Was bleibt noch zu tun? Mehr Klarheit über Ressourcen

Bessere Projektplanung durch Zeiterfassung

Projektmanager planen stets vor. Aber aus Erfahrung wissen sie: Projekte verlaufen nie nach Plan. Und nur der Ausführende weiß, wie viel noch zu tun bleibt.

Daher bietet factro in der Professional Cloud ein einzigartiges Feature: die Leistungserfassung.

Zeiterfassung

Plan-Aufwände erstellen

Der Verantwortliche legt die voraussichtliche Bearbeitungszeit für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe mit Hilfe des Plan-Aufwands fest. Ob geschätzter Aufwand oder ein Durchschnittswert, den Sie aus früheren Projekten ermittelt haben. Der Aufwand entspricht in der Regel den Arbeits- oder Personalstunden, die benötigt werden, um das jeweilige Ziel der Aufgabe mit ganz konkreten To-Dos zu erreichen.

Den Plan-Aufwand erstellen Sie in factro ganz einfach:

  1. Aufgabe neu anlegen oder vorhandene Aufgabe öffnen
  2. Plan-Aufwand manuell eingeben oder über das Pfeilmenü einstellen
  3. Speichern

Plan-Aufwand eingeben

Der Plan-Aufwand unterstützt Sie und Ihr Team dabei, die voraussichtliche Projektdauer zu bestimmen und einzuplanen. Aber natürlich auch zu ermitteln, welche Kosten voraussichtlich für die Bearbeitung einer Aufgabe entstehen. Haben Sie die zeitlichen Ressourcen gut vorgeplant und verteilt, steht Ihrem Projekterfolg nichts mehr im Weg.

Plan-Aufwände lassen sich in factro bereits ab der Basic Cloud erfassen. Doch erst ab der Professional Cloud entfaltet factro seine volle Performance – und zwar mit der Möglichkeit, Ist-Aufwände einzugeben:

Ist-Aufwände buchen

Ist Ihre Planungsphase abgeschlossen und die Freigabe für den Start erfolgt, geht es an die Arbeit. Als Ausführender bearbeiten Sie nun die Aufgabe. Selbstverständlich wollen Sie wissen, wie viel Aufwand tatsächlich entstanden ist – daher ermöglicht es factro Ihnen, die Leistung zu erfassen, die Sie zur Erledigung der Aufgabe jeweils aufgewendet haben. Ihren Ist-Aufwand erfassen Sie in factro wie folgt:

  1. Aufgabe öffnen und Leistung erfassen über den Ist-Aufwand

    Leistung erfassen

  2. Terminfenster aus dem factro Kalender öffnet sich: Beginn und Ende der Bearbeitungszeit manuell eingeben oder über das Pfeilmenü einstellen
  3. ggf. Datum anpassen
  4. Leistung erfassen
  5. Speichern

    Ist-Aufwand buchen

Der Ist-Aufwand wird in Ihren factro Kalender eingetragen und entspricht dem zeitlichen Einsatz oder der erbrachten Leistung in Minuten bzw. Stunden an einem bestimmten Tag. In den Aufgabendetails sehen Sie daher den Ist-Aufwand zusammengefasst als Summe.

Ist-Aufwand erfasst

So haben Sie stets im Blick, wie viel Zeit der Ausführende bereits in eine Aufgabe investiert hat (Ist-Aufwand) und wie viel noch zu tun bleibt (Rest-Aufwand). Verwenden Sie die Angaben zum Ist-Aufwand z.B. für die Abrechnung bei Kundenaufträgen. Doch die eigentliche Höchstleistung, die factro für Sie vollbringt, folgt nun:

Rest-Aufwände ermitteln und bei Bedarf anpassen

Oft weicht der Plan vom Ist ab, so auch die entsprechenden Aufwände, die einerseits vorgesehen waren und andererseits tatsächlich angefallen sind. Haben Sie als Verantwortlicher für eine Aufgabe z.B. 3 Stunden eingeplant, aber der Ausführende stellt fest, dass er diese Zeit bereits aufgewendet hat und ggf. überschreitet, aber die Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist, wird es in aller Regel kritisch.

  • factro zeigt ihnen einen Rest-Aufwand von 0 an, sobald der Ist-Aufwand den Wert des geplanten Aufwands erreicht hat.
  • Überschreitet der Ist-Aufwand den Plan-Aufwand, springt die Anzeige auf rot.
  • Klären Sie als Ausführender nun: Was bleibt noch zu tun und welcher zeitliche Rest-Aufwand ergibt sich daraus?

Wie Sie das tun? Ganz einfach: Passen Sie als Ausführender den Rest-Aufwand an, den Sie zur Erledigung der Aufgabe noch vorsehen:

  1. Aufgabe öffnen und Rest-Aufwand mit Pfeiltasten anpassen
  2. Speichern

Rest-Aufwand anpassen

Auf diese Weise melden Sie als Ausführender dem Verantwortlichen zurück, dass noch weitere Aufwände zur Erledigung der Aufgabe anfallen.

Unser Tipp: Verfassen Sie eine Benachrichtigung in der Aufgabe, in der Sie den Grund für die Anpassung des Rest-Aufwands kurz notieren. So bleibt der Verantwortliche auf dem aktuellsten Stand und kann z.B. eine entsprechende Rückmeldung an den Kunden geben.

Delta-Aufwand sehen

Meldet der Ausführende Rest-Aufwand zurück, sehen Sie als Verantwortlicher über den Delta-Aufwand nun auf einen Blick die Differenz zum geplanten Aufwand:

(Ist-Aufwand + Rest-Aufwand) – Plan-Aufwand = Delta-Aufwand

Delta-Aufwand sehen

So haben Sie immer im Blick, um wie viel Zeit Ihr Plan-Aufwand unter- oder überschritten worden ist.

Die Leistungserfassung, auch bekannt aus der Fortschrittskontrolle im Scrum-Sprint, bietet Ihnen wesentliche Vorteile:

✓ Soll-Ist-Vergleich ermitteln (Plan-/Ist-Aufwand)

✓ tatsächlich angefallene Leistungen betrachten (Ist-Aufwand)

✓ auf Kurs bleiben und Genauigkeit in Echtzeit verbessern (Rest-Aufwände)

Probieren Sie die Zeiterfassung mit Hilfe der Plan-, Ist- und Rest-Aufwände in der Professional Cloud aus – 14 Tage lang ganz unverbindlich und ohne Vertragsbindung:

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