Die fünf Projektmanagement-Phasen im Überblick

Die Komplexität eines Projektes

Projekte sind für viele Unternehmen Alltag – und trotzdem immer wieder eine Herausforderung. Das liegt vor allem an der enormen Komplexität. Neben einem hohen Aufwand und einer intensiven Planungsphase, ist die gesamte Durchführung besonders risikobehaftet. Dabei sorgen Projektmanagement-Phasen für einen einfacheren Überblick.

Laut Definition ist ein Projekt eine

„zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement (PM) erfordert.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Einteilung in Projektphasen

Um die Gesamtsituation zu überblicken, werden vor allem große Projekte in Projektmanagement-Phasen aufgeteilt. In diesen unterschiedlichen Projektphasen werden Ziele, Meilensteine und Aufgaben definiert, die zu einer erfolgreichen Durchführung des Vorhabens beitragen.

Eine Übersicht der klassischen Phasen, deren inhaltliche Bestandteile und Darstellung im Projektmanagement.

• 1. Phase im Projektmanagement: Start
• 2. Phase im Projektmanagement: Planung
• 3. Phase im Projektmanagement: Durchführung
• 4. Phase im Projektmanagement: Steuerung
• 5. Phase im Projektmanagement: Abschluss

1. Phase im Projektmanagement: Start

Die Entscheidung für ein Projekt ist gefallen. Der Start ist die entscheidene Projektmanagement-Phase, in der grundsätzliche Bedingungen geklärt werden müssen – vor allem im Hinblick auf das „Produkt“ am Ende. Das funktioniert zum Beispiel gut anhand des Projektsteckbrief inklusive Projektumfeld- oder SWOT-Analyse . Aus dieser Analyse werden Wert, Realisierbarkeit und Zweck für die Organisation ebenso bestimmt sowie

• der Grund für das Projekt
• die Ziele
• Budget & Ressourcen
• die zeitliche Planung
• Aufgabenteilung

Die fünf Phasen im Projektmanagement

2. Phase im Projektmanagement: Planung

In der zweiten Phase geht es schon ans Eingemachte – die Projektplanung. Auch wenn ein strenger Plan in Zeiten von New Work und agilem Projektmanagement immer mehr an Bedeutung verliert, ist es doch immer noch ein wichtiger und entscheidener Faktor im Projektmanagement. Denn ganz ohne geht es nicht. Für die Planung eignet sich vor allem ein umfassender Projektplan.

Grundlegende Einschränkungen wie Ressourcen, Team und Zeit müssen am Anfang festgelegt werden, um die Durchführung des Projektes planen, steuern und gewährleisten zu können.

In diesem Zusammenhang müssen der Projektleiter und das Team eng mit den wichtigsten Stakeholdern zusammenarbeiten. Soll beispielweise eine Anlage gebaut werden, muss das selbstverständlich mit dem Auftraggeber abgestimmt werden.

Der Projektauftrag

Die wichtigste Grundlage eines Projektes: der Projektauftrag. Der Umfang und Dokumentationsgrad sind im Projektmanagement unterschiedlich und reicht von einem Zuruf, wie „Hey Müller, Sie übernehmen“ bis hin zu einem Vertragswerk mit mehreren 100 Seiten.

Der primäre Zweck eines Projektauftrags ist die Autorisierung von Projekten, sodass sie durch die Geschäftsführung steuerbar werden. „U-Boot-Projekte“ – also Projektarbeiten ohne Freigabe – schaden dem Unternehmen: Verfügbare Ressourcen verringern sich, die Leistungsfähigkeit nimmt ab und es gibt keine gewinnbringende Steuerung der Geschäftsführung.

Außerdem sollen durch den Projektauftrag alle Grundlagen der Durchführung definiert werden. Es ist also ein Übersichtsdokument, das die Zusammenarbeit erleichtert sowie Missverständnisse und Unsicherheiten vermeidet.

Das könnte bzw. sollte ein Projektauftrag beinhalten:

• Projektdaten (Start, Ende, Nummer,…)
• Projektorganisation (Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektteam, Projektleiter, Verantwortlicher Ansprechpartner,…)
• Projektbeschreibung (Ausgangssituation/Projektbegründung, Projektsachziel, Terminziel, Projektziele/Meilensteine, Projektrisiken,…)
• Budget & Wirtschaftlichkeit (Personalaufwand, Personalkosten, sonstige Kosten, (Gesamt-)Projektkosten, Budget, sonstige Ressourcen,…)
• Projektentscheidung (Einreichungsdatum, Entscheidung/Bewilligung des Projekts)

Die Ausführlichkeit des Projektauftrags ist immer abhängig von Auftraggeber, Auftragnehmer und dem Projekt an sich.

Mit einer klaren Aufteilung, weiß jeder genau was er zu tun hat

Erfolgskriterien und Ziele

In der Planungsphase geht es auch um die Frage „Wo wollen wir überhaupt hin?“ und damit um den Weg, der zum Ziel führt. Hier gibt es allgemeine Erfolgsfaktoren:

• klare Rollen mit Befugnissen und Verantwortung
• eindeutige Kommunikation im Team und zwischen allen Stakeholdern
• ausreichende Ausstattung mit Ressourcen
• eindeutige Anforderungen/Zieldefinitionen

Sehr häufig werden Ziele mit der SMART-Formel aufgestellt, um diese greif- und nutzbar zu formulieren..

Risikomanagement

Alle Projekte, wenn auch ähnlich, sind auf ihre Art meistens ein temporäres und einmaliges Vorhaben, das unterschiedliche Risiken birgt.

Das Risikomanagement, einer der Projektmanagement-Methoden, ist daher besonders während der Planung bedeutend, sollte aber die gesamte Projektdurchlaufzeit im Auge behalten werden. So werden Chancen und Risiken frühzeitig identifiziert, ein Maßnahmenplan entwickelt und der Erfolg der Umsetzung überwacht.

3. Phase im Projektmanagement: Durchführung

In der dritten Projektmanagement-Phase der Projektdurchführung gilt es Ihren Plan in die Tat umzusetzen. Nun zeigt sich, wie gut Sie Maßnahmen, Produktionen und Strategien geplant haben. Die Durchführung hängt eng mit der vierten Phase, der Projektüberwachung, zusammen.

Das Management bzw. der Projektleiter muss vor allem Faktoren wie

• Ressourcen (Finanzen, Zeit, Mitarbeiter)
• Deadlines,
• Risiken
• Dialog

im Auge behalten und kontrollieren. Grundlage ist ein ständiger SOLL-IST-Abgleich.

Das Projektteam

In der Durchführung spielt natürlich das Projektteam die entscheidende Rolle. Denn dieses agiert und erledigt die Aufgaben, die für die Zielerreichung und den erfolgreichen Abschluss des Projektes notwendig sind.

Eine zentrale Aufgabe der Projektleitung ist hier das Führen des Teams. Das stellt hohe Anforderungen an die Person, da es sich direkt auf die Projektumsetzung, Arbeitsmoral und die Ergebnisse bezieht.

Aufgabenverteilung

Wer macht eigentlich was? Dies regelt das Aufgabenmanagement. Im Team werden Aufgabenpakete übergeben. Ausführende müssen mit ihrem Abschnitt vertraut gemacht werden: Erläuterung der Aufgabenstellung, Besprechungen und Abstimmungen.

Für eine erfolgreiche Teamarbeit ist eine Übersicht eines Projekts in Phasen hilfreich

4. Phase im Projektmanagement: Überwachung

Während der gesamten Durchführung spielen Überwachung, Kontrolle und Steuerung eine große Rolle. Mit dem schon erwähnten Vergleich von SOLL- und IST-Zustand soll gewährleistet werden, dass das Projekt rechtzeitig und im geplanten Kostenrahmen fertig gestellt wird.

Überwachung der Arbeitspakete

Funktionieren die allgemeinen Arbeitsprozesse reibungslos? Die optimale Durchführung sowie Status und Fortschritt der Aufgaben müssen kontinuierlich beobachtet werden. Solche Aktivitäten sind eng mit dem Controlling verbunden.

Neben der Kontrolle der Leistung geht es aber auch darum, potentielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen – durch den kontinuierlichen Kontakt zu den ausführenden Mitarbeitern, z.B. bei regelmäßigen Besprechungen.

Controlling

„Controlling ist ein Teilbereich des unternehmerischen Führungssystems, dessen Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

In diesem Zusammenhang ist vor allem das Erfassen, Sammeln und Zusammenführen von projektrelevanten Daten sowie deren Auswertung gemeint. So werden fortlaufend Ist-Aufnahmen im Hinblick auf Aufwand, Zeit und Ergebnis aufgenommen.

Nicht nur, um Abweichungen zur Planung erkennen und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einleiten zu können, sondern auch, um Arbeitsprozesse langfristig dokumentieren und optimieren zu können, wie das z.B. bei der HOAI der Fall ist.

5. Phase im Projektmanagement: Abschluss

Wenn das fertige „Produkt“ steht, kann das Projekt abgeschlossen werden. So werden Aufgaben beendet, den Stakeholdern die Resultate mitgeteilt und Nachbesprechungen veranstaltet.

Zu den Formalitäten gehört zum Beispiel der Projektabschlussbericht. Besonders wichtig in dieser letzten Projektmanagement-Phase sind aber nicht die Formblätter, sondern die Erfahrungen. Obwohl sie eine riesige Chance zur Selbstverbesserung bieten, werden umfangreiche Abschlussbesprechungen oft übergangen.

Dabei sollten nach einem Projekt anhand einiger Fragen weitere Schlüsse gezogen werden: Was hat geklappt? Wo gab es Schwierigkeiten? Worauf sollten wir beim nächsten Projekt achten? Jeder Projektabschluss ist der Grundstein für Lessons Learned und das nächste – vielleicht noch erfolgreichere – Projekt.

Graphische Darstellung der Projektphasen

Sobald die Phasen eines Projekts feststehen, können sie – das ist gerade für Teammitglieder, Management und weitere Stakeholder hilfreich – in verständlicher Art und Weise grafisch dargestellt werden.

In der Praxis kommen häufig Projektphasenmodelle zum Einsatz – sie bieten auf einen Blick Klarheit über Aufgaben, Vorgänge und die Projektstruktur sowie relevanten Projektpunkte. Die Modelle reichen von einem einfachen Aufbau über eine mehrstufige Darstellung bis hin zu Modellen mit integrierten Schleifen. Welches Modell das richtige ist, kann individuell entschieden werden.

Phasenmodelle im Projektmanagement

Projektmanagement-Phasen im Projektstrukturplan

In einer PM-Software können die Projektphasen als Projektstrukturplan (PSP) bzw. -baum in eine logische Reihenfolge gebracht werden. Bei diesem phasenorientierten PSP wird die oberste Gliederungsebene nach den einzelnen Projektphasen benannt. Aufgabenpakete, Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten werden im Überblick ersichtlich.

Der Projektstrukturplan in factro nach Phasen

Erfolgreiche Projekte dienen letztendlich als Vorlage für neue Projekte und unterstützen bei zukünftigen Vorhaben im Projektalltag.

Leseempfehlungen zum Thema „Projektmanagement-Phasen“

• Projektphasen und Meilensteine (projektmanagementhandbuch.de – Projektmanagement Handbuch)
• Wie Sie Projektphasen erfolgreich planen (projectwizards.net – Projektmanagement Blog)
• Phasen des Projektmanagements (business-wissen.de – Management-Handbuch)
• Projektphasen, die den Projektablauf strukturieren (marketinginstitut.biz – Deutsches Institut für Marketing)
• Phasenmodelle im Projektmanagement (benjamin-michels.de – Strategisches Management)