New Work: Digital und modern arbeiten

Die Digitalisierung verändert sowohl unsere Gesellschaft als auch unsere Arbeitswelt. Eine Herausforderung, der viele Unternehmen mit "New Work" begegnen.

Neue Arbeit als Mindset

Automatische Türen, die Arbeit aus dem Home Office oder dem Co-Working Space, globale Vernetzung mit allen Standorten, Partnern und Teams – vor ihrer Zeit undenkbar, heute ein Teil unseres Alltags, der sich nicht mehr wegdenken lässt. Mit dem Fortschritt der Technik verändern sich auch Gesellschaft, Wirtschaft und Arbeitswelt.

Das ist vor allem für Unternehmen eine enorme Herausforderung. Alt bekannte Prozesse sind nicht mehr zielführend, Anpassung und ständige Weiterentwicklung sind essentiell für den wirtschaftlichen Erfolg und das weitere Bestehen der Organisation.

Dabei gibt es zwei große Bereiche, die Unternehmen zu einem grundlegenden Wandel zwingen: Die Arbeit an sich und die Anforderungen der Mitarbeiter bzw. die veränderten Bedürfnisse in der arbeitenden Gesellschaft.

  1. Was ist New Work?
  2. Werte von New Work
  3. New Work und agiles Arbeiten
  4. New Work Tools: Software für die Arbeitswelt 4.0

1. Was ist New Work?

Den Begriff New Work hört man mittlerweile ziemlich oft. Veränderte Arbeitsweisen – gänzlich gegenteilig zu klassischen Unternehmensstrukturen – kamen öffentlichkeitswirksam erstmals aus dem Silicon Valley. Facebook machte es vor und mittlerweile versuchen sich viele Unternehmen an einer moderneren Arbeitsorganisation.

New Work: Definition

New Work beschreibt dabei den strukturellen Wandel in der Arbeitswelt, der sich durch einen neuen Fokus auf die Menschen sowie die Digitalisierung und Globalisierung ergibt. Und diesem Wandel müssen sich Unternehmen anpassen, um zukunftsfähig zu sein.

Der Begriff „New Work“ stammt übrigens schon aus den 70er Jahren von dem österreichisch-amerikanischen Sozialphilosophen Prof. Dr. Frithjof Bergmann.

Das bestätigt auch die Studie „Arbeitsplatz der Zukunft 2018“. Demnach wünschen sich viele der Befragten New Work in ihrem Unternehmen. 47% erwarten mehr Freiheit und halten Work-Life-Balance für die wichtigste Chance von New Work.

89% der Unternehmen sind sich sicher, dass die nur mit New Work-Arbeitsbedingungen im „War for Talents“ – also im Kampf um Talente – bestehen können. Denn Fachkräfte für Berufe, die es früher nicht gab, sind knapp und daher stark umkämpft.

Ein Bild von einem Interview

2. New Work als Mindset

Hat man den Begriff New Work schon einmal gehört oder sich oberflächlich damit auseinander gesetzt, denkt man häufig an Gleitzeit, Home-Office oder Whiteboards und einen Kicker. Doch nur weil man das Büro mit vermeindlichen New Work-Utensilien ausstattet, arbeitet man noch lange nicht „neu“.

New Work passiert vor allem erst einmal im Kopf. Es ist das Mindset, dass sich ändert – nicht unmittelbar die Arbeitsmethoden. Abhängig von Kultur und Struktur eines Unternehmens müssen sich besonders die Einstellungen grundlegend verändern.

Werte von New Work

Die zentrale Werte von New Work stehen im Zeichen von mehr Mitbestimmungsrecht, Freiheit, Selbstständigkeit und einer besseren Work-Life-Balance, oder eher Work-Life-Blending, also dem nahtlosen Verschmelzen von Arbeit und Privatleben.

Diese Voraussetzungen, Ansprüche und Konzepte sind besonders in der sogenannten Generation Y führende Treiber. Unternehmen, die ihre Arbeitsstrukturen anpassen bzw. ihre Organisation im Sinne von New Work umstellen, sind deutlich attraktiver für junge Fachkräfte.

Der Mensch im Mittelpunkt

Diese wollen nicht mehr starr und klassisch arbeiten. Sie wollen mehr Freiheiten, mehr Eigenverantwortung und mehr Möglichkeiten, sich selbst einzubringen und kreativ zu sein. Die neue Arbeit bricht konservative Strukturen auf, wird flexibler und digitaler. Bei New Work steht der Mensch im Mittelpunkt. Es geht um Aspekte wie Selbstverwirklichung, konstante Fortbildung und flache Hierarchien.

Klassische StrukturenNew Work
Klare ArbeitszeitenZeitlich flexibel
BüroOrtsunabhängig
Firmen-PCFlexibel (auch eigene Geräte)
Vorher definierte AufgabenIndividuelle Aufgaben
Informationen sammelnInformationen teilen
Kaum MitbestimmungEigene Ideen erwünscht
E-Mail-KommunikationCollaboration mit digitalen Tools
Bestehendes WissenStändige Weiterbildung

Unternehmen bemerken zunehmend, dass die Ansprüche der Generation Y nicht länger durch finanzielle Mittel oder Status erfüllt werden können. Folgen sind eine hohe Fluktuation und eine verminderte Produktivität und Innovationskraft. Gute Mitarbeiter zu finden und zu halten, stellt sich als eine große Herausforderung dar.

Die Lösung: Neue Arbeitsorganisation und Arbeitsweisen.

Arbeitswelt 4.0 steht für die Wissensgesellschaft

Einer der wichtigsten Faktoren von New Work ist zudem der Wandel der Gesellschaft von einer Industrie- zu einer Informations- und Wissensgesellschaft. Das bestimmende Element sind Daten und Wissen: Über Kunden, Aufträge, Chancen, Relevanz oder Erträge. Informationen sind ein virtueller Rohstoff geworden und treiben Big Data sowie Zukunftstechnologien wie Künstliche Intelligenz und Machine Learning.

Die Arbeitswelt 4.0 ist vernetzter, globaler und datenorientierter. Doch der Wandel zu einer Wissensgesellschaft bedeutet auch, Wissen fortlaufend auf den Prüfstand zu stellen und zu erweitern. Der Status Quo wird immer schnelllebiger und kann schon morgen überholt sein. Heutzutage braucht es hingegen wesentlich umfangreichere Fähigkeitenprofile und ein dazugehöriges Mindset.

Zwei junge Kollegen arbeiten am Laptop

Teilnahme ohne Hierarchiegrenzen

Strenge hierarchische Strukturen sind vorgestern und tauchen schon gar nicht beim Thema New Work auf. Mitarbeiter sollen Ideen einbringen, Kompetenzen und Leidenschaften entwickeln – ganz unabhängig von strukturellen Rahmenbedingungen wie ein Titel oder die Zugehörigkeit zu einer Abteilung. Entscheidend sind nur das Interesse und die Fähigkeiten.

Work-Life-Balance

Die Arbeitnehmer sind in der Lage, Forderungen zu stellen. Bei der Auswahl eines Arbeitgebers spielt auch immer mehr die Vereinbarkeit mit dem eigenen Leben eine Rolle. Work-Life-Balance bedeutet nicht, weniger zu arbeiten und mehr Freizeit zu haben, sondern beschreibt die Symbiose zwischen Privatleben und Arbeit.

Gemeinschaft und Teilhabe

Zusammen arbeiten – auch ein wichtiger Punkt in der New Work-Idee. Ganz nach dem Motto „Gemeinsam ist man stärker“ sind die Gemeinschaft oder die Netzwerke von zentraler Bedeutung. Eine Community, in der alles Wissen geteilt und sich gegenseitig geholfen wird, wirkt sich auch auf den Wohlfühlfaktor im Unternehmen aus.

Miteinander arbeiten & konkurrieren

Konkurrent und Zusammenarbeit schließen sich aus? Nein, müssen sie nicht zwingend. Letztlich bieten nämlich beide einen Mehrwert für eine gemeinsame Arbeit. Durch implizierte Kooperation und gleichzeitig fortbestehendem Wettbewerb entwickelt sich eine neue Art Marktverhältnis.

Diese Gedanken und Einstellungen müssen im ganzen Unternehmen verankert sein, damit „neue Arbeit“ möglich wird.

Ein Team arbeitet mit factro

Wettbewerbsvorteil New Work

In der heutigen Zeit des ständigen Wandels und der technischen Möglichkeiten, können klassische Strukturen oft nicht mehr mithalten. New Work eröffent Unternehmen einige Vorteile, weil es einfach besser in die Zeit passt:

  • gesteigerte Produktivität durch mehr Leidenschaft
  • höhere Mitarbeiterbindung
  • mehr Innovationen
  • Marktvorsprung durch kundenorientierte Service-Leistung und sich kontinuierlich weiterentwickelnde Mitarbeiter
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Wettbewerbsfähigkeit

Eine Umstellung auf alternative Organisationsstrukturen ist also nicht nur für die Mitarbeiter attraktiver, sondern bietet auch dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile. Daraus entsteht Win-Win-Situation für die Organisation und die Mitarbeiter.

Gesteigerte Innovationsfähigkeit

Innovationen – ein starkes Wort und für Unternehmen sehr wichtig. Durch New Work soll vor allem auch anders gedacht werden – raus aus bekannten Strukturen, kreativ werden und neues ausprobieren. Der New Work-Gedanke fordert eine aktive Innovationskultur. Neue Ideen oder Ansätze sollen gefördert werden. Auch die Außenwelt kann in strategische Innovationsprozesse mit einbezogen werden. Der Kern: Gemeinsames Wissen nutzen.

3. New Work und agiles Arbeiten

Wird über New Work gesprochen, ist auch der Begriff der Agilität nicht weit. Doch was bedeutet das genau?

„Agilität ist die Gewandtheit, Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen bzw. in Strukturen und Prozessen. Man reagiert flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen. Man ist, etwa in Bezug auf Veränderungen, nicht nur reaktiv, sondern (…) proaktiv.“Prof. Dr. Oliver Bendel, Autor für das Gabler Wirtschaftslexikon

Agile Arbeitsmethoden

In Zusammenhang mit einer veränderten Unternehmensstruktur kommen auch neue Arbeitsmethoden Methoden auf. Durch agiles Arbeiten entfernt man sich von klassischen Methoden wie dem Projektstrukturbaum oder dem Wasserfallmodell, wird flexibler und dynamischer.

Die bekanntesten agilen Methoden sind Kanban und Scrum. Besonders in kreativen Bereichen sowie der Entwicklung haben sich diese etabliert. Gleichzeitig dringen Sie auch in immer mehr traditionellere Branchen vor. Die beiden agilen Arbeitsmethoden passen zu New Work, da Sie auf Selbstbestimmung, Flexibilität und iterative Fortschritte setzen.

Auch das Thema Design Thinking ist bei New Work sehr präsent. Dabei handelt es sich um eine Methode, die mit dem Kunden im Mittelpunkt und schrittweisen Ergebnissen Lösungen für bestehende Probleme sowie Innovationen fördert.

Ein Bild von Notizzetteln auf einer Pinnwand

Vorteile von agilem Arbeiten

  • Steigerung der Effizienz durch kurze Intervalle („Sprints“)
  • Möglichkeit, zu experimentieren
  • schnelle Prototypen und Beta-Versionen
  • kontinuierliche Optimierung
  • hohe Kundenorientierung durch Feedbackkultur
  • schnellere Zusammenarbeit

Agile Arbeitsmittel und -methoden beschleunigen die Umsetzung von Projekten.

4. New Work Tools

Flexible Arbeitsgestaltung. Abteilungs- oder standortübergreifendes Teamwork. Agiles Projektmanagement. Ohne moderne Technologien stößt New Work unweigerlich an seine Grenzen. Arbeitsweisen im Sinne von New Work können durch passende Tools deutlich vereinfacht werden. Die Mitarbeiter sind fähig sich zu vernetzen, gleichzeitig werden sie von administrativer Arbeit entlastet. Das schafft mehr Flexibilität und Freiraum für das eigentliche Kerngeschäft.

Software für die Arbeitswelt 4.0

Spezielle Programme machen eine Zusammenarbeit möglich – ohne dass Ort oder Zeit eine Rolle spielen. Durch Chaträume, Kommentarfunktionen oder Möglichkeiten für (Video-)Anrufe kann man mit allen Teammitgliedern kommunizieren und sich über die Arbeit austauschen. Gegenstand der Kommunikation wird auch zentral für alle einsehbar gesammelt – relevante Informationen und Dokumente.

Alle sind immer auf dem gleichen Stand und verfügen über Materialien, die sie für ihre Arbeit benötigen. So ein Tool kann also auch als Wissensspeicher verwendet werden. Nachfolgend stellen wir Ihnen digitale Tools für New Work vor.

factro

Die Bochumer Collaboration Software factro ermöglicht ein flexibles Aufgaben- und Projektmanagement, das sich ideal für eine Arbeitswelt in Zeiten von New Work eignet. Aufgaben und Projekte steuern Sie komplett digital via Cloud: Legen Sie Aufgaben an, vergeben Sie Zeiträume, teilen Sie diese mit Ihrem Team und legen Sie los. Alle Mitarbeiter werden in Echtzeit informiert.

Ein Screenshot des Projektstrukturplans von factro

Mit factro behalten Sie Deadlines, To-Dos und Neuigkeiten immer im Blick – egal, ob im Büro, Home Office oder beim Kundentermin. Dank der Mobile App nehmen Sie alles Wichtige auch im Hosentaschenformat oder auf dem Tablet mit. Da Sie neue Informationen jederzeit in der Cloud abspeichern, verlinken oder einarbeiten können, pflegen Sie zudem ein zentrales Wissensmanagement.

Slack

Slack ist eine sehr beliebte Chat-Lösung für Teams. Ob schnelle Rückfrage, Video-Konferenz oder kurzer Anruf: Die alltägliche Kommunikation lässt sich leichtfüßig in die virtuelle Arbeitswelt übertragen. Das hilft gerade Remote Teams, die nicht mal eben den Gang ins Büro nebenan antreten können.

Dank der vielen Integrationen lässt sich der Dienst auch gut mit einigen gängigen Softwares verknüpfen, sodass Sie bestimmte Neuigkeiten in Echtzeit auch dann sehen, wenn Sie gerade nicht im jeweiligen Programm unterwegs sind. Die Apps für Slack stehen zudem auch für Smartphones und Tablets bereit, sodass Sie die Kommunikation von überall fortführen können.

Ein Screenshot des Tools Slack

G Suite

Die Google G Suite ist ein umfangreiches Software-Paket, das in erster Linie für den täglichen Office-Bedarf ausgelegt ist. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen lassen sich direkt über den Browser in der Cloud erstellen, ablegen und mit dem Team teilen. Die G Suite ermöglicht auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit. Damit entfällt das ständige Versenden von Anhängen per Mail und unklare Versionsstände im „Downloads“-Ordner.

Die G Suite bietet darüber hinaus auch einen integrierten Kalender sowie ein Mailprogramm, sodass ein operativer Schwerpunkt bereits hiermit abgedeckt werden kann. Da allen Funktionen über den Browser verfügbar sind, ist die G Suite sehr leichtfüßig und auch auf älterer Hardware lauffähig.

Ein Screenshot von Google Docs

Fazit: New Work ist die Zukunft

Digitalisierung ist nicht aufzuhalten, daher wird auch immer mehr Technik den Weg in unsere Büros finden. So werden sich Räumlichkeiten nicht nur in dem verändern, wie im Inneren gearbeitet wird, sondern auch äußerlich durch die Gestaltung. Räume für konzentriertes Arbeiten, Kreativräume, Multispace – perfekt für kreatives und innovatives Arbeiten.

Home-Office, Flexibilität, Eigenverantwortung, interdisziplinäre Teams – genau dafür braucht man digitale Hilfe. New Work und Technologie gehören zusammen.

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