Collaboration Software – Auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit!

Die Arbeitswelt befindet sich in einem Umschwung. Mit dem Aufbrechen von konservativen Hierarchie-Strukturen und der Entwicklung von „New Work“, entstehen neue Arbeitsabläufe, in denen Teamwork eine wichtige Rolle spielt. Aus diesem Grund werden Kollaborations-Programme bei Unternehmen immer beliebter.

Collaboration Tools als Schlüssel zum Teamerfolg

Die Arbeitswelt befindet sich in einem Umschwung. Mit dem Aufbrechen von konservativen Hierarchie-Strukturen und der Entwicklung von New Work, entstehen neue Arbeitsabläufe, in denen Teamwork eine wichtige Rolle spielt. Aus diesem Grund werden Kollaborations-Programme bei Unternehmen immer beliebter.

Gute Koordination und Kommunikation untereinander wird dann besonders wichtig, wenn mehrere Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Erfolgreiches Projektmanagement in einer sich verändernden Arbeitswelt erfordert eine neue – d.h. agile und kollaborative – Art der Zusammenarbeit.

Mit Mail-To-Task werden Absprachen im Team gefördert
Eine gute Zusammenarbeit erfordert transparente Kommunikation

Um das bestmögliche Ergebnis und damit die höchste Produktivität im Team zu erzielen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

  • ideale Verteilung der Aufgaben
  • funktionierender Austausch zwischen Mitarbeitern
  • freie Verfügung von Mitteln und Informationen
  • rechtzeitige Kommunikation über Veränderungen im Arbeitsprozess

Neue Arbeitswelt bewirkt dynamisches Arbeiten

Mehr Produktivität durch agile Arbeitsmethoden

Hinzu kommt die Entwicklung, dass immer mehr Unternehmen agile Arbeitsmethoden einsetzen, um effizienter und flexibler zu sein. Denn Unternehmen müssen sich in der heutigen Zeit ständig weiterentwickeln und auf neue Technologien reagieren.

Die aktuelle Anforderung von Teams sowie an Teams lautet: Leichtfüßig, flexibel, dynamisch – und lediglich mit dem unbedingt notwendigen Maß an Bürokratie. Folglich werden neue und agile Tools auch für das Projektmanagement erforderlich, die der neuen Arbeitsweise, z.B. als ideale Software für Home Office, gerecht werden.

Gewinnbringende Kollaboration durch interdisziplinäre Teams

Klassische Muster – der Vorgesetzte vergibt Aufgaben, die Mitarbeiter bearbeiten diese – finden immer weniger statt. Es arbeiten „Experten“ auf verschiedenen Gebieten in einem Team und haben die Eigenverantwortung für ihre Aufgaben. Diese Art von Collaboration im Projektmanagement ergibt eine vollkommen andere Arbeitsdynamik.

Klassische MethodenAgile Methoden
Klare Anforderungen zu BeginnUnklare Anforderungen zu Beginn
Hohe Kosten für VeränderungenEinplanung möglicher Veränderungen
Starrer ManagementprozessFortlaufende Prozessverbesserung
Große Teams möglichKleine Teams nötig
Klare HierarchieSelbstorganisierte Teams
Spezialisten im TeamGemeinsame Verantwortung
Verteiltes Team in mehreren Projekten tätigTeam gemeinsamer Fokus auf eine Projekt
Kommunikation über Dokumente und MeetingsInformelle Kommunikation und Standup-Meetings
Aufgabenzuteilung von obenSelbstständige Übernahme von Projekten
Aufwandsschätzung durch ProjektleiterAufwandsschätzung durch Teams

Social-Software für agiles Arbeiten

Projekte organisieren, Prozesse optimieren, agil arbeiten – in dem Zusammenhang können Collaboration-Tool insbesondere für das Projektmanagement und für die Organisation im Team effektive Hilfsmittel sein. Vor allem mit wachsender Zahl an Beteiligten kann schnell die Übersicht verloren gehen, wenn verschiedene Teams geleitet und Fristen eingehalten werden müssen. Ein Tool eignet sich in dem Fall optimal als Kommunikationswerkzeug.

Speziell für solch einen Bedarf entwickelte Software optimiert den Workflow langfristig. Collaboration-Tools bilden also eine Grundlage für agiles Arbeiten und bieten damit konkrete Vorteile für Unternehmen:

  • Abstimmung und Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Zeit- und Kostenersparnisse
  • Netzwerkübergreifendes, ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten (virtuelle Teamarbeit)
  • Zusammenarbeit in Echtzeit

DSGVO mit klarem Einfluss auf Tool-Nutzung

Spätestens mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 hat sich die Arbeitswelt immer weiter für Collaboration Software verschiedener Art geöffnet – von Chats bis hin zum Projektmanagement. Eines der wichtigsten Kriterien dafür lautet Datenschutz. Doch gerade bei spontanen Käufen “aus dem Bauch heraus”, weil es schnell ins Home Office gehen musste, treten spätestens mit etwas Abstand oft besorgte Blicke der Datenschutzbeauftragen auf.

Im Jahr 2020 ergab eine repräsentative Umfrage des Bitkom, dass teils über 20% der befragten Unternehmen einige Collaboration-Softwares nur eingeschränkt oder gar nicht nutzen können, weil die DSGVO sie einschränke. Entsprechend ist das Thema Datenschutz und DSGVO-Konformität bei der Wahl nicht zu unterschätzen. Nicht nur die Akzeptanz der Tools leidet unter einer eingeschränkten Nutzung, auch die Kosten bleiben konstant, losgelöst von der tatsächlichen Nutzbarkeit.

Ein Balkendiagramm mit Umfragewerten zur Nutzung von Tools mit Blick auf die DSGVO
Statistik: Eingeschränkte Tool-Nutzung durch die DSGVO (Quelle: Bitkom)

Die 4 beliebtesten Collaboration-Tools im Vergleich

Egal ob Start-up, Mittelstand, Konzern, Marketing-Abteilung, Projektteam, Agentur oder ein Team, das aus Freiberuflern besteht: Collaboration-Tools bieten zahlreiche Vorteile in der Zusammenarbeit und im kollaborativen Projektmanagement. Im Folgenden stellen wir die 5 beliebtesten Kollaborations-Lösungen aus den Bereichen “Aufgabenverwaltung”, “Projektmanagement” und “Kommunikation” vor:

  1. factro
  2. Asana
  3. Trello
  4. Slack

1. factro

factro organisiert sich in Projekten und einzelnen Aufgaben. Diese können mit umfassenden Informationen gefüllt werden, wie beispielsweise Beschreibung, Checkliste, Verantwortung, Zeitplanung sowie Leistungserfassung und Auslastungsübersicht. Die Ansicht kann der Nutzer nach individuellen Vorlieben und praktischem Mehrwert wählen.

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Kanban, Projekt-Strukturbaum und eine sehr hilfreiche, da filter- und gruppierbare, Aufgabenliste stehen zur Auswahl. Cloud-basiert können mit factro Teams zu jeder Zeit ortsunabhängig und flexibel miteinander arbeiten.

Das projektübergreifende Kanban Board “Meine Aufgaben”
Das projektübergreifende Kanban Board in factro
VorteileNachteile
DSGVO- und BDSG-neu-konformBuchung ab 3 Benutzern
komplexe LeistungserfassungKanban-Board ist auf vier Spalten begrenzt
kostenloser persönlicher Kunden-Support
Best Practice Store mit fertig aufbereiteten Strukturvorlagen

2. Asana

Ursprünglich sollte dieses Projektmanagement-Programm aus den USA vor allem die Produktivität von Facebook-Mitarbeitern verbessern. Heute wird es genutzt, um Organisation und Teamarbeit zu vereinfachen. Der Workflow wird in Form von einzelnen Karten dargestellt.

Ein Board von AsanaMithilfe von Asana können beliebig viele Teams einem Workspace zugeordnet werden, in dem Projekte organisiert und Aufgaben erstellt und bearbeitet werden können. Zu diesem Zweck können auch Deadlines definiert oder lokale Dateien oder Dokumente aus Dropbox, OneDrive oder Google Drive angehängt werden. Alle Aufgaben auf einen Blick zeigt das Dashboard, das nach Alphabet, Deadline oder Aufgaben-Status sortiert werden kann.

Weitere Features:

  • Team-Kalender
  • Projekt-Chat
  • Nachrichtensystem mit Archiv
  • Synchronisation von Aufgaben mit externer Kalender-Software
  • Print- und Export-Funktionen
VorteileNachteile
Eigenes NachrichtensystemEnglischsprachiger Kundenservice
Für bis zu 15 Nutzer kostenfreiSpeicherung auf amerikanischem Server – nicht DSGVO-konform
Keine kostenlosen Gastnutzer einbindbar

3. Trello

Ähnlich wie bei Asana ist das Programm Trello in Listen aufgebaut, in denen verschiedene Aufgaben in Form von Karten erstellt werden. Das Programm wurde auf Grundlage der Projektplanungsmethode Kanban entwickelt. Aus diesem Grund gibt das Tool die drei Listen “To Do”, “Im Gange” und “Fertig” vor.

Ein Screenshot des Tools TrelloGrundsätzlich ermöglicht das Tool das Planen und Umsetzen von einzelnen Aufgaben (Aufgabenmanagement), indem Karten mit verschiedenen Optionen gestaltet werden können:

  • Mitglieder zuordnen
  • Checklisten abhaken
  • Kommentarfunktionen
  • Fristen/Deadlines bestimmen
  • Links oder Dateien anhängen (lokale Dateien oder Dokumente aus Google Drive, Dropbox, OneDrive)
  • Aktivitäten-Protokoll nutzen

Zusätzliche Features werden über sogenannte Power-Ups hinzugefügt, in der kostenlosen Basisfunktion sind diese Erweiterungsmöglichkeiten jedoch beschränkt.

VorteileNachteile
Intuitive Bedienungnicht änderbare Position und Struktur der Karten
viele Gestaltungsmöglichkeiten für AufgabenSpeicherung auf amerikanischem Server – nicht DSGVO-konform
unübersichtliches Archiv

Im Grunde ist Trello optimal für einfaches Aufgabenmanagement, bei komplexeren Vorhaben kann das Tool schnell an seine Grenzen geraten.

4. Slack

Bei diesem Tool steht die Kommunikation im Vordergrund. In Unternehmen und Agenturen wird Slack vor allem für den gegenseitigen Austauch verwendet – in Form von persönlichen Nachrichten oder auch angehängten Dokumenten. Um die bestmöglichste Kommunikationsplattform zu kreieren, können beliebig viele Channels – Chaträume – erstellt werden.

Ein Screenshot des Tools SlackDas Tool selbst hat keine weiteren Features für kollaborative Arbeit im Team – daher braucht es z.B. eine Alternative für Projekt- und Aufgabenmanagement. Dafür kann es eng mit anderen Anwendungen verknüpft werden. Einige Beispiele sind:

  • Dateimanagement: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
  • Kommunikation: Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
  • Entwicklung: GitHub, IFTTT, Zapier
  • Marketing: Statsbot, Drift
  • Produktivität: Trello, Google Calendar, Asana
  • Social & Fun: GIPHY, Twitter, Bitmoji
  • Design: InVision App, Zeplin, Lucidchart
VorteileNachteile
einfache Freigabe von Dokumentenauf Kommunikation begrenzt
Verbindung zu anderer SoftwareSpeicherung auf amerikanischem Server – nicht DSGVO-konform
ab einer gewissen Anzahl von Channels unübersichtlich

Fazit: Collaboration-Tools steigern Produktivität im Team

Gute Collaboration-Tools ermöglichen eine agile und damit dynamische Arbeitsweise. Arbeit entwickelt sich weg von einer hierarchisch strukturierten Aufgabenverteilung hin zu einer ortsunabhängigen, interdisziplinären und kollaborativen Arbeit im Team.

Kollaborations-Tools unterstützen diese neue Arbeitsweise, indem sie den Workflow langfristig optimieren, eine enorme Zeitersparnis bewirken sowie die Interaktion innerhalb eines Teams unterstützen. Unternehmen, die sich auf diese neue Entwicklung einlassen, wählen ihre Hilfsmittel bewusst und entscheiden sich für Tools, die dem neuen Zeitgeist folgen. Eine neue Art der Zusammenarbeit erfordert eine neue Tool-Grundlage – kollaborative Tools sind dafür die optimale Wahl.

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