Schluss mit dem Verzetteln!
Bereit, die Zettelwirtschaft endlich hinter Dir zu lassen? Mit dem neuen factro Update geben wir Dir ein starkes Feature an die Hand, mit dem Du gleich mehrere Gebiete Deines Tagesgeschäfts vereinfachst:
- Mit ToDo-Listen organisierst Du Dich selbst und Dein Team flexibel und zentral in factro. Ideensammlungen, eigene Aufgaben-Übersichten und Checklisten – das Limit bestimmst Du.
- Plane und gestalte Meetings mit einer klaren Agenda, die Dich Schritt für Schritt durch die Besprechung führt. So verabschiedest Du Dich von unstrukturierten Meetings, die nur unnötige Zeit und Nerven kosten.
- Und als Sahnehäubchen schreibt factro für Dich auch das Protokoll. Ganz automatisiert. Endlos-Feedback-Schleifen für das Meeting vor zwei Wochen sind Schnee von gestern. Genieße mehr Fokus auf Deine wichtigen Aufgaben.
Lass Dir den Fokus imWebinar von uns ganz persönlich vorstellen und Dir von uns individuelle Tipps mit auf den Weg geben:
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Den Fokusbereich findest Du in factro übrigens oben rechts in der Ecke in Form einer Zielscheibe. Mit einem Klick hierauf öffnet sich der neue Bereich. Der Fokus öffnet sich parallel zu Deinem factro Screen. Damit hast Du Deine Projekte jederzeit im Blick, kannst aber gleichzeitig auch schnell und einfach Aufgaben hin- und herschieben.
Der factro Fokus
Mehr über die Grundideen und wie der neue Fokusbereich in factro Dich und Dein Team bereichern wird, liest Du in diesem Artikel.
- ToDos flexibel und zentral organisieren
- Gemeinsam Ideen, Notizen und kleinere ToDos verwalten
- Auf die Plätze, Meeting, Los!
- Euer Feedback im Beta-Test!
1. ToDos flexibel und zentral organisieren
Die Listenfunktion im Fokus bietet Dir große Freiheiten, um Dich selbst zu strukturieren und den Live-Status Deines Fortschritts zu sehen. Ganz individuell für Dich: You do you. Deiner Fantasie mit dem Feature sind keine Grenzen gesetzt!
- Organisiere die Aufgaben auf Deinem Schreibtisch und bringe sie in Deine persönliche Reihenfolge.
- Vereine Aufgaben in einer Übersicht, ohne bestehende Projektaufgaben zu verschieben.
- Spicke Aufgaben mit Ideen und Notizen – für Dich allein oder ausgewählte Mitglieder.
Und so geht’s
Für jeden Anlass kannst Du eine neue Liste anlegen – egal ob Ideensammlung, Tagesaufgaben oder persönliche Gliederung für Deine Projektaufgaben.
Erstelle eine Liste, hake die Punkte ab und pack die Liste wieder weg. Deine Listen sind flüchtig und flexibel. Gestalte Deine Listen mit Deiner eigenen Ordnung, indem Du sie beispielsweise einfärbst oder mit Emojis versiehst. Die einzelnen Punkte kannst Du dann zusätzlich mit einer Beschreibung ausstatten oder Dokumente anhängen, sodass Du alle wichtigen Informationen zu Deinem ToDo an einer Stelle parat hast.
Du wirst es zu schätzen wissen!
Im Projekt sollten die Infos auftauchen, die für alle wichtig sind, Dein persönlicher Plan zur Umsetzung darf in Deiner Liste bleiben. Je nach Bedarf kannst Du dafür eine eigene Liste anlegen und mit wenigen Klicks natürlich auch die Listenpunkte jederzeit anpassen, verschieben oder sie in eine neue Reihenfolge bringen sowie löschen.
Der Fokus hilft Dir darüber hinaus dabei, ToDos zu strukturieren, die außerhalb von Projekten und Aufgaben anfallen.
Alles erledigt? Dann hake einfach den Listenpunkt ab und widme Dich Deinem nächsten offenen ToDo. Wie viel Du schon insgesamt in einer Liste abgehakt hast, wird Dir zusätzlich in der Listenübersicht via Fortschrittsbalken neben dem Listentitel angezeigt. So behältst Du auch bei mehreren Listen stets den Überblick.
Besonders praktisch:
Du kannst auch bestehende factro Aufgaben einer Liste als Listenpunkt hinzufügen und dadurch konkrete Aufgaben im Fokus behalten, von der Liste direkt ins entsprechende Projekt springen und Deinen Arbeitstag dadurch noch gezielter angehen.Natürlich kannst Du auch direkt in der Liste neue Aufgaben erstellen und diese dann später einem Projekt zuordnen.
Wenn Du die Aufgabe erledigt und sie als Punkt in Deiner Liste abgehakt hast, kannst Du außerdem mit dem selben Klick den Aufgabenstatus auf “beendet” setzen und damit auch Dein Kanban Board in “Meine Aufgaben” aufräumen.
2. Gemeinsam Ideen, Notizen und ToDos verwalten
Nicht nur Du allein kannst mit Listen Deinen Alltag erfolgreich bestreiten, auch Dein Team profitiert von der neuen factro Funktion, wenn es um gemeinsame Aufgaben oder Absprachen geht.
Du kannst eine Liste nämlich schnell und einfach mit Deinem Team teilen und sogar gemeinsam an der Liste arbeiten. So könnt Ihr bspw. Notizen ergänzen, die Liste in eine neue Reihenfolge bringen oder mit Farben strukturieren. Wie an allen relevanten Stellen in factro entscheidest Du auch hier, wer Schreib- oder Leserechte erhalten soll und definierst so die Art der Zusammenarbeit.
Zugriffsrechte einer factro Liste
Auch Eure Abstimmungsprozesse können auf Grundlage der Liste nun schneller und zielgerichteter erfolgen. Damit könnt Ihr Eure ToDos auf einen Blick besprechen, wenn sie sich aus mehreren verschiedenen Projekten ergeben. Macht gemeinsame Lagebesprechungen und gruppiert ToDos – ganz unabhängig vom Projekt.
3. Auf die Plätze, Meeting, Los!
Hand aufs Herz, bisher läuft es wie folgt ab: Du gehst unvorbereitet in ein Meeting, denn die Agenda ist entweder gar nicht vorab bekannt oder unübersichtlich. Die Argumente kratzt Du Dir also während der Besprechung zusammen. Und dann wird auch noch protokolliert – ein Prozess, der sich nicht selten über mehrere Tage erstreckt. Da wird das Protokoll nochmal zur Kontrolle versendet, freigegeben und dann erst werden die Ergebnisse in die Projekte überführt. Ein Albtraum. Und das im Jahr 2022. Wir können das zusammen besser!
Mit dem Fokus kannst Du jetzt endlich schnell und transparent die Meeting-Agenda erstellen – genau dort, wo die Punkte schließlich zusammenkommen: in factro. Hier sind alle Details zu den Aufgaben bereits verfügbar und Euer Austausch kann schon vor dem Meeting asynchron beginnen.
Direkt aus factro heraus einladen!
Und wie bekommst Du alle aus dem Team fürs Meeting zusammen? Auch kein Problem! Denn den Termin zu Eurem Meeting kannst Du direkt aus factro heraus erstellen. Ganz egal, mit welchem Kalender Du arbeitest (Google, Outlook etc.): Mit nur einem Klick hast Du eine Verbindung hergestellt und kannst Deine Teammitglieder zum Meeting einladen. Der Link zur Agenda ist in der Beschreibung direkt eingebunden. So können sich alle bei Bedarf schon vorab über die Themen informieren und perfekt vorbereiten.
Und was ist mit dem Protokoll?
Das Meeting beginnt, sobald Du im Fokus auf “Start” klickst und damit die Agenda in den Mittelpunkt der Besprechung setzt. Nun können die einzelnen Punkte einfach besprochen und gemeinsam bearbeitet werden.
Dabei generiert sich automatisch ein Protokoll Eures Meetings, indem Ihr nachvollziehen könnt, was für Änderungen in den Punkten während Eures Termins gemacht wurden. So wird nicht nur getrackt, welche Aufgaben abgehakt werden konnten, sondern auch, welche Erkenntnisse sich in der gemeinsamen Besprechung ergeben haben.
Euer Meeting ist beendet? Dann gibt es für Euch jetzt nichts mehr im Nachgang zu erledigen. Eure letzte Amtshandlung: Einfach auf “Stopp” drücken. Das Protokoll könnt Ihr Euch als PDF herunterladen und durch den Rückfluss ist alles direkt auf dem neuesten Stand.
Somit könnt Ihr Euch voll und ganz auf die Inhalte Eures Meetings konzentrieren und habt nach dem Meeting mehr Zeit gewonnen, Euch mit Eurer eigentlichen Arbeit zu befassen. Auch lästige Übertragungsfehler sind Schnee von gestern, weil ihr alles live für alle nachvollziehbar ändert. Glasklare Transparenz bei maximaler Zeitersparnis.
4. Euer Feedback im Beta-Test!
Natürlich haben wir alle, die bereits exklusiv im Beta-Test den Fokus ausprobieren konnten, gefragt: Was ist Dein ganz persönliches Highlight?
Das sind Eure Antworten:
„Es ist einfach, schnell und direkt.“
„Diese Kombination für Meetings und Listen – als hätte ich mir mein perfektes System bauen können…“
„Mein Highlight ist, kein Papier mehr benutzen zu müssen!“
„Der Fokus ist eine enorme Erleichterung für die Wochen- und Tagesplanung.“
„Super für ToDos, die meist noch nicht reif sind für eine Aufgabe.“
„Das Protokoll zum Meeting mit Export ist der Hammer!“
52% aller Beta-Tester nutzte den Fokus vor allem für die Selbstorganisation mithilfe von Listen.
67% nutzen Listen für schnelle Ideen zwischendurch.
89% nutzen Meetings vor allem für tägliche oder wöchentliche Abstimmungen im Team.
72% finden bereits jetzt nach wenigen Wochen: Der Fokus ist für sie unverzichtbar!
Weiterführendes Material
In unserem Handbuch findest Du noch mehr Infos rund um den Fokusbereich. Erfahre hier, wie Du Listen erstellst, teilst, Meetings automatisch protokollierst und vieles mehr.
