Projektbericht im Handumdrehen erstellen

(Digital) Projekte überblicken

Eine Übersicht der Projektdetails, Fortschritte im Projekt und Ziele darf im Projektmanagement nicht fehlen – der Projektbericht ist dafür ein beliebtes Werkzeug. Aber wie kann der Bericht ohne viel Aufwand erstellt werden? Wie wird diese Aufgabe nicht zur Mehrbelastung für alle Beteiligten? Genau das erfährst Du in diesem Artikel.

Projektinformationen sammeln und verwalten

Ein neues Projekt steht in den Startlöchern: Ziele sind definiert, Details ausgearbeitet und Vorgänge sowie Vorhaben sind geklärt. Nun fehlt noch ein zentraler Ort für diese Projektinformationen, die Rund um das Projekt anfallen. Im Projektbericht werden genau diese Informationen gesammelt: Ein Gesamtüberblick über das Projekt. Häufig wird dieser auch als Statusbericht bezeichnet.

Die Bereitstellung eines professionellen Projektberichts schafft nicht nur Mehrwerte für das Projektteam, sondern erleichtert auch das Arbeiten für alle Beteiligten. Letztlich dient er als wichtige Entscheidungsgrundlage für alle Vorgänge im Projekt und ist ein Teil der Projektverwaltung.

Doch wie wird ein Projektbericht ohne großen Aufwand erstellt? Was sind inhaltliche Bestandteile? Und wie gelingt die Umsetzung mit einer Projektmanagement-Software besonders leicht?

1. Was ist ein Projektbericht?
2. Projektbericht erstellen: Inhalt
3. Projektbericht in einer Projektmanagement-Software umsetzen
4. Tipps zum Erstellen des Berichts
5. Collaboration Tools ersetzen den klassischen Projektbericht

Der Projektbericht überblickt relevante Projektinformationen, Fortschritte und Ziele

1. Was ist ein Projektbericht?

Wie der Name „Projektbericht“ bereits vermuten lässt, berichtet er, also gibt Auskunft über den aktuellen Stand Deines Projekts. Er zeigt Fortschritte, erreichte Meilensteine und präsentiert erste Ergebnisse. Zusätzlich bekommt man einen Überblick über Aufgaben, die noch anstehen und über alle anderen wichtigen Fakten zum Projekt. Der Projektbericht ist also eine Gesamtübersicht.

Wozu dient ein Projektbericht überhaupt?

Das Ziel des Projektberichts ist es, Projektbeteiligte – also Stakeholder, angefangen bei den Projektmitgliedern, dem Management sowie Geschäftsführung und Auftraggebern – über den aktuellen Fortschritt des Projekts zu informieren. Damit ist das Reporting ein wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings. Fragen wie:

• Was sind erste Projektergebnisse?
• Welche Entscheidungen sind noch zu klären?
• Welche Vorhaben sind noch zu erledigen?
• In welcher Phase befindet sich das Projekt gerade?

werden ausführlich, für alle verständlich und direkt ersichtlich geklärt. Er dient als erstes Briefing und Einführung ins Projekt. Auch für diejenigen, die nicht aktiv im Projekt mitwirken, sondern lediglich informiert werden müssen bzw. uptodate bleiben wollen.

Projektbericht vs. Projektsteckbrief

Im Gegensatz zum Projektsteckbrief, der ein Projekt meistens auf ein bis zwei „Seiten“, also kurz zusammenfasst, geht der Projektbericht weiter ins Detail: So erhält man wichtige Kennzahlen, Projektstatusberichte über Vorgänge, Informationen über Ressourcen-Engpässe und kritische Aufgaben. Projektberichte sollen Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams klären, Probleme aufdecken und Vorgänge sowie Zusammenhänge verdeutlichen. Denn letztendlich trägt ein guter Bericht zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts bei.

Mit dem Projektbericht auf dem aktuellen Stand

2. Projektbericht erstellen: Was ist der Inhalt?

Wer erstellt denn jetzt eigentlich den Projektbericht? Verantwortlich dafür ist die Projektleitung. Wichtig ist: Der Bericht sollte nur aktuelle, relevante Informationen enthalten und für die Zielgruppe – alle Beteiligten sowie Interessierten – einfach verständlich sein. Denn nur so ist der Projektbericht Basis für eine gute Kommunikation und einen effektiven Austausch.

Was gehört in einen Projektbericht?

Es gilt: Alle Details, die im Bezug auf das Projekt wichtig sind, müssen im Reporting wiederzufinden sein. So bleiben keine Fragen offen. Außerdem sollte eine klare, einheitliche Struktur eingehalten werden – am besten arbeitet es sich mit Projektvorlagen, die bereits ein grobes Muster bereitstellen.

Inhaltliche Bestandteile auf einen Blick:

• Projektbeschreibung sowie der Projektname
• Zeiterfassung des Projekts (inklusive Aufwandsschätzung)
• Zeitplanung
• Aktueller Projektstatus
• Bereits erreichte Erfolge
• Vorhandene Ressourcen
• Projektbeteiligte und Stakeholder
• Vorliegendes Budget (und ggf. der zu erwartende Umsatz)
• Aufgaben im Projekt
• Abhängigkeiten der Vorgänge
• Verantwortliche Mitarbeiter
• SWOT-Analyse
• Risiken und Probleme
• Projektumfeldanalyse

Mit jeder neuen Information und jedem neuen Dokument gehört das regelmäßige Aktualisieren dazu. Die Projektorganisation in Word oder Excel kann da schnell unübersichtlich werden und an ihre Grenzen geraten – hier ist eine Projektmanagement-Lösung die effizientere Wahl.

Formaler Aufbau eines Projektberichtes

Neben den Inhaltlichen Bestandteilen hat auch die Gliederung eines Projektberichtes einen klassisches Aufbau:

1. Einleitung: Hier werden relevante Projektaspekte bzw. Parameter der Ausgangssituation und Zielsetzung festgehalten. Der Projektplan mit ersten groben Informationen wie der Projektname, die Zeitdauer, der Aktuelle Status und natürlich das Datum des Berichtes finden hier ihren Platz.
2. Hauptteil: Im Hauptteil geht es um die Beschreibung des Projektfortschrittes, sowie die ersten Ergebnisse.
3. Schlussteil/Fazit: Das Schlussteil dient als Zusammenfassung aller relevanten Ergebnisse und Fortschritte im Projekt. Für den Fall das Änderungen vorgenommen werden müssen, sollte diese gesondert nochmal aufgeführt werden, insofern sie die nächsten Schritte des Projektes beeinflussen.

Ein Projekt zusammengesetzt aus einzelnen Dokumenten kann schnell unübersichtlich werden

3. Projektbericht in einer Projektmanagement-Software umsetzen

In einem Projektmanagement-Tool ist der Bericht im klassischen Sinn nicht zu finden. Trotzdem wird mit nur wenigen Klicks und den richtigen Ansichten das gesamte Projekt überblickt. Änderungen werden in Echtzeit übernommen und auch der Aufbau ist in jedem Projekt identisch.

Der Projektbericht im Tool – ein Beispiel in factro

1. Projektbeschreibung: Problemstellung und Projektziele werden gesetzt.
2. Verantwortung: Name der Projektleitung und der Projektbeteiligten, die Zugriff erhalten.
3. Zeitraum: In welchem zeitlichen Rahmen das Projekt stattfindet.
4. Kontakt: Auftraggeber und Kunden werden vermerkt.
5. Zeiten: Kick-Off-Meeting, Treffen und weitere Termine sind fest hinterlegt.
6. Dateien: Projektauftrag, SWOT-, Projektumfeld-, Risikoanalysen sind zu jeder Zeit abrufbereit.
7. Kommentare: Anmerkungen, Änderungen und aktuelle Meldungen sind für alle Leser sofort verfügbar.

Alle Details sind zu jeder Zeit abrufbereit

Durchblick im Projektüberblick

Den Stand über alle Projekte auf einen Blick einsehen? Das geht! Allgemeine Projektinformationen wie der Name, Zeiterfassung, Projektstatus und Verantwortlichkeiten sind in der Projektübersicht sortiert und klar angeordnet. In einem farbigen Tortendiagramm sieht man neben den noch offen und erledigten Aufgaben auch den Anteil von kritischen Aufgaben im Projekt.

Das erhöht die Transparenz im Projektfortschritt. Durch die einfache Nutzung erhalten alle Beteiligten den aktuellen Stand und können diesen noch besser nachvollziehen.

Der kompakte Projektüberblick in factro

Aufgabenübersicht im Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan (kurz PSP) gliedert ein Projekt in mehrere Aufgabenpakete. Er ist ein essenzieller Teil des Projektplans und ist die Grundlage für die zeitliche Planung. Im PSP wird klar, welche Aufgaben bereits erledigt, gerade bearbeitet oder noch offen sind. Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, kann der Projektstatusbericht aktualisiert werden. Im Team hat diese Aufgabe dann ab sofort keine Relevanz mehr.

Der Projektstrukturplan in factro

Abhängigkeiten zeigt das Gantt Chart

Um zusätzlich eine Übersicht der Abhängigkeiten im Projekt zu erhalten, konkretisiert das Gantt-Diagramm die Termin- und Ablaufplanung. Bei einer zeitlichen Verschiebung einer Aufgabe werden im Gantt-Diagramm automatisch alle abhängigen Aufgaben angepasst.

Die Vorgänger-Nachfolger-Beziehung erkennst Du anhand der Pfeile im Gantt am leichtesten

Das traditionelle Verständnis eines Projektberichts fällt im Tool zwar weg – ABER: Die Arbeitsweise und Umsetzung wird sehr viel einfacher und transparenter für alle Beteiligten. Damit haben alle Projektbeteiligten in Echtzeit immer den gleichen Informationsstand. Zusätzlich werden hier auch die Kosten des Projekts übersichtlich dargestellt.

Warum der Projektbericht in Word, Powerpoint und Excel schnell unübersichtlich wird..

Der Projektbericht in Word, Powerpoint oder Excel ist in den meisten Fällen nicht zielführend. Projekte bestehen aus einer Sammlung an Unterlagen, die in diesen Programmen nur schwierig oder gar nicht verknüpft werden können. Ein Problem ist dabei, dass Änderungen nicht in Echtzeit übernommen und zusätzlich manuell verschickt werden müssen. Im Projektalltag wird es dann schnell chaotisch – deswegen können wir die Erstellung des Projektberichts aus diesen Anwendungen nicht empfehlen. Solltest Du trotzdem auf der Suche sein, gibt es auf diesen Websites Vorlagen zum kostenlosen Download!

• Projektbericht-Vorlage Word (projektmanagement-freeware.de)
• Projektberichtvorlage Powerpoint (consulting-life.de)

4. Tipps zum Erstellen des Berichts

Das beste Reporting ist in einem Projekt vergeblich, wenn keine regelmäßige Aktualisierung stattfindet. Zu spät hinzugefügte Details, können im Projektverlauf zu doppelter Arbeit führen. Außerdem ist das Nachbereiten häufig mit einem zeitintensiven Aufwand verbunden.

Wichtig zu wissen ist, dass gerade im agilen Projektmanagement ein klassischer Projektbericht nicht mehr über den Projekterfolg entscheidet. Durch regelmäßige Dailys im Projektalltag, werden Beteiligte schnell auf den aktuellen Stand gesetzt. Alle weiteren Projektinfos befinden sich im Projektmanagement-Tool.

Fünf praktische Tipps für Deinen Projektbericht

1. Kurz halten: Ganz nach dem Motto „kurz und knackig“. Der Bericht sollte einfach und klar gestaltet sein – niemand liest und schreibt gerne lange Berichte. Mit einer Projektmanagement-Software besteht der Vorteil darin, dass relevante Themenbereiche einfach herausgefiltert werden können.
2. Feste Strukturen einhalten: Vergangene Berichte und Projektmanagement-Vorlagen im Tool helfen bei der Einhaltung einer einheitlichen Struktur. Diese sorgt dafür, dass Details schnell gefunden werden.
3. Noch vor dem Projektstart beginnen: Es ist nie zu früh, mit dem Verfassen des Reportings zu starten. Das vermeidet vor allem Fehler beim zu späten Nachtragen.
4. Einheitliche Begriffe verwenden: Verwende einheitliche Begriffe, damit nichts durcheinander gebracht wird.
5. Vorlagen nutzen: Vorlagen haben gewohnte Abläufe, Dokumente und etablierte Projektschritte fest verankert. In einer PM-Software kann z.B. eine Vorlage aus einem erfolgreich abgeschlossenen Projekt erstellt und für zukünftige Projekte immer wieder verwendet werden.

5. Collaboration Tools ersetzen den klassischen Projektbericht

Der klassische Projektbericht setzt sich also aus allen projektzugehörigen Dokumenten zusammen und bildet den Projektumfang ab. In der modernen Arbeitswelt wird allerdings immer häufiger auf Collaboration Tools gesetzt, die eine Projektübersicht noch einfacher gestalten. Für alle Beteiligten sofort verfügbar, einsehbar und in Echtzeit immer auf dem aktuellsten Stand sind Projektinformationen. Ein digitales Tool ersetzt also einen aufwendig erstellten Projektbericht oder Reporting in Papierform, als Word- oder Excel-Datei und ist in der Cloud immer und von überall griffbereit.