Arbeitsstunden richtig dokumentieren
Was bedeutet die Zeiterfassung eigentlich für Dich und Dein Team? Seit der Einführung der Zeiterfassungspflicht suchen viele Unternehmen und Betriebe noch nach der richtigen Lösung. Wir erklären Dir, wofür die Zeiterfassung eigentlich da ist, wie es zu der Gesetzesänderung kam und welche Möglichkeiten es gibt.
- Ist eine Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
- Wie funktioniert die Zeiterfassung?
- Welche Software eignet sich am besten?
- Wer darf Daten aus der Zeiterfassung einsehen?
- Fazit: Die Vorteile eines Zeiterfassungssystems
Die Zeiterfassung ist ein wichtiges Instrument in der Arbeitswelt
1. Ist eine Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben?
Nach einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs müssen Betriebe ihren Beschäftigten ein verlässliches, gut zugängliches und objektives Zeiterfassungssystem für die Arbeitszeiterfassung zur Verfügung stellen. Interessant zu wissen: Davor musste in Deutschland per Gesetz nur die Zeit festgehalten werden, die über die typischen 8 Stunden hinaus geleistet wurde.
Doch was genau ist jetzt vorgegeben?
Das Urteil des EuGHs legte die Arbeitszeiterfassung gesetzlich fest. Die Arbeitszeit muss von Beginn an inklusive Überstunden und Pausen dokumentiert werden. Die Umsetzung blieb jedoch den einzelnen Ländern vorbehalten. Dies zugrunde liegend, entschied auch das Bundesarbeitsgericht im Jahr 2022, dass die Zeiterfassung verpflichtend ist, legte dabei jedoch ebenfalls nicht fest, ob dies analog oder digital geschehen muss. Somit ist auch eine klassische Zeiterfassung auf Papier möglich.
Hintergründe zu dem Beschluss
Die Klage, die dieses Urteil hervorbrachte, wurde von der spanischen Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) gegen die Deutsche Bank SAE eingereicht, um zu erzielen, dass alle Arbeitszeiten in Zukunft mit System erfasst und zuverlässig geprüft werden können. Sie beriefen sich dabei auf Artikel 31 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union:
Artikel 31 – Gerechte und angemessene Arbeitsbedingungen
(1) Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf gesunde, sichere und würdige Arbeitsbedingungen.
(2) Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit, auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten sowie auf bezahlten Jahresurlaub.Der EuGH entschied im Sinne der Gewerkschaft und beschloss, dass ohne ein System zur Arbeitszeiterfassung, und nicht nur der Überstunden, nicht zuverlässig sichergestellt werden kann, dass Höchstarbeitszeiten und Ruhetage eingehalten werden.
2. Wie funktioniert die Zeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen kann auf ganz verschiedene Art und Weise stattfinden. Wie oben bereits erwähnt, kann die Erfassung ganz klassisch mit dem analogen Stundenzettel erfolgen. Um ein Papierchaos zu vermeiden und keine Daten zu verlieren, ist die Zeiterfassung digital oder elektronisch jedoch die bessere Alternative.
Neuer Gesetzesentwurf
Ein neuer Gesetzentwurf des Arbeitsministers Hubertus Heil schlägt vor, dass die Zeiterfassung in Betrieben zukünftig verpflichtend elektronisch erfasst werden soll. Beginn, Ende und Dauer sollen am Ende eines Tages elektronisch erfasst und aufgezeichnet werden. Ausnahmen seien jedoch auch denkbar.Vorerst ist dies jedoch lediglich ein Entwurf und noch nicht in Kraft getreten.
Varianten des digitalen Stundenzettels
Bei der elektronischen Zeiterfassung gibt es mehrere Varianten. Zum einen die stationäre Zeiterfassung, sie funktioniert wie eine Stempeluhr oder eine Stechuhr. Dafür bekommen die Angestellten eine Chip-Karte oder einen PIN-Code und können sich über ein elektronisches Terminal ein- und ausloggen. Die erfassten Daten werden dann in einem Portal gesammelt und können dort auch eingesehen werden.
Ebenfalls möglich ist auch das Ein- und Ausloggen über den Browser des PCs am Arbeitsplatz. Diese Lösung eignet sich am besten, wenn das Gerät immer vor Ort bleibt.
Es gibt viele Möglichkeiten zur Zeiterfassung
Diese Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung sind jedoch nicht für den Gebrauch im Homeoffice geeignet. Flexibler und somit auch für die Arbeit von zuhause aus geeignet ist dagegen die digitale und mobile Zeiterfassung. Zudem ist diese Variante sehr effizient. Die Mitarbeitenden können sich hierbei mittels einer App oder einer Software über den Browser, ein- und ausstempeln.
Auch hier gibt es verschiedene Varianten. Zum einen die Stoppuhr-Funktion, die zum Arbeitsbeginn gestartet und zum -ende gestoppt wird, zum Anderen die manuelle Eingabe, bei der auch im Nachhinein noch Zeiten erfasst und korrigiert werden können.
Wofür ist die Zeiterfassung da?
Die digitale Zeiterfassung ist neben dem Schutz der Mitarbeitenden auch für das Controlling hilfreich. Das Projektcontrolling ist dafür da, ein Projekt zu steuern und zu überpüfen, ob alles nach Plan läuft oder es ggf. Verzögerungen gibt. Dazu zählt auch der zeitliche Rahmen des Projekts. Mit Hilfe der Zeiterfassung – vor allem dann, wenn sie projektbezogen ist – kann festgestellt werden, wie weit vorangeschritten das Projekt ist. Durch das Festhalten von Zeiten kann zudem auch in Zukunft besser geplant werden, da die Einschätzung von ähnlichen Aufgaben leichter fällt. Dabei unterstütz eine Projektmanagement-Software.
Wie genau muss die Zeiterfassung sein?
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgericht muss die Arbeitszeiterfassung minutengenau sein. Klingt erstmal sehr penibel – ist mit den digitalen Systemen heutzutage aber leicht umzusetzen. Was zuerst vielleicht nach Kontrolle klingt, dient aber vor allem dem Schutz der Arbeitnehmenden. Denn durch die genaue Erfassung sollen die gesetzliche Höchstarbeitsdauer eingehalten und Überstunden minimiert werden.
Gerade in Deutschland gehören Überstunden für die meisten Menschen zum Arbeitsalltag. Die Studie “Arbeitszeitmonitor 2017” fand heraus, dass circa 59% der Beschäftigten Überstunden leisten. Bis zu 5 Überstunden pro Woche sind dabei für die meisten die Regel, im Durchschnitt sind es meist zwei Stunden, von denen ein großer Anteil nicht ausgeglichen wird.
Stärker betroffen sind Beschäftigte im Homeoffice. Zwar steigt die Produktivität, aber auch der Stress, denn bei der Arbeit von zuhause aus fällt es vielen besonders schwer, nach dem Feierabend abzuschalten. Gerade hier kann die genaue Arbeitszeiterfassung für mehr Entlastung sorgen.
3. Welche Software eignet sich am besten?
Bei der Entscheidung, welche Zeiterfassungssoftware die richtige ist, kommt es ganz auf die Gegebenheiten in dem Betrieb an. Arbeiten die Angestellten im Homeoffice? Gibt es festgelegte Arbeitsplätze mit fest installierten PCs? Bleiben die Beschäftigten den ganzen Tag in einem Gebäude? Es ist also wichtig, dass Du Dir im Vorfeld Gedanken zu diesen Fragen machst, um eine optimale Lösung zu finden.
Zudem sind natürlich die Kosten ein weiterer Entscheidungsfaktor. Gibt es Zeiterfassung kostenlos? Ja, gibt es. Diese Tools sind jedoch häufig für kleinere Teams ausgelegt oder in ihren Funktionen eingeschränkt. Es lohnt sich also hier zu investieren.
Wie erstelle ich eine Zeiterfassung in Excel?
Die Zeiterfassung mit Excel-Vorlagen eignet sich für die klassische Variante. Kostenlose Vorlagen dafür findest Du im Internet. So sparst Du zwar Papier, allerdings kann es hier schnell unübersichtlich werden. Schon die Erstellung der Tabelle muss fehlerfrei geschehen, ansonsten sind im schlimmsten Falle ganze Datensätze unbrauchbar.
Eine weitere Fehlerquelle: Übertragungsfehler. Wenn Stunden für die Gehaltsabrechnung in ein gesondertes System eingetragen werden müssen, entstehen hier leicht Fehler. Gerade dann, wenn es sich um viele einzelne Excel-Dateien handelt, wodurch z.B. Stunden vertauscht werden können.
Zudem kann das Eintragen in eine Excel-Tablle, je nach Größe, schnell unübersichtlich werden. Dies und dadurch, dass die Daten immer in einem externen Dokument eingetippt werden müssen, ergibt sich ebenfalls ein größerer Arbeitsaufwand. Mehr Sicherheit und Transparenz schafft hier die digitale Arbeitszeiterfassung.
Du möchtest Deine Zeiten trotzdem mit Excel erfassen? Hier findest Du kostenlose Vorlagen:
- Zeiterfassung (Excel-Vorlagen) | heise.de
- Arbeitszeittabelle | Microsoft Office
- Arbeitszeiterfassung für Excel | computerbild.de
Zeiterfassung online
Ein entscheidender Faktor für die Zeiterfassung online ist die Einfachheit und Transparenz. Apps und Softwares sparen Zeit, indem Daten nicht mehr von Hand eingetragen werden müssen und direkt im System gespeichert werden. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wie viel gearbeitet und ob Überstunden geleistet wurden. Zudem geht das Eintragen wesentlich schneller von der Hand – ein Klick und fertig.
Zeitmanagement mit einem PM-Tool
Ein weiterer Vorteil: Zeiten können in einigen Tools direkt Projekten oder Aufgaben zugeordnet werden, wie zum Beispiel in factro. Die Projektmanagement-Software bietet die Zeiterfassung auf Projekt-, Paket- und Aufgabenebene an. Dadurch wird die Zeiterfassung noch transparenter und greifbarer. Das kann zudem dabei helfen das Zeitmanagement zu verbessern.
Mit der Zeiterfassung kann alles genau nachgehalten werden
Besonders praktisch ist dabei, dass durch die aufgabenbezogene Zeiterfassung bei wiederkehrenden Aufgaben der geplante Aufwand besser kalkuliert werden kann, das hilt wiederum bei der Projektplanung. Die Stunden werden in den Tools automatisch errechnet, hier entsteht also kein Mehraufwand.
Die eingetragenen und geplanten Aufwände in Aufgaben helfen zudem dabei Lastspitzen zu erkennen. In der Ressourcenauslastung von factro hast Du die Auslastung Deiner Teammitglieder optimal im Blick und kannst so erkennen, wenn einem Mitglied zu viele Aufgaben zugwiesen wurden. Eine Überlastung kann zu zeitlichen Verzögerungen führen, deshalb ist es wichtig, dass Du dies nicht nur zum Schutz der Mitarbeitenden, sondern auch für das Projekt im Auge hast.
Flexible Arbeitsmodelle integrieren
Da immer mehr Unternehmen mittlerweile auf verschiedene Arbeitsmodelle, wie z.B. Homeoffice, Gleitzeit, mobiles Arbeiten etc. setzen, sind diese Varianten der Zeiterfassung ein Muss, um die individuellen Arbeitszeiten erfassen zu können. Zudem werden dadurch die Prozesse der Erstellung einer Gehaltsabrechnung einfacher, da die Daten dort gesammelt ankommen und nicht übertragen werden müssen, so entstehen weniger Fehler.
4. Wer darf Daten aus der Zeiterfassung einsehen?
Arbeitszeiten gelten als personenbezogene Daten und somit unterliegt auch die Zeiterfassung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Im Bundesdatenschutzgesetz ist geregelt, wer einen Einblick in die erfassten Zeiten haben darf. Das sind zum Beispiel Vorgesetzte und Personen mit Personalverantwortung, Zuständige für die Gehaltsabrechnung und natürlich entsprechende Arbeitnehmende. Je nach der verwendeten Variante, solltest Du also prüfen, wer Zugriff hat und wie dieser ggf. eingeschränkt werden kann.
Auch die Aufbewahrungszeit der Daten ist geregelt. So müssen Nachweise über die Arbeitszeit nach Gesetz mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Vor Ablauf dieser Frist, dürfen diese Daten nicht vernichtet werden. Lohnabrechnungen, also der Nachweis von Zahlungen, sollten dagegen länger aufbewahrt werden.
Welche Art der Zeiterfassung ist die richtige für Dich?
Gut zu wissen: Es gibt auch Daten die nicht gespeichert oder erhoben werden dürfen. Dazu zählt z.B der Standort der Mitarbeitenden. In einigen Apps ist es zudem möglich Krankmeldung vorzunehmen, auch hierbei darf nach wie vor nicht die Art der Erkrankung erfasst werden.
5. Fazit: Die Vorteile eines Zeiterfassungssystems
Wie auch das Urteil des EuGH beschloss, bringen Systeme zur Arbeitszeiterfassung auf Seiten der Beschäftigten und der Arbeitgebenden. Ein wichtiger Punkt ist Transparenz, denn durch einen zentralen und digitalen Speicherort der Daten können alle betroffenen Parteien jederzeit die Arbeitszeiten einsehen und haben so einen Überblick über die geleistete Zeit. Besonders für die Beschäftigten ist dies ein wichtiger Punkt, wenn es zum Beispiel um Überstunden geht. Zudem ist der Aufwand des Eintragens und Kontrollierens geringer.
Ein großes Plus für die Projektleitung
Mithilfe der Zeiterfassung können Prozesse, wie die Lohnabrechnungserstellung, wird der Aufwand für Unternehmen und Betriebe vereinfacht und beschleunigt, da alle Daten gebündelt sind und so schneller übertragen werden können. Die meisten Tools bieten allerdings auch die Möglichkeit, direkt eine Lohnabrechnung zu erstellen.
Aber auch für Projektplanende werden Prozesse vereinfacht. Wenn Zeiten wie in factro projekt- oder aufgabenbezogen eingetragen werden können, können so in Zukunft Zeitaufwände besser geplant werden.
Ein Nachteil auf Seiten der Angestellten kann das Gefühl der Kontrolle sein, hier ist es als Leitung wichtig, zu verdeutlichen, dass es hierbei vor allem um den Schutz der Angestellten und eine Vereinfachung der Vorgänge geht. Zudem müssen die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden.
