Collaboration Tools als Schlüssel zum Teamerfolg
Die Arbeitswelt befindet sich in einem Umschwung. Mit dem Aufbrechen von konservativen Hierarchie-Strukturen und der Entwicklung von New Work, entstehen neue Arbeitsabläufe, in denen Teamwork eine wichtige Rolle spielt. Aus diesem Grund werden Kollaborations-Programme bei Unternehmen immer beliebter.
Gute Koordination und Kommunikation untereinander wird dann besonders wichtig, wenn mehrere Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Erfolgreiches Projektmanagement in einer sich verändernden Arbeitswelt erfordert eine neue – d.h. agile und kollaborative – Art der Zusammenarbeit.
Um das bestmögliche Ergebnis und damit die höchste Produktivität im Team zu erzielen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- ideale Verteilung der Aufgaben
- funktionierender Austausch zwischen Mitarbeitern
- freie Verfügung von Mitteln und Informationen
- rechtzeitige Kommunikation über Veränderungen im Arbeitsprozess
Neue Arbeitswelt bewirkt dynamisches Arbeiten
Mehr Produktivität durch agile Arbeitsmethoden
Hinzu kommt die Entwicklung, dass immer mehr Unternehmen agile Arbeitsmethoden einsetzen, um effizienter und flexibler zu sein. Denn Unternehmen müssen sich in der heutigen Zeit ständig weiterentwickeln und auf neue Technologien reagieren.
Die aktuelle Anforderung von Teams sowie an Teams lautet: Leichtfüßig, flexibel, dynamisch – und lediglich mit dem unbedingt notwendigen Maß an Bürokratie. Folglich werden neue und agile Tools auch für das Projektmanagement erforderlich, die der neuen Arbeitsweise, z.B. als ideale Software für Home Office, gerecht werden.
Gewinnbringende Kollaboration durch interdisziplinäre Teams
Klassische Muster – der Vorgesetzte vergibt Aufgaben, die Mitarbeiter bearbeiten diese – finden immer weniger statt. Es arbeiten „Experten“ auf verschiedenen Gebieten in einem Team und haben die Eigenverantwortung für ihre Aufgaben. Diese Art von Collaboration im Projektmanagement ergibt eine vollkommen andere Arbeitsdynamik.
Klassische Methoden | Agile Methoden |
Klare Anforderungen zu Beginn | Unklare Anforderungen zu Beginn |
Hohe Kosten für Veränderungen | Einplanung möglicher Veränderungen |
Starrer Managementprozess | Fortlaufende Prozessverbesserung |
Große Teams möglich | Kleine Teams nötig |
Klare Hierarchie | Selbstorganisierte Teams |
Spezialisten im Team | Gemeinsame Verantwortung |
Verteiltes Team in mehreren Projekten tätig | Team gemeinsamer Fokus auf eine Projekt |
Kommunikation über Dokumente und Meetings | Informelle Kommunikation und Standup-Meetings |
Aufgabenzuteilung von oben | Selbstständige Übernahme von Projekten |
Aufwandsschätzung durch Projektleiter | Aufwandsschätzung durch Teams |
Social-Software für agiles Arbeiten
Projekte organisieren, Prozesse optimieren, agil arbeiten – in dem Zusammenhang können Collaboration-Tools insbesondere für das Projektmanagement und für die Organisation im Team effektive Hilfsmittel sein. Vor allem mit wachsender Zahl an Beteiligten kann schnell die Übersicht verloren gehen, wenn verschiedene Teams geleitet und Fristen eingehalten werden müssen. Eine Kollaborationssoftware eignet sich in dem Fall optimal als Kommunikationswerkzeug.
Speziell für solch einen Bedarf entwickelte Software optimiert den Workflow langfristig. Collaboration-Tools bilden also eine Grundlage für agiles Arbeiten und bieten damit konkrete Vorteile für Unternehmen:
- Abstimmung und Optimierung von Arbeitsabläufen
- Zeit- und Kostenersparnisse
- Netzwerkübergreifendes, ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten (virtuelle Teamarbeit)
- Zusammenarbeit in Echtzeit
DSGVO mit klarem Einfluss auf Tool-Nutzung
Spätestens mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 hat sich die Arbeitswelt immer weiter für Collaboration Software verschiedener Art geöffnet – von Chats bis hin zum Projektmanagement. Eines der wichtigsten Kriterien dafür lautet Datenschutz. Doch gerade bei spontanen Käufen „aus dem Bauch heraus“, weil es schnell ins Home Office gehen musste, treten spätestens mit etwas Abstand oft besorgte Blicke der Datenschutzbeauftragen auf.
Im Jahr 2020 ergab eine repräsentative Umfrage des Bitkom, dass teils über 20% der befragten Unternehmen einige Collaboration-Softwares nur eingeschränkt oder gar nicht nutzen können, weil die DSGVO sie einschränke. Entsprechend ist das Thema Datenschutz und DSGVO-Konformität bei der Wahl nicht zu unterschätzen. Nicht nur die Akzeptanz der Tools leidet unter einer eingeschränkten Nutzung, auch die Kosten bleiben konstant, losgelöst von der tatsächlichen Nutzbarkeit.
Die 4 beliebtesten Collaboration-Tools im Vergleich
Egal ob Start-up, Mittelstand, Konzern, Marketing-Abteilung, Projektteam, Agentur oder ein Team, das aus Freiberuflern besteht: Kollaborationstools bieten zahlreiche Vorteile in der Zusammenarbeit und im kollaborativen Projektmanagement. Im Folgenden stellen wir die 5 beliebtesten Kollaborations-Software aus den Bereichen „Aufgabenverwaltung“, „Projektmanagement“ und „Kommunikation“ vor:
1. factro
factro organisiert sich in Projekten und einzelnen Aufgaben. Diese können mit umfassenden Informationen gefüllt werden, wie beispielsweise Beschreibung, Teilaufgaben, Verantwortung, Zeitplanung sowie Leistungserfassung und Auslastungsübersicht. Die Ansicht kann der Nutzer nach individuellen Vorlieben und praktischem Mehrwert wählen.
Kanban, Projekt-Strukturbaum und eine sehr hilfreiche, da filter- und gruppierbare, Aufgabenliste stehen zur Auswahl. Zusätzlich kannst Du auch individuelle, virtuelle Projekträume anlegen. Cloud-basiert können mit factro Teams zu jeder Zeit ortsunabhängig und flexibel miteinander arbeiten.
Vorteile | Nachteile |
DSGVO- und BDSG-neu-konform | Buchung ab 3 Benutzern |
komplexe Leistungserfassung | Kanban-Board ist auf vier Spalten begrenzt |
kostenloser persönlicher Kunden-Support | |
Best Practice Store mit fertig aufbereiteten Strukturvorlagen |
2. Asana
Ursprünglich sollte dieses Projektmanagement-Programm aus den USA vor allem die Produktivität von Facebook-Mitarbeitern verbessern. Heute wird es genutzt, um Organisation und Teamarbeit zu vereinfachen. Der Workflow wird in Form von einzelnen Karten dargestellt.
Mithilfe von Asana können beliebig viele Teams einem Workspace zugeordnet werden, in dem Projekte organisiert und Aufgaben erstellt und bearbeitet werden können. Zu diesem Zweck können auch Deadlines definiert oder lokale Dateien oder Dokumente aus Dropbox, OneDrive oder Google Drive angehängt werden. Alle Aufgaben auf einen Blick zeigt das Dashboard, das nach Alphabet, Deadline oder Aufgaben-Status sortiert werden kann.
Weitere Features:
- Team-Kalender
- Projekt-Chat
- Nachrichtensystem mit Archiv
- Synchronisation von Aufgaben mit externer Kalender-Software
- Print- und Export-Funktionen
Vorteile | Nachteile |
Eigenes Nachrichtensystem | Englischsprachiger Kundenservice |
Für bis zu 15 Nutzer kostenfrei | Speicherung auf amerikanischem Server – nicht DSGVO-konform |
Keine kostenlosen Gastnutzer einbindbar |
3. Trello
Ähnlich wie bei Asana ist das Programm Trello in Listen aufgebaut, in denen verschiedene Aufgaben in Form von Karten erstellt werden. Das Programm wurde auf Grundlage der Projektplanungsmethode Kanban entwickelt. Aus diesem Grund gibt das Tool die drei Listen „To Do“, „Im Gange“ und „Fertig“ vor.
Grundsätzlich ermöglicht das Tool das Planen und Umsetzen von einzelnen Aufgaben (Aufgabenmanagement), indem Karten mit verschiedenen Optionen gestaltet werden können:
- Mitglieder zuordnen
- Checklisten abhaken
- Kommentarfunktionen
- Fristen/Deadlines bestimmen
- Links oder Dateien anhängen (lokale Dateien oder Dokumente aus Google Drive, Dropbox, OneDrive)
- Aktivitäten-Protokoll nutzen
Zusätzliche Features werden über sogenannte Power-Ups hinzugefügt, in der kostenlosen Basisfunktion sind diese Erweiterungsmöglichkeiten jedoch beschränkt.
Vorteile | Nachteile |
Intuitive Bedienung | nicht änderbare Position und Struktur der Karten |
viele Gestaltungsmöglichkeiten für Aufgaben | Speicherung auf amerikanischem Server – nicht DSGVO-konform |
unübersichtliches Archiv |
Im Grunde ist Trello optimal für einfaches Aufgabenmanagement, bei komplexeren Vorhaben kann das Tool schnell an seine Grenzen geraten.
4. Slack
Bei diesem Tool steht die Kommunikation im Vordergrund. In Unternehmen und Agenturen wird Slack vor allem für den gegenseitigen Austauch verwendet – in Form von persönlichen Nachrichten oder auch angehängten Dokumenten. Um die bestmöglichste Kommunikationsplattform zu kreieren, können beliebig viele Channels – Chaträume – erstellt werden.
Das Tool selbst hat keine weiteren Features für kollaborative Arbeit im Team – daher braucht es z.B. eine Alternative für Projekt- und Aufgabenmanagement. Dafür kann es eng mit anderen Anwendungen verknüpft werden. Einige Beispiele sind:
- Dateimanagement: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
- Kommunikation: Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
- Entwicklung: GitHub, IFTTT, Zapier
- Marketing: Statsbot, Drift
- Produktivität: Trello, Google Calendar, Asana
- Social & Fun: GIPHY, Twitter, Bitmoji
- Design: InVision App, Zeplin, Lucidchart
Vorteile | Nachteile |
einfache Freigabe von Dokumenten | auf Kommunikation begrenzt |
Verbindung zu anderer Software | Speicherung auf amerikanischem Server – nicht DSGVO-konform |
ab einer gewissen Anzahl von Channels unübersichtlich |
5. Confluence
Confluence ist eine Software, die von Teams genutzt wird, um Informationen zu teilen, zusammenzuarbeiten und Wissen zu verwalten. Man kann es sich wie ein digitales Notizbuch oder eine Art Wiki für Unternehmen vorstellen.
Die Teams können ihre gemeinsamen Ideen, Projekte und Dokumente auf einer Seite festhalten. Diese können von freigegebenen Personen im Team bearbeitet und kommentiert werden.
Die Software bietet die Funktion der Zusammenarbeit in Echtzeit, das heißt, Teams können gemeinsam an Projekten arbeiten. Durch die Funktion der Wissensdatenbank werden alle Informationen zentral gespeichert und können jederzeit wiedergefunden werden. Die sogenannten “Spaces” strukturieren die Arbeit, da die Inhalte dort nach Themen sortiert werden können.
Confluence wird oft in Unternehmen verwendet, um Wissen zu dokumentieren, Projekte zu planen und Teamarbeit zu koordinieren. Es hilft Teams, alles an einem Ort zu haben, sodass Informationen leicht zugänglich und aktuell sind.
Fazit: Collaboration-Tools steigern Produktivität im Team
Gute Collaboration-Tools ermöglichen eine agile und damit dynamische Arbeitsweise. Arbeit entwickelt sich weg von einer hierarchisch strukturierten Aufgabenverteilung hin zu einer ortsunabhängigen, interdisziplinären und kollaborativen Arbeit im Team.
Kollaborations-Tools unterstützen diese neue Arbeitsweise, indem sie den Workflow langfristig optimieren, eine enorme Zeitersparnis bewirken sowie die Interaktion innerhalb eines Teams unterstützen. Unternehmen, die sich auf diese neue Entwicklung einlassen, wählen ihre Hilfsmittel bewusst und entscheiden sich für Tools, die dem neuen Zeitgeist folgen. Eine neue Art der Zusammenarbeit erfordert eine neue Tool-Grundlage – kollaborative Tools sind dafür die optimale Wahl.
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