Produktives Zeitmanagement
„… ich brauche mehr Zeit.“ Das kennen die meisten von uns – im stressigen Joballtag wünscht man sich oft mehr Zeit, um Aufgaben zu erledigen & Deadlines pünktlich zu erreichen. Dabei werden gerade unbeliebte To-dos gern von Liste zu Liste geschoben.
Der Zeitpunkt, an dem die unliebsame Aufgabe überfällig wird und der Stichtag näher rückt, führt zu Stress durch fehlendes Selbstmanagement. Dann kommen Ablenkungen dazu und der Arbeitskollege braucht plötzlich Hilfe – der entsprechende Task wird auf den nächsten Tag verschoben. Der Schlüssel, um dieses Karussel zu durchbrechen: Die Pomodoro-Technik.
Ablenkung und Prokrastination adé
Die Pomodoro-Technik eignet sich optimal dafür ungeliebte Aufgaben vom Schreibtisch zu schaffen, aktiv gegen Zeitfresser vorzugehen und selbstorganisierter zu arbeiten. Diese Zeitmanagement-Methode unterstützt ein fokussiertes und produktives Arbeiten im Arbeitsalltag, aber auch im Privatem z.B. beim Lernen, sodass To-do-Listen schneller abgearbeitet werden.
„Fokus ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Zeitmanagement.“
Im Überblick: Was ist die Pomodoro-Technik überhaupt? Gibt es Vor- bzw. Nachteile? Und welche Tipps sowie Hilfsmittel kannst Du für eine gelungene Umsetzung nutzen? Die Vorgehensweise im Detail.
- Was genau ist die Pomodoro-Technik?
- Pomodoro-Technik in der Praxis: Vorbereitungen
- Mit der Pomodoro-Technik starten
- Was sind die Vor- und Nachteile an der Methode?
- Hilfreiche Apps für die Umsetzung
- Automatisch organisierte To-dos mit Pomodoro-Software
- Fazit: Konzentriertes Arbeiten funktioniert nur mit der richtigen Vorbereitung
1. Was genau ist die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik ist eine Methode zur Selbstorganisation, die den Aufwand von Aufgaben in 25-minütige übersichtliche Einheiten teilt. Zwischen diesen Einheiten gibt es jeweils eine kurze 5-minütige Pause, die dabei hilft, die Konzentration zu steigern. In dieser Zeit kannst Du Dich z.B etwas bewegen oder eine Kleinigkeit essen.
Diese Pause dient dazu, Fragen zu klären oder auch mentaler Ermüdungen vorzubeugen, indem Anwender z.B. Bewegung einbauen. Die 25-Minuten-Intervalle werden Pomodori genannt und in der Regel vier mal wiederholt. Nach den Slots gibt es eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten, sodass ein gesamter Zyklus der Pomodoro-Technik ungefähr 2 Stunden und 30 Minuten lang ist.
Die Ursprünge der Pomodoro-Methode:
Der italiener Francesco Cirillo stand vor dem Problem, seine To-dos nicht produktiv und fokussiert abarbeiten zu können. Während seines Studiums in den 80er Jahren entwickelt er also eine Technik, bei der er in 25-Minuten-Blöcken am Stück produktiv ist, die von einer 5-minütigen Pause gefolgt sind. Später wurde diese Technik unter dem Namen Pomodoro bekannt.
Und warum Pomodoro – also Tomate auf italienisch? Ihren Namen erhielt die Methode, weil der damalige Student Cirillo die 25 Minuten Pomodoros mit der Hilfe seiner Eieruhr in Tomatenform stoppte.
Die Zeitmanagement-Methode unterstützt ein produktives arbeiten
2. Pomodoro-Technik in der Praxis: Vorbereitung
Auch wenn diese Zeitmanagement-Methode einfach umzusetzen ist, kann nicht sofort mit der Arbeit angefangen werden. Im Vorhinein müssen Aufgaben sowie Arbeitseinheiten eingeteilt werden, um anschließend geordnet mit dem ersten Pomodori-Abschnitt starten zu können. Denn die richtige Vorbereitung ist ausschlaggebend für eine produktive Arbeitsphase.
Einheiten richtig vorbereiten
Aufgaben nach Priorität ordnen
Notiere alle Aufgaben, die für den Tag geplant sind und ordne sie nach Priorität. Das kann auf einer klassischen To-do-Liste sein oder aber beim Nutzen eines digitalen Kanban Boards, das Aufgaben optimal und automatisch sortiert. Große Projekte sollten direkt in kleinere Schritte eingeteilt werden, um sie anschließend auf Einheiten aufzuteilen.
Kleinere Aufgaben hingegen können zusammengefasst werden: Das Beantworten einer E-Mail sowie das Verschicken der Meeting-Einladungen kann in einem Pomodori erfolgen. Grundsätzlich sollte allerdings immer ein Puffer mit eingeplant werden, falls eine Aufgabe doch länger als erwartet dauert, weil der Umfang bzw. Aufwand am Anfang falsch eingeschätzt wurde.
Für die Selbstorganisation hilft der Fokus von factro. Hier kannst Du ganz einfach ToDo-Listen erstellen und bei bedarf im Team teilen. So kannst Du Aufgaben und ToDos in Deine eigene Individuelle Reihenfolge bringen.
Ablenkungen ausschalten
Die Pomodoro-Technik setzt absoluten Fokus auf einen Task – Ablenkungen sind dabei kontraproduktiv. Bei kollaborativer Arbeit in einem Team sollten Kolleginnen und Kollegen unbedingt informiert werden, dass Du in der Pomodoro-Phase beschäftigt bist.
Auch die E-Mail- bzw. Chat-Benachrichtigungen können ein Störfaktor sein, die ein konzentriertes Arbeiten unmöglich macht. In dieser Zeit sollten also die äußere Ablenkung wie Push-up-Benachrichtigungen ausgeschaltet sein. So kannst Du Unterbrechungen von Außen vermeiden. Aber auch innere Ablenkungen, wie den Drang auf Social Media zuschauen oder doch wieder zum Handy zu greifen, sind nicht zu unterschätzen.
Mit der Pomodoro-Technik starten
Sobald Aufgaben gefiltert, das Team informiert ist und mögliche Ablenkungen ausgeschaltet sind, kann die erste Einheit starten. Nach 25 Minuten konzentrierten Arbeitens steht die erste Pause an. Und wofür kann die anschließende Pause genutzt werden? Es kann Bewegung eingebaut werden oder ein kurzer Austausch mit dem Kollegen stattfinden.
Grundsätzlich kann die Pomodoro-Technik in allen Lebensbereichen angewendet werden. Über den Arbeitstag hinweg sorgt sie optimal dafür, die Tagesordnung zu strukturieren sowie zu überblicken, Aufgaben nach Wichtigkeit abzuarbeiten und mit vollem Fokus sowie im Flow zu arbeiten.
Das Vorgehen in 5 Schritten
- Schritt: Notiere die zu erledigenden Aufgaben
- Schritt: Stelle den Timer auf eine 25-Minuten-Einheit
- Schritt: Danach: 25 Minuten konzentriert arbeiten
- Schritt: Sobald der Timer klingelt, lege eine 5-minütige Pause ein
- Schritt: Wiederhole das Schema 4 Mal – danach folgt eine längere Unterbrechung von 30 Minuten
Die Pomodoro-Technik eignet sich für das Büro sowie Homeoffice
Phasen der Pomodoro-Technik
3. Was sind die Vor- und Nachteile an der Pomodoro-Methode?
Die Pomodoro-Technik hilft dabei, sich wirklich 25 Minuten lang nur auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren. Da Ablenkungen eingegrenzt und Pausen bewusst gesetzt werden, wird die Konzentration gesteigert. Außerdem werden gerade große Aufgaben in kleinere überschaubare Einheiten geteilt, die machbarer erscheinen als die Aufgabe im Gesamtpaket.
Zudem ist die Technik auch noch sehr einfach in der Umsetzung: Es ist bloß ein Timer sowie Zettel und Stift oder – noch einfacher – eine digitale To-do-Liste notwendig.
Vorteile auf einen Blick
- Verbesserte Konzentration
- Grenzt Ablenkungen ein
- Erhöht die Gehirnleistung
- Reduziert mentale Ermüdung
- Steigert die Produktivität
- Organisiert To-dos
- Unterstützt den Workflow
- Beschleunigt die Lernkurve
- Verstärkt die Motivation
- Fördert gutes Zeitmanagement
- Verringerung der Überforderung
Beim Anwenden der Technik ergibt sich sicher noch der ein oder andere persönliche Vorteil, den jeder Einzelne erlebt. Viele Nachteile bzw. Kritik hat die Methode nicht – kritisiert wird häufig die kurze Dauer der Einheiten, die beim konzentrierten Arbeiten schnell den Flow-Zustand unterbricht. Diese können allerdings auch beliebig angepasst werden, sodass sie zur Aufgabe passen.
Abwandlungen der Technik
Für einige Aufgabe ist die Fokus-Zeit von 25 Minuten nicht ausreichend, weshalb sie beliebig angepasst werden kann. Allerdings sollten die 90 Minuten für einen Block nicht überschritten werden, da dies nachweislich zu einer verringerten Gehirnleistung führt. Bedeutet: Spätestens nach 90 Minuten sollte eine Pause eingelegt werden.
Wem die 25 Minuten Intervalle noch zu lang sind, kann mit kleineren Abschnitten beginnen – schon 5 oder 10 Minuten zentralisiertem Arbeiten kann beim Abarbeiten unbeliebter Aufgaben helfen. Mit der Zeit und ein wenig Übung können die Blöcke schließlich verlängert werden.
Einige Nutzer brauchen die 5-Minuten-Pause nicht nach dem ersten Block. Wer trotzdem in dieser Zeit produktiv sein möchte, kann statt einer Pause auch einfach mal in eine andere Aufgabe wechseln. Das bringt frischen Wind und hat einen ähnlichen Effekt zur klassischen Pause.
Alternative Methode
Eine Alternative zu der Pomodoro-Methode ist Getting Things Done, sie funktioniert ähnlich. Auch hier startest Du mit dem Sammeln aller ToDos. Danach verwandelst diese Punkte in Aufgaben, die nicht mehr als einen Arbeitsschritt beinhalten sollten. Dadurch soll der Zeitaufwand besser eingeschätzt werden können. Anschließend organisiert Du die Aufgabem und teilst sie in verschiedene Kategorien ein, mehr darüber erfährst Du in unserem Artikel. Bei der Umsetzung ist es dann wichtig, dass die Liste immer up to date gehalten wird, denn nur so kann die Methode gut funktionieren.
Noch eine weitere Methode neben der Pomodoro-Technik, um Aufgaben besser in Prioritäten zu ordnen, ist das Eisenhower-Prinzip. Mit der Technik sollen Aufgaben ganz einfach in richtige Prioritäten gesetzt werden. Du möchtest noch mehr über das Eisenhower-Prinzip erfahren, dann schau HIER in unserem Blog Post vorbei.
4. Hilfreiche Pomodoro-Apps für die Umsetzung
Eine traditionelle Küchenuhr ist nicht notwendig, um mit der Pomodoro-Methode zu starten. Online gibt es genügend Apps, die eine einfache Umsetzung möglich machen. Das Smartphone kann allerdings ein großer Ablenkungsfaktor beim Arbeiten sein – doch ausgestattet mit den richtigen Apps, schafft es Fokus.
Tomato Timer für eine leichte Umsetzung im Browser
Der Tomato Timer ist ein Pomodoro-Timer, der direkt über das Browser-Fenster auf der Website genutzt werden kann. Der Timer ist klassisch auf 25 Minuten gestellt, die per Klick gestartet werden können. Nach Ablauf der 25 Minuten folgt eine entweder 5- oder 10-minütige Pause. Der Tab muss dabei nicht geöffnet sein, denn die ablaufende Zeit ist im Titel des Tabs durchgehend zu sehen.
Forest: Fokussieren und gleichzeitig virtuelle Bäume pflanzen
Die App Forest ermöglicht ein konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkung. Die Pomodoro-App beinhaltet neben einem Timer, der individuell eingestellt werden kann, die Möglichkeit, dass alle anderen Funktionen am Smartphone nicht nutzbar sind. Sobald eine Zeit-Einheit gestartet wird, wird ein virtueller Baum gepflanzt, der während der Fokus-Zeit wächst. Wenn eine andere App oder Anwendung (z.B. WhatsApp, Instagram & Co.) als Forest genutzt wird, stirbt dieser Baum.
Durch die Fokus-Zeiten entsteht im Laufe der Zeit ein gesamter Wald, in dem man für jeden erfolgreich gepflanzten Baum Münzen erhält. Das Beste ist, dass die App sich außerdem für Naturschutz einsetzt: Bei Ausreichend gesammelten Münzen, kann sogar ein echter Baum gepflanzt werden. So konnten mittlerweile über 1.315.000 Bäume weltweit gesetzt worden.
Fokussiert und weniger Ablenkung durch die App Forest
5. Automatisch organisierte To-dos mit Pomodoro-Software
In vielen Teams gehört eine Projektmanagement-Software zum produktiven Arbeitsalltag dazu. Im Tool sind Projekte und Aufgaben übersichtlich strukturiert und in Abhängigkeit zur Priorität sortiert. So hat man z.B. im Kanban Board sofort beim Start in den Arbeitstag einen Überblick über anstehende To-dos. Diese sind nach ihrer Priorität sowie Deadline geordnet – auf einen Blick wird deutlich, wann welches To-do beim Projektmanagement ansteht.
Kritische To-dos und Aufgaben lassen sich auf dem Kanban Board schnell erkennen
Teilaufgaben für eine feinere Einteilung
Um umfangreiche Aufgaben feiner einzuteilen, können im Tool mithilfe von Teilaufgaben große Aufgaben in kleinere Arbeitsschritte eingeteilt werden. Dabei kann z.B. eine Teilaufgabe eine Pomodoro-Einheit sein. Nach der abgeschlossenen Einheit kann diese – für eine bessere Übersicht – abgehakt werden.
Das schafft Klarheit für den Mitarbeiter selbst und gleichzeitig werden auch alle anderen aus dem Team über den aktuellen stand einer Aufgabe informiert. Digitales Projektmanagement hat den Vorteil, dass sich Daten in Echtzeit aktualisieren. Das bedeutet gleichzeitig, dass das gesamte Team stets up-to-date bleibt.
Die Checkliste in Aufgaben ermöglicht eine feinere Einteilung der Arbeitsschritte
Fazit: Konzentriertes Arbeiten funktioniert nur mit der richtigen Vorbereitung
Die Pomodoro-Methode kann also nur funktionieren, wenn klar ist, wann welche Aufgabe erledigt wird und wie viel Zeit diese in Anspruch nimmt. Mit der richtigen Vorbereitung hat diese Zeitmanagement-Methode mehr Vor- als Nachteile und kann einfach nach belieben angepasst werden.
Die Technik kann mit einer klassischen To-do-Liste umgesetzt werden, oder einfacher mithilfe eines PM-Tools. Im Tool werden Aufgaben automatisch nach ihrer Priorität sowie Deadline geordnet, sodass direkt mit der Pomodoro-Methode gestartet werden kann. Eine zusätzliche zeitintensive Vorbereitung fällt damit weg.
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