Kanban Board: Die Top 7 Tools im Vergleich

Das Kanban Board ist eine der beliebsten agilen Methoden, um Teams, Aufgaben und Projekte agil zu managen. Lesen Sie alles zu Nutzung, Vorteilen und Kanban Tools.

Aufgaben agil managen

Das Kanban Board ist eines der beliebtesten Werkzeuge zur Visualisierung des Aufgabenmanagements. Besonders im agilen Projektmanagement erfreut sich die zugehörige Projektmanagement-Methode großer Beliebtheit, doch auch klassische und hybride Aufgabenverwaltung ist mit dem Kanban Board möglich.

Heute wird die Kanban-Tafel branchenübergreifend genutzt, um WIP-Aufgaben zu managen, den Workflow zu optimieren und eigene Arbeitsabläufe darzustellen. Doch wie kann man Kanban Boards am effektivsten nutzen, welche Tools gibt es – und was genau macht das Kanban Board eigentlich aus?

Tools für Kanban Boards

factro

Viele Aufgaben- und Projektmanagement-Tools bieten das Kanban Board als Planungsmethode und Visualisierung. Ein Beispiel ist factro aus Bochum. Mit factro können Sie Aufgaben im Handumdrehen anlegen und präzisieren. Vergeben Sie Prioritäten, Checklistenpunkte, Zuständigkeiten und Deadlines. Die Karten zeigen alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Dank intuitiver Bedienung per Drag & Drop ordnen Sie jede Aufgabe spielend leicht der richtigen Spalte zu. Doch factro bietet das Kanban Board nicht nur auf Projektebene, sondern eignet sich dank globalem Board auch für Multiprojektmanagement. Zudem behalten Sie mit eigenen Kanban Boards genau die To-Dos im Blick, die Sie persönlich betreffen.

Ein Screenshot, der das projektbezogene Kanban Board in factro zeigt
Das projektbezogene Kanban Board in factro

Wenn Sie doch mal einen anderen Blickwinkel brauchen, bietet das Tool nur einen Klick entfernt auch die Ansichten Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm und Tabelle. Dabei ist die Cloud-Lösung 100% Made in Germany inkl. deutscher Server-Standorte und bietet einen kostenfreien, persönlichen Support per E-Mail, Chat und Telefon (dt. Festnetz).

Trello

Eine andere App zur Nutzung von Kanban Boards ist z.B. Trello. Das Tool stammt aus den USA und fokussiert sich besonders auf die agile Methode. Das sorgt für eine einfache Bedienung. Weitere Features sind die Integration verschiedener Apps über sogenannte „Power-Ups“.

Ein Screenshot des Tools Trello

Mit der mobile App können die Aufgaben auch unterwegs verwaltet werden. Die Lösung ist besonders für komplett agile Umfelder geeignet, wer jedoch zusätzlich komplexere Projekte z.B. hybrid oder klassisch planen möchte, stößt bei dem Tool eher an seine Grenzen.

Kanbanize

Auch die Lösung Kanbanize konzentriert sich, wie der Name bereits andeutet, auf das Kanban Modell. Wer mehr benötigt, z.B. Automatisierung oder Analytics, kann dies gegen Aufpreis hinzufügen. Die Gebühren richten sich nach bestimmten Teamgrößen und sind daher nicht immer auf die wirkliche Nutzerzahl skaliert.

Mithilfe verschiedener Verknüpfungen können andere Dienste mit Kanbanize verbunden werden. Standardmäßig werden die Daten auf Servern in den USA gespeichert. Laut Anbieter kann die Speicherung, auf Anfrage, auch in europäischen Rechenzentren erfolgen.

Kanboard

Auch die Open-Source-App Kanboard eignet sich für die Nutzung der agilen Methode. Die Bedienung ist sehr einfach, der Umfang der Anwendung dafür aber auch bewusst minimalistisch. Ein besonderes Merkmal des Tools sind konfigurierbare, automatische Aktionen, die den Workflow vereinfachen können.

Ein Screenshot des Tools KanboardWeitere Features lassen sich durch Plugins nachträglich installieren. Allerdings werden diese nicht überprüft und freigegeben, wodurch die Zuverlässigkeit und Funktionsweise nicht sichergestellt ist.

Kanbantool

Mit der Software Kanbantool können Sie zwischen einer On-Premise-Lösung zur lokalen Installation auf eigener Hardware oder einer Cloud-Variante wählen, die wartungsfrei ist. Es gibt neben den kostenpflichtigen Tarifen auch eine kostenfreie Version, welche jedoch auf maximal 2 Benutzer und 2 Boards beschränkt ist.

Ein Screenshot von KanbantoolZur präzisen Steuerung des Workflows unterstützt die Anwendung Swimlanes. Wer mehr als das Kanban Board benötigt, z.B. einen Kalender oder wiederkehrende Aufgaben, kann den Funktionsumfang durch sogenannte Power-Ups erweitern. Kanbantool ist auch per App für Smartphone und Tablet erhältlich.

Kanbanflow

Das schwedische Tool Kanbanflow fokussiert sich auf das Lean Management und WIP-Limits, um besonders effiziente Prozesse zu ermöglichen. Im Mittelpunkt steht dabei ganz klar das Kanban Board, weitere Visualisierungen wie ein Gantt-Diagramm sind nicht enthalten.

Ein Screenshot von KanbanflowNeben dem Aufgaben- und Projektmanagement können Nutzer auch Zeiten erfassen oder per API-Schnittstelle Verknüpfungen entwickeln. Derzeit steht Kanbanflow nur auf Englisch zur Verfügung. Neben einer kostenpflichtigen Variante gibt es auch eine Gratis-Version, die jedoch z.B. keine Swimlanes, Dateianhänge oder eine Suche bietet.

Meistertask

Meistertask ist vor allem als To-Do-App bekannt geworden, eignet sich aber auch für das Aufgaben- und Projektmanagement. Die Organisation erfolgt primär über das Kanban Board, ab dem Business-Tarif gibt es auch eine Zeitleiste, die an ein Gantt-Diagramm erinnert.Kanban-Board des Projektmanagement-Tools Meistertask

Neben Aufgabenmanagement ermöglicht Meistertask auch Automation sowie die Erstellung eigener Workflows. WIP-Limits und Integration anderer Dienste sind für Nutzer der kostenpflichtigen Tarife ebenfalls erhältlich.

Kanban Board: Ursprung, Bedeutung, Anwendung

Ursprünglich wurde die Kanban-Methode für die Produktionssteuerung herangezogen und vom Autohersteller Toyota genutzt, um die Wertschöpfungskette effizienter zu machen.

„Kanban” bedeutet wörtlich „Karte” und bezeichnet die Identifizierungskarte, die sich bei jedem Endprodukt, jeder Baugruppe und jedem Einzelteil, das im Betrieb verwendet wird, befindet. […] Durch das Kanban-System werden jeweils zwei benachbarte Produktionsstufen zu einem Regelkreis verbunden. Das Kanban-System beruht auf dem Hol-Prinzip (Holsystem). Nur wenn eine Produktionsstufe „Nachfrage” entfaltet, wird auf der vorgelagerten Stufe produziert. – Prof. Dr. Kai-Ingo Voigt, Gabler Wirtschaftslexikon

Heute wird die Methode aufgrund der einfachen Struktur auch im Projektmanagement und in persönlichen To-Do-Apps eingesetzt. Dadurch nutzen verschiedenste Branchen das Kanban Board im Tagesgeschäft. Dazu gehören zB die agile Software-Entwicklung, IT Operations, aber auch Marketing oder Support Teams.

Kanban Boards begleiten i.d.R. einen gesamten Projektzeitraum und werden kontinuierlich mit den neuesten Ergebnissen aktualisiert. Lange Zeit wurde das Kanban-Modell analog an physischen Boards oder Pinnwänden eingesetzt, während heute Collaboration Tools die Planung unterstützen.

Initial wurde die Kanban-Methode vor allem für kurz- und mittelfristige Aufgaben und Projekte genutzt. Für die Arbeit mit zeitintensiven Tasks hat sich daher die umfangreichere Form des Personal Kanban Boards ergeben.

Wie ist ein Kanban Board aufgebaut?

Das Wort Kanban ist japanisch und bedeutet in etwa Karte oder Tafel. Entsprechend besteht die Darstellung aus Karten für alle Aufgaben, welche wiederum in mehrere Spalten aufgeteilt sind.

Traditionell entsprechen die Spalten verschiedenen Bearbeitungsstatus von Aufgaben:

  • To Do: Die Aufgabe ist geplant
  • In Progess: Die Aufgabe wird gerade bearbeitet
  • Done: Die Aufgabe ist erledigt

Eine Illustration des Kanban Boards

Die Spalten bilden den Zyklus der Aufgaben von Planung bis Abschluss ab. Deswegen werden Kanban Boards auch oft für das Management von sogenannten WIP-Aufgaben, also Work-In-Progess-Aufgaben, verwendet. Ein beliebtes Mittel, das Pensum mit den Boards zu managen, ist ein sogenannte WIP-Limit (auch WIP-Grenze). Dadurch wird die Anzahl an To-Dos, die in Bearbeitung sind, begrenzt, um den Fokus zu behalten.

Kanban Board selber gestalten

Bei Bedarf können Kanban Boards auch um eigene Spalten ergänzt werden, die an die individuellen Schritte oder Strukturen im Team angepasst sind. So kann z.B. ein weiterer Status wie „Review“ ergänzt werden, der alle Tasks zeigt, die vor der Freigabe geprüft werden.

Workflow via Kanban Board abbilden

In manchen Unternehmen werden auch ganze Workflows mit Spalten abgebildet, sodass statt Status die jeweiligen Produktionsschritte oder betriebliche Abläufe gespiegelt werden.

Doch auch auf einem Kanban Board wird eine Vielzahl an Aufgaben schnell unübersichtlich. Um noch mehr Überblick zu behalten, bieten sich sogenannte Swimlanes an. Diese geben eine weitere Ebene nach der sortiert wird, z.B. nach Priorität.

Ein Kanban Board an einem Whiteboard mit Notizzetteln

Vor- und Nachteile von Kanban Boards

Vorteile

Zu den Vorteilen des Kanban Boards gehört unter anderem die gute Übersicht. Alle Aufgaben sind genau einer Spalte zugeordnet, welche zusätzlichen Kontext bietet. So ist vor allem der Fortschritt jederzeit für das gesamte Team nachvollziehbar.

Dies sorgt für Transparenz und hilft auch dabei, die Schwächen in den eigenen Workflows aufzudecken und die eigenen Prozesse zu optimieren. Wie ist der Status quo? Kommt jemand im Team nicht voran? Hängen Aufgaben fest? Wo sind WIP-Grenzen? Das kann der Blick auf das Kanban Board beleuchten.

So ermöglicht das Werkzeug auch eine effiziente Zusammenarbeit, da alle im Team stets den aktuellen Stand vor Augen haben. Das erhöht den Fokus auf die laufenden Aufgaben sowie die Motivation, die Karten eigenverantwortlich über alle Spalten zu schieben und abzuschließen.

Nachteile

Zu den Nachteilen des Kanban Boards gehört, dass die Spalten nicht zu allen Planungsprozessen und Projektphasen passen. Da sich die Spalten meist nach Status oder vergleichbaren Parametern im individuellen Workflow richten, eignet es sich z.B. nicht für die präzise Zeitplanung. Hier kommt eher das Gantt-Diagramm in Frage.

Aus den gleichen Gründen können auch die strukturellen und logischen Zusammenhänge mit dem Board nicht sauber abgebildet werden. Für eine themenbezogene Planung eignet sich daher eher der Projektstrukturplan (PSP).

Junges Projektteam bearbeitet Aufgaben

Fazit: Effizientes Aufgabenmanagement per Kanban Board

Das Kanban Board ist eine der beliebtesten Methoden im Aufgaben- und Projektmanagement, da es einfach, übersichtlich und flexibel ist. Es hilft effektiv dabei, den eigenen Workflow abzubilden, den Blick zu schärfen und dabei auch Schwachstellen aufzudecken.

Heutzutage hat sich die Visualisierung mit Karten und Spalten in verschiedensten Branchen bewährt. Mit Collaboration-Tools wie factro wird die agile Methode um leistungsstarke Ansichten ergänzt, die ein umfassendes Projektmanagement ermöglichen, was Ihre Planung noch flexibler macht. Zu den Vorteilen des Kanban Boards zählen:

  • Alle Aufgaben übersichtlich
  • Schafft Klarheit über den Fortschritt
  • Für viele Branchen geeignet
  • Flexibel in den eigenen Workflow integrieren
  • Erhöht die Effizienz
  • Hilft bei der Optimierung der Abläufe

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