Mit Projektmanagement-Tools die Produktivität steigern

Erfolgreiche Projekte mit der richtigen PM-Software

Große Projekte stellen für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. In den fünf Phasen des Projektmanagements – Vorbereitung, Initiierung, Planung, Steuerung und Abschluss – fallen enorm viele Aufgaben an, die organisiert, koordiniert und natürlich umgesetzt werden müssen.

Im Besonderen, wenn das Vorhaben eines Unternehmens deutlich von der alltäglichen Planung abweicht, kann es Schwierigkeiten geben. Wird es zu einem Großprojekt, gestaltet sich nicht nur die Umsetzung deutlich schwieriger. Zusätzlich kann damit ebenfalls ein besonderes Risiko für das Unternehmen einhergehen. Gute Projektmanagement-Tools schaffen hier Abhilfe und sorgen für die nötige Übersicht.

  1. Vorteile von Projektmanagement-Tools
  2. Features, die ein PM-Tool so braucht
  3. 3 der beliebtensten Tools: Asana, Trello & factro
  4. Fazit: Gute PM-Tools unterstützen das Tagesgeschäft

1. Vorteile von Projektmanagement-Tools

Jedes Projekt erreicht sehr schnell Ausmaße, bei denen man vor lauter E-Mails, Telefonaten und Meetings schnell den Überblick verliert: Der Schreibtisch ist voll, das Postfach läuft über. Gerade jetzt muss aufgrund von Dringlichkeit und Wichtigkeit entschieden werden, welche Aufgabe Vorrang hat.

Ohne Transparenz über alle anstehenden Themen sind Chaos und Unzufriedenheit vorprogrammiert. Streit und Konflikte entstehen, die Stimmung im Team kippt und Frustration tritt ein.

Mit Kommunikation den Team-Geist verbessern

In allen Bereichen eines Unternehmens, nicht nur während einer Projektdurchführung, spielt Kommunikation eine entscheidende Rolle. Damit alle Bereiche auf dasselbe Ziel hinarbeiten, müssen Absprachen getroffen werden. Durch ein Tool, zu dem alle Zugang haben, wird die Kommunikation viel zielgerichteter.

In virtuellen Räumen, die verschiedene Bereiche abbilden, findet jeder seinen Arbeitsplatz, seine Kollegen sowie alle Ansprechpartner. Jeder im Team weiß, wer für welche To-Dos verantwortlich ist. Prioritäten und Timings zeigen an, welche Aufgabe gerade „dran“ ist und was als nächstes ansteht.

Mit einem Projektmanagement-Tool sind alle Themen- und Aufgabenfelder zu jeder Zeit für alle Beteiligten präsent und können ortsunabhängig bearbeitet werden. So entsteht ein virtuelles, extrem flexibles und effektives Team – die Arbeit wird agil.

Transparenz schaffen – weniger Aufwand, mehr Zeit

Das gesamte Projekt in seinen einzelnen Bereichen wird transparent. Ohne lästiges Telefonieren oder Nachfragen können der Projektstatus, die Arbeitszuteilungen oder organisatorische Veränderungen problemlos eingesehen werden. Das spart vor allem Zeit und Aufwand.

Durch Projektmanagement-Tools können alle relevanten Informationen und Dokumente direkt in der Aufgabe abgelegt werden und sind jederzeit von überall abrufbar. Über wichtige Änderungen wird man in Echtzeit informiert. Aufgaben können miteinander verknüpft oder projektübergreifend mit Tags kategorisiert werden. Der Aufgaben-Verlauf ist jederzeit für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar. So sind alle Mitarbeiter immer auf dem gleichen Stand.

Zielgerichtetes Managen und Führen

Durch die Transparenz im Projekt haben vor allem Führungskräfte und Projektleiter den nötigen Überblick. Verantwortliche haben Einsichten in alle Bereiche, deren Aufgaben sowie deren Status. So ist eine kontinuierliche Übersicht und frühzeitiges Eingreifen möglich. Bei Problemen kann also schneller reagiert und angepasst werden. So wird auch das Risiko eines Scheiterns minimiert. Das Team bleibt auf Erfolgskurs.

Ein besonders wichtiger Punkt bei der Projektdurchführung ist die Übersicht und Evaluation. Eine Reflexion der Organisation und der einzelnen Arbeitsabläufe kann fehlende oder fehlerhafte Strukturen erkennen und verbessern. Ein gutes Projektmanagement-Tool deckt also auch den Bereich ab, in dem es um die Leistungserfassung geht. So können Plan-Ist- Rest- und Delta-Aufwände eingesehen und eingeschätzt sowie Ressourcen verändert und optimiert werden.

Vorlagen sparen Zeit und sichern Qualität

Ist ein Projektmanagement-Tool über einen längeren Zeitraum in Benutzung, können wiederkehrende Aufgaben oder Strukturen übernommen werden. Sogenannte Vorlagen senken den Aufwand enorm und sparen viel Zeit. Diese werden aus erfolgreich abgeschlossenen Projekten, Paketen oder Aufgaben erstellt.

Dieses Prinzip der Vorlage kann nicht nur auf grundlegende Projektstrukturen angewendet werden. Auch Kunden und Mitarbeiter können in das System übertragen werden. Verschiedene Nutzer des Tools – Auftraggeber oder Kunden – können durch verknüpfte Kontakte und Daten sowie Rechte und Aufgaben optimal strukturiert und in eine Kontaktdatenbank aufgenommen werden.

2. Features, die ein PM-Tool so braucht

Ein gutes Projektmanagement-Tool vereinfacht und verbessert das Arbeiten in Teams durch sinnvolle Features. Die Auswahl an Projektmanagement-Tools auf dem Markt reicht von kostenlosen Tools mit Basis-Funktionen bis hin zur umfassenden Enterprise-Software für den konzernweiten Einsatz.

Die Liste an Features beginnt mit grundlegenden Management-Funktionen und reicht über anpassungsfähige Oberflächen bis hin zu wichtigen „Zusatz“-Features.

Basisfunktionalitäten für eine gute Team-Koordination

Grundsätzlich müssen natürlich einfachste Einstellungen und Basisfunktionalitäten möglich sein: Projekte erstellen und beschreiben, einzelne Aufgaben anlegen und mit einem Status versehen oder auch terminieren.

Zu dieser Basis eines Projektmanagement-Tools gehören unter anderem auch:

  • verschiedene Projektdarstellungen,
  • Checklisten,
  • Kommentarbereiche,
  • Filter- und Sortieren-Funktionen.

Projektdarstellungen für eine transparente Planung und Umsetzung

Mit Hilfe verschiedener Projektdarstellungen können Projektbeteiligte die für sie passende Ansicht wählen: Beliebt sind Projektstrukturbaum, Kanban-Board, Tabelle sowie Gantt-Diagramm (siehe Abbildung).

Projektansicht als Gantt innerhalb der Projektmanagement-Software factro

Aufgaben-Verwaltung für eine koordinierte Projektumsetzung

Wenn es um das Thema Aufgabenverwaltung geht, sind Features wie eine Deadline-Ampel besonders hilfreich. Diese zeigt auf einen Blick, welche Aufgaben dringend erledigt werden müssen oder welche sogar überfällig sind.

Checklisten erstellen und vervollständigen, Informationen – wie Aufgabenbeschreibung, Zeiträume oder Termine – ergänzen, miteinander kommunizieren oder nach bestimmten Inhalten suchen.

Leistungserfassung für eine bessere Projektplanung und -steuerung

Mit Hilfe der Plan-Ist- Rest- und Delta-Aufwände ist eine bessere Planung und Steuerung von Projekten möglich.

Erstens: Plan-Aufwände werden vom Projektleiter erfasst und entsprechen dem geschätzten zeitlichen Aufwand in Arbeitsstunden oder den bereits bestehenden Erfahrungswerten.

Zweitens: Durch Ist-Aufwände werden tatsächliche Arbeitszeiten erfasst, die für die Umsetzung der Aufgabe, Pakete oder des Projektes, benötigt wurden.

Drittens: Die Rest-Aufwände greifen die Realität der Projektarbeit auf, indem sie die manuelle Anpassung durch den Ausführenden ermöglichen. Der Ausführende kann den Rest-Aufwand nach „oben“ oder nach „unten“ anpassen sowie auf „0“ setzen. Damit teilt er dem Projektleiter bzw. dem Aufgaben-Verantwortlichen mit, dass er mehr, weniger oder gar keine Zeit für die Ausführung der Aufgabe (mehr) benötigt.

Viertens: Der Delta-Aufwand berechnet den Aufwand, der sich aus der Differenz zwischen Plan- und Ist-Aufwand ergibt. Wird der Rest-Aufwand angepasst, wird auch dieser durch den Delta-Aufwand erfasst. Dadurch sieht der Projektleiter, ob der geplante und der tatsächliche Aufwand übereinstimmen.

Der Projektleiter behält durch die Aufwandserfassung den Überblick über die aufgewendete Zeit damit über das Projekt. Zudem kann er einschreiten, sobald der Aufwand zu groß wird. Bspw. indem er weiteres Personal in sein Projekt integriert. Die Steuerung des Projektes wird somit ermöglicht.

Sicherheit und Datenschutzstandards

Bei der Arbeit mit datenbezogenen Programmen spielt die Sicherheit der Daten eine entscheidende Rolle, vor allem seit der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). An Projektmanagement-Programme, die solche Daten ordnen, organisieren und Beteiligten zugänglich machen, besteht ein besonders wichtiger Anspruch – die Sicherheit Ihrer Daten.

Schnelle Hilfe und greifbare Ansprechpartner

Der Nachteil eines Programmes, das alle Vorgänge in einem Projekt organisiert, besteht in der entstehenden Abhängigkeit. Ist ein Projekt in vollem Gange, kann ein Ausfall oder eine technische Störung des Programmes die gesamte Organisation zusammenbrechen lassen. Die gesamte erfolgreiche Durchführung ist in Gefahr, wenn nicht schnell geholfen wird. Deshalb ist ein schneller und flexibler Kundenservice in allen Fällen unabdingbar.

3. Projektmanagement-Tools in der Praxis

Projektmanagement-Software gibt es in vielen Varianten. Im Großen und Ganzen sind sich aber die meisten Tools recht ähnlich. Drei der bekanntesten Programme sind:

  • Asana
  • Trello
  • factro

Alle drei Tools unterstützen Branchen-übergreifend jegliche Organisation – in jedem Unternehmen, unabhängig davon, ob es sich in einem aktiven Projekt befindet oder nicht. Basisfunktionalitäten sind bei allen drei PM-Lösungen vorhanden. Dennoch gibt es entscheidende Unterschiede, die sich z.B. im Kundenservice oder in den Datenschutz-Standards niederschlagen.

Einen ausführlichen Vergleich zwischen den Tools factro und Asana bzw. Trello, der auch spezifische Funktionen wie „Zeiterfassung“ berücksichtigt, finden Sie in unseren Blog-Artikeln factro – Die überzeugende Asana-Alternative und Die Trello-Alternative mit deutschem Server-Standort.

Asana

Asana ist ein Projektmanagement-Programm aus den USA – entwickelt von dem Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz und dem Ex-Google- und Facebook-Ingenieur Justin Rosenstein. Es sollte vor allem die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter verbessern. Heute wird das Programm in vielen Unternehmen genutzt, um Organisation und Teamarbeit zu vereinfachen. Der Workflow wird in Form von einzelnen Karten dargestellt.

An einem einzigen (virtuellen) Ort können alle Beteiligten unter anderem:

  • Aufgaben individuell planen
  • Prioritäten setzen
  • Fortschritte von Projekten oder Aufgaben verfolgen
  • visuelle Projektpläne erstellen

Seit der aktuellen Datenschutz-Grundverordnung ist Asana für Unternehmen in Deutschland weniger geeignet, da das Programm einen Server in den USA hat und damit nicht DSGVO-konform ist.

Trello

Trello, ein Tool, das von einem Unternehmen aus Australien getrieben wird, bietet dieselben grundlegenden Features. Ähnlich wie bei Asana ist das Programm in Listen aufgebaut, in denen verschiedene Karten beliebig verschoben werden können. Das Programm wurde auf Grundlage der Projektplanungsmethode Kanban entwickelt.

Im Grunde ist es optimal für einfaches Aufgabenmanagement, bei komplexeren Vorhaben kann es allerdings schnell an die Grenzen stoßen.

factro

factro bietet, wie auch die anderen Tools viele Features, die die Durchführung von Projekten vereinfachen und Arbeitsabläufe verbessern.

Projektstrukturbaum der Projektmanagement Software factro

Auch wenn grundsätzlich einige der Tools ähnliche Features haben, setzt sich factro durch einige Funktionen und Eigenschaften von der Konkurrenz ab:

  • deutscher Server-Standort (DSGVO-konform)
  • Ansichtsoption Projektstrukturbaum
  • komplexe Leistungserfassung
  • kostenloser und umfassender Kundenservice

User, die Wert auf ein Tool legen, das Ihnen eine DSGVO- und BDSG-neu-Konformität und damit Datensicherheit bietet, zudem auch eine Vielfalt an Projektdarstellungen und die sich nicht nur mit der Planung, Koordination, sondern auch mit der Steuerung von Projekten beschäftigen, bietet factro eine angemessene PM-Lösung.

4. Fazit: Gute PM-Tools unterstützen das Tagesgeschäft

Gute PM-Tools unterstützen – zusammenfassend formuliert – das Tagesgeschäft und die zielgerichtete Arbeit im Team. Auf der Suche nach einer Projektmanagement-Lösung, sind folgende Kriterien für eine individuelle Auswahl hilfreich und wichtig:

  • Basisfunktionalitäten für das Tagesgeschäft
  • Steuerungsfunktionen wie die Leistungserfassung
  • Server-Standort und damit Datensicherheit
  • Kunden-Service

Eine geeignete PM-Anwendung entspricht nicht nur den Anforderungen an die grundlegenden Funktionalitäten, sondern ebenfalls an die Datensicherheit und den Kunden-Service.

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