Selbstorganisation: Mehr Erfolg, weniger Chaos

Neue Strukturen und moderne Ordnung in Teams

Heute Projektmitglied, morgen schon Führungskraft und gleichzeitig auch noch Spezialist – in Abhängigkeit zu den Aufgaben wechselt die eigene Rolle im Projekt während der verschiedenen Phasen. Die klassischen Grenzen zwischen Management, Führungskräften und dem Team werden in der modernen Arbeitswelt immer schwächer oder lösen sich ganz auf. Wie das funktioniert? Mit guter Selbstorganisation.

New Work verändert Zusammenarbeit

Veränderte Strukturen, moderne Prozesse, flache Hierarchien, Flexibilität, Trends aus dem Projektmanagement und ein neues Mindset – das sind nur einige Werte von New Work. In vielen Teams steht Agilität ganz vorne im Programm und wird stetig auf ein neues Level gebracht. Ein zentraler Aspekt ist die Eigenverantwortung sowohl auf Unternehmens- & Team- als auch auf Mitarbeiterebene. Und Eigenverantwortung bedeutet Selbstorganisation.

Daher ist es umso wichtiger selbstorganisiert zu arbeiten, Ziele zu erreichen und bestmöglich umzusetzen. Denn chaotische Arbeitstage führen zu weniger Fortschritt, zum verfehlen von Deadlines sowie zu endlos langen To-do-Listen.

„Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist viel Zeit, die wir nicht nutzen.”Seneca

Also, wie klappt das denn jetzt mit der Selbstorganisation?

Wir zeigen Euch Methoden, Tools sowie konkrete Beispiele für eine erfolgreiche Selbstorganisation. Darüber hinaus gibt es wertvolle Tipps zur Umsetzung. Denn Organisation im Alltag schafft nicht nur Klarheit im Kopf, sondern verbessert zudem die Zusammenarbeit im Team, spart Zeit, sorgt für fokussiertes Arbeiten, Produktivität und verringert Stress.

  1. Definition: Was ist überhaupt Selbstorganisation?
  2. Methoden – einfacher in die Umsetzung
  3. Tools zur Selbstorganisation für mehr Fokus
  4. Selbstorganisiert mit der richtigen Führung: Was passt zu uns?
  5. Dos and Don’ts
  6. Fazit: Mehr Erfolg durch die “richtige” Organisation im Team

1. Definition: Was ist überhaupt Selbstorganisation?

Selbstorganisation beschreibt die strukturelle Ordnung der Mitarbeitenden, aber auch im Team und unternehmensübergreifend. Eine einheitliche Definition gibt es bislang nicht – vielmehr findet die Selbstorganisation auf verschiedenen Gebieten statt.

In selbstorganisierten Teams steht New Work im Mittelpunkt: Flachere Hierarchien und ein Arbeiten mit mehr Eigenverantwortung – und darauf achtet auch das Personal in Bewerbungsprozessen. Auf der Ebene des Teams werden Ziele gesetzt, eigene Standards etabliert und eigenständig Arbeitsinhalte erstellt. Für Mitarbeitende bedeutet Selbstorganisation eine klarere Struktur in ihrem Arbeitstag, To-dos im Überblick zu halten und möglichst produktiv sowie stressfrei bei der Umsetzung zu sein.

↓ Eine Definition nach Haufe:

„Auf der niedrigsten Stufe entscheiden die Teammitglieder eigenständig, wie sie ihre Arbeit am besten erledigen. Auf der zweiten Stufe entscheiden sie zusätzlich auch über die Güte der Arbeitsinhalte, setzen also eigene Standards und kontrollieren sich selbst. Auf der dritten Stufe agiert das Team eigenständig unternehmerisch und entscheidet über die eigenen Arbeitsinhalte, Ziele und Art der Bearbeitung.”Haufe, Personalmagazin

Selbstorganisierte Teams funktionieren in jedem Unternehmen anders

Inwieweit ein Unternehmen oder Team selbstorganisiert arbeitet, kann nur die Organisation selbst entscheiden und beeinflussen. In einigen Teams führt eine eingeschränkte Selbstorganisation mit wenig Handlungsspielraum zu keiner freien Entfaltung der Projektbeteiligten, sodass nicht das volle Potential ausgeschöpft wird. In traditionelleren Teams kann zu viel Freiheit schnell überfordern sowie zu Chaos und schließlich unzufriedenen Beschäftigen führen.

Ein Team sitzt im Büro
Die Stufe der Selbstorganisation muss zum Team passen

Selbstorganisation lernen

Zunächst einmal: Selbstorganisation kann erlernt werden. Am besten funktioniert das mit den richtigen Methoden, Tools und Tipps. Sobald die passenden Techniken für ein besseres Selbstmanagement gefunden sind, werden Ziele automatisch viel einfacher erreicht, die Konzentration gesteigert und Zeit im Alltag eingespart. Die erlernten Fähigkeiten können außerdem in ganz unterschiedlichen Bereichen eingesetzt werden – auch der private Bereich kann damit optimiert werden.

2. Methoden – einfacher in die Umsetzung

Um als Team selbstorganisiert zu arbeiten, können unterschiedliche Methoden bei der Umsetzung helfen. Die Methoden helfen nicht nur bei einem besseren Selbstmanagement, sondern beziehen das gesamte Team mit ein. Sie helfen bei der Definition von Zielen, klarem Zeitmanagement und schaffen fokussiertes Arbeiten.

Sieben beliebte Methoden

  1. SMART Ziele: Mit der Formel werden Projektziele in einen zeitlichen Kontext gebracht, greifbar formuliert und detailliert beschrieben.
  2. ALPEN-Methode: In fünf Schritten schafft die Technik eine Visualisierung des Tagesablaufs als (digitale) Liste oder Tabelle, minimiert Pufferzeiten, sichert Erfolge und fördert Selbstdisziplin.
  3. Eisenhower-Prinzip: Bei der Eisenhower-Methode werden Aufgaben nach ihrer Priorität sortiert. Das erleichtert das Selektieren von unwichtigen Aufgaben.
  4. Pomodoro-Technik: Diese Zeitmanagement-Methode teilt Aufwände von Aufgaben in 25-minütige Slots. Zwischen den Slots gibt es jeweils eine 5-minütige Pause.
  5. Zwei-Minuten-Methode: Diese Technik minimiert das Gedanken-Chaos, in dem alle kleinen To-dos sofort erledigt werden, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen.
  6. Pareto-Prinzip: Auch 80/20-Regel genannt, besagt, dass 80 Prozent des Ergebnisses mit 20 Prozent des Aufwandes erzielt wird. Häufig brauchen wir für Aufgaben also viel weniger Zeit als der tatsächliche Aufwand, um dasselbe Ergebnis zu erhalten.
  7. Getting Things Done: Hierbei werden alle ToDos aus Beruf und Privatem gesammelt und in einem System organisiert.
Eine Frau sitzt am Schreibtisch mit einem Wecker in der Hand
Methoden für eine bessere Selbstorganisation gehen Hand in Hand mit Techniken für gutes Zeitmanagement

3. Tools zur Selbstorganisation für mehr Fokus

Mit digitalen Tools wird Selbstmanagement einfach und unkompliziert umgesetzt. Was früher auf losen Zetteln formuliert wurde, wird heute in digitale To-do-Listen eingetragen. Eine cloud Lösung ermöglicht nicht nur einen Zugriff aus dem Büro, im Homeoffice oder von unterwegs, sondern kann zeitgleich mit Teammitgliedern geteilt werden – ohne den direkten Austausch.

PM-Tool: Ortsunabhängiges Selbstmanagement im Team

Im Projektalltag sorgen gute Tools für eine leichtere Umsetzung von Projekten im Projektmanagement. Ein Projekt wird besser organisiert und nach System geordnet. Es entsteht ein Überblick als Gesamtbild. Sofort wird deutlich, wer, wann und woran arbeitet.

In Aufgaben sind verantwortliche sowie ausführende Mitarbeiter fest hinterlegt, sodass Projektmanager eine Übersicht haben, woran Projektmitglieder gerade arbeiten. Auf dem eigenen Dashboard sehen Mitarbeiter welche Aufgaben gerade anstehen und was noch geplant ist. Das Kanban Board ist dabei also eine Art digitale To-do-Liste, das Aufgaben nach Priorität und Deadline sortiert.

Das projektübergreifende Kanban Board “Meine Aufgaben”
Das projektübergreifende Kanban Board unter “Meine Aufgaben”

4. Selbstorganisiert mit der richtigen Führung: Was passt zu uns?

Mit der Veränderung wie Teams zusammenarbeiten und Mitarbeiter eigenverantwortlich Aufgaben umsetzen, verändert sich auch die Führung im Team. Auch selbstorganisierte Teams brauchen Führung – nur nicht im klassischen Sinn.

Führung ist nur noch eine Rolle

Die Führung auf unternehmensebene ist nicht mehr nur auf das Management begrenzt, sondern verteilt sich auf mehr oder sogar alle Mitarbeiter in der Organisation. Die Führung wird nicht mehr nur auf eine Person zugeteilt, sondern wechselt. Das hat den Vorteil, dass die Verantwortung von Aufgaben auf die jeweiligen Spezialisten gelegt wird. Gerade in agilen Teams wird diese flexible Arbeitsweise häufig genutzt, um selbstorganisierte Teams zu schaffen.

Die Voraussetzung: Führungs- sowie Mitarbeiterrollen müssen ausgebildet werden. Das bedeutet, dass auch jedes Projektmitglied wissen muss, welche Rolle er oder sie vertritt. Gerade Führungspositionen können nicht von allen Mitarbeitern bedient werden, da einigen die gewisse Expertise fehlt.

5. Dos and Don’ts

Tipps, die Dich bei der Umsetzung unterstützen

Die nachfolgenden Dos und Don’ts helfen dabei direkt durchzustarten und den Alltag selbstorganisierter sowie effizienter zu gestalten.

Mehr Struktur in den Tagesablauf bringen

Dos
Don’ts
  • Aufgaben priorisieren
  • Deadlines für To-dos setzen
  • Zeiträume und Aufwände schätzen
  • Zu viele To-dos auf einmal
  • Ohne Konzept von oben nach unten abarbeiten

Mit diesen Tricks Fokus setzen

Dos
Don’ts
Fokus und Konzentration gehen Hand in Hand. Um an der eigenen Konzentration zu arbeiten, sollten To-dos übersichtlich notiert sein.

  • Aufgaben in mehrere Arbeitsschritte unterteilen
  • Regelmäßige Pausen einführen
  • eat the frog first-Prinzip – unangenehme Aufgaben immer am Anfang erledigen
Alle Dinge auf einmal Umsetzen wollen, führt schnell zu Fehlern

  • Multitasking
  • Unklarheit über den Weg zum Ziel

Verantwortlichkeiten klar setzen und transparent kommunizieren

Dos
Don’ts
Setzen Sie verantwortliche sowie ausführende Personen in Aufgaben

  • Klare Rollenverteilung: Wer führt eine Aufgabe aus? Wer gibt sie frei?
Überforderung bei Projektbeteiligten durch zu viele Aufgaben

  • Keine Auslastungsübersicht über die Projektmitglieder

Meetings strukturiert aufbauen und Meeting-Protokolle führen

Dos
Don’ts
Meeting-Agenda erstellen

  • TOPs bestimmen
  • Agenda für das Team bereit stellen
  • Ideen aus dem Team aufnehmen
Unklarheit über den Ablauf des Meetings

  • Meetings ohne Struktur haben keine Effizienz
  • Keine Themenliste und Besprechungspunkte
  • Meeting-Protokoll ohne Aufgabenabhängigkeit

6. Fazit: Mehr Erfolg durch die richtige Organisation im Team

Selbstorganisation heißt also nicht nur einen Überblick über den eigenen Schreibtisch zu bekommen, sondern bedeutet auch die Organisation innerhalb eines Teams, einer Abteilung oder das gesamte Unternehmen. Um erfolgreiche Selbstmanagement zu erreichen, können passende Methoden und Tools bei der Umsetzung helfen. Vor allem Teams mit einer modernen Unternehmenskultur verabschieden sich von klassischen hierarchischen Strukturen und setzen auf Eigenverantwortlichkeit ihrer Teams.

Vorteile von Selbstorganisation auf einen Blick

  1. Du sparst Zeit
  2. Deine Stresslevel wird reduziert
  3. Die Motivation wird gesterigert
  4. Ziele werden erfolgreich erreicht
  5. Und Du erzielst mehr Erfolg.

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