Gantt Diagramm: Definition, Vorteile & Anwendung

Das Gantt Diagramm ist eines der bekanntesten und meist genutzten Werkzeuge im Projektmanagement. Aber was ist das eigentlich genau?

Mit dem Gantt Chart die Zeit einteilen

Das Gantt Diagramm ist eine der gängigsten und effektivsten Projektmanagement-Methoden, um Aufgaben zeitbezogen darzustellen. In Projekten ist diese Zeitplanung in Form eines Balkendiagramms/Balkenplans bzw. einer Zeitleiste längst nicht mehr wegzudenken.

Für die initiale Projektplanung wird in der Regel erst einmal der Projektstrukturplan (PSP) verwendet. Dieser stellt ein Projekt in seiner groben Struktur mit all seinen Arbeitspaketen und Aufgaben dar und eignet sich daher ideal für die inhaltliche Planung. Für Termin- und Ablaufplanung ist er aber eher weniger geeignet. An diesem Punkt kommt das Gantt Diagramm als Zeitplan ins Spiel.

  1. Was ist das Gantt Diagramm?
  2. Bestandteile des Gantt Charts
  3. Vor- und Nachteile der Balkenansicht
  4. Gantt Diagramm in Excel anlegen
  5. Gantt Chart mit PM-Software erstellen
  6. Beispiel: Gantt Diagramm für große & kleine Projekte

1. Was ist das Gantt Diagramm?

Durch seinen Aufbau werden im Gantt Diagramm die Aktivitäten (links aufgelistet) mit bestimmten Zeitabschnitten (oben von links nach rechts) verknüpft. Jede Aktivität wird als Balken dargestellt, der Startdatum, Dauer und Enddatum anzeigt.

Ursprung der Gantt Ansicht:
Die Urspünge des Gantt Diagramms gehen zurück auf das Harmonogramm, das der polnische Ingenieur Karol Adamiecki 1890 entwickelte. Seine Erfindung wurde in Metallwalzwerken, Maschinenwerkstätten, chemischen Anlagen, in der Landwirtschaft und im Bergbau verwendet und führte zu Leistungssteigerungen zwischen 100% und 400%.

20 Jahre später – um 1910 – entwickelte der amerikanische Maschinenbauingenieur Henry Gantt sein eigenes Diagramm. Er benutzte es hauptsächlich zur Maschinenbelegungs- und Auftragsfolgeplanung. Dadurch hat sich die Methode in der westlichen Welt etabliert.

Ein Screenshot des Gantt Charts in factro
Das Gantt Chart in factro

Aus einem Gantt Diagramm können folgende Informationen abgelesen werden:

  • Anfangs- und Enddatum eines Projektes
  • Aufgaben des Projektes mit geplantem Start- und Enddatum
  • Geschätzte Dauer jeder Aufgabe
  • Überschneidende/miteinander verknüpfte Aufgaben und der kritische Pfad
  • Wichtige Meilensteine im Verlauf

2. Bestandteile des Gantt Charts

Üblicherweise besteht ein Gantt Diagramm aus sechs Teilen:

Datumsangaben
Anfangs- und Enddaten machen ersichtlich, wann das gesamte Projekt startet und endet
Aufgaben
Projekte bestehen aus einer Reihe von Teilaufgaben, durch die strukturierte Auflistung im Gantt wird keine Aktivität in der Planung vergessen
Voraussichtlicher Zeitrahmen
Durch diese Angabe kann sichergestellt werden, dass jede Aufgabe termingerecht erledigt wird. Außerdem kann die planmäßige Fertigstellung des gesamten Projektes überwacht werden.
Abhängigkeiten
Manche Aufgaben können nur dann erledigt werden, wenn eine andere schon erledigt ist. Auch diese Beziehungen unter den Aktivitäten werden dargestellt
Fortschritt
Oft zeigen Einfärbungen der Balken den Fortschritt der Aufgaben an – so sieht man, wie sich das Projekt entwickelt und welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind
Aktuelles Datum
Eine vertikale Linie, die sich über das gesamte Diagramm zieht, markiert den aktuellen Zeitpunkt im Plan und gibt Überblick über den Fortschritt

3. Vor- und Nachteile der Balkenansicht

Vorteile

Nicht umsonst ist das Gantt Diagramm ein Must-Have im Projektmanagement. Das bringt die Darstellung u.a. mit:

Klarheit über den Fortschritt

Alles auf einen Blick: Ein enormer Vorteil ist der umfassende Überblick, den es bietet. Ein ganzes Projekt kann in seiner zeitlichen Planung verständlich und anschaulich dargestellt werden. Auch während der Umsetzung hat man die ideale Übersicht über den aktuellen Zustand. So weiß man immer, in welcher Phase des Projektes man sich befindet und wie die Aufgaben aufgeteilt sind.

Das Gantt Diagramm überzeugt zudem durch Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen und Meilensteine. Damit können Sie Abhängigkeiten (Anordnungsbeziehungen) zwischen einzelnen Aufgaben bestimmen, die einander bedingen. Sobald der Vorgänger erledigt ist, kann mit dem Nachfolger gestartet werden. Mit Meilensteinen lassen sich wichtige Benchmarks während des Projektverlaufs markieren.

Zielgerichtete Kommunikation

Durch den vollumfassenden Überblick können Teams die Anzahl von Meetings verringern und Angaben zum Projektstatus kinderleicht auf dem neusten Stand halten. Mitarbeiter sehen, für welche Aufgaben sie wie viel Zeit haben und können sich dadurch auch selber organisieren.

Fortschritte sind verzeichnet und einsehbar. Auch im Gespräch mit Stakeholdern und Kunden kann es ideal als Kommunikationsgrundlage genutzt werden, da das Gantt den Projektplan nachvollziehbar abbildet.

Hände einer Businessfrau mit zwei Puzzlestücken

Höhere Motivation im Team

Durch die einfache und verständliche Darstellung haben Mitarbeiter viel bessere Einblicke in die Gesamtleistung. Sie beschränken sich nicht nur auf ihre Aufgaben, sondern erfassen auch das “große Ganze” und erhalten Antworten auf Fragen wie:

  • Welche Aufgabe ist derzeit besonders wichtig?
  • Wieso haben sich Verzögerungen ereignet?
  • Wie arbeite ich beim aktuellen Stand am besten?

Verständnis für die Bedeutung der eigenen Arbeit und das Gesamtbild fördert das Wir-Gefühl des Teams, die Kollegen fühlen sich wertgeschätzt.

Vereinfachtes Zeitmanagement

Neben der besseren Organisation der Mitarbeiter selbst, kann mit einem Gantt der Projektplan durch den Leiter besser koordiniert werden. Das Gantt Chart hilft, realistische Fristen inklusive Puffer festzulegen und einen strukturierten Projektablaufplan aufzustellen.

Außerdem verhindern übersichtliche Pläne, dass andere Projekte, die ebenfalls Ressourcen und Zeit erfordern, behindert werden. Denn oft werden in Gantt Diagrammen auch benötigte Ressourcen festgehalten.

Planerische Flexibilität

Beinahe kein Projekt läuft genau so ab, wie geplant. Ob veränderte Rahmenbedingungen, Einfluss von Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftsleitung – häufig hat man sich im Projektmanagement mit unvorhersehbaren Änderungen herumzuschlagen.

Aus diesem Grund muss die Planung jederzeit flexibel angepasst werden können. Dank der guten Übersicht können Aufgaben und Ressourcen einfach nach den nötigen Bedingungen verändert werden.

„Ein Plan, der nicht geändert werden kann, ist schlecht.“ – Publilius Syrus

Vintage Sanduhr vor Uhren auf Holzwand

Nachteile

Steigende Komplexität

Der Vorteil der umfassenden Übersicht kann auch schnell zum Nachteil werden. Bei großen Projekten mit vielen Aufgaben und Ressourcen kann das Diagramm sehr umfangreich und damit unübersichtlich und schwierig zu verstehen werden. Wichtig ist es daher, in sinnvollen Aufgaben und Teilaufgaben zu denken.

Linearität erforderlich

Das Gantt Diagramm kann nur erfolgreich genutzt werden, wenn es in linearer Form dargestellt wird. Das bedeutet, schon beim Start des Projektes muss es eine ungefähre Vorstellung vom Endergebnis und den nötigen Schritten dahin geben. Bei Aufträgen ohne spezifisches Endergebnis kann es jedoch weniger praktisch sein.

Erhöhter Arbeitsaufwand

Auch der Vorteil der Flexibilität kann sich in einen Nachteil umwandeln. Denn bei Veränderungen im Projekt muss auch die zeitliche Planung im Gantt Chart angepasst werden.Den Aufbau und die Pflege solcher Diagramme erleichtert Projektmanagement-Software heutzutage allerdings deutlich.

4. Gantt Diagramm in Excel anlegen

Ein Gantt Chart können Sie auf verschiedene Arten erstellen. Heutzutage erfolgt dies meist über ein Projektmanagement-Tool. Teilweise kommen auch noch Excel-Vorlagen zum Einsatz. Diese haben den Vorteil, dass Sie in verschiedenen Formen im Internet zum Download erhältlich sind, so z.B. direkt bei Microsoft oder auch bei anderen Anbietern.

Ein Screenshot einer Excel-Vorlage für ein Gantt Diagramm
Eine Excel-Vorlage für das Gantt-Diagramm von Microsoft

Die Nachteile, wenn Sie ein Gantt-Diagramm mit Excel erstellen, liegen darin, dass Excel relativ statisch ist und dadurch nicht flexibel zusätzliche Informationen bereitstellen kann. Auch die Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitern oder Abhängigkeiten zwischen Aufgaben ist nicht so einfach möglich. Leichter ist das mit professionellen PM-Tools.

5. Gantt Chart mit PM-Software erstellen

Wenn Sie ein Gantt Chart in der Projektmanagement-Software factro erstellen, lassen sich Terminpläne für Projekte – z.B. für den kritischen Pfad – auf einfache Weise grafisch abbilden und übersichtlich auf einen Blick verfolgen. Zudem erkennt man direkt, welche Aufgaben bereits abgeschlossen, welche zurzeit in Bearbeitung und welche noch in Planung sind.

So sind alle Projektbeteiligten oder Kunden sofort auf dem Laufenden. Zeitkritische Aufgaben können im Gesamtkontext schnell identifiziert und behandelt werden. Sie können einen Aufgabenbalken komplett verschieben, ohne seine Dauer zu verändern. Die Dauer ändern Sie am Anfang des Balkens für den Start und am Ende für den Endzeitpunkt.

Verschieben Sie auf der Zeitachse ganze Aufgabenpakete oder Projekte, werden alle darunterliegenden Aufgaben entsprechend als Block verschoben.

Eine Animation, die zeigt, wie Zeiträume von Abhängigkeiten in factro verschoben werden
So einfach verschieben Sie Aufgaben, die in Beziehung zueinander stehen

Gantt Diagramm als Vorlage speichern

Noch ein Tipp: Wenn Sie das Gantt als Projektplan nutzen, können Sie es mit den von Ihnen eingestellten Zeiträumen für wiederkehrende Projekte nutzen, indem Sie es als Vorlage abspeichern. Einmal erstellt, können Sie jederzeit darauf zurückgreifen – der zeitintensive Aufbau fällt damit weg. Bereits etablierte Projektstrukturen und Abläufe sind dann immer wiederverwendbar.

Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen bestimmen

Planen Sie den Ablauf Ihrer Projekte noch exakter – mit den Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen. Mit diesen unterstützt Sie factro in Ihrem Projekt, Aufgaben in einer sinnvollen Abfolge miteinander zu verknüpfen. Fahren Sie mit dem Cursor über die Aufgabenbalken, werden Ihnen mögliche Vorgänger-Aufgaben angezeigt, die Sie durch einen Klick auswählen können.

Sogleich werden Ihnen mögliche Nachfolger-Aufgaben vorgeschlagen, die Sie nur noch auswählen müssen – und schon ist die Beziehung/Abhängigkeit gesetzt. So sehen Sie auf einen Blick alle Zusammenhänge im Projekt, erkennen kritische Abfolgen (rote Pfeile) und können diese bequem per Drag & Drop anpassen.

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Meilensteine setzen

Oftmals enthalten Projekte wichtige Benchmarks wie Projektphasen, Lieferfristen oder Meetings. Die Meilensteine helfen Ihnen dabei, Ihr Projekt noch besser zu strukturieren, Ihr Team zu motivieren und wichtige Etappen im Blick zu behalten. Im Gantt Diagramm sind diese mit einer Raute gekennzeichnet.

Gantt Chart drucken

Für Offline-Meetings, Plantafeln oder zur Weitergabe können Sie das Gantt Chart auch drucken. Das geht in factro ganz einfach:

  • Gehen Sie dazu auf das Zahnrad-Icon
  • Wählen Sie „Drucken

6. Beispiel: Gantt Diagramm in großen & kleinen Projekten

Das Gantt Diagramm ist eher für große Projekte geeignet, bei denen viele Aufgaben zeitgleich ablaufen. Hier lohnt sich ein genaues Gantt Chart mit Meilensteinen und Fortschrittsbalken, die verdeutlichen wie weit eine Aufgabe bereits erledigt wurde. Mit Hinblick auf die Arbeitsmethodik kann das Diagramm aber auch bei kleinen Projekte Vorteile mit sich bringen.

Bei Kleinprojekten wird oft aus der Sicht des Kalenders geplant, das bedeutet man richtet sich nach den freien Zeiten im Kalender. Viel sinnvoller ist aber die umgekehrte Denkweise. Mit dem Gantt Diagramm listet man erst auf, was zu tun ist und erst später wann es zu tun ist. Dieses Vorgehen führt zu ergebnisorientiertem Denken. Oft reicht schon das einfache Gantt Diagramm, um eine übersichtliche Timeline des Projekts zu erhalten. Im Projektsteckbrief festgehalten, ist das Diagramm griffbereit.

Zusammengefasst sind die Merkmale des Gantt Charts:

  • Zeitliche Einordnung aller Projekt-Bestandteile
  • Übersicht über Zeiträume, Anfangs- und Enddaten
  • Kritischer Pfad immer im Blick
  • Abhängigkeiten (Anordnungsbeziehungen) zwischen Vorgängern und Nachfolgern
  • Meilensteine für wichtige Benchmarks

Lese Empfehlung zum Gantt-Diagramm

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Was ist ein Gantt Diagramm?


Woraus besteht ein Gantt Diagramm?


Was sind die Vor- und Nachteile eines Gantt Diagramms?


Wozu eignet sich ein Gantt Diagramm?


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