. Verteilen Sie die Aufgaben einfach per Drag & Drop um, um Lastspitzen bei Kollegen zu vermeiden. Über den Excel-Export lassen sich die Daten für die lokale Bearbeitung sichern.

timeBro

Die App timeBro unterstützt den User durch automatische Zeiterfassung. Die Anwendung läuft im Hintergrund mit und fasst zusammen, mit welchen Aufgaben sich der Nutzer beschäftigt hat. Die Zeiterfassung ist präzise und der User kann sich voll auf die Tätigkeiten konzentrieren.

Ein Screenshot des Tools timeBro

Sollen Zeiten gebucht werden, lassen sich diese in timeBro abspeichern oder per Integration mit Collaboration Tools wie factro nahtlos synchronisieren. Die gesamte Arbeitszeiterfassung für Projekte findet dabei lokal statt, eine Überwachung der Aktivitäten ist nicht möglich.

TimeTrack

Eine Cloud-Lösung für die gemeinsame Zeiterfassung im Team ist TimeTrack. Die App kann an die Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter angepasst werden und berücksichtigt auch Urlaubstage. Das klassische Ein- und Ausstempeln ist ebenso möglich – am Computer oder per App auf dem Smartphone.

Die Zeiterfassung für Projekte erfolgt dabei durch die Aufteilung in Arbeitsblöcke, denen Sie Zeiten zuordnen, um sich zu orientieren. Weiterhin ermöglicht das Tool die Rechnungsstellung für Reisekosten und Aufträge.

Toggl

Wie timeBro oder TimeTrack ist auch Toggl eher für reine Zeiterfassung gedacht. Diese erfolgt wahlweise per mitlaufender Stoppuhr oder selbstständiger Eingabe. Toggl gibt es als Smartphone-App und mit mehr Funktionalität auch für den Desktop. Dann stehen z.B. auch eine Team- und Kundenverwaltung zur Verfügung.

Ein Screenshot des Tools Toggl

Harvest

Mit Harvest können Sie neben der Arbeitszeiterfassung auch Rechnungen, Zahlungen sowie Verzüge verwalten. Das Tool eignet sich für Selbstständige, Freelancer und Teams gleichermaßen. Stunden lassen sich einfach manuell einbuchen oder per Stoppuhr tracken.

Aus den dokumentierten Leistungen kann die App Rechnungen erstellen. Eine Teamübersicht zeigt das Pensum der Kollegen. Die mobile Zeiterfassung per App ist ebenfalls möglich.

Fazit: Zeiterfassung für Projekte ist essentiell

Erfolgreiche Projekte sind gut geplant – das gilt besonders für den Zeitplan. Und so detailliert wie die Organisation sollte auch der Fortschritt während der Bearbeitung dokumentiert werden. Ein wichtiger Baustein von ist die Arbeitszeiterfassung in Projekten.

Mit modernen Tools geht das schnell, einfach und auch von unterwegs. Die deutsche Lösung factro vereint dabei professionelles Aufgaben- und Projektmanagement mit umfangreicher Leistungserfassung.

Vorteile
Nachteile
Genaue Kostenkalkulationmuss konstant erfolgen
beschleunigte EntscheidungenMitarbeiter können sich unter Druck gesetzt fühlen
höhere Transparenzgesteigerter administrativer Aufwand
Zeitbudget wird gehalten
Auslastung managen
hilfreiche Reportings
richtige Prioritäten

Überzeugen Sie sich selbst!
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