Mit dem Gantt Chart die Zeit einteilen
Das Gantt-Diagramm ist eine der gängigsten und effektivsten Projektmanagement-Methoden, um Aufgaben zeitbezogen darzustellen. In Projekten ist diese Zeitplanung in Form eines Balkendiagramms/Balkenplans bzw. einer Zeitleiste längst nicht mehr wegzudenken.
Für die initiale Projektplanung wird in der Regel erst einmal der Projektstrukturplan (PSP) verwendet. Dieser stellt ein Projekt in seiner groben Struktur mit all seinen Arbeitspaketen und Aufgaben dar und eignet sich daher ideal für die inhaltliche Planung. Für Termin- und Ablaufplanung ist er aber eher weniger geeignet. An diesem Punkt kommt das Gantt-Diagramm als Zeitplan ins Spiel.
- Was ist das Gantt-Diagramm?
- Gantt-Diagramm verstehen und erstellen
- Vor- und Nachteile der Balkendiagramms
- Gantt-Diagramm Excel: Vorlagen
- Gantt Chart mit PM-Software einfach erstellen
- Beispiel: Gantt-Diagramm für große & kleine Projekte
1. Was ist das Gantt-Diagramm?
Durch seinen Aufbau werden im Gantt-Diagramm die Aktivitäten (links aufgelistet) mit bestimmten Zeitabschnitten (oben von links nach rechts) verknüpft. Jede Aktivität wird als Balken visualisiert, der Startdatum, Dauer und Enddatum anzeigt. Eine ähnliche Version ist der Netzplan.
Ursprung der Gantt-Ansicht:
Die Urspünge des Gantt-Diagramms gehen zurück auf das Harmonogramm, das der polnische Ingenieur Karol Adamiecki 1890 entwickelte. Seine Erfindung wurde in Metallwalzwerken, Maschinenwerkstätten, chemischen Anlagen, in der Landwirtschaft und im Bergbau verwendet und führte zu Leistungssteigerungen zwischen 100% und 400%.20 Jahre später – um 1910 – entwickelte der amerikanische Maschinenbauingenieur Henry Gantt sein eigenes Diagramm. Er benutzte es hauptsächlich zur Maschinenbelegungs- und Auftragsfolgeplanung. Dadurch hat sich die Methode in der westlichen Welt etabliert.
Aus einem Gantt-Chart können folgende Informationen abgelesen werden:
- Geplanter Zeitraum eines Projektes
- Tatsächlicher Zeitraum eines Projektes
- Aufgaben des Projektes mit geplantem Start- und Enddatum
- Geschätzte Dauer jeder Aufgabe und dazugehörigen Pufferzeiten
- Überschneidende/miteinander verknüpfte Aufgaben und der kritische Pfad
- Wichtige Meilensteine im Verlauf
2. Gantt-Diagramm verstehen und erstellen
Das Gantt besteht normalerweise aus sechs Bestandteilen
Anfangs- und Endterminx machen ersichtlich, wann das gesamte Projekt startet und endet | |
Projekte bestehen aus einer Reihe von Teilaufgaben, durch die strukturierte Auflistung im Gantt-Chart wird keine Aktivität in der Planung vergessen | |
Durch diese Angabe kann sichergestellt werden, dass jede Aufgabe termingerecht erledigt wird. Außerdem kann die planmäßige Fertigstellung des gesamten Projektes überwacht werden. | |
Manche Aufgaben können nur dann erledigt werden, wenn eine andere schon erledigt ist. Auch diese Beziehungen unter den Aktivitäten werden dargestellt und erleichtern den Kontrollfluss. | |
Oft zeigen Einfärbungen der Balken den Fortschritt der Aufgaben an – so sieht man, wie sich das Projekt entwickelt und welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind | |
Eine vertikale Linie, die sich über das gesamte Diagramm zieht, markiert den aktuellen Zeitpunkt im Plan und gibt Überblick über den Fortschritt |
3. Vor- und Nachteile des Balkendiagramms
Vorteile
Nicht umsonst ist das Verwenden eines Gantt-Charts ein Must-Have im Projektmanagement. Das bringt die Visualisierung u.a. mit:
Klarheit über den Fortschritt
Alles auf einen Blick: Ein enormer Vorteil ist der umfassende Überblick, den es bietet. Ein ganzes Projekt kann in seiner zeitlichen Planung verständlich und anschaulich dargestellt werden. Auch während der Umsetzung hat man die ideale Übersicht über den aktuellen Zustand. So weiß man immer, in welcher Phase des Projektes man sich befindet und wie die Aufgaben aufgeteilt sind.
Das Gantt-Diagramm überzeugt zudem durch Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen und Meilensteine. Damit kannst Du Abhängigkeiten (Anordnungsbeziehungen) zwischen einzelnen Aufgaben bestimmen, die einander bedingen. Sobald der Vorgänger erledigt ist, kann mit dem Nachfolger gestartet werden.
Kurze Definition zu Meilensteinen: Meilensteine definieren und markieren wichtige Benchmarks während des Projektverlaufs.
Zielgerichtete Kommunikation
Durch den vollumfassenden Überblick können Teams die Anzahl von Meetings verringern und Angaben zum Projektstatus kinderleicht auf dem neusten Stand halten. Mitarbeiter sehen, für welche Aufgaben sie wie viel Zeit haben und können sich dadurch auch selber organisieren.
Fortschritte sind verzeichnet und einsehbar. Auch im Gespräch mit Stakeholdern und Kunden kann es ideal als Kommunikationsgrundlage genutzt werden, da das Gantt-Diagramm den Projektplan nachvollziehbar abbildet.
Höhere Motivation im Team
Durch die einfache und verständliche Darstellung haben Mitarbeiter viel bessere Einblicke in die Gesamtleistung. Du beschränkst Dich nicht nur auf Deine Aufgaben, sondern erfasst auch das „große Ganze“ und erhälst Antworten auf Fragen wie:
- Welche Aufgabe ist derzeit besonders wichtig?
- Wieso haben sich Verzögerungen ereignet?
- Wie arbeite ich beim aktuellen Stand am besten?
Verständnis für die Bedeutung der eigenen Arbeit und das Gesamtbild fördert das Wir-Gefühl des Teams, die Kollegen fühlen sich wertgeschätzt.
Vereinfachtes Zeitmanagement
Neben der besseren Organisation der Mitarbeiter selbst, kann mit einem Gantt der Projektplan durch den Leiter besser koordiniert werden. Das Gantt-Chart hilft, realistische Fristen inklusive Puffer festzulegen und einen strukturierten Projektablaufplan aufzustellen und unterstützt Dich bei der Rückwärtsterminierung.
Außerdem verhindern übersichtliche Pläne, dass andere Projekte, die ebenfalls Ressourcen und Zeit erfordern, behindert werden. Denn oft werden in Gantt-Diagrammen auch benötigte Ressourcen festgehalten.
Planerische Flexibilität
Beinahe kein Projekt läuft genau so ab, wie geplant. Ob veränderte Rahmenbedingungen, Einfluss von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftsleitung – häufig hat man sich im Projektmanagement mit unvorhersehbaren Änderungen herumzuschlagen.
Aus diesem Grund muss die Planung jederzeit flexibel angepasst werden können. Dank der guten Übersicht im Gantt-Chart können Aufgaben und Ressourcen einfach nach den nötigen Bedingungen verändert werden.
„Ein Plan, der nicht geändert werden kann, ist schlecht.“ – Publilius Syrus
Nachteile
Steigende Komplexität
Der Vorteil der umfassenden Übersicht kann auch schnell zum Nachteil werden. Bei großen Projekten mit vielen Aufgaben und Ressourcen kann das Diagramm sehr umfangreich und damit unübersichtlich und schwierig zu verstehen werden. Wichtig ist es daher, in sinnvollen Aufgaben und Teilaufgaben zu denken.
Linearität erforderlich
Das Gantt-Diagramm kann nur erfolgreich genutzt werden, wenn es in linearer Form dargestellt wird. Das bedeutet, schon beim Start des Projektes muss es eine ungefähre Vorstellung vom Endergebnis und den nötigen Schritten dahin geben. Bei Aufträgen ohne spezifisches Endergebnis kann es jedoch weniger praktisch sein.
Erhöhter Arbeitsaufwand
Auch der Vorteil der Flexibilität kann sich in einen Nachteil umwandeln. Denn bei Veränderungen im Projekt muss auch die zeitliche Planung im Gantt-Chart angepasst werden.Den Aufbau und die Pflege solcher Diagramme erleichtert Projektmanagement-Software heutzutage allerdings deutlich.
4. Gantt-Diagramm Excel: Vorlagen
Ein Gantt-Chart kannst Du auf verschiedene Arten erstellen. Heutzutage erfolgt dies meist über ein Projektmanagement-Tool. Teilweise werden auch noch Excel-Vorlagen eimgesetzt. Diese haben den Vorteil, dass Du in verschiedenen Formen im Internet zum Download erhältlich sind, so z.B. direkt bei Microsoft oder auch bei anderen Anbietern. Viele bieten eine Testversion an, manche Tools sind auch komplett kostenlos.
Die Nachteile, wenn Du ein Gantt-Diagramm mit Excel erstellst, liegen darin, dass Excel relativ statisch ist und dadurch nicht flexibel zusätzliche Informationen bereitstellen kann. Auch die Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitern oder Abhängigkeiten zwischen Aufgaben ist nicht so einfach möglich. Leichter ist das mit professionellen PM-Tools.
5. Gantt-Chart mit PM-Software einfach erstellen
Wenn Du ein Gantt-Chart in der Projektmanagement-Software factro erstellen, lassen sich Terminpläne für Projekte – z.B. für den kritischen Pfad – auf einfache Weise grafisch abbilden und übersichtlich auf einen Blick verfolgen. Zudem erkennt man direkt, welche Aufgaben bereits abgeschlossen, welche zurzeit in Bearbeitung und welche noch in Planung sind.
So sind alle Projektbeteiligten oder Kunden sofort auf dem Laufenden. Zeitkritische Aufgaben können im Gesamtkontext schnell identifiziert und behandelt werden. Du kannst einen Aufgabenbalken komplett verschieben, ohne seine Dauer zu verändern. Die Dauer änderst Du am Anfang des Balkens für den Start und am Ende für den Endzeitpunkt.
Verschiebst Du auf der Zeitachse ganze Aufgabenpakete oder Projekte, werden alle darunterliegenden Aufgaben entsprechend als Block verschoben.
Den Projektzeitraum festlegen
Mit dem Gantt-Diagramm in factro, kannst Du für jedes Projekt einen festen Zeitraum bestimmen. Dieser ist dann der geplante Projektzeitraum – auch Baseline genannt. Dieser Wert ist statisch und ändert sich nur wenn Du ihn manuell änderst. Man kann diesen Zeitraum auch als Zielzeitplan bezeichnen.
Zudem gibt es in noch den tatsächlichen Zeitraum. Dieser ergibt sich aus den Zeiträumen aller Aufgaben, die sich im Projekt befinden. Den tatsächlichen Zeitraum findest Du in den Projektdetails und wird Dir auch im Gantt-Diagramm angezeigt. Der Startzeitpunkt Deines Projekts ist der frühst eingetragene Aufgabenzeitpunkt, der Endzeitpunkt Deines Projekts ist der zuletzt eingetragene Zeitpunkt aller projektbezogenen factro Aufgaben.
Durch die Baseline in der Software, werden Dir unterschiedliche Laufzeit dargestellt. Der geplante Zeitraum wird als hervorgehobener Rahmen dargestellt.
Gantt-Diagramm als Vorlage speichern
Noch ein Tipp: Wenn Du das Gantt als Projektplan nutzt, kannst Du es mit den von Deinen eingestellten Zeiträumen für wiederkehrende Projekte nutzen, indem Du es als Gantt-Diagramm Vorlage abspeicherst. Einmal erstellt, kannst Du jederzeit darauf zurückgreifen – der zeitintensive Aufbau fällt damit weg. Bereits etablierte Projektstrukturen und Abläufe sind dann immer wiederverwendbar.
Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen bestimmen
Plane den Ablauf Deiner Projekte noch exakter – mit den Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen. Mit diesen unterstützt Du factro in Deinem Projekt, Aufgaben in einer sinnvollen Abfolge miteinander zu verknüpfen. Fahre mit dem Cursor über die Aufgabenbalken, werden Dir mögliche Vorgänger-Aufgaben angezeigt, die Du durch einen Klick auswählen kannst.
Sogleich werden Dir mögliche Nachfolger-Aufgaben vorgeschlagen, die Du nur noch auswählen musst – und schon ist die Beziehung/Abhängigkeit gesetzt. So siehst Du auf einen Blick alle Zusammenhänge im Projekt, erkennst kritische Abfolgen (rote Pfeile) und kannst diese bequem per Drag & Drop anpassen.
Meilensteine setzen
Oftmals enthalten Projekte wichtige Benchmarks wie Projektphasen, Lieferfristen oder Meetings. Die Meilensteine helfen Dir dabei, Dein Projekt noch besser zu strukturieren, Dein Team zu motivieren und wichtige Etappen im Blick zu behalten. Im Gantt-Diagramm sind diese mit einer Raute gekennzeichnet.
Gantt-Chart drucken
Für Offline-Meetings, Plantafeln oder zur Weitergabe kannst Du das Gantt-Chart auch drucken. Das geht in factro ganz einfach:
- Gehst Du dazu auf das Zahnrad-Icon
- Wähle „Drucken“
6. Beispiel: Gantt-Diagramm in großen & kleinen Projekten
Das Gantt-Diagramm ist eher für große Projekte geeignet, bei denen viele Aufgaben zeitgleich ablaufen. Hier lohnt sich ein genaues Gantt-Chart mit Meilensteinen und Fortschrittsbalken, die verdeutlichen wie weit eine Aufgabe bereits erledigt wurde. Mit Hinblick auf die Arbeitsmethodik kann das Diagramm aber auch bei kleinen Projekte Vorteile mit sich bringen.
Bei Kleinprojekten wird oft aus der Sicht des Kalenders geplant, das bedeutet man richtet sich nach den freien Zeiten im Kalender. Viel sinnvoller ist aber die umgekehrte Denkweise. Mit dem Gantt-Diagramm listet man erst auf, was zu tun ist und erst später wann es zu tun ist. Dieses Vorgehen führt zu ergebnisorientiertem Denken. Oft reicht schon das einfache Gantt-Chart, um eine übersichtliche Timeline des Projekts zu erhalten. Im Projektsteckbrief festgehalten, ist das Diagramm griffbereit.
Zusammengefasst sind die Merkmale und Funktionen des Gantt-Charts:
- Zeitliche Einordnung aller Projekt-Bestandteile
- Übersicht über Zeiträume, Anfangs- und Enddaten
- Kritischer Pfad immer im Blick
- Abhängigkeiten (Anordnungsbeziehungen) zwischen Vorgängern und Nachfolgern
- Meilensteine für wichtige Benchmarks
Lese-Empfehlung zum Gantt-Diagramm
- Präsentieren von Daten in einem Gantt-Diagramm in Excel (support.microsoft.com | Microsoft)
- Gantt-Diagramm – Vorlage für Excel
- Terminplanung, Balkenplan, Gantt-Diagramm (dieprojektmanager.com | Projektmanagement und -planung)
- In 8 Schritten zum Gantt-Diagramm (empowersuite.com | Gantt-Diagramm in Excel)
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