Collaboration-Software – Auf eine gute Zusammenarbeit!

Collaboration-Tools als Schlüssel zum Teamerfolg

Die Arbeitswelt befindet sich in einem Umschwung. Mit dem Aufbrechen von konservativen Hierarchie-Strukturen und der Entwicklung von „New Work“, entstehen neue Arbeitsabläufe, in denen Teamarbeit eine wichtige Rolle spielt. Aus diesem Grund werden Kollaborations-Programme bei Unternehmen immer beliebter.

Gute Koordination und Kommunikation untereinander wird dann besonders wichtig, wenn mehrere Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Erfolgreiches Projektmanagement in einer sich verändernden Arbeitswelt erfordert eine neue – d.h. agile und kollaborative – Art der Zusammenarbeit.

Kollaboration zwischen zwei Kollegen

Um das bestmögliche Ergebnis und damit die höchste Produktivität zu erzielen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

  • ideale Verteilung der Aufgaben
  • funktionierender Austausch zwischen Mitarbeitern
  • freie Verfügung von Mitteln und Informationen
  • rechtzeitige Kommunikation über Veränderungen im Arbeitsprozess

Neue Arbeitswelt bewirkt dynamisches Arbeiten

Mehr Produktivität durch agile Arbeitsmethoden

Hinzu kommt die Entwicklung, dass immer mehr Unternehmen agile Arbeitsmethoden einsetzen, um effizienter und flexibler zu sein. Denn Unternehmen müssen sich in der heutigen Zeit ständig weiterentwickeln und auf neue Technologien reagieren.

Die aktuelle Anforderung von Teams sowie an Teams lautet: Leichtfüßig, flexibel, dynamisch – und lediglich mit dem unbedingt notwendigen Maß an Bürokratie. Folglich werden neue und agile Tools auch für das Projektmanagement erforderlich, die der neuen dynamischen Arbeitsweise gerecht werden.

Gewinnbringende Kollaboration durch interdisziplinäre Teams

Klassische Muster – der Vorgesetzte vergibt Aufgaben, die Mitarbeiter bearbeiten diese – finden immer weniger statt. Es arbeiten „Experten“ auf verschiedenen Gebieten in einem Team und haben die Eigenverantwortung für ihre Aufgaben. Diese Art von Collaboration im Projektmanagement ergibt eine vollkommen andere Arbeitsdynamik.

Klassische Methoden Agile Methoden
Klare Anforderungen zu Beginn Unklare Anforderungen zu Beginn
Hohe Kosten für Veränderungen Einplanung möglicher Veränderungen
Starrer Managementprozess Fortlaufende Prozessverbesserung
Große Teams möglich Kleine Teams nötig
Klare Hierarchie Selbstorganisierte Teams
Spezialisten im Team Gemeinsame Verantwortung
Verteiltes Team in mehreren Projekten tätig Team gemeinsamer Fokus auf eine Projekt
Kommunikation über Dokumente und Meetings Informelle Kommunikation und Standup-Meetings
Aufgabenzuteilung von oben Selbstständige Übernahme von Projekten
Aufwandsschätzung durch Projektleiter Aufwandsschätzung durch Teams

Collaboration-Software für agiles Arbeiten

Projekte organisieren, Prozesse optimieren, agil arbeiten – in dem Zusammenhang können Collaboration-Tools insbesondere für das Projektmanagement effektive Hilfsmittel sein. Vor allem mit wachsender Zahl an Beteiligten kann schnell die Übersicht verloren gehen, wenn verschiedene Teams geleitet und Fristen eingehalten werden müssen.

Speziell für solch einen Bedarf entwickelte Software optimiert den Workflow langfristig. Collaboration-Tools bilden also eine Grundlage für agiles Arbeiten und bieten damit konkrete Vorteile für Unternehmen:

  • Abstimmung und Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Zeit- und Kostenersparnisse
  • Netzwerkübergreifendes, ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten

Die 5 beliebtesten Collaboration-Tools im Vergleich

Egal ob Start-up, Mittelstand, Konzern, Marketing-Abteilung, Projektteam, Agentur oder ein Team, das aus Freiberuflern besteht: Collaboration-Tools bieten zahlreiche Vorteile in der Zusammenarbeit und im kollaborativen Projektmanagement. Im Folgenden stellen wir die 5 beliebtesten Kollaborations-Lösungen aus den Bereichen „Aufgabenverwaltung“, „Projektmanagement“ und „Kommunikation“ vor:

  1. Asana
  2. Trello
  3. Slack
  4. Wunderlist
  5. factro

1. Asana

Ursprünglich sollte dieses Projektmanagement-Programm aus den USA vor allem die Produktivität von Facebook-Mitarbeitern verbessern. Heute wird es genutzt, um Organisation und Teamarbeit zu vereinfachen. Der Workflow wird in Form von einzelnen Karten dargestellt.

Mithilfe von Asana können beliebig viele Teams einem Workspace zugeordnet werden, in dem Projekte organisiert und Aufgaben erstellt und bearbeitet werden können. Zu diesem Zweck können auch Deadlines definiert oder lokale Dateien oder Dokumente aus Dropbox, OneDrive oder Google Drive angehängt werden. Alle Aufgaben auf einen Blick zeigt das Dashboard, das nach Alphabet, Deadline oder Aufgaben-Status sortiert werden kann.

Weitere Features:

  • Team-Kalender
  • Projekt-Chat
  • Nachrichtensystem mit Archiv
  • Synchronisation von Aufgaben mit externer Kalender-Software
  • Print- und Export-Funktionen
Vorteile Nachteile
Eigenes Nachrichtensystem Englischsprachiger Kundenservice
Für bis zu 15 Nutzer kostenfrei Speicherung auf amerikanischem Server – nicht DSGVO-konform
Keine kostenlosen Gastnutzer einbindbar

2. Trello

Ähnlich wie bei Asana ist das Programm Trello in Listen aufgebaut, in denen verschiedene Aufgaben in Form von Karten erstellt werden. Das Programm wurde auf Grundlage der Projektplanungsmethode Kanban entwickelt. Aus diesem Grund gibt das Tool die drei Listen „To Do“, „Im Gange“ und „Fertig“ vor.

Grundsätzlich ermöglicht das Tool das Planen und Umsetzen von einzelnen Aufgaben (Aufgabenmanagement), indem Karten mit verschiedenen Optionen gestaltet werden können:

  • Mitglieder zuordnen
  • Checklisten abhaken
  • Kommentarfunktionen
  • Fristen/Deadlines bestimmen
  • Links oder Dateien anhängen (lokale Dateien oder Dokumente aus Google Drive, Dropbox, OneDrive)
  • Aktivitäten-Protokoll nutzen

Zusätzliche Features werden über sogenannte Power-Ups hinzugefügt, in der kostenlosen Basisfunktion sind diese Erweiterungsmöglichkeiten jedoch beschränkt.

Vorteile Nachteile
Intuitive Bedienung nicht änderbare Position und Struktur der Karten
viele Gestaltungsmöglichkeiten für Aufgaben Speicherung auf amerikanischem Server – nicht DSGVO-konform
unübersichtliches Archiv

Im Grunde ist Trello optimal für einfaches Aufgabenmanagement, bei komplexeren Vorhaben kann das Tool schnell an seine Grenzen geraten.

3. Slack

Bei diesem Tool steht die Kommunikation im Vordergrund. In Unternehmen und Agenturen wird Slack vor allem für den gegenseitigen Austauch verwendet – in Form von persönlichen Nachrichten oder auch angehängten Dokumenten. Um die bestmöglichste Kommunikationsplattform zu kreieren, können beliebig viele Channels – Chaträume – erstellt werden.

Das Tool selbst hat keine weiteren Features für kollaborative Arbeit im Team. Dafür kann es eng mit anderen Anwendungen verknüpftwerden. Einige Beispiele sind:

  • Dateimanagement: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
  • Kommunikation: Hangouts, RSS, MailChimp, Skype
  • Entwicklung: GitHub, IFTTT, Zapier
  • Marketing: Statsbot, Drift
  • Produktivität: Trello, Google Calendar, Asana
  • Social & Fun: GIPHY, Twitter, Bitmoji
  • Design: InVision App, Zeplin, Lucidchart
Vorteile Nachteile
einfache Freigabe von Dokumenten auf Kommunikation begrenzt
Verbindung zu anderer Software Speicherung auf amerikanischem Server – nicht DSGVO-konform
ab einer gewissen Anzahl von Channels unübersichtlich

4. Wunderlist

Wie der Name schon vermuten lässt, kann man mit diesem Tool Listen jeder Art erstellen und diese mit Anderen teilen. Durch die Sync-Funktion können demnach alle Inhalte synchronisiert werden. Somit sind die Listen für alle Beteiligten zu jeder Zeit aktuell einsehbar und können bearbeitet werden. Durch die große Anzahl an Anwendungsmöglichkeiten – Mac, Android, Iphone, Android Tablet, Ipad, Web Browser, Windows Phone, Chromebook, Kindle Fire – ist Wunderlist an fast jedem Ort verfügbar.

Auch bei diesem Tool ist es möglich, Daten anzuhängen und zu importieren. Außerdem lassen sich Erinnerungen und Benachrichtigungen einstellen, die den Benutzer wahlweise per Mail, Push-Nachricht oder App-Nachricht erreichen.

Vorteile Nachteile
intuitive Bedienung englischer Kundenservice
kostenlos Speicherung auf amerikanischem Server – nicht DSGVO-konform
Anzahl der To-Dos pro Liste und Unter-Aufgaben begrenzt
nur in Verbindung mit Microsoft-Anwendungen nutzbar

Auch wenn mit der kostenlosen Version die notwendigsten Funktionen abgedeckt sind, gibt es auch eine kostenpflichtige Wunderlist Pro. Außerdem zu beachten: Das Tool – das 2015 an Microsoft verkauft wurde – soll langfristig durch Microsofts eigenes Tool To Do ersetzt werden. Zur Zeit ist Wunderlist jedoch noch verfügbar.

5. factro

factro organisiert sich in Projekten und einzelnen Aufgaben. Diese können mit umfassenden Informationen gefüllt werden, wie beispielsweise Beschreibung, Checkliste, Verantwortung, Zeitplanung sowie Leistungserfassung. Die Ansicht kann der Nutzer nach individuellen Vorlieben wählen.

Kanban, Projekt-Strukturbaum und eine sehr hilfreiche, da filter- und gruppierbare, Aufgabenliste stehen zur Auswahl. Cloud-basiert können mit factro Teams zu jeder Zeit ortsunabhängig und flexibel miteinander arbeiten.

Projektstruktur im factro Projektmanagement Tool factro

Vorteile Nachteile
DSGVO- und BDSG-neu-konform Buchung ab 3 Benutzern
komplexe Leistungserfassung Kanban-Board ist auf vier Spalten begrenzt
kostenloser persönlicher Kunden-Support
Best Practice Store mit fertig aufbereiteten Strukturvorlagen

Fazit: Collaboration-Tools steigern Produktivität im Team

Gute Collaboration-Tools ermöglichen eine agile und damit dynamische Arbeitsweise. Arbeit entwickelt sich weg von einer hierarchisch strukturierten Aufgabenverteilung hin zu einer ortsunabhängigen, interdisziplinären und kollaborativen Arbeit im Team.

Kollaborations-Tools unterstützen diese neue Arbeitsweise, indem sie den Workflow langfristig optimieren, eine enorme Zeitersparnis bewirken sowie die Interaktion innerhalb eines Teams unterstützen. Unternehmen, die sich auf diese neue Entwicklung einlassen, wählen ihre Hilfsmittel bewusst und entscheiden sich für Tools, die dem neuen Zeitgeist folgen. Eine neue Art der Zusammenarbeit erfordert eine neue Tool-Grundlage – kollaborative Tools sind dafür die optimale Wahl.


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