Mit Listen produktiver arbeiten
Jeder kennt sie: ToDo-Listen. Es gibt wahrscheinlich keine Person, die noch nie eine Liste für To-dos erstellt und genutzt hat. Sowohl im Privaten als auch Arbeitsalltag kann der kleine Helfer extrem praktisch sein und zu mehr Erfolg führen.
Zum Einsatz kommt die ToDo-Liste, wenn ein Berg an wichtigen Aufgaben ansteht und keine vergessen werden darf. Tasks werden durch die Liste besser strukturiert, der Tag in machbare Schritte organisiert und so Komplexität reduziert. Dazu fällt das Loslegen auch noch einfacher.
Vorteile: Deswegen sind Listen effektiv
Eine ToDo-Liste sorgt für mehr Überblick und ermöglicht gleichzeitig ein besseres Zeitmanagement. Sobald ein To-do erledigt ist, kann es abhakt werden. Das sorgt vor allem für ein gutes Gefühl und motiviert für die nächste Aufgabe – denn wer sieht nicht gerne abgehakte Aufgaben anstatt offene.
Listen – ob analog oder digital – unterstützen bei der Selbstorganisation bzw. Aufgabenverwaltung, sodass auch chaotische Arbeitstage wieder organisierter und anstehende Deadlines auch erreicht werden. Wir zeigen Dir, warum effiziente ToDo-Listen nur mit gewissen Spielregeln funktionieren und welche Tools sowie Vorlagen hilfreich sind. Außerdem gibt es Tipps für eine sofortige Umsetzung an die Hand.
- Warum sind ToDo-Listen so sinnvoll?
- Vorlagen für ToDo-Listen: Post-its, Word & Excel
- Projektmanagement-Tools: Aufgaben digital auflisten
- 6 Tipps für erfolgreiche ToDo-Listen
Auf einer ToDo-Liste können alle anstehenden Tasks einfach überblickt werden
Warum sind ToDo-Listen so sinnvoll?
Was eine To-do-Liste ist, muss nicht wirklich erklärt werden: Auf der Liste werden alle anstehenden To-dos und Aufgaben gesammelt aufgelistet, die für den Tag oder auch die Woche erledigt werden müssen. Sie eignet sich für jedermann, da sie sich individuell anpassen lässt und trotzdem immer einen Effekt bringt: Mehr Klarheit.
Aufgeschrieben schwirrt Unerledigtes nicht mehr im Kopf herum und kann gleichzeitig auch nicht vergessen werden. Die Gedanken an unfertige Tasks können ein konzentriertes Arbeiten erschweren. Eine effiziente ToDo-Liste hingegen legt den Fokus auf eine Aufgabe. Erst wenn diese erledigt ist, kann die nächste in Angriff genommen werden.
Klare Organisationsstruktur schaffen
Jede erledigte Aufgabe steigert die Motivation und bringt neue Energie für die nächste. Denn zum einen wird die Liste dadurch immer kürzer – zum anderen erhöht sich das Selbstvertrauen, da wieder eine Sache geschafft ist.
Sinnvoll wird eine To-do-Liste dann, wenn sie eine klare Organisationsstruktur verfolgt – und zwar wenn sie das eigene Zeitmanagement verbessert sowie nach Relevanz und Deadline strukturiert wird. Bei der Auflistung entsteht außerdem – durch die Anzahl der zu erledigenden Tasks – eine grobe Übersicht der Aufwände.
Vorlagen für ToDo-Listen: Post-its, Word & Excel
Klassisch wird eine ToDo-Liste auf Papier erstellt – ein Stift sowie Zettel oder Post-it machen einen sofortigen Start möglich. Beliebt sind auch tabellarische Listen in Excel oder Vorlagen in Word bzw. zahlreichen Apps oder fertige PDF-Listen, die sich ausdrucken lassen. Mittlerweile gibt es auch viele Anwendungen, die eine kreative Gestaltung ermöglichen. Bei Pinterest z.B. lassen sich viele Vorlagen kostenlos downloaden. Bei Canva kann eine eigene Liste im passenden Format ganz einfach direkt am Smartphone kreiert werden.
Hier findest Du praktische To-do-Listen Vorlagen zum kostenlosen Download als PDF-, Word- oder Excel-Datei
Diese Listen sind zwar schnell erstellt, aber im Arbeitsalltag häufig nicht ausreichend, da Aufgaben nicht im Bezug zur Priorität oder Deadline aufgelistet werden. Änderungen und Zusammenhänge können nur schwierig dargestellt werden. Für eine möglichst effiziente ToDo-Liste, die auch am Arbeitsplatz unterstützt, nutzen Teams gerne auch eine Aufgaben- und Projektmanagement-Software.
Post-its allein reichen in den meisten Teams nicht aus
Projektmanagement-Tools: Aufgaben digital auflisten
In vielen Teams ist ein PM-Tool bereits fest im Arbeitsalltag integriert. Das Tool bildet ganze Projekte übersichtlich ab, listet Aufgaben für alle Projektbeteiligten auf und ermöglicht eine einfach projekt- und aufgabenbezogene Zusammenarbeit.
Eine Auflistung über anstehende Aufgaben bietet im Tool das Kanban Board. Hier werden Aufgaben nach Deadline, Priorität sowie Status sortiert. Die Liste kann z.B. in die vier Spalten geplant, aktiv, auf „Review“ gesetzt und beendete Tasks geteilt werden.
Das projektübergreifende Kanban Board in factro
Damit stehen besonders dringende Aufgaben ganz oben, sodass Projektmitglieder beim Start in den Tag genau wissen, welche Aufgabe zuerst ansteht. Diese Sortierung übernimmt das Tool ganz automatisch, sodass – im Gegensatz zur klassischen Zettel-Liste – Deadlines per Klick geändert werden können und sofort angepasst sind.
Noch mehr Fokus mit ToDo-Listen
Neben dem Kanban Board steht Dir in factro noch die Fokus-Funktion zur Verfügung. Hier kannst Du Deine individuellen ToDo-Listen ganz einfach anlegen. So kannst Du im Alltag spontane Einfälle direkt runterschreiben und so nie wieder etwas vergessen. Auch die Aufgaben auf Deinem Schreibtisch kannst Du vom Kanban Board per Drag&Drop in Deine Liste ziehen und so in Deine persönliche Reihenfolge bringen.
Die ToDo-Listen kannst Du auch mit Deinen Arbeitskollegen teilen oder direkt für bestimmte Themen mit mehreren Personen anlegen. Im Team habt ihr gemeinsame Listen, zum Beispiel für eine Ideensammlung, auf die alle Beteiligten zugreifen und ergänzen können. Die Lese- und Schreibrechte können hier wieder Individuell vergeben werden.
Zudem kannst Du auch per Copy&Paste mehrere Elemente gleichzeitig in ToDo-Listen hinzufügen. So hast Du Listenpunkte oder auch Aufgaben in einem Rutsch hinzugefügt.
So hast Du Deine ToDos noch besser im Blick!
6 Tipps für erfolgreiche ToDo-Listen
Obwohl die ToDo-Liste ein einfaches Werkzeug ist, funktioniert die Umsetzung nicht immer. Gerade zu viele Aufgaben können schnell überfordern und machen die Liste am Ende erfolglos. Die folgenden Tipps helfen Dir dabei, häufige Fehler zu vermeiden, und zeigen Dir, worauf Du bei der Erstellung noch achten solltest.
Tipp 1: Aufgaben mit Aufwänden planen
Zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit: Eine große Anzahl an Aufgaben, die ohnehin nicht an einem Tag erledigt werden können, überfordern, führen zu Stress und Unzufriedenheit. Um die Anzahl an Aufgaben, die in einen Arbeitstag passen, besser einzuschätzen, sollten sie immer mit Aufwänden geplant werden.
Durch die Aufwandsschätzung bekommst Du eine Übersicht darüber, wie viele Stunden Deines Tages bereits belegt sind. Im digitalen Tool kann jede Aufgabe z.B. mit einer Soll-Zeit geplant werden.
Tipp 2: Große Aufgaben in mehrere Schritte teilen
Gerade große Aufgaben wirken häufig unübersichtlich und Du weißt nicht genau, wo Du überhaupt anfangen sollst? Komplexe Aufgaben können in mehrere Schritte aufgeteilt werden. Das bringt einen besseren Überblick und Du weißt, womit Du starten kannst.
In einer digitalen Lösungen kann das z.B. mithilfe von extra Teilaufgaben innerhalb einer Aufgabe sein. Die Aufgabe wird durch die kleinen Steps machbarer und bringt zudem schnellen Erfolg sowie mehr Übersicht, Konzentration und Ordnung. Besonders praktisch: Teilaufgaben können einer anderen Person zugewiesen und auch eine eigene Deadline festgelegt werden.
Die Checkliste in Aufgaben ermöglicht eine feinere Einteilung der Arbeitsschritte
Tipp 3: Puffer einplanen
Auch die beste (digitale) To-do-Liste frustriert, wenn Aufgaben nicht weniger werden – oder sogar ständig neue hinzukommen. Deswegen gilt: Genügend Puffer einplanen. Meistens können Aufwände nicht ganz genau bestimmt werden, sodass genügend Pufferzeiten Dir Luft zwischen Tasks schaffen und damit Stress vorbeugen.
Tipp 4: Mit der schwierigsten Aufgabe beginnen
Große, unbeliebte Aufgaben werden häufig weit nach hinten verschoben und bleiben dann gerne liegen. Wenn Du nun aber mit der unangenehmsten Aufgabe beginnst, steigt die Motivation für Deine restlichen To-dos, weil das „schlimmste“ schließlich schon geschafft ist.
Diese Methode nennt sich Eat the frog first und sorgt dafür, dass der schwierigste Task morgens schon erledigt wird und sich ein Gefühl von Erfolg ausbreitet.
Wenn die schwierigste Aufgabe des Tage zuerst erledigt wird, steigert das die Motivation
Tipp 5: Wähle ein Tool mit Mehrwert
Digitale Notizen können mit dem passenden Tool organisiert werden. Für eine einfache Aufgabenliste reichen meist eine Apps wie OneNote, Todoist oder Microsoft. Für To-do-Listen mit direktem Aufgabenbezug bringt eine Projektmanagement-Software wie factro allerdings Mehrwert.
Das Tool erzeugt aus den Aufgaben im Projekt eine Auflistung im Bezug zur Priorität und Deadline. Damit ist kein extra Schritt notwendig, weil eine Software wie factro die ToDo-Listen automatisch erstellen und aktualisieren.
Außerdem besteht die Möglichkeit, dass erst To-dos entstehen und sich daraus Aufgaben bilden. Das Tool kann eine konkrete Verbindung zwischen dem To-do und einem Projekt herstellen. So kann im späteren Verlauf jede neue Aufgabe einem Projekt im Unternehmen zugeordnet werden.
Tipp 6: 1-3-5 Regel
Auch wenn die To-dos mithilfe eines digitalen Tools automatisch priorisiert werden, kann es trotzdem hilfreich sein, diese wiederum in Deine ganz eigene Reihenfolge zu bringen. Dafür eignet sich zum Beispiel die 1-3-5 Regel.
Nach dieser Methode beschäftigst Du dich zuerst mit einer großen Aufgabe, für die du sehr viel Zeit brauchst oder die eine zeitnahe Frist haben. Danach folgen 3 kleinere Aufgaben, die ebenfalls in der nächsten Zeit erledigt werden sollten. Zum Schluss listest du 5 Aufgaben auf, die keine besondere Dringlichkeit haben und nicht unbedingt noch am selben Tag abhakt werden müssen. Dabei ist es wichtig, nicht zu viele große Aufgaben auf die Liste zu setzen.
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