SMART Ziele definieren & erreichen

Mit der SMART-Methode zum Erfolg

Die SMART Ziele, auch bekannt als SMART-Formel oder S.M.A.R.T. Formel, sind eine beliebte Methode zur präzisen Definition von Zielen. Mit SMART Zielen werden gewünschte Ergebnisse in einen zeitlichen, greifbaren und detaillierten Kontext gesetzt, um leichter verfolgt, nachvollzogen und mit großer Motivation erreicht werden zu können.

Im folgenden Artikel erfährst Du, was diese Begriffe im Detail für das Festlegen von Zielen im Projektalltag bedeuten. Und was genau die SMART-Formel ist und wie sie im Projektmanagement genutzt werden kann. Was sind Beispiele für SMART Ziele?

1. Definition: SMART Ziele
2. SMART-Formel – Anwendung einfach erklärt
3. Mit den W-Fragen Ziele eingrenzen
4. Tipps für die Formulierung von SMART-Zielen
5. Praxisbeispiele für die SMART Methode
6. SMART Projektmanagement: Ziele in die Planung einbinden
7. Fazit: Mit SMART Zielen zum Erfolg

1. Definition: SMART Ziele

Die SMART-Formel sieht eine Zielformulierung anhand bestimmter Parameter vor. Der Begriff ist ein Akronym, jeder Buchstabe steht für eine dieser Rahmenbedingungen. Die einzelnen Elemente sind spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Im Projektsteckbrief festgehalten, sind die Ziele immer abrufbereit.

Gut zu wissen: George T. Doran berichtet 1981 das erste Mal in einem wissenschaftlichen Aufsatz über die SMART Ziele. Dort beschreibt er, wie sich Ziele systematisch festlegen lassen. Aus dieser Grundlage entwickelte sich die heutige Form der SMART Methode.

Was hinter der SMART-Methode steckt

Der erste Schritt zum Erfolg, ist eine genaue Zielsetzung. Denn schon die Art und Weise wie wir unsere Ziele formulieren, macht einen Unterscheid. Es reicht nicht aus einfach grob zu benennen was das das Ziel ist, sondern in jeder Hinsicht klar zu definieren. Mit der SMART-Formel hat man bei der Zielsetzung immer eine sinnvolle Orientierungshilfe.

Zieldefinition: Eine genaue Zieldefinition gibt eine Richtung vor und dient als Orientierungshilfe für alle Beteiligten. Nach der DIN 69901-5:2009 umfasst sie „sowohl den Leistungsumfang des Projekts als auch die Rahmenbedingungen seiner Erbringung“. Die genaue Definition ist also quasi der Grundstein des Projekts.

Stärken und Schwächen der SMART-Methode

• Stärken: Um Erfolgreich zu sein, kann man nicht auf konkrete Ziele Verzichten. Im Gegenteil – Ziele sorgen erst dafür das Erfolg messbar gemacht wird. Denn wer keine Ziel vor Augen hat, kann auch nichts erreichen. Die SMART-Methode hat einige Vorteile beim setzten von Zielen. Ziele schenken Orientierung und definieren den Erfolg. Zudem macht das erreichen von Zielen zufriedener und auch das Selbstbewusstsein, oder Wettbewerbsfähigkeit steigert sich. Außerdem fungieren sie als Motor der Motivation.
• Schwächen: Auch hat die Methode so ihre Nachteile, denn die Interpretation von den Begriffe „erreichbar“ und „relevant“ können sehr subjektiv sein. Dadurch kann es schnell vorkommen das Ziele die Relevant scheinen, ab ende doch nicht die erste Priorität hatten. Zudem kann es schnell passieren das Ziele nicht so einfach an sich verändernde Umstände anpassen können und dadurch wieder neue Ziele formuliert werden müssen. Desweiteren gibt es einige Arten von Zielvereinbarungen die nicht mit dem vorgehen der SMART-Methode vereinbaren lassen. Beispiele hierfür sind Kreative und innovative Ziele.

Greifbare Ziele für eine erfolgreiche Projektarbeit

2. SMART-Formel – Anwendung einfach erklärt

S – Spezifisch (Specific)

Ein Ziel sollte immer spezifisch sein. Das ist besonders wichtig, weil erst so ein konkretes, klares und eindeutiges Verständnis für das gewünschte Ergebnis möglich ist. Achte bei der Ziel-Beschreibung also darauf, nicht zu allgemein zu bleiben. Für Ihre Projektplanung bedeutet dies, dass Ihr Ziel nicht „Einkauf beschleunigen“ oder „After-Sales verbessern“ lauten sollte.

Diese Beschreibungen sind sehr vage und nicht greifbar. Du kannst zwar mit einer allgemeinen Aussage starten, sollte diese aber durch die SMART-Parameter spätestens nach dem letzten Punkt ausreichend präzisiert haben, sodass sie keinen Interpretationsspielraum bietet.

M – Messbar (Measurable)

Dein Ziel sollte immer messbar sein. Gebe daher an, welche messbaren Kriterien Du anlegst. Beim Thema „Einkaufsprozess beschleunigen“ könnte eine messbare Variable z.B. sein, wie viel schneller dieser werden soll.

Beispiel Formulierung:

„Den Einkaufsprozess um 2 Tage von 6 Tage auf 4 Tage beschleunigen.“

Sobald Du messbare Parameter nutzt (und auch messen kannst), profitierst Du direkt von mehr Klarheit in Deiner Zielformulierung. So hast Du immer einen konkreten Maßstab an Deiner Seite, an dem Du Dich bei der Umsetzung und im Review orientieren kannst.

A – Akzeptiert/ Erreichbar (Achievable)

Ihr aufgestelltes Ziel sollte von möglichst allen Mitarbeitern akzeptiert werden. Dafür sollte herauskommen, warum es lohnenswert ist, darauf hinzuarbeiten und den vorgesehenen Weg zu verfolgen. Zum Teil wird das der Buchstabe A bei SMART Zielen auch mit „Attraktiv“ beschrieben, was die Wichtigkeit eines spürbaren Mehrwerts hervorhebt.

• Warum möchten wir dieses Ziel verfolgen?
• Was ist der Mehrwert?
• Warum akzeptieren wir dieses Ziel?

Im Falle des Einkaufsprozesses könnte die Formulierung also wie folgt fortgesetzt werden:

„Den Einkaufsprozess um 2 Tage von 6 Tage auf 4 Tage beschleunigen, um mehr produzieren und ausliefern zu können.“

R – Realistisch (Realisic)

Wichtig für die Messbarkeit und Akzeptanz des Ziels ist insbesondere, dass es realistisch ist. Den wöchentlichen Umsatz um 200 Prozent zu steigern und dabei 10 Stunden weniger zu arbeiten klingt sicherlich wünschenswert. Ob dies auch realisierbar ist, sollte geprüft werden.

Überlege daher genau, wie sich Dein gewünschtes Ergebnis mit den vorhandene Ressourcen erreichen und wie es sich davon ausgehend gestalten lässt.

Eine Möglichkeit für die Formulierung wäre etwa:

„Den Einkaufsprozess um 2 Tage von 6 Tage auf 4 Tage zu beschleunigen, um 15 Prozent mehr zu produzieren und ausliefern zu können.“

T – Terminiert (Timebound)

Um die Formulierung Deiner Ziele abzuschließen, benenne den konkreten Zeitraum, in dem Du diese erreichen willst. Plane dabei – wie bei einem Zeitplan – genug Puffer ein, falls nicht alle Maßnahmen sofort greifen. Orientiere Dich für die Zeiträume anhand der Größenordnung Deines Projekts: Mittelfristige Optimierungen brauchen in der Regel weniger Zeit als ein umfangreiches Change Management.

Bestehende Vorgänge umzuwandeln, geschieht nicht von heute auf morgen. Die Marktausrichtung gänzlich zu ändern ebensowenig. Gebe Dir daher ein straffes & sportliches, aber realistisches und erreichbares Ziel vor.

Zum Beispiel:

„Den Einkaufsprozess bis zum 01.02.2022 um 2 Tage – von 6 Tage auf 4 Tage – zu beschleunigen, um 15 Prozent mehr zu produzieren und ausliefern zu können.“

3. Mit den W-Fragen Ziele eingrenzen

Viele Ziele sind sehr komplex und bestehen oft aus mehreren Unterzielen. Um die SMART-Methode in einem Fluss anwenden zu können, sollten als erster Schritt einige W-Fragen beantwortet werden und so eine erste Einschätzung des Umfangs zu erhalten. Zu den W-Fragen gehören:

• Was soll mit dem Ziel erreicht werden?
• Warum soll etwas erreicht werden?
• Wer ist an dem Prozess beteiligt?
• Welche Bedingungen oder Herausforderungen gibt es?
• Wie soll das Ziel erricht werden?

4. Tipps für die Formulierung von SMART-Zielen

Wir haben für Dich eineige Tipps zusammengestellt, die Dir dabei helfen Deine Ziele zu setzen und optimal zu Formulieren.

• Ziele immer Positiv Formulieren: Mit einer klaren positiven Formulierung setzt Du den Fokus auf das positive was Du erreichen möchtest und nicht auf, dass negative was Du nicht mehr möchtest. Vermeide Wörter wie: „möchte“, „sollte“, „hätte“, „könnte“.
• Klar definierte Meilensteine: Vor allem bei Projektzielen mit einer langen Laufzeit, ist es wichtig Meilensteine realistisch zu definieren. So liegen auf dem Weg zum großen Ziel, viele kleinere Unterziele, die genau terminiert sind.
• Ziele schriftlich festhalten: Um eine Verbindliche Grundlage zur Erreichung Deiner Ziele zu schaffen, macht es sinn diese Ziele Schriftlich festzuhalten.

5. Praxisbeispiele für die SMART Methode

Zur weiteren Veranschaulichung der einzelnen Punkte zeigen wir Ihnen einige Beispiele von Zielen aus dem Projektmanagement, die mit und ohne SMART-Methode formuliert wurden.

1. Beispiel: Service

Falsch: Kundenzufriedenheit erhöhen
Richtig: Wir werden die Kundenzufriedenheit in unserem Bewertungssystem um 10 Prozent erhöhen, indem wir bis zum 31.12.2021 30 % mehr Feedback einholen und dieses in unser Produkt einfließen lassen.

2. Beispiel: Vertrieb

Falsch: Vertrieb verbessern
Richtig: Wir werden den Vertrieb verbessern, indem wir bis zum 01.03.2022 mit drei weiteren Distributoren arbeiten, um die Verfügbarkeit unserer Produkte um 30 Prozent zu erhöhen.

3. Beispiel: Marketing

Falsch: Reichweite steigern
Richtig: Wir werden die Reichweite unserer Website durch drei neue Inhalte pro Woche und dem Teilen via sozialen Netzwerken um 20 Prozent erhöhen.

6. SMART Projektmanagement: Ziele in die Planung einbinden

In der Projektplanung eignen sich SMART Ziele vor allem in den ersten Projektmanagement-Phasen. Wenn Du einen Projektplan erstellst, dann gehören die Fragen „Was?“ und „Warum?“ zu den ersten. Logisch: Die Ziele sollten feststehen, bevor ein Projekt im Detail geplant wird. Das hilft dann auch bei der Balance im Magischen Dreieck. Auch die Rückwärtsterminierung im Projektmanagement hilft bei der Definition von Zielen

Eine angemessene Zielsetzung hat dabei vielfältige Vorteile: Die Kommunikation mit Mitarbeitern, Stakeholdern und den Auftraggebern wird präziser und einfacher und Du kannst Konflikten und Missverständnissen vorbeugen. Im Team stärkt eine einheitliche und optimalerweise gemeinsam entworfene Linie auch das Team-Gefüge und Mitarbeiter fühlen sich wohler.

Ziellose Projekte scheitern

Laut einer Studie des Projekt Management Institutes (PMI) machen Projekte ohne klare Ziele mit 37 Prozent den Großteil aller gescheiterten Projekte aus – eine alarmierende Zahl für Projektmanager. Hier hilft die SMART-Methode deutlich, denn durch die einzelnen Parameter werden Vorstellungen greifbar.

Starte also mit Deinen ausgearbeiteten SMART Zielen in die Planung und baue darauf basierend z.B. einen Projektstrukturplan (PSP). Für eine angemessene Terminplanung kannst Du beispielsweise auf ein Gantt Diagramm zurückgreifen. Halte dort fest, welche Aufgaben in Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen voneinander abhängen und setze Meilensteine als wichtige Benchmarks.

7. Fazit: Mit SMART Zielen zum Erfolg

SMART Ziele sind eine etablierte und praktische Methode im Projektmanagement, um Ihre Projektplanung spürbar zu vereinfachen. Für die Kommunikation, Freigabe und auch die Arbeit – klare Ziele sind nötig, damit Projekte erfolgreich und dabei wirtschaftlich sind.

SMART-Ziele sollte sind daher immer messbar, realistisch, terminiert und spezifisch formuliert. Ziele klar und strukturiert zu formulieren bei bedarf abzukürzen, steigern die Produktivität enorm.

Die Vorteile von SMART auf einen Blick

• genaue Ziele
• gesteigerte Akzeptanz
• höhere Transparenz
• kontextbezogene Kommunikation
• präzise Planung

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