Projektabschluss: Mehrwert für Folgeprojekte

Projekte „richtig“ beenden

Hurra! Geschafft! Endlich ist das Projekt – nach einigen nervenaufreibenden Wochen – erfolgreich beendet worden. Alle Projektbeteiligten sehnen sich jetzt nach ein paar „entspannten“ Tagen oder wenden sich neuen Aufgaben zu. Doch zu einem erfolgreich abgeschlossenen Projekt gehört auch ein angemessener Abschluss – dieser sollte keinesfalls vernachlässigt werden.

Warum ist ein Projektabschluss wichtig?

Ein sauberer Abschluss ist wichtig, damit Projekte nicht einfach im Sand verlaufen. Vor allem im Hinblick auf Folgeprojekte ist er ein entscheidender Faktor: Er bietet die abschließende Gelegenheit, um das Projekt zu reflektieren und alle relevanten Erfahrungswerte sowie Optimierungspotentiale für die Zukunft festzuhalten. In der Praxis jedoch wird diese Projektphase häufig unterschätzt – ja sogar ignoriert.

Positive Erinnerungen schaffen

Außerdem sorgt ein professioneller Abschluss für eine positive Erinnerung an das vergangene Projekt, wodurch der Projekterfolg nachhaltig gesteigert wird und die Motivation für zukünftige Projekte wächst. Wir zeigen, wie Sie ein Projekt richtig abschließen, um auch perspektivisch davon zu profitieren und welche Punkte auf der Checkliste für einen erfolgreichen Projektabschluss nicht fehlen dürfen.

1. Projektabschluss Definition
2. Formaler Projektabschluss
3. Inhaltlicher Projektabschluss
4. Sozialer Projektabschluss
5. Fazit: Mehrwert aus einem erfolgreichen Projekt schaffen

1. Projektabschluss Definition

Der Projektabschluss stellt die letzte Phase im Projektmanagement dar. Das fertige Produkt wird übergeben, Erfahrungen in der Projekt-Retrospektive ausgetauscht und gesichert, die Projektdokumentation wird finalisiert bzw. archiviert und schließlich das Projekt aufgelöst.

„[…] In einer Projektabschlussbesprechung (Touchdown) reflektiert das Team den Projektverlauf, diskutiert und dokumentiert Erfahrungen, Erkenntnisse und Verbesserungsvorschläge (Erfahrungslernen).

Im Rahmen einer Nachkalkulation wird die Planung den tatsächlichen Aufwänden, Terminen und Kosten gegenübergestellt. […] Die Projektorganisation wird aufgelöst.“ — Gabler Wirtschaftslexikon

2. Formaler Projektabschluss

Projektdokumentation abschließen

Die Projektdokumentation dient dazu, einzelne Projektschritte im Nachgang besser nachvollziehen zu können. Zusammenhänge, Ergebnisse und Know-how werden gesichert, um entscheidende Prozesse und bedeutende Lösungswege nicht zu verlieren und zukünftig Fehler zu vermeiden.

Der erste Schritt des formalen Projektabschlusses ist es, die Projektdokumentation (inkl. aller relevanter Unterlagen) abzuschließen und letztendlich zu archivieren. Ordentlich archiviert – entweder sortiert in Ordnern oder „automatisch“ erstellt und digital verfügbar durch eine Projektmanagement-Software wie factro – ist sie für Folgeprojekte oder projektfremde Mitarbeiter leicht auffindbar.

Projektabschlussbericht erstellen

Das Herzstück des Projektabschlusses ist der Projektabschlussbericht. Er liefert alle Ist-Zustände des beendeten Projekts und ist das Gegenstück zum Projektauftrag. Laut DIN 69901 schafft der Bericht eine „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte.“

? Vorlagen für einen Projektabschlussbericht
Wer mit einem Projektmanagement-Tool arbeitet, hat alle Kernthemen des abgeschlossenen Projekts übersichtlich archiviert. Wenn Sie trotzdem einen zusätzlichen Bericht z.B als Word-Datei erstellen wollen, finden Sie auf diesen Websites kostenlose Vorlagen!

• Word-Vorlage (markus-baersch.de)
• Projektabschlussbericht-Vorlage (produktion-technik.de)

Der Projektabschlussbericht läutet den offiziellen Abschluss des Projekts ein und wird in einem anschließenden Projektabschluss-Meeting präsentiert.

Inhaltliche Aspekte im Abschlussbericht

• Gesetzte und erreichte Projektziele
• Projektkosten und Aufwände
• SOLL/IST-Vergleich: zeitlicher Aufwand und genutzte Ressourcen
• Resultierende Folgeaktivitäten für kommende Projekte
• Erfahrungen für zukünftige Projekte und Lessons Learned
• Ganzheitliche Beurteilung der Ergebnisse und des Projektablaufs, sowie Störfaktoren intern und extern
• Bewertung der Zusammenarbeit im Team

Abschlusspräsentation als internes Marketinginstrument

Die abschließende Projektpräsentation stellt eine Art Marketing im eigenen Unternehmen dar, um auch unbeteiligte Personen über die Projektergebnisse zu informieren. Auch bei der Abschlusspräsentation ist eine ausreichende Vorbereitung wichtig, damit der Erfolg des Projektabschlusses – auch für Außenstehende – deutlich wird.

Der Projektleiter und alle Beteiligten sollten gut präpariert sein, um gerade kritischen Fragen sicher entgegenzutreten. In diesem Zusammenhang ist es zielführend, transparent klarzustellen, inwieweit die Ergebnisse den Erwartungen entsprochen haben.

Auflösung der Projektgruppe

Zudem ist die Auflösung der Projektgruppe ein wichtiger Aspekt im Abschluss. Mitarbeiter werden vom Projekt entbunden und können wieder „frei“ in anderen Projekten fungieren.

Durch die Auflösung des Projekts sind Beteiligte wieder frei verfügbar

3. Inhaltlicher Projektabschluss

Um zum inhaltlichen Projektabschluss zu kommen, sollten alle offenen Aufgaben und Termine – egal wie unbedeutend sie scheinen – abgeschlossen sein oder zurück an den Auftraggeber gehen. Anschließend können Erfahrungen aus dem abgeschlossenen Projekt gezogen werden und das Projektabschluss Formular gefüllt werden.

Lessons Learned – Erfahrungswerte aufbereiten

Durch die Projektdokumentation, Projektumfeldanalyse und den anschließenden Projektabschlussbericht werden Erfahrungen – im Sinne des Wissensmanagements – in der Abschlussphase festgehalten. Es entstehen sogenannte Lessons Learned: Das sind gewonnene Erkenntnisse, neues Wissen bzw. Erfahrungswerte, die durch das Projekt gesammelt werden konnten.

Das Ziel von Lessons Learned ist Wissen aufzubauen, auf das immer zurückgegriffen werden kann. Dazu gehören diese 3 wesentlichen Schritte:

1. Erfahrungswerte erkennen und sammeln
2. Dokumentieren von positiven und negativen Erfahrungen
3. Besprechung und Reflektion im Team

Beispiel: Mit der SWOT-Analyse Projekte reflektieren

Lessons Learned können mithilfe verschiedener Methoden umgesetzt werden. Um die Ergebnisse aus dem fertigen Projekt zu analysieren, kann beipielsweise die SWOT-Analyse durchgeführt werden. Sie stellt eine Positionierungsanalyse gegenüber Wettbewerbern dar. Rausgefiltert wird: Was war gut, was ist schlecht gewesen? Wo liegen die Chancen, wo die Risiken?

Mit dieser Methode wird eine gezielte Reflexion und eine schnelle Übersicht ermöglicht und die Kommunikation im Team gestärkt. Welche Methode für das eigene Unternehmen richtig ist, kann und sollte ganz individuell entschieden werden.

Gesammelte Erfahrungen sind für Folgeprojekte hilfreich

4. Sozialer Projektabschluss

Nach einer anstrengenden Projektzeit, mit vielen Stunden konzentrierter Projektarbeit, freuen sich alle Beteiligten über einen erfolgreichen Abschluss. Die angemessene Anerkennung kann durch ein gemeinsames Abschluss-Event oder ein Projektabschluss Geschenk zum Ausdruck gebracht werden.

Abschluss-Event organisieren

In welchem Rahmen das Event ausfällt, ist abhängig von der Größe und Projektdauer. Für kurze Projekte ist ein Abschluss im Projektteam „mit Kaffee und Kuchen“ völlig ausreichend. Für sehr große Projekte ist eine richtige Projektabschlussfeier inklusive Projektabschluss Präsentation angemessen, um das Ende des Projektes zu feiern.

Zu entscheiden ist, wer teilnimmt: Genügen alle Beteiligten des Projekts und der Auftraggeber oder lädt man externe Kräfte und Stakeholder auch noch mit ein. Schon beim Projektstart ist auf genug Budget für das entsprechende Ereignis zu achten und in die Projektplanung mit eingebunden, um das gesamte Projektteam einzubeziehen.

Projekt auch emotional beenden

Auch emotionale Aspekte dürfen beim Projektabschluss nicht vernachlässigt werden. Mit dem Abschluss endet auch der engere Kontakt zwischen Abteilungen und Externen. Durch die wochenlange Zusammenarbeit sind enge Bindungen zwischen den Kollegen entstanden oder sogar Freundschaften geknüpft worden. Beim gemeinsamen Abschlussmeeting wird noch einmal der Austausch untereinander ermöglicht.

Ein symbolischer Akt für die Übergabe eines Projekts kann eine klassische Schlüsselübergabe oder eine geplante Abschlusspräsentation mit der Vorstellung des fertigen Produkts auf der Feier selbst sein. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt.

An Wertschätzung der Projektmitglieder denken

Sparen Sie nicht mit Lob bei Ihren Teammitgliedern. Projektleiter und Auftraggeber sollten sich für die geleistete Arbeit und den Einsatz beim gesamten Team bedanken. Gerade die Bedeutung und der Erfolg des Projekts sollten zum Ausdruck gebracht werden, um positive Erinnerungen im Team zu schaffen.

5. Fazit: Mehrwert aus erfolgreichen Projekten schaffen

Auf der Checkliste zum Abschluss eines Projekts sollten daher drei zentrale Komponenten stehen: formal, inhaltlich und sozial. Um einen erfolgreichen Projektabschluss zu garantieren, sollten diese drei Bereiche immer abgeschlossen und Übergeben werden.

Deshalb gehört der richtige Abschluss unbedingt von Anfang an in die Projektplanung. Indem Erfahrungswerte dokumentiert, Potentiale analysiert und zukünftig neue Arbeitsprozesse etabliert werden, entsteht ein erheblicher Nutzen im Projektmanagement.