Kanban Board: Aufbau, Vorteile & digitale Tools

Aufgaben effizient managen und überblicken

Das Kanban Board ist eines der beliebtesten Werkzeuge zur Visualisierung des Aufgabenmanagements und Projektmanagements. Besonders im agilen Projektmanagement oder Scrum erfreut sich die zugehörige Projektmanagement-Methode großer Beliebtheit, doch auch klassische und hybride Aufgabenverwaltung ist mit Kanban Boards möglich.

Organisieren mit der Kanban-Tafel

Heute wird die Kanban-Tafel branchenübergreifend genutzt, um WIP-Aufgaben zu managen, den Workflow zu optimieren, Engpässe zu organisieren und eigene Arbeitsabläufe darzustellen. Doch wie kann man Kanban-Boards am effektivsten nutzen, welche digitale Kanban Boards gibt es – und was genau macht die „Kanban-Karte“ eigentlich aus? Das erfährst Du in diesem Artikel.

1. Was ist ein Kanban Board?
2. Kanban Board: Die wichtigsten Elemente
3. Überblick: 9 Tools die Du kennen solltest
4. Mehrwerte und Schattenseiten von Kanban Boards
5. Kanban Board vs. Scrum Board
6. Fazit: Effizientes Aufgabenmanagement per PM-Software

Die Zusammenarbeit im Team ist mit dem Kanban im Projektmanagement noch effizienter

1. Was ist ein Kanban Board?

Das Kanban Board besteht traditionell aus drei Spalten nebeneinander, in die verschiedene Aufgaben aus einem oder mehreren Projekten nach ihrem Status eingeordnet werden. Es ist eine Art horizontale Anordnung einer klassischen To-do-Liste.

Die Kanban Methode wird aufgrund der einfachen Struktur im Projektmanagement und in persönlichen To-do-Apps verwendet. Dadurch nutzen verschiedenste Branchen das (digitale) Kanban Board im Tagesgeschäft. Dazu gehören z.B. die agile Software-Entwicklung, IT Operations, aber auch Marketing oder Support Teams.

Kanban-Tafeln visualisieren Projekte

Kanban Boards begleiten und visualisieren i.d.R. einen gesamten Projektzeitraum und werden kontinuierlich mit den neuesten Ergebnissen für Mitarbeiter aktualisiert. Es ist also quasi eine Übersicht des Abreitsprozesses. Lange Zeit wurde das Kanban-Modell analog an physischen Boards oder Pinnwänden eingesetzt, während heute Collaboration Tools die Planung unterstützen.

Initial wurde die Kanban-Methode vor allem für kurz- und mittelfristige Aufgaben und Projekte genutzt. Für die Arbeit mit zeitintensiven Tasks hat sich daher die umfangreichere Form des Personal Kanban Boards ergeben.

Definition „Kanban Board“
„Kanban” bedeutet wörtlich „Karte” und bezeichnet die Identifizierungskarte, die sich bei jedem Endprodukt, jeder Baugruppe und jedem Einzelteil, das im Betrieb verwendet wird, befindet. […] Durch das Kanban-System werden jeweils zwei benachbarte Produktionsstufen zu einem Regelkreis verbunden. Das Kanban-System beruht auf dem Hol-Prinzip (Holsystem). Nur wenn eine Produktionsstufe „Nachfrage” entfaltet, wird auf der vorgelagerten Stufe produziert. – Prof. Dr. Kai-Ingo Voigt, Gabler Wirtschaftslexikon

Ursprung Kanban

Ursprünglich wurde die Kanban-Methode für die Produktionssteuerung herangezogen und vom Autohersteller Toyota genutzt, um die Wertschöpfungskette effizienter zu machen.

Ziel der Kanban Board-Methode

Eines der Hauptziele ist es, den Arbeitsfluss sichtbar – gerade für Teammitglieder ein wichtiger Aspekt – zu gestalten. Durch die Übersicht in den Spalten weißt Du und Dein Team zu jeder Zeit in welcher Phase sich die jeweilige Aufgabe befindet. Das Board dient außerdem als Kommunikationsgrundlage und sorgt für eine optimierte Zusammenarbeit.

Das Kanban fördert eine gute Zusammenarbeit

2. Kanban Board: Die wichtigsten Elemente

Das Wort Kanban ist japanisch und bedeutet in etwa Karte oder Tafel. Entsprechend besteht die Darstellung aus Karten für alle Aufgaben, welche wiederum in mehrere Spalten aufgeteilt sind.

Traditionell entsprechen die Spalten verschiedenen Bearbeitungsstatus von Aufgaben:

• To Do (oder auch: Backlog): Die Aufgabe ist geplant
• In Progess: Die Aufgabe wird gerade bearbeitet
• Done: Die Aufgabe ist erledigt

Die Spalten bilden den Zyklus bzw. Phasen der Aufgaben von Planung bis Abschluss ab. Deswegen werden Kanban Boards auch oft für das Management von sogenannten WIP-Aufgaben, also Work-In-Progess-Aufgaben, verwendet. Ein beliebtes Mittel, das Pensum mit den Boards zu managen, ist ein sogenannte WIP-Limit (auch WIP-Grenze). Dadurch wird die Anzahl an To-Dos, die in Bearbeitung sind, begrenzt, um den Fokus zu behalten.

Kanban Board selber erstellen

Bei Bedarf können die Boards online auch um eigene Spalten ergänzt werden, die an die individuellen Schritte oder Strukturen im Team angepasst sind. So kann z.B. ein weiterer Status wie „Review“ ergänzt werden, der alle Tasks zeigt, die vor der Freigabe geprüft werden. Jeder Status ist wie ein Schritt, bis zum beenden der Aufgabe.

Arten von Kanban Boards: Physische vs. Digitale

Kanban Boards lassen sich an alle Gegebenheiten anpassen. Ob in einem Vertriebs- oder Marketing-Team, oder aber auch in Handwerklichen Berufen. Das Kanban Board unterstütz in vielen Bereichen der Projekt- und Auftragsorganisation. Allgemein kann man so ein Board in Physischer, aber auch Digitaler Form erstellen.

Bei einem Physischen Board kann man Beispielsweise ein Whiteboard und Notizzettel verwenden. Das Whiteboard stellt die Spalten im Workflow dar, innerhalb dessen die Zettel verschoben werden können. Bei Digitalen Boards ist das Prinzip natürlich das gleiche, nur immer und überall Abrufbar. Vor allem für Remote Teams ist eine Digitale Lösung von großem Mehrwert.

Workflow via Kanban Methode abbilden

In manchen Unternehmen werden auch ganze Workflows mit Spalten abgebildet, sodass statt Status die jeweiligen Produktionsschritte oder betriebliche Abläufe gespiegelt werden.

Doch auch auf einem Board wird eine Vielzahl an Aufgaben schnell unübersichtlich. Um noch mehr Überblick zu behalten und Struktur zu erkennen, bieten sich sogenannte Swimlanes an. Diese geben eine weitere Ebene nach der sortiert wird, z.B. nach Priorität.

3. Überblick: 9 Tools die Du kennen solltest

factro

Viele Aufgaben- und Projektmanagement-Tools bieten das Kanban Board als Planungsmethode und Visualisierung. Ein Beispiel ist factro aus Bochum. Mit factro kannst Du Aufgaben im Handumdrehen anlegen und im Kanban Board online präzisieren. Vergebe Prioritäten, Teilaufgaben, Zuständigkeiten und Deadlines. Die Karten zeigen alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Dank intuitiver Bedienung per Drag & Drop ordnest Du jede Aufgabe spielend leicht der richtigen Spalte zu. Doch factro bietet das Kanban im Projektmanagement nicht nur auf Projektebene, sondern eignet sich dank globalem Board auch für Multiprojektmanagement. Zudem behälst Du mit eigenen Kanban Boards genau die To-dos im Blick, die Dich persönlich betreffen.

Das projektübergreifende Kanban Board “Meine Aufgaben”

Wenn Du doch mal einen anderen Blickwinkel brauchst, bietet das Tool nur einen Klick entfernt auch die Ansichten Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm und Tabelle. Dabei ist die Cloud-Lösung 100% Made in Germany inkl. deutscher Server-Standorte und bietet einen kostenfreien, persönlichen Support per E-Mail und Telefon (dt. Festnetz).

Trello

Eine andere App zur Nutzung von Kanban Boards ist z.B. Trello. Das Tool stammt aus den USA und fokussiert sich besonders auf die agile Methode. Das sorgt für eine einfache Bedienung. Weitere Features sind die Integration verschiedener Apps über sogenannte „Power-Ups“.

Mit der mobile App können die Aufgaben auch unterwegs verwaltet werden. Die Lösung ist besonders für komplett agile Umfelder geeignet, wer jedoch zusätzlich komplexere Projekte z.B. hybrid oder klassisch planen möchte, stößt bei dem Tool eher an seine Grenzen.

Businessmap

Auch die Lösung Businessmap (ehemals bekannt als Kanbanize) konzentriert sich, wie der ehemalige Name bereits andeutet, auf das Kanban Modell. Wer mehr benötigt, z.B. Automatisierung, kann dies gegen Aufpreis hinzufügen. Die Gebühren richten sich nach bestimmten Teamgrößen und sind daher nicht immer auf die wirkliche Nutzerzahl skaliert.

Mithilfe verschiedener Integrationen können andere Dienste und Apps mit Businessmap verbunden werden. Standardmäßig werden die Daten auf Servern in den USA gespeichert. Laut Anbieter kann die Speicherung, auf Anfrage, auch in europäischen Rechenzentren erfolgen. Optional gibt es zudem Single Sign-On (SSO) sowie eine 2-Faktor-Authentifizierung.

Jira

Die Software Jira setzt den Fokus ebenfalls auf das Kanban Board, bietet aber noch einige weitere Funktionen an. Es gibt beispielsweise auch die Möglichkeit Scrum Boards anzulegen. Bei beiden Varianten können Spalten ergänzt und umbenannt werden. Ein weiteres Feature ist die Zeitplanansicht, die eine abgewandelte Funktion des Gantt-Diagramms darstellt.

Das Kanban Board in Jira

Es gibt drei Tarife: Kostenlos, Standard und Premium. Die kostenpflichtigen Varianten belaufen sich auf $5 für die Standard-Version und $10 für die Premium-Version.

Kanboard

Auch die Open-Source-App Kanboard eignet sich für die Nutzung der agilen Methode. Die Bedienung ist sehr einfach, der Umfang der Anwendung dafür aber auch bewusst minimalistisch. Ein besonderes Merkmal des Tools sind konfigurierbare, automatische Aktionen, die den Workflow vereinfachen können.

Weitere Features lassen sich durch Plugins nachträglich installieren. Allerdings werden diese nicht überprüft und freigegeben, wodurch die Zuverlässigkeit und Funktionsweise nicht sichergestellt ist.

Kanbantool

Mit der Software Kanbantool kannst Du zwischen einer On-Premise-Lösung zur lokalen Installation auf eigener Hardware oder einer Cloud-Variante wählen, die wartungsfrei ist. Es gibt neben den kostenpflichtigen Tarifen auch eine kostenfreie Version, welche jedoch auf maximal 2 Benutzer und 2 Boards beschränkt ist. Für eine großes Team eher ungeeignet.

Zur präzisen Steuerung des Workflows unterstützt die Anwendung Swimlanes. Wer mehr als das Kanban Board benötigt, z.B. einen Kalender oder wiederkehrende Aufgaben, kann den Funktionsumfang durch sogenannte Power-Ups erweitern. Kanbantool ist auch per App für Smartphone und Tablet erhältlich.

Kanbanflow

Das schwedische Tool Kanbanflow fokussiert sich auf das Lean Management und WIP-Limits, um besonders effiziente Prozesse zu ermöglichen und die Produktivität zu steigern. Im Mittelpunkt steht dabei ganz klar die Kanban Methode, weitere Visualisierungen wie ein Gantt-Diagramm sind nicht enthalten.

Neben dem Aufgaben- und Projektmanagement können Nutzer auch Zeiten erfassen oder per API-Schnittstelle Verknüpfungen entwickeln. Derzeit steht Kanbanflow nur auf Englisch zur Verfügung. Neben einer kostenpflichtigen Variante gibt es auch eine Gratis-Version, die jedoch z.B. keine Swimlanes, Dateianhänge oder eine Suche bietet.

Meistertask

Meistertask ist vor allem als To-Do-App bekannt geworden, eignet sich aber auch für das Aufgaben- und Projektmanagement. Die Organisation erfolgt primär über das Kanban Board, ab dem Business-Tarif gibt es auch eine Zeitleiste, die an ein Gantt-Diagramm erinnert.

Neben Aufgabenmanagement ermöglicht Meistertask auch Automation sowie die Erstellung eigener Workflows. WIP-Limits und Integration anderer Dienste sind für Nutzer der kostenpflichtigen Tarife ebenfalls erhältlich.

Miro

Das Online-Tool Miro ist im Prinzip ein digitales Whiteboard, dass flexibel und nach den eigenen Wünschen gestaltet werden kann. Du kannst zum Beispiel Worklflows darstellen, Mindmaps erstellen, Flussdiagramme abbilden und natürlich auch ein Kanban Board kreiren.

Das Kanban Board in Miro

Es gibt vier Preismodelle, aus denen Du wählen kannst. Neben einem kostenlosen Tarif, gibt es eine Starter-Version für $8 pro user, einen Business-Plan für $16 pro User und einen Enterprise Tarif, mit Preis nach Absprache.

4. Schritt für Schritt zum eigenen Kanban Board

Wenn Du das Tool gefunden hast, was Deine Arbeitsweise unterstützt, kannst Du damit beginnen Dein eigenes Kanban Board zu erstellen:

1. Visualisieren Deinen Arbeitsablauf: Je nach Branche gibt es unterschiedliche Prozesse, die abgebildet werden müssen. Achte jedoch darauf, dass dein Board nicht zu komplex wird. Die drei Spalten „ToDo“, „In Progress“ und „Done“ sind in vielen Fällen völlig ausreichend.
2. Fülle Dein Board: Erstelle danach Aufgaben oder sortiere bereits bestehende Aufgaben in die richtige Spalte ein. Die Reihenfolge kann beispielsweise nach Priorität oder Dringlichkeit erfolgen. Bei einem digitalen Tool wie beispielsweise factro kannst Du einfach danach filtern und sortieren.
3. Aktualisiere Dein Board: Damit die Arbeit mit dem Kanban Board funktioniert, solltest Du darauf achten den Status regelmäßig anzupassen. Nur so behältst Du den Überblick und kannst effizient arbeiten.

Da das Kanban Board häufig auch als Kollaborationstool verwendet wird, ist es natürlich auch immer wichtig, Rücksprache mit den anderen Teammitgliedern zu halten, um so im Workflow zu bleiben.+

5. Vorteile und Nachteile von Kanban Boards

Mehrwert die ein Kanban Board zu bieten hat

Zu den Vorteilen des Kanban Boards gehört unter anderem die gute Übersicht. Alle Aufgaben sind genau einer Spalte zugeordnet, welche zusätzlichen Kontext bietet. So ist vor allem der Fortschritt und Prozess jederzeit für das gesamte Team nachvollziehbar.

Dies sorgt für Transparenz und hilft auch dabei, die Schwächen in den eigenen Workflows aufzudecken und die eigenen Prozesse zu optimieren. Wie ist der Status quo? Kommt jemand im Team nicht voran? Hängen Aufgaben fest? Wo sind WIP-Grenzen? Das kann der Blick auf die Karte beleuchten. Zudem werden Arbeitsprozesse perfekt abgebildet und Ressourcen eingespart. Auch Meetings sind mit dem Kanban-Board effizienter, denn mit einem Blick wissen alle wo einzelne Aufgaben stehen.

So ermöglicht das Werkzeug auch eine effiziente Zusammenarbeit, da alle im Team stets den aktuellen Stand vor Augen haben. Das erhöht den Fokus auf die laufenden Aufgaben sowie die Motivation, die Karten eigenverantwortlich über alle Spalten zu schieben und abzuschließen.

Schattenseiten eines Kanban Boards

Zu den Nachteilen des Kanban Boards gehört, dass die Spalten nicht zu allen Planungsprozessen und Projektphasen passen. Da sich die Spalten meist nach Status oder vergleichbaren Parametern im individuellen Workflow richten, eignet es sich z.B. nicht für die präzise Zeitplanung. Hier kommt eher das Gantt-Diagramm in Frage.

Aus den gleichen Gründen können auch die strukturellen und logischen Zusammenhänge mit dem Kanban Board nicht sauber abgebildet werden. Für eine themenbezogene Planung eignet sich daher eher der Projektstrukturplan (PSP).

6. Kanban Board vs. Scrum Board

Ein Scrum Board ist ähnliche Aufgebaut wie eine Kanban Board. Auch hier werden Aufgaben und ToDos in Spalten gesammelt, die einen bestimmten Status der Aufgaben anzeigen. Der größte Unterschied der beiden Methoden ist vor allem die Art der Arbeitsweise. Das Scrum Board wird eher für einzelne Aufgabensprints verwendet und das Kanban Board ist Übergreifen für alle Aufgaben eines oder mehrerer Projekte. Wesentliche Unterschiede der beiden Arbeitsmethoden, unterscheiden sich nochmals von Tool zu Tool. Jedes Tool bringt andere Möglichkeiten und Grenzen mit sich.

7. Fazit: Effizientes Aufgabenmanagement per PM-Software

Das Kanban Board ist eine der beliebtesten Methoden im Aufgaben- und Projektmanagement, da es einfach, übersichtlich und flexibel ist. Es hilft effektiv dabei, den eigenen Workflow abzubilden, den Blick zu schärfen und dabei auch Schwachstellen aufzudecken. So gelingt eine stetige Verbesserung.

Heutzutage hat sich die Visualisierung mit Karten und Spalten in verschiedensten Branchen bewährt. Mit Collaboration-Tools wie factro wird die agile Methode um leistungsstarke Ansichten ergänzt, die ein umfassendes Projektmanagement ermöglichen, was Deine Planung noch flexibler macht. Zu den Vorteilen des Kanban im Projektmanagement zählen:

• Alle Aufgaben übersichtlich
• Schafft Klarheit über den Fortschritt
• Für viele Branchen geeignet
• Flexibel in den eigenen Workflow integrieren
• Erhöht die Effizienz
• Hilft bei der Optimierung der Abläufe

Unsere Tipps zum Lesen!

• Kanban was ist das? Definition & Erklärung (ionos.de – Digital Guide by 1&1)
• Das Kanban Board – So machen Sie Ihre Arbeit sichtbar und verbessern die Teamarbeit (blog.karrieretutor.de – Blog zum beruflichen Erfolg)
• Kanban Board: So einfach funktioniert es + Tipps & Vorlagen (karrierebibel.de – Karriere-Blog)
• Agiles Projektmanagement für Ingenieure und Informatiker (ingenieur.de – Karriere und Bildung)