Zeitmanagement erfolgreich meistern

Zeit effektiv nutzen

Pünktlich erscheinen, einen Auftrag in einem festen Zeitraum fertigstellen, Meetings nicht überziehen: All diese Themen gehören zum Zeitmanagement. Doch Zeit effektiv zu nutzen, gelingt nicht automatisch, insbesondere nicht im Berufsalltag. Wenn das Feedback, die Leistungen oder auch das Timing Dritter gefragt sind. Oft entsteht an solchen Stellen Zeitdruck.

Umso wichtiger ist dabei ein effizienter Umgang mit dem eigenen Zeitbudget, aus dem letztlich die Aufwandsplanung sowie Zeitwirtschaft entsteht. Doch was bedeutet Zeitmanagement, welche Zeitmanagement-Methoden helfen bei der Selbstorganisation und was für Tools, Bücher und Tipps bieten sich zur Optimierung an? Damit beschäftigt sich der folgende Artikel.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement beinhaltet die Organisation anstehender Aufgaben, Projekte, Termine und Meetings, um maximale Produktivität in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen. Es bezeichnet die systematische, zeitliche Planung eines Tages – beruflich und privat. Die Zeiteinteilung geht Hand in Hand mit dem Aufgaben- und Projektmanagement.

Definition Zeitmanagement
„Zeitmanagement ist die bewusste Kontrolle der für Arbeitsaufgaben aufgewendeten Zeit, mit dem Ziel der Maximierung persönlicher Effizienz. Zum Zeitmanagement gehört die Analyse, wie Zeit eingesetzt wird, und das folgende Festlegen von Prioritäten bei den verschiedenen Arbeitsaufgaben.“
– Onpulson Wirtschaftslexikon

Ziel: Effiziente Planung & erhöhte Produktivität

Das Zeitmanagement hilft Dir also dabei, Deine Arbeitszeit effizient und strukturiert aufzuteilen, um maximale Produktivität sowie Effektivität zu ermöglichen und den Unternehmenserfolg sicherzustellen. Im Aufgaben-, Projekt- oder Change-Management wird hierfür auf Zeitmanagement-Methoden zurückgegriffen.

Ziel ist also, einen strukturierten Plan für die konzentrierte Arbeit an Deinen Aufgaben während eines Arbeitstages aufzustellen. Dabei ist es wichtig, dass Zeitfresser entdeckt und anschließend eliminiert werden, damit Du Deinen Workflow nicht ständig unterbrechen musst.

Die passende Zeitplanung im Arbeitsalltag reduziert Stress und vereinfacht die Zusammenarbeit

Zeitmanagement: Das sind die Vorteile

Durch ein effektives Zeitmanagement, kannst Du am Tag wesentlich mehr schaffen. Vor allem, wenn Du Dir über mögliche Störfaktoren im Klaren bist. Durch die Auseinandersetzung mit Deinem Tagesablauf und Deinen Aufgaben, findest Du Schwachstellen und kannst Abläufe gezielt optimieren. Übrigens: Auf diese Weise verbesserst Du auch Deine Work-Life-Balance.

Ein weiterer Pluspunkt ist der verminderte Stress. Statt Multitasking steht Dir genügend Zeit für Deine To Dos zu Verfügung. So bist Du weniger gehetzt und kannst gewissenhaft arbeiten.

Mit der Hilfe von Routinen kannst Du außerdem produktiver und konzentrierter arbeiten. Aufgaben, die nicht Deine ganze Aufmerksamkeit bzw. Kreativität fordern, erledigst Du zum Beispiel während des Mittagstiefs. Mit der richtigen Einteilung kannst Du Deine Hochphasen optimal nutzen.

8 Zeitmanagement-Methoden im Vergleich

Diese Methoden helfen dabei, das eigene Zeitmanagement zu verbessern und somit die Selbstorganisation zu optimieren und die Effizienz zu steigern. In den letzten Jahren haben sich diverse Techniken entwickelt, die schwerpunktmäßig auf Prioritäten, Aufgabendauer, Konstanz, Disziplin und Pufferzeiten setzen.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode, erfunden vom Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert, verbindet Elemente des Aufgaben-, Selbst- und Zeitmanagements. Der Name steht dabei nicht für europäische Gebirge, sondern für die einzelnen Elemente der Technik. Diese sind:

• A: Aufgaben aufschreiben
• L: Länge einschätzen
• P: Pufferzeit einplanen
• E: Entscheidungen priorisieren
• N: Nachkontrolle

Die ALPEN-Methode ist besonders beliebt, da sie meist nur wenige Minuten am Vorabend oder Morgen braucht, um den nächsten Arbeitstag durchzuplanen. Sie bringt Transparenz in die eigene Planung, da man die Längen seiner Tätigkeiten schätzen muss und somit auch realistisch an einzelne Aufgaben herantritt. Sie fördert die Selbstdisziplin im gleichen Maße wie sie diese fordert. Was in eine Tagesplanung nicht mehr rein passt, kommt in die nächste, sodass dass nichts liegen bleibt.

Beispiel für eine Aufgabenliste der ALPEN-Methode

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Zu den Vorteilen zählt auch die hilfreiche Visualisierung in Form einer Liste oder einer Tabelle, in der alle Aufgaben aufgeschrieben werden. Dank des Puffers – vorgeschlagen werden 40 Prozent – bist Du flexibel und siehst durch das Abhaken erledigter Aufgaben regelmäßige Erfolgserlebnisse. Zwei Nachteile dieser Zeitmanagement-Methode sind der Schwerpunkt auf Einzelpersonen sowie die geringere Eignung für agile Umfelder.

Pareto Prinzip

Das Pareto-Prinzip (auch bekannt als Pareto-Effekt oder 80-20-Regel) wurde nach dessen Erfinder Vilfredo Pareto benannt und setzt auf die Balance zwischen Aufwand und Ergebnis. Gemäß Pareto werden 80% der Ergebnisse (bspw. Umsatz, abgeschlossene Aufgaben) mit 20% des Aufwands erreicht. Die restlichen 20% benötigen im Umkehrschluss 80% des Aufwandes.

Auf das Timing bezogen setzt diese Methode also darauf, wichtige Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren. Ziel ist es, den Aufwand bei 20% zu halten und damit 80% der ausstehenden Tätigkeiten abzuschließen. Das gilt nicht nur für die Aufgabenmenge allgemein, sondern auch inhaltlich pro Tätigkeit. Als Beispiel: Bei einem Reporting lassen sich die wichtigsten Informationen mit 20% des Aufwandes zusammentragen, die optische Gestaltung oder die Arbeit an der Präsentation erfordert jedoch mehr Aufwand für weniger notwendigen Ertrag.

Welche Aufgabe hat Priorität?

Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips

Die 80/20-Regel schafft Dir einen klaren Fokus, indem Du Aufgaben erkennst, die sich effizient bearbeiten lassen und diese anschließend bündelst. So entsteht eine solide Grundlage für ein produktives Zeitmanagement. Gleichzeitig birgt das Pareto-Prinzip aber auch die Gefahr, dass aus den 20% Aufwand Qualitätseinbußen folgen, da nicht nur der Aufwand, sondern auch die Mühe sinkt.

Getting Things Done (GTD)

Eine weitere Methode ist Getting Things Done (kurz: GTD oder GTD-Methode). Diese wurde von Berater David Allen entworfen und ist ein Konzept des Selbstmanagements. GTD arbeitet mit Aufgabenlisten, die dabei helfen, Aufgaben zu erledigen, statt sich alle To-Dos zu merken. Untergliedert wird die Technik in 5 Schritte zur Anfertigung der Listen.

Die 5 Schritte sind

• Erfassen
• Durcharbeiten
• Organisieren
• Reflektieren
• Erledigen

Besonders praktisch ist diese Zeitmanagement-Methode bei Aufgaben, bei denen Prioritäten oder weitere Kenner eine untergeordnete Rolle spielen. Der Schwerpunkt ist ganz klar – wie der Name sagt – das Erledigen von Aufgaben als solche. Zudem werden Aufgaben so angepasst, dass sie leichter machbar sind, indem sie nicht mehrere Arbeitsschritte beinhalten.

Vor- und Nachteile der GTD-Methode

Die Vorteile der GTD-Methode liegen daher vor allen Dingen in den wiederkehrenden Erfolgserlebnissen, wenn weitere Aufgaben oder ganze Listen erledigt sind. Zudem erleichtert die Darstellung der Aufgaben den Überblick. Die Nachteile liegen darin, dass der Kontext der Aufgaben – etwa Dringlichkeit oder Deadlines – nicht unmittelbar einbezogen wird. Hier muss der Anwender selber entscheiden, was u.U. hinderlich sein kann.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik stammt aus den Achtzigerjahren und macht das Arbeiten durch Intervalle produktiver. Hier folgt die Zeiteinteilung dem Prinzip: viele kleine Pausen, mit kürzeren Konzentrationsphasen. Der Erfinder – Francesco Cirillo ein italienischer Unternehmer – nutzte für diese Technik einen Wecker in Tomatenform – auf Italienisch eine „Pomodoro“.

Das Vorgehen in 5 Schritten:

• Notiere Dir die zu erledigenden Aufgaben
• Stelle den Timer auf 25 Minuten
• Danach arbeitest Du 25 Minuten konzentriert
• Sobald der Timer klingelt, legst Du eine Pause von 5 Minuten ein
• Wiederhole das Schema 4 Mal, danach folgt eine längere Pause von 30 Minuten

Vor- und Nachteile der Pomodoro-Technik

Vorteilhaft ist die Technik gerade bei Personen, die Schwierigkeiten haben, sich eine längere Zeit am Stück zu konzentrieren. Regelmäßige Pausen geben dem Körper Zeit zum Regenerieren, um anschließend mit neuer Energie weiterzuarbeiten. Allerdings können 25 Minuten relativ kurz sein und der Wecker Dich aus dem Workflow reißen.

ABC Methode

Die ABC-Methode (auch bekannt als ABC-Analyse) setzt ebenfalls auf eine Sortierung nach Wichtigkeit und einen entsprechend angelegten Zeitaufwand. Dafür werden alle anstehenden Aufgaben aufgelistet und anschließend nach den Kriterien A („wichtig“), B („relativ wichtig“) sowie C („regelmäßig“ oder „Routine“) einsortiert. Entsprechend der ABC-Analyse investieren Sie ca. 60-75% der Zeit in die A-Aufgaben, 10-25% in B-Aufgaben und 5-15% in C-Tätigkeiten.

Aus der jeweiligen Bewertung ergeben sich weitere Handlungsempfehlungen, die an das Eisenhower-Prinzip erinnern. A-Aufgaben erfordern zumeist unmittelbaren, eigenen Handlungsbedarf – also keine Delegierung –, während B-Aufgaben zeitnah delegiert oder erledigt werden können. C-Aufgaben haben keine große Relevanz und können ebenfalls delegiert werden.

Vor- und Nachteile der ABC-Methode

Zu den Pluspunkten der ABC-Analyse gehört die leichte Anwendbarkeit für fast alle Branchen und Tätigkeitsfelder. Außerdem hilft sie bei der Priorisierung, Zeitplanung und optionalen Delegierung der einzelnen To-Dos. Die Nachteile sind die relativ starren Grenzen zwischen den einzelnen Kategorien, die es bei einigen Tätigkeiten erschweren, diese angemessen zu kategorisieren, ohne, dass Du Gefahr läufst, unterzugehen.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix, benannt nach dem Erfinder Dwight D. Eisenhower (34. US-Präsident), ist eine Zeitmanagement-Methode, die sich um die Unterscheidung von wichtigen und unwichtigen sowie dringenden und weniger dringenden Aufgaben dreht. So ergibt sich für jede Aufgabe eine Priorität, nach der im Anschluss bearbeitet wird. Die Eisenhower-Matrix setzt dabei insbesondere auf die Bedeutung der Aufgaben und nicht auf eine rasche Fertigstellung.

„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“
– Dwight D. Eisenhower

Visuell besteht die Eisenhower-Methode aus zwei Achsen. Auf diesen teilen sich die Fragestellungen Dringlichkeit sowie Wichtigkeit auf. Innerhalb der Matrix verteilen sich vier Boxen in zwei Reihen à zwei Boxen, weshalb die Technik auch Vier-Quadranten-Methode heißt. Diese sind mit A, B, C und D beschriftet und stehen für:

• A-Aufgaben: Wichtig und dringend, sollten nicht delegiert und so schnell wie möglich bearbeitet werden
• B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend, sind konkret an bestimmte Ziele gekoppelt
• C-Aufgaben: Dringend, aber nicht wichtig, sollten ohne weitere Verzögerung bearbeitet werden
• D-Aufgaben: Nicht wichtig und nicht dringend, sollten nicht weiter verfolgt werden

Vor- und Nachteile der Eisenhower-Matrix

Zu den Vorteilen gehören die einfache Anwendung sowie die klare Aufteilung von Aufgaben. Dies hilft Dir dabei, Aufgaben entweder selbst anzugehen oder einzustellen, statt sie zu delegieren. Ein Nachteil der Technik liegt darin, dass hier nicht hervorgeht, wie wichtig die einzelnen Aufgaben sind.

Timeboxing

Beim Timeboxing teilst Du Deine Arbeitszeit in einzelne Blöcke ein. Anschließend nutzt Du diese Blöcke, um an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten und Deinen Tag ganz einfach zu strukturieren. Um eine Zeitbox zu erstellen, verschaffst Du Dir zunächst einen Überblick über Deine Aufgaben, priorisierst sie und schätzt die Aufgabendauer ein. Im letzten Schritt entscheidest Du zwischen einer harten Timebox, nach deren Ablauf Du sofort mit der Bearbeitung stoppst und sie beispielsweise erst am nächsten Tag fortsetzen kannst, oder einer weichen Timebox, die einen Zeitrahmen vorgibt, den Du auch überziehen kannst.

Vor- und Nachteile von Timeboxing

Die Vorteile bei diesem Vorgehen sind unter anderem die intensive Auseinandersetzung mit Deinen Aufgaben, die Möglichkeit, sich komplett auf eine Aufgabe zu fokussieren und die strukturierte Planung bis zur Deadline. Ein Nachteil dagegen kann ein Gefühl von Überforderung sein, wenn Dein Kalender voll mit Timeboxen ist. Minimieren kannst Du dies, indem Du zuerst mit ein paar Zeitboxen beginnst und so herausfindest, wofür und wie viele Timeboxen sich am besten eignen.

Eat the frog-Prinzip

Häufig werden gerade schwierige und unbeliebte Aufgaben aufgeschoben und erst im letzten Moment – meistens, wenn sie schon wirklich dringend sind – erledigt. Das „Eat the frog (first)“ – Prinzip nimmt genau diese wichtigen Aufgaben in Angriff – und zwar direkt als Erstes am Morgen. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, hat man sein erstes Erfolgserlebnis für den Tag erreicht. Kombinieren kann man diese Technik am besten mit der Getting Things Done-Methode.

4 Tipps zur Umsetzung:

• Finde den „Frosch“ – also die wichtigste Aufgabe für den Tag
• Reihenfolge schon einen Tag vorher festlegen
• Den Frosch am besten in mundgerechte Stücke zerteilen
• Feiere den Erfolg

Vor- und Nachteile des Eat-the-frog-Prinzips

Vorteilhaft ist natürlich, dass die „schlimmste“ Aufgabe direkt als Erstes vom Tisch ist und der restliche Arbeitsalltag entspannter wird. Außerdem können durch die gesteigerte Motivation auch die restlichen Aufgaben schnell erledigt werden. Nachteilig ist es, wenn der Frosch ein wichtiger Termin am Nachmittag ist. Hier gilt: Auch weniger wichtige Termine sollten trotzdem vorgezogen werden.

72-Stunden-Regel

Du hast viele Pläne, schaffst es aber nicht, sie einfach umzusetzen? Keine Sorge! Damit bist Du nicht allein und es gibt sogar eine Bezeichnung für dieses Problem: 72-Stunden-Regel. Nach dieser Regel sind die ersten 72 Stunden entscheidend für den Ausgang eines Vorhabens, weshalb Du die ersten Schritte in dieser Zeit starten solltest. Nach den ersten drei Tagen sinkt die Chance rapide, dass Du noch mit Deinem Projekt beginnst.

So setzt Du es um:

• Liste mit Aufgaben erstellen
• Prioritäten setzten
• SMART-Ziele aufstelle
• Fortschritt tracken

Vor- und Nachteile der 72-Stunden-Regel

Ein Vorteil bei einer schnellen Umsetzung ist, dass Du nicht in Prokrastination verfällst und auch durch kleine Schritte motiviert bist. Zudem verlierst Du Dich nicht in einer langen Planungsphase, sondern kannst Dinge gleich ausprobieren.

Ein Nachteil ist, dass solch eine Vorgehensweise zu überstürzten Entscheidungen führt, die nicht richtig durchdacht sind. Zudem kann es sein, dass die anfängliche Euphorie schneller verfliegt, als man denkt.

Entscheidend für den Erfolg dieser Methode ist auch, was für ein Typ Mensch Du bist. Vielleicht probierst Du es bei Deiner nächsten Idee einfach mal aus!

40-30-20-10-Regel

Mit dieser Regel kannst Du Dir Deine Zeit effizient einteilen und Aufgaben priorisieren. Die Aufteilung sieht dabei wie folgt aus:

• 40% der Zeit werden für die Aufgaben mit höchster Priorität aufgewendet
• 30% für Aufgaben, die von der Priorität danach folgen
• 20% für Aufgaben mit der drittwichtigsten Priorität
• 10% für die restlichen Aufgaben

Vor- und Nachteile der 40-30-20-10-Regel

Der große Vorteil bei dieser Regel ist, dass man sich mit allen anstehenden Aufgaben auseinandersetzen muss. Denn sie müssen zumindest nach Priorität geordnet werden. Das führt zu mehr Effizienz und rückt die Aufgaben in den Mittelpunkt, die wirklich wichtig sind.

Der Nachteil dabei ist, dass die Prioritäten von Aufgaben nicht immer klar bzw. definierbar sind. Zudem bedarf es einiges an Zeitaufwand, dass Arbeitstage nach der 40-30-20-10-Regel strukturiert werden. Auch kann es passieren, dass weniger wichtige Aufgaben sehr lange liegen bleiben.

💡 Doch wie findest Du heraus, welche Zeitmanagement-Methode zu Dir passt? Durch Testen! Doch anstatt einfach loszulegen, solltest Du nach einem Plan vorgehen. Dabei hilft Dir der PDCA-Zyklus. Dieser kommt aus dem Qualitätsmanagement und soll Prozesse bzw. Ergebnisse optimieren. Aber auch in solchen Fällen kannst Du die Methode anwenden. PDCA ist ein Akronym und bedeutet: Plan, Do, Check, Act.

Als Erstes findest Du heraus, wo Dein Zeitmanagement verbessert werden soll. Zum Beispiel: Wo fehlt Dir Zeit am Ende des Tages? Dann suchst Du Dir eine Methode aus und testest sie ein paar Tage lang. Nach dieser Zeit, zum Beispiel einer Woche, analysierst Du, was sich verbessert hat und ob Du mit der Methode klargekommen bist. Wenn ja, kannst Du sie nun komplett in Deinen Alltag integrieren. Falls Du nicht zufrieden bist, kannst Du nun eine andere Methode ausprobieren.

Tipps für ein effizientes Timing

Abstimmungs-Methoden sind äußerst sinnvoll und funktionieren im Arbeitsalltag – allerdings braucht es etwas Zeit, um herauszufinden, welche Methode die passende ist. Daher sind die folgenden Tipps dazu geeignet, das eigene Zeitmanagement sofort zu verbessern.

Ziele für Aufgaben und Projekte vergeben

Ziele in Aufgaben und Projekten sind wichtig, um Fokus zu schaffen. Denn sie machen deutlich, was erwartet wird. Ein fester zeitlicher Rahmen zeigt Dir, wann ein bestimmtes Ziel ansteht – setzt also einen festen Zeithorizont. Die Frage „Was steht wann an?“ wird anschließend durch die ausgewählte Zeitmanagement-Methode definiert.

Prioritäten festlegen

Wenn Du weißt, was Du zu tun hast, heißt es: Priorisieren! Lege eine Reihenfolge fest, in der Du Deine Aufgaben bearbeiten möchtest. Neben Prioritäten helfen Dir die oben genannten Zeitmanagement-Methoden dabei, Dein Ziel nicht aus den Augen zu verlieren sowie den Fokus zu wahren.

Aufschieben von Tätigkeiten vermeiden

Das ständige Aufschieben von bestimmten Vorhaben bzw. Aufgaben – auch Prokrastination genannt – ist ein übler Zeitfresser. Denn vor allem unangenehme Aufgaben werden auf die lange Bank geschoben. Wenn es schließlich zeitlich eng wird, entsteht Stress, weil die verlorene Zeit im Nachhinein aufgeholt werden muss. Daher ist es wichtig, auch unliebsame Aufgaben ohne viel Nachdenken zu erledigen.

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz steigert die Konzentration

Zeitfresser eliminieren

Eine Mail nebenbei beantworten und kurz noch einem Kollegen helfen – all das sind Zeitfresser, die Dich im Arbeitsalltag aus Deiner Konzentration reißen können. Um den Workflow zu wahren, ist es daher wichtig, diese Störungen zu beseitigen. Du kannst Dir im Kalender z.B. einen Blocker setzen und Deine Benachrichtigungen ausschalten.

Zeitmanagementspiele nutzen

Um als Team gemeinsam effektiv an der Zeiteinteilung zu arbeiten, können Zeitmanagementspiele genutzt werden. Sie zeigen spielerisch, wie Abstimmungen erfolgreich umgesetzt werden kann.

Die Not-To-do-Liste

Die Not-To-do-Liste ist eine gute Möglichkeit, um alle Zeitfresser zu entlarven. Dabei erstellt jedes Teammitglied eine Liste an Dingen, die nicht wichtig sind oder eine niedrige Priorität haben. Häufig wird zu viel Zeit mit unwichtigen Dingen verschwendet. Gerade in großen Projekten verlieren Projektbeteiligte schnell den Überblick und können mit diesem „Spiel“ Aufgaben herausstreichen, die nicht nachhaltig zum Erfolg beitragen.

Das Protokoll der Ablenkungen

Ein Protokoll aller Ablenkungen hilft dabei, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel Zeit an einem Arbeitstag verschwendet wird. Die Aufzeichnung sensibilisiert für Ablenkungen und macht diese bewusst. Im weiteren Schritt können Wege etabliert werden, um diese Ablenkungen möglichst zu umgehen und Dich so auf Dauer besser zu konzentrieren.

Auch Mal „Nein“ sagen

Häufig übernimmt man Aufgaben anderer, obwohl der eigene Schreibtisch längst überfüllt ist. Selbst bei einem gut organisiertet Zeitplan, werfen diese Extraaufgaben alles durcheinander. Wer also öfter Nein sagt – natürlich nur in angebrachten Fällen – kann seine eigene Zeit besser managen.

Zeitmanagement im Praxiseinsatz

Da Timing in direktem Bezug zum Aufgaben- und Projektmanagement steht, kommt es darin in verschiedenen Formen zum Einsatz. Dabei können auch die hier aufgeführten Zeitmanagement-Methoden helfen, operative Herausforderungen zu meistern. Welche Rolle spielt Zeitmanagement in der Praxis?

Projektcontrolling

Viele Aspekte des Zeitmanagements kommen u.a. beim Projektcontrolling zum Einsatz. Gemäß DIN 69901 ist das Ziel dieses Projektmanagement-Bereichs die „Sicherung des Erreichens aller Projektziele„. Dabei ist auch das Thema Termine und Leistungen planen, steuern und kontrollieren relevant.

Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, bedarf es u.a. einer angemessenen Zeitplanung sowie einer konstanten Prüfung, ob Anpassungen vorgenommen werden müssen. Wenn sich Aufgaben verschieben, verändern oder neue hinzukommen, können Projektleiter auf gute Zeitmanagement-Methoden zurückgreifen.

Kapazitätsplanung/Ressourcenplanung

Wer ist wann verfügbar? Wer hat zu viel zu tun, wer kann Aufgaben übernehmen? Schaffen wir das Projekt bis zur geplanten Deadline? Solche Fragen beantworten die Kapazitätsplanung bzw. Ressourcenplanung. Beim Zeitmanagement in diesem Bereich geht es einerseits darum, die Mitarbeiter nicht zu überlasten. Andererseits geht es aber auch um sinnvolle Termine und Prioritäten, sodass bei wichtigen Themen kein Ressourcenmangel entsteht.

Hier helfen in der Vorplanung u.a. die Eisenhower-Matrix oder die ABC-Methode. In der anschließenden Umsetzung sind dann beispielsweise die ALPEN-Methode oder das Pareto-Prinzip praktisch.

Meetings organisieren

Auch bei Meetings oder dem Jour fixe spielt das Thema Zeitmanagement eine tragende Rolle. Die Besprechungen sollten gemessen an der Wichtigkeit des Vorhabens geplant werden, damit genug Zeit für alle wichtigen Inhalte ist. Auch hier geht es darum, für Rückfragen und Unklarheiten einen angemessenen Puffer mit einzubringen. In der Regel deckt die Vorbereitung des Meetingprotokolls auch die Meeting Agenda ab, die mit den Tagesordnungspunkten auch einen zeitlichen Fahrplan mitbringt.

Bei der Meeting-Organisation hilft eine Projektmanagement-Software enorm, um alles im Blick zu haben. Doch insbesondere der Fokus von factro mit seiner Meeting-Funktion toppt alles. Hier kannst Du die Agenda ganz einfach erstellen und den Termin für das Meeting aus factro heraus planen. Eine Einladung kann an alle Beteiligten direkt versendet werden und ist mit allen Kalendern, ob cloud­ba­siert oder nicht, kompatibel. Und das Beste – das Protokoll wird automatisch generiert.

Zeiterfassung

Natürlich ist auch die Zeiterfassung selber ein integraler Bestandteil – gerade, um die Planung zu bewerten. Wenn Mitarbeiter Leistungen erfassen, lassen sich diese ganz einfach mit der initialen Planung gegenüberstellen. Die Zeiterfassung in Projekten ist somit nicht nur abrechnungsrelevant, sondern hilft auch, mit Lessons Learned konstant besser zu werden. Eine Zeiterfassungs-App wächst damit über den Status des reinen Werkzeugs hinaus.

📚 Aktuelle News zum Thema „Zeitmanagement“ lesen

• Was bringt Zeitmanagement? (akademie.rub.de, 30.04.2025)

• Wie Sie auf der Arbeit in weniger Zeit mehr schaffen (handelsblatt.com – Zeitmanagement, 07.07.2023)

• Nichts mehr aufschieben! Zeitmanagement-Profi sagt, wie Sie es in 4 Schritten schaffen (focus.de – Experten-Wissen, 01.03.2022)

• 10 Tipps, wie Sie im Büro mehr abarbeiten (cio.de – Zeitmanagement lernen 07.01.2022)

• Wie Sie Ihren Mitarbeitern beim Zeitmanagement helfen (manager-magazin.de – 29.07.2022)

Zeitmanagement mit Tools verbessern

Die theoretischen Teile des Zeitmanagements lassen sich ganz verschiedenen umsetzen: Mit Stift und Zettel, Kalender, aber auch mit modernen Projektmanagement-Tools. Diese haben den Vorteil, dass sie nicht nur einzelnen Nutzern alle wichtigen Werkzeuge an die Hand geben, sondern auch die gemeinsame Koordination und Kooperation im Team ermöglichen.

Welche Zeitmanagement Tools gibt es?

factro

Die Software factro ist eine in Bochum entwickelte Projektmanagement-Software. Das Zeitmanagement und die verschiedenen Methoden unterstützt das Tool gezielt: Nutzer können Projekte und Aufgaben erstellen, Start- und Enddaten vergeben und Prioritäten setzen. Das erleichtert bereits die initiale Projektplanung sowie die fortlaufende Prüfung und Anpassung. Die Deadline-Ampel benachrichtigt Dich automatisch, wenn Fristen sich nähern oder überschritten wurden.

Die Umsetzung der ALPEN-Methode mit dem Tool factro

Zudem unterstützt factro durch die Zeiterfassung in der Cloud und die Auslastungsübersicht auch die Felder Kapazitätsplanung und Projektcontrolling. Mit der Cloud-Lösung hast Du sowohl Deine Auslastung als auch die Deines Teams jederzeit im Blick. Zudem stehen Plan-, Ist- und Rest-Aufwände bereit, die stets einen aktuellen Blick auf die Zeitplanung geben. Mit dem Gantt-Diagramm lassen sich Zeitpläne erstellen, Projektverläufe visualisieren und im Handumdrehen per Drag & Drop nachjustieren. Vorlagen für den Zeitplan sind dazu ein zeitsparendes Werkzeug.

Ein zeitlicher Bezug zwischen Aufgaben entsteht im Gantt

Microsoft To Do

Die App Microsoft To Do ist der Nachfolger von Wunderlist und bietet u.a. das Zusammenfassen und Bearbeiten von Aufgaben in Form von klassischen To-Do-Listen. Mit diesen Listen kannst Du einige Zeitmanagement-Methoden angehen, die auf die Zusammenfassung aller Aufgaben setzen. Für weitere Details lassen sich Unteraufgaben erstellen.

Um Aufgaben nicht aus dem Blick zu verlieren, gibt es eine Erinnerungsfunktion. Wenn Du eine Liste mit anderen teilst, könnt ihr diese dann auch gemeinsam bearbeiten. Die App eignet sich besonders als Helfer auf dem Smartphone oder Tablet.

Todoist

Auch Todoist eignet sich für schnelles und einfaches Selbstmanagement. Gemäß dem Namen lassen sich To-Dos anlegen, sortieren und in Listen abbilden. Mit Projektzuordnungen oder Tags kannst Du zusätzliche Struktur hereinbringen. Mit einer Erinnerungsfunktion wirst Du auf Wunsch informiert, mit Checklistenpunkten kannst Du Aufgaben präzisieren, um die Beurteilung von Dringlichkeit und Wichtigkeit zu erleichtern.

Auch Prioritäten lassen sich vergeben, sodass zahlreiche Zeitmanagement-Methoden umgesetzt werden können. Die App gibt es als Web-Abo, für Mac und PC sowie für Smartphones und Tablets mit Android und iOS.

Fazit: Mit richtiger Zeiteinteilung sich selbst optimieren

Zeitmanagement ist ein leistungsstarkes Werkzeugset für einen produktiven und effektiven Alltag. Die verschiedenen Zeitmanagement-Methoden helfen, alle To-Dos zu überblicken, zu priorisieren und zeitlich einzuplanen. Mit der passenden Projektmanagement-Software lassen sich die Aufgaben entsprechend einplanen und mit anderen teilen.

Das Zeitmanagement bezieht sich aber nicht nur auf anfallende Aufgaben, sondern stellt auch die Selbstdisziplin und das Selbstmanagement in den Mittelpunkt. Die Beurteilung, welche Aufgaben wichtig sind, die angemessene Zeitplanung und eine konsequente Umsetzung der Techniken steigern die Eigenverantwortung und belohnen diese zugleich. So nutzt Du nicht nur Deinen Arbeitsalltag effektiver, sondern professionalisierst Dich parallel.

Mehr zum Thema Zeitmanagement

Auch die Literatur und Wissenschaft befassen sich mit Zeitmanagement. Viele renommierte Autoren und Experten haben Ideen, Richtlinien und Denkanstöße zu Papier gebracht.

Auswahl einiger Bücher zum Thema Zeitmanagement zur Persönlichkeitsentwicklung:

• Golden Rules: Erfolgreich lernen und arbeiten. von Martin Krengel, ISBN: 978-3941193444
• Erfolgreiches Zeitmanagement für Dummies von Markus Dörr, ISBN: 978-3527711208
• Wie ich die Dinge geregelt kriege von David Allen, ISBN: 978-3492240604
• Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less von Greg McKeown, 978-0753555163
• Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen von Cal Newport, ISBN: 978-3868816570
• Das 4-Stunden-Startup von Felix Plötz, ISBN: 978-3430202022

Weitere Informationen liefert zudem das Portal Studienstrategie in einem Artikel mit 13 Zeitmanagement-Tipps; die praktischen Vorschläge kommen direkt vom hier genannten Autoren Martin Krengel. Die Webseite karrierebibel fasst im einem Beitrag 10 Handlungsempfehlungen für erfolgreiches Zeitmanagement zusammen.