New Work: Digital und modern arbeiten

Die Digitalisierung verändert sowohl unsere Gesellschaft als auch unsere Arbeitswelt. Eine Herausforderung, der viele Unternehmen mit "New Work" begegnen.

Digitalisierung verändert die Welt

Automatische Türen, Autos, Computer, Roboter, Smartphones, … – vor ihrer Zeit undenkbar, heute ein Teil unseres Alltags, der sich nicht mehr wegdenken lässt. Mit dem Fortschritt der Technik verändern sich auch Gesellschaft, Wirtschaft und Arbeitswelt.

Das ist vor allem für Unternehmen eine enorme Herausforderung. Alt bekannte Prozesse sind nicht mehr zielführend, Anpassung und ständige Weiterentwicklung sind essentiell für den wirtschaftlichen Erfolg und das weitere Bestehen der Organisation.

Dabei gibt es zwei große Bereiche, die Unternehmen zu einem grundlegenden Wandel zwingen: Die Arbeit an sich und die Anforderungen der Mitarbeiter bzw. die veränderten Bedürfnisse in der arbeitenden Gesellschaft.

Veränderungen in der Arbeit

Die technische Entwicklung spiegelt sich auch in der Arbeit wieder. Mit neuen Möglichkeiten verändern sich Art und Anforderungen der Arbeit. So wandeln sich grundsätzliche Strukturen im Unternehmen.

Maschinen werden eingesetzt. Prozesse laufen automatisiert ab. Unternehmen arbeiten globaler. Berufe fallen weg, dafür kommen neue mit veränderten Voraussetzungen dazu. Mit neuen Möglichkeiten müssen Unternehmen sich immer wieder selbst reflektieren und ihre Prozesse optimieren, um sich an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Denn die Entwicklung der Technik steht keinen Tag still.

In diesem Prozess der Anpassung und Neuerung ist vor allem eine Gruppe von Beteiligten unentbehrlich: Die Mitarbeiter.

Neue Anforderungen in der Gesellschaft

Ein Smartphone hat jeder in seiner Tasche – ohne ist gar nicht dran zu denken. Jeder Mensch ist immer erreichbar, von überall und zu jeder Zeit – und damit auch extrem flexibel.

Durch den Einzug der Technik in den Alltag haben sich auch die Anforderungen und Bedürfnisse der Menschen als Arbeitnehmer verändert. Vor allem die der Generation Y. Viele Menschen wollen nicht mehr „nur arbeiten“. Sie wollen mitreden. Sie wollen ein Arbeitsumfeld, in dem die sich entfalten und weiterentwickeln können. In dem sie einer Gemeinschaft angehören und gewertschätzt sind.

Faktoren sind zu Beispiel:

  • Potentialentfaltung der Mitarbeiter
  • Work-Life Balance
  • flexible Arbeitsgestaltung
  • Einbeziehung der Mitarbeiter in Entscheidungen

Unternehmen bemerken zunehmend, dass die Ansprüche der Generation Y nicht länger durch finanzielle Mittel oder Status erfüllt werden können. Folgen sind eine hohe Fluktuation und eine verminderte Produktivität und Innovationskraft. Gute Mitarbeiter zu finden und zu halten, stellt sich als eine große Herausforderung dar.

Die Lösung: Neue Arbeitsorganisation und Arbeitsweisen.

Antwort auf Digitalisierung: New Work

Den Begriff New Work hört man mittlerweile ziemlich oft. Veränderte Arbeitsweisen – gänzlich gegenteilig zu klassischen Unternehmensstrukturen – kamen öffentlichkeitswirksam erstmals aus dem Silicon Valley. Facebook machte es vor und mittlerweile versuchen sich viele Unternehmen an einer moderneren Arbeitsorganisation.

New Work beschreibt dabei den strukturellen Wandel in der Arbeitswelt, der sich durch die Digitalisierung und Globalisierung ergibt. Und diesem Wandel müssen sich Unternehmen anpassen, um zukunftsfähig zu sein.

Der Begriff „New Work“ stammt übrigens schon aus den 70er Jahren von dem österreichisch-amerikanischen Sozialphilosophen Prof. Dr. Frithjof Bergmann.

Das bestätigt auch die Studie „Arbeitsplatz der Zukunft 2018“. Demnach wünschen sich viele der Befragten New Work in ihrem Unternehmen. 47% erwarten mehr Freiheit und halten Work-Life-Balance für die wichtigste Chance von New Work. 89% der Unternehmen sind sich sicher, dass die nur mit New Work-Arbeitsbedingungen im „War for Talents“ – also im Kampf um Talente – bestehen können. Denn Fachkräfte für Berufe, die es früher nicht gab, sind knapp und daher stark umkämpft.

Wettbewerbsvorteil New Work

Unternehmen, die ihre Arbeitsstrukturen anpassen bzw. ihre Organisation im Sinne von New Work umstellen, sind deutlich attraktiver für junge Fachkräfte. Diese wollen nicht mehr starr und klassisch arbeiten. Sie wollen mehr Freiheiten, mehr Eigenverantwortung und mehr Möglichkeiten, sich selbst einzubringen und kreativ zu sein.

Die „neue Arbeit“ bricht konservative Strukturen auf, wird flexibler und digitaler:

Klassische StrukturenNew Work
Klare ArbeitszeitenZeitlich flexibel
BüroOrtsunabhängig
Firmen-PCFlexibel (auch eigene Geräte)
Vorher definierte AufgabenIndividuelle Aufgaben
Informationen sammelnInformationen teilen
Kaum MitbestimmungEigene Ideen erwünscht
E-Mail-KommunikationCollaboration mit digitalen Tools
Bestehendes WissenStändige Weiterbildung

In der heutigen Zeit des ständigen Wandels und der technischen Möglichkeiten, können klassische Strukturen oft nicht mehr mithalten. New Work eröffent Unternehmen einige Vorteile, weil es einfach besser in die Zeit passt:

  • gesteigerte Produktivität durch mehr Leidenschaft
  • höhere Mitarbeiterbindung
  • mehr Innovationen
  • Marktvorsprung durch kundenorientierte Service-Leistung und sich kontinuierlich weiterentwickelnde Mitarbeiter
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Wettbewerbsfähigkeit

Eine Umstellung auf alternative Organisationsstrukturen ist also nicht nur für die Mitarbeiter attraktiver, sondern bietet auch dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile.

Eine Win-Win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

New Work als Mindset im Unternehmen

Hat man den Begriff New Work schon einmal gehört oder sich oberflächlich damit auseinander gesetzt, denkt man häufig an Gleitzeit, Home-Office oder Whiteboards und einen Kicker. Doch nur weil man das Büro mit vermeindlichen New Work-Utensilien ausstattet, arbeitet man noch lange nicht „neu“.

New Work passiert vor allem erst einmal im Kopf. Es ist das Mindset, dass sich ändert – nicht unmittelbar die Arbeitsmethoden. Abhängig von Kultur und Struktur eines Unternehmens müssen sich besonders die Einstellungen grundlegend verändern.

  • (Open) Innovation

    Innovationen – ein starkes Wort und für Unternehmen sehr wichtig. Durch New Work soll vor allem auch anders gedacht werden – raus aus bekannten Strukturen, kreativ werden und neues ausprobieren.
    Der New Work-Gedanke fordert eine aktive Innovationkultur. Neue Ideen oder Ansätze sollen gefördert werden. Auch die Außenwelt kann in strategische Innovationsprozesse mit einbezogen werden. Der Kern: Gemeinsames Wissen nutzen.

  • (Hierarchieübergreifende) Partizipation

    Strenge hierarchische Strukturen sind vorgestern und tauchen schon gar nicht beim Thema New Work auf. Mitarbeiter sollen Ideen einbringen, Kompetenzen und Leidenschaften entwickeln – ganz unabhängig von strukturellen Rahmenbedingungen wie ein Titel oder die Zugehörigkeit zu einer Abteilung. Entscheidend sind nur das Interesse und die Fähigkeiten.

  • Work-Life-Balance

    Die Arbeitnehmer sind in der Lage, Forderungen zu stellen. Bei der Auswahl eines Arbeitgebers spielt auch immer mehr die Vereinbarkeit mit dem eigenen Leben eine Rolle. Work-Life-Balance bedeutet nicht, weniger zu arbeiten und mehr Freizeit zu haben, sondern beschreibt die Symbiose zwischen Privatleben und Arbeit.

  • Mensch im Mittelpunkt

    Mitarbeiter sind nicht länger personelle Ressourcen. Beim New Work-Gedanke sind es Menschen mit Fähigkeiten, Stärken und Schwächen, die weiterentwickelt und optimal eingesetzt werden sollen. Indem man Selbstverwirklichung und Potentialentfaltung fördert, setzt man den Menschen passend für ihn selbst und passend für das Unternehmen ein.

  • Sharing Culture & Community-Feeling

    Zusammen arbeiten – auch ein wichtiger Punkt in der New Work-Idee. Ganz nach dem Motto „Gemeinsam ist man stärker“ sind die Gemeinschaft oder die Netzwerke von zentraler Bedeutung. Eine Community, in der alles Wissen geteilt und sich gegenseitig geholfen wird, wirkt sich auch auf den Wohlfühlfaktor im Unternehmen aus.

  • Coopetition (Cooperation & Competition)

    Konkurrent und Kooperation schließen sich aus? Nein, müssen sie nicht zwingend. Letztlich bieten nämlich beide einen Mehrwert für eine gemeinsame Arbeit. Durch implizierte Kooperation und gleichzeitig fortbestehendem Wettbewerb entwickelt sich eine neue Art Marktverhältnis.

Diese Gedanken und Einstellungen müssen im ganzen Unternehmen verankert sein, damit „neue Arbeit“ möglich wird.

Der Partner von New Work: Agilität

Wird über New Work gesprochen, ist auch der Begriff der Agilität nicht weit.

„Agilität ist die Gewandtheit, Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen bzw. in Strukturen und Prozessen. Man reagiert flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen. Man ist, etwa in Bezug auf Veränderungen, nicht nur reaktiv, sondern (…) proaktiv.“Prof. Dr. Oliver Bendel, Autor für das Gabler Wirtschaftslexikon

Agile Arbeitsmethoden

In Zusammenhang mit einer veränderten Unternehmensstruktur kommen auch neue Arbeitsmethoden Methoden auf. Durch agiles Arbeiten entfernt man sich von klassischen Methoden wie dem Projektstrukturbaum oder dem Wasserfallmodell, wird flexibler und dynamischer.

Die bekanntesten agilen Methoden sind Kanban und Scrum.

Kanban

Der Gedanke dahinter ist unglaublich einfach und doch so effektiv – eine Tabelle mit drei Spalten, in die Aufgaben nach ihrem Status eingeordnet und verschoben werden.

  • To Do: geplante Aufgaben
  • In Progress: aktive Aufgaben
  • Done: abgeschlossene Aufgaben

Je nach Projekt kann man die Einteilung der Spalten auch abwandeln, die Anzahl anpassen oder nicht nach Status, sondern nach Fälligkeit ordnen. Damit ist das Kanban Board perfekt für die Organisation der täglichen Arbeit geeignet – bessere Auslastung, höhere Transparenz und schnellere Interaktionen.

Scrum

Das agile Modell Scrum (dt.: Gedränge) basiert auf der Annahme, dass Entwicklungsprojekte zu komplex sind, um sie vollumfassend zu planen. Anforderungen und Lösungen sollen durch Zwischenergebnisse Stück für Stück erarbeitet werden.

Zum Scrum-Modell gehören drei Rollen, drei Artefakte und fünf Aktivitäten:

Rollen

  • Der Product Owner erstellt eine Produktvision und stellt fachliche Anforderungen.
  • Das Entwicklungsteam entwickelt das Produkt – selbstständig und selbstorganisiert.
  • Der Scrum Master ist eine Art Moderator, der dafür sorgt, dass alles funktioniert.

Artefakte

  • Der Product Backlog ist eine Sammlung von Anforderungen (Requirements), die ständig vom Product Owner aktualisiert wird.
  • Der Sprint Backlog ist eine Auswahl aus dem gesamten Anforderungskatalog, die während eines Sprints relevant ist.
  • Die Product Increment sind die fertigen Zwischenprodukte, das am Ende jedes Sprints entstehen.

Aktivitäten

  • Im Sprint Planning wird der nächste Sprint geplant – Ergebnis ist der Sprint Backlog.
  • Das Daily Scrum ist ein tägliches Meeting, in dem sich alle Teammitglieder austauschen.
  • In der Sprint Review wird das Zwischenprodukt überprüft, der Product Backlog angepasst sowie Feedback eingeholt und die nächsten Schritte besprochen.
  • Bei der Sprint Retrospective geht es um die Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung der Projektarbeit.
  • Das Product Backlog Refinement ist ein konkretisierter und aktualisierter Product Backlog.

Erfahren Sie mehr: Weitere Methoden aus dem Projektmanagement.

Vorteile von agilem Arbeiten
  • Steigerung der Effizienz durch kurze Intervalle („Sprints“)
  • Möglichkeit, zu experementieren
  • schnelle Prototypen und Beta-Versionen
  • kontinuierliche Optimierung
  • hohe Kundenorientierung durch Feedbackkultur
  • schnellere Zusammenarbeit

Agile Arbeitsmittel und -methoden beschleunigen die Umsetzung von Projekten.

New Work braucht digitale Unterstützung

Flexible Arbeitsgestaltung. Abteilungs- oder standortübergreifendes Teamwork. Agiles Projektmanagement. Ohne moderne Technologien stößt New Work unweigerlich an seine Grenzen.

Digitale Tools

Arbeitsweisen im Sinne von New Work können durch passende Tools deutlich vereinfacht werden. Die Mitarbeiter sind fähig sich zu vernetzen, gleichzeitig werden sie von administrativer Arbeit entlastet. Das schafft mehr Flexibilität und Freiraum für das eigentliche Kerngeschäft.

Vor allem bei internationaler Zusammenarbeit ist die Notwendigkeit eines digitalen Treffpunktes gegeben. Persönliche Kommunikation ist zeitaufwändig oder manchmal auch durch die Entfernungen einfach nicht möglich. Trotzdem müssen Absprachen getroffen oder Konzepte gemeinsam entwickelt werden.

Software fördert Zusammenarbeit

Spezielle Programme machen eine Zusammenarbeit möglich – ohne dass Ort oder Zeit eine Rolle spielen. Durch Chaträume, Kommentarfunktionen oder Möglichkeiten für (Video-)Anrufe kann man mit allen Teammitgliedern kommunizieren und sich über die Arbeit austauschen.

Gegenstand der Kommunikation wird auch zentral für alle einsehbar gesammelt – relevante Informationen und Dokumente. Alle sind immer auf dem gleichen Stand und verfügen über Materialien, die sie für ihre Arbeit benötigen. So ein Tool kann also auch als Wissensspeicher verwendet werden.

Die Informationsbeschaffung – die in vielen Büros viel Zeit in Anspruch nimmt – wird einfacher, schneller und effizienter. So ordnen Projektmanagement-Tools Ihren Arbeitsalltag, indem sie für Übersicht und Transparenz sorgen.

Home-Office, Flexibilität, Eigenverantwortung, interdisziplinäre Teams – genau dafür braucht man digitale Hilfe. New Work und Technologie gehören zusammen.

Der Arbeitsplatz der Zukunft

Digitalisierung ist nicht aufzuhalten, daher wird auch immer mehr Technik den Weg in unsere Büros finden. So werden sich Räumlichkeiten nicht nur in dem verändern, wie im Inneren gearbeitet wird, sondern auch äußerlich durch die Gestaltung. Räume für konzentriertes Arbeiten, Kreativräume, Multispace – perfekt für kreatives und innovatives Arbeiten.

Flexibel, ortsungebunden und doch vernetzt. New Work wird aber nur in Zusammenhang mit geeigneten Technologien funktionieren.

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