Welches Tool ist das Richtige?
In jedem Unternehmen und bei jedem Mitarbeiter fallen eine Vielzahl an Aufgaben und To-dos an. Und diese müssen koordiniert werden! Was ist schon erledigt? Was muss noch getan werden?
- Gehörst Du zu den Menschen, die verschiedene Aufgabenlisten führen? Heute, morgen, diese Woche, diesen Monat – jeweils für drei verschiedene Projekte?
- Heftest Du Dir lieber Post-its an Deinen Monitor – bis Du Deine Arbeit nicht mehr erkennen kannst?
- Oder nutzt Du ein Whiteboard oder ähnliches, das von oben bis unten vollgeschrieben ist?
Welcher Fan Du auch immer bist – hast Du bei Deiner Methode immer den Überblick? Oder raubt Dir das ständige zeitintensive Organisieren von Aufgaben alle Nerven und schwächt Deine Produktivität?
Erfolgreiche Aufgabenverwaltung mit einer PM-Software
Ziele einer Projektmanagement-Software: Überblick schaffen, Zettelwirtschaft minimieren und eine Übersicht der Gesamtsituation erhalten.
Auf den ersten Blick hilfreich: Für viele zunächst die klassische Excel-Liste. Hier hast Du das Gefühl, alle Aufgaben an einem Platz gesammelt zu haben und diese nach bestimmten Kriterien sortieren zu können. Doch Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm und kein Tool für Aufgabenmanagement.
Für die Aufgabenverwaltung gibt es eine Reihe von (kostenloser) Software als Cloud- bzw. App-Lösung, die sich darauf spezialisiert haben, Dir die Organisation und Verwaltung ein Stück weit abzunehmen, indem Du Techniken umsetzen oder alle Aufgaben immer griffbereit haben. Diese Programme bringen eine Menge Vorteile mit sich:
- Überblick
- Zeitersparnisse
- Effizientes Arbeiten
- Flexibilität und Risikominimierung.
Im Dschungel der Tools zur Aufgabenverwaltung ist man schnell verloren. Die bunte Palette reicht von einfachen Listen-Programmen – wie Todoist und Wunderlist – bis hin zu ganzheitlichen Lösungen, mit denen man nicht nur Aufgaben erstellen, kommentieren und teilen kann, wie factro. Wir zeigen Dir fünf Tools, die das Projektmanagement vereinfachen.
Das richtige Tool unterstützt das Team im Arbeitsalltag.
1. Wunderlist
Dieses Tool ist optimal für ein simples Taskmanagement. Einfache Listen bieten Überblick, Aufgaben können abgehakt sowie mit einem Stern priorisiert werden. Das Arbeiten im Team ist ebenso möglich. Eingebundene Personen können Aufgaben erstellen, einsehen und zugewiesen bekommen.
Schnelles simples Managen von einfachen To-Dos mit Wunderlist.
An welchen Stellen das Tool aber an seine Grenzen kommt, erfährst Du hier.
2. Todoist
Mit diesem Tool werden Aufgaben organisiert, indem sie verschiedenen Projekten zugeordnet werden. Grundsätzlich besteht Todoist aus Checklisten, die nach Priorität oder Fälligkeitsdatum sortiert werden können – ein einfacher Überblick über Deine Aufgaben.
Mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren ist keine einfache Sache
3. factro
Die Software factro bietet sowohl einfaches Aufgabenmanagement mit Aufgabenzettel und To-do-Listen für die einfache Aufgabenplanung als auch die Möglichkeit, Aufgaben-bezogen und Projekt-übergreifend miteinander zu arbeiten. Hierbei werden Aufgaben durch die Zuteilung zu Projekten und Paketen strukturiert.
In verschiedenen Ansichten – angefangen bei der Aufgabenliste über das Kanban-Board bis hin zum Projektstrukturplan und dem Gantt-Chart – sind Aufgaben nach ihrem Status auf einen Blick eingeteilt und erkennbar, können aber auch individuell sortiert und gefiltert werden.
Der Projektstrukturplan in factro
Mit factro hast Du nicht nur alle Informationen zu jeder Aufgabe, sondern auch alle Aufgaben auf einen Blick. So weißt Du immer, was zu tun ist und können entspannt und strukturiert erfolgreich arbeiten. Neben dem Verwalten von Aufgaben bietet factro – ähnlich wie Clarizen – auch viele Möglichkeiten ganze Projekte zu managen bis hin zum Multiprojektmanagement.
Ein weiteres praktisches Feature: Die Teilaufgaben. So kannst Du Aufgaben in Schritte einteilen und so übersichtlicher gestalten. Zudem kannst Du auch für einzelne Teilaufgaben Deadlines vergeben und eine Person in die Ausführung setzen.
4. SmartSheet
SmartSheet ist eine Mischung aus Projektmanagement-Software und Tabellenkalkulationsprogramm. Es besteht demnach grundsätzlich aus Tabellen, ist aber trotzdem für die Arbeit im Team konzipiert. Durch die Orientierung an herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogrammen ist SmartSheet unglaublich flexibel, muss für eine optimale Nutzung jedoch erst einmal in seiner Vielfalt verstanden werden.
5. Notion
Notion ist ein hervorragendes Tool, um To-dos und Aufgaben auf dem eigenen Schreibtisch zu sortieren und zu organisieren. Die Tasks können in Tabellen, Tafeln oder dem Kalender aufgerufen werden.
Das Tool kann an den eigenen Workflow angepasst werden, indem per Drag & Drop Ideen, Aufgaben oder Dokumente auf dem Dashboard in die passende Reihenfolge gebracht werden. Auch für die Zusammenarbeit im Team ist Notions geeignet, da neue Ideen immer direkt für weitere Projektbeteiligte freigegeben werden können.
