KI in der Öffentlichen Verwaltung

von | 17.05.2024

KI: Zukunft für Behörden

Die Digitalisierung ist weiter auf dem Vormarsch und hat mittlerweile natürlich auch die Behörden erreicht – Faxgerät adé! Obwohl noch nicht alle Digitalisierungsmaßnahmen, etwa einige Bestandteile des E-Government-Gesetz, umgesetzt wurden, steht nun schon eine neue Entwicklung an: Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Was in der Freizeit oft anzutreffen ist, soll also in die Öffentliche Verwaltung einziehen.

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Eine KI in der Öffentlichen Verwaltung kann dabei helfen, Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Zugute kommen würde das vor allem den Bürgerinnen und Bürgern, die so einen besseren Zugang zu Verwaltungsangelegenheiten bekommen. Aber wie sieht der KI-Einsatz in der Öffentlichen Verwaltung aus? Und welche Chancen und Herausforderungen ergeben sich? Das erfährst Du in diesem Blogartikel.

Mehrere Menschen abreiten zusammen an einem Tisch, auf dem Zettel verteilt liegen

Der Einsatz von KI in der Verwaltung ist eine Umstellung

Wo wird KI bereits eingesetzt?

Zuerst einmal die Frage: Was genau steckt hinter einer Künstlichen Intelligenz? Eine KI-System wie beispielsweise ChatGPT kann die menschliche Sprache imitieren und ist in der Lage dazuzulernen. Grundlage dafür sind Large Language Models, also Sprachmodelle, die mit riesigen Mengen an Text gefüttert werden. Ein Algorithmus wird dann damit trainiert, um zu verstehen, wie Sätze gebildet werden und welche Wörter am wahrscheinlichsten aufeinander folgen.

Künstliche Intelligenz wird bereits jetzt schon häufig bei Chatbots eingesetzt, z.B. um auf Websites rund um die Uhr Hilfe anbieten zu können. Auch bei der automatisierten Sprach- und Objekterkennung ist KI immer öfter ein Teil. Einer der bekanntesten Einsatzbereiche ist zudem die Datenanalyse, da die KI innerhalb kürzester Zeit große Datensätze auf Muster untersuchen kann.

Die KI-Strategie der Bundesregierung

Auch im öffentlichen Sektor werden mittlerweile Anwendungsszenarien skizziert, wie aus dem KI-Aktionsplan (PDF) des Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) hervorgeht. Die Bundesregierung möchte mit der eigenen KI-Strategie zudem Deutschland und Europa als Standort für die Entwicklung und Innovation im KI-Bereich stärken. Zu den Zielen gehört u.a. ein Wissenstransfer zu KI in die Wirtschaft, Gründung neuer Unternehmen, Weiterbildung von Arbeitnehmern sowie eine schnellere, bessere und effiziente Verwaltung.

Durch den Einsatz in Behörden möchte die Bundesregierung u.a.

  • die Sicherheit erhöhen,
  • Big Data für Umweltforschung und Umweltanwendungen nutzen,
  • Krisenbewältigung durch Mustererkennung verbessern,
  • und Ämter in ihren Aufgaben unterstützen.

KI in Verwaltung und Behörden: Hintergründe & Beispiele

Eine KI hilft unter anderem dabei, eine moderne und digitale Verwaltung aufzubauen. Die Vorteile sind vielfältig in diesem Bereich. So kann eine KI dabei helfen, regelmäßige Abläufe in Verwaltungsakten effizienter zu gestalten und zu automatisieren. Das wiederum trägt zur Entlastung der Mitarbeitenden bei, deren Arbeitskraft anderweitig genutzt werden kann.

Durch Rund-um-die-Uhr-Services wird zudem die Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern gestärkt. Auch Menschen, die beispielsweise im Schichtdienst arbeiten, haben so einen besseren Zugang zu Antworten auf individuelle Fragen, beispielsweise durch Chatbots.

Ein weiterer Vorteil einer KI ist, dass sie dazulernen kann. Optimierte Algorithmen führen zu verbesserten Suchergebnissen oder einer besseren Fehlererkennung.

KI in der öffentlichen Verwaltung: Anwendungsbeispiele

Ein Beispiel für den Praxiseinsatz von KI in der Verwaltung ist die Bundesagentur für Arbeit: Zur Überprüfung der Echtheit von Studienbescheinigungen wird eine KI eingesetzt, die mit Bescheinigungen aller Hochschulen in Deutschland trainiert wurde. Weitere Einsatzzwecke, wie das Erstellen von Stellenanzeigen, skizziert die Arbeitsagentur auf ihrer Website.

Auf Websites können Chatbots dabei helfen, auch außerhalb der Öffnungszeiten Fragen zu beantworten, auf Wunsch auch per Spracheingabe. Die Fragen können dabei laut gestellt werden und die Assistenz antwortet ebenfalls in hörbarer Sprache. So wird eine natürliche Konversation simuliert.

So eine Unterstützung durch KI kann auch beim Suchen und Finden von Formularen helfen. Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit, die KI bei Verständnisproblemen zu fragen, ob Texte in vereinfachter Sprache wiedergegeben werden können. So wird die Barrierefreiheit gefördert. Auch die Richtigkeit von Formularen kann vor dem Absenden kontrolliert werden. Das spart den bearbeitenden Personen Zeit und schützt vor sich lang ziehenden Verwaltungsakten.

In einigen Behörden, wie zum Beispiel im Bürgerbüro Ludwigsburg, haben sich mittlerweile auch Serviceroboter durchgesetzt, die Hinweise geben oder einfach Anliegen abwickeln.

Weitere Einsatzgebiete können sein:

  • beim Zoll für die Erkennung von gefälschten Produkten
  • im Bereich Steuern für eine Auswertung der Steuern im EU-Raum
Ein Serviceroboter steht vor einem Geschäft

KI begegnet uns im Alltag immer mehr

Unterstützung für die Landesverwaltung Baden-Württemberg

Seit Mai 2023 gibt es das Programm “F13” für die Mitarbeitenden der Landesverwaltung Baden-Württemberg. Es ist ein Text-Assistent, der auf generativer KI basiert. So können Mitarbeitende Texte einfügen, die dann als zusammengefasste Version kopiert oder heruntergeladen werden können. Auch bei der Recherche unterstützt das Programm, indem große Mengen an Informationen aufbereitet und Antworten auf konkret gestellte Fragen ausgegeben werden. Außerdem können verschiedene Dokumente zusammengeführt und als Fließtext erstellt sowie Kabinettsvorlagen als Word-Dokument hochgeladen werden.

Herausforderungen bei der Einführung einer KI

Natürlich ergeben sich durch den Einsatz einer Künstlichen Intelligenz auch Herausforderungen und ethische sowie rechtliche Fragen, zum Beispiel was das Thema Datenschutz betrifft: Was passiert mit den gesammelten Daten? Und welche Daten dürfen überhaupt von wem gesammelt und verwendet werden?

Noch immer gibt es keine einheitlichen gesetzlichen Regelungen für KI-Anwendungen. Einen ersten Vorstoß seitens der EU gibt es allerdings schon, nämlich den sogenannten AI Act.

AI ACT

2023 beschloss das EU-Parlament mit dem AI Act das erste Gesetz zur Reglementierung von Künstlicher Intelligenz. Darin enthalten sind drei wesentliche Punkte:

  1. Je größer das Risiko, desto strenger die Auflagen. Die KI-Systeme werden in vier Risikogruppen unterteilt: minimales, begrenztes, hohes und inakzeptables Risiko. Je nach Einstufung sind unterschiedliche Anforderungen vorgegeben.
  2. Menschen in Gruppen einzuteilen ist verboten. Dazu zählen zum Beispiel Herkunft, Religion oder Hautfarbe. So soll Diskriminierung verhindert werden.
  3. Gesichtserkennung im öffentlichen Raum ist nur für Sicherheitsbehörden erlaubt. Ungezieltes Herausfiltern von Bilder aus Überwachungskameras für Datenbanken ist demnach nicht erlaubt.

Die Mitgliedstaaten der EU müssen nun die Anwendungen in dem jeweiligen Land prüfen und die entsprechenden Anforderungen erfüllen.

Für die einzelnen Behörden ist dabei essentiell, die Akzeptanz der Nutzer sicherzustellen. Hierbei ist Transparenz besonders wichtig. Um den Menschen KI greifbar und attraktiv zu machen, sollte nachvollziehbar erklärt werden, was die Einsatzzwecke und Gründe für eine Künstliche Intelligenz sind. Auch aufzuzeigen, warum Bürgerinnen und Bürger der KI vertrauen können, ist von großer Bedeutung.

Beratungsangebote für Verwaltungen

Damit die Behörden nicht auf sich allein gestellt sind, gibt es mittlerweile Beratungsangebote, wie zum Beispiel das Beratungszentrum für Künstliche Intelligenz (BeKI). Dies ist eine zentrale Anlaufstelle für Vorhaben in der Bundesverwaltung. Dabei wird mit dem Datenlabor des BMI (Bundesministerium des Innern und für Heimat) und StBA (Statistisches Bundesamt), dem Bundeskanzleramt und vier Pilotressorts zusammengearbeitet.

Hier gibt es die Möglichkeit, sich bei Fragen beraten zu lassen oder an Fachpersonen weitervermittelt zu werden, z.B. im Kompetenzzentrum für KI im BMF (Bundesfinanzministerium) oder im ITZBund. Zudem gibt es Vernetzungs- und Schulungsangebote sowie die Bereitstellung verlässlicher Informationen.

Weiterbildung & Schulungen
Zur Unterstützung gibt es mittlerweile auch ein Schulungsangebot des IT-Planungsrats zum Thema KI und Öffentliche Verwaltung. In dieser Schulung werden wichtige Grundlagen vermittelt, Anwendungsszenarien besprochen und ethische sowie rechtliche Aspekte diskutiert. Da das Material für ein Selbststudium ausgelegt ist, kann jederzeit damit begonnen werden.

👉Zur Schulung: KI in öffentlichen Verwaltungen (egov-campus.org)

Weitere Informationen rund um das Thema KI und Digitalisierung werden von dem Kompetenzzentrum Öffentliche IT zur Verfügung gestellt.

👉 Zu den Publikationen: KI im Behördeneinsatz – Erfahrungen und Empfehlungen (oeffentliche-it.de)

Beispiel: Marktplatz der KI-Möglichkeiten

Im Rahmen des BeKI soll ein digitaler Marktplatz für Ministerien und Behörden entstehen, die sich aufgrund ähnlicher Bedarf und passenden KI-Anwendungen connecten können. Das führt zum einen zu mehr Transparenz in der Anwendungslandschaft und zum anderen zu einem hohen Grad an Abstimmung und Zusammenarbeit.

Auch das Bundesamt für Soziale Sicherung (BAS) bietet eine Gelegenheit zum Austausch an. In dem Netzwerk KI in der Arbeits- und Sozialverwaltung kann sich die Vertretung aus circa 20 Behörden austauschen.

Mehrere Menschen sitzen auf einem Sofa, eine Person steht vor ihnen und spricht

Durch regelmäßigen Austausch können Tipps und Tricks ausgetauscht werden

KI-Strategie des ITZBund

Das ITZBund (Informationstechnikzentrum Bund) bietet ein Strategiedokument an, in dem die Rahmenbedingungen, Herausforderungen, Einsatzgebiete und Handlungsfelder skizziert werden. Das ITZBund beschreibt sich selbst als Partner für die Konzeption und Umsetzung von IT-Lösungen und als Wegbereiter der KI-gestützten Digitalisierung der Bundesverwaltung.

👉 Hier gelangst Du zum Strategiedokument:
IT-Strategie: Künstliche Intelligenz 2022-2026 (itzbund.de)

KI in der Öffentlichen Verwaltung: So klappt die Umsetzung

Um eine KI in der Öffentlichen Verwaltung einzusetzen, sollte die Umsetzung gut geplant sein, damit die Einführung möglichst reibungslos abläuft. Dabei sollten verschiedene Aspekte beachtet werden:

  • Mitarbeiter miteinbeziehen: Die betroffenen Mitarbeiter sollten miteinbezogen werden, damit sie die Vorgänge verstehen und mit der Technologie und neuen Arbeitsbedingungen zurechtkommen.
  • Unterstützung für Nutzer anbieten: Die Bedürfnisse der Bürger sollten im Mittelpunkt stehen. Gerade neue Technologien wie Serviceroboter sind nicht für jede Person sofort verständlich. Hier sollten Hilfsangebote zur Seite stehen, um den Einstieg in die neue Art der Verwaltung zu erleichtern und einen verantwortungsvollen Umgang mit der KI zu fördern.
  • Risiken identifizieren: Mögliche negative Folgen und Risiken, wie z.B. ein Hackerangriff, sollten unbedingt abgeschätzt werden. Im Idealfall gibt es für diese Fälle eine Notfallstrategie und angemessene, präventive Lösungen.
  • Daten prüfen: Die Daten, mit denen die KI trainiert wird, sollten vorher geprüft werden, um zu vermeiden, dass beispielsweise Diskriminierungsmuster von der KI übernommen werden.
  • Austausch fördern: Der regelmäßige Kontakt mit anderen Behörden und Verwaltungen führt dazu, dass Erfolgsstrategien von anderen adaptiert werden können. Dafür sollten die bereitgestellten Angebote genutzt werden.
  • Tools einsetzen: Um Digitalisierungsprojekte zu planen und zu organisieren gibt es mittlerweile einige KI-Tools, die dabei unterstützen.

Diskriminierung durch KI
Untersuchungen zeigen, dass eine KI Vorurteile aufnehmen kann: Denn die Daten, mit denen sie trainiert wird, stammen meist von Menschen, die selbst unbewusste Denkmuster und Voreingenommenheiten reproduzieren. Dieser sogenannte Bias spiegelt sich dann in der KI wider und kann Stereotype und Sexismus verstärken. Besonders in Ämtern und Behörden können diese Klischees oder die Diskriminierung von Minderheiten unmittelbar ins Gewicht fallen.

📚 Leseempfehlungen:

Fazit: KI-Integration in Behörden – ein Erfolgsfaktor

Der KI-Einsatz in der Öffentlichen Verwaltung läuft langsam an und trifft auf einen immer größer werdenden Bedarf. Durch eine Künstliche Intelligenz können sich viele neue Chancen ergeben, um besser auf die Bedürfnisse der Bürger einzugehen, als Verwaltung effizienter zu arbeiten und neue Herausforderungen besser zu lösen. KI kann auch im Projektmanagement eingesetzt werden, um Digitalisierungsprojekte zu planen. Um diese Ziele zu erreichen, braucht es einen klaren Rahmen, um Sorgen oder Unklarheiten beim Thema Vorurteile im Algorithmus oder Datenschutz bei Nutzereingaben auszuräumen.

Ein erster Schritt ist schon getan: Mit dem AI Act wurde das erste EU-Gesetz zu KI-Systemen verabschiedet und ein Rahmen für die Anwendung geschaffen. Sobald daraus auch nationale Gesetze folgen, können sich Behörden, aber auch Unternehmen deutlich besser und sicherer durch das Thema manövrieren. Weitere wichtige Grundlagen sind auch die Strategien und Maßnahmen auf Landes- oder Bundesebene.

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Sarah Rasch

recherchiert für den factro Blog und schreibt Artikel über die neusten Entwicklungen im Bereich Projektmanagement.