Agiles Projektmanagement auf einen Blick

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist eine Arbeitsweise, bei der – anders als im klassischen Projektmanagement – meist interdisziplinäre Teams in kurzen, zeitlich beschränkten Zyklen (Sprints) arbeiten, um flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Durch regelmäßige Abstimmungen (Dailys) sind die Teams immer synchronisiert, können produktiver arbeiten und schneller Zwischenergebnisse erzielen.

Arbeitsweisen verändern sich radikal

Schneller, aktueller, flexibler. Digitalisierung und Globalisierung verändern nicht nur unser alltägliches Leben, sondern auch die Arbeitsweisen und Prinzipien in Unternehmen. Aus allen Mündern hört man jetzt Begriffe wie New Work, Industrie 4.0 und agiles Arbeiten.

Unternehmen sehen sich mit einer schnell steigenden Komplexität und Dynamik konfrontiert. Um nicht auf der Strecke zu bleiben, müssen sie sich kontinuierlich weiterentwickeln – technisch, aber auch in ihren Arbeits- und Organisationsstrukturen wie die Matrixorganisation zum Beispiel.

Agilität bzw. agiles Projektmanagement lockt mit dem Versprechen auf mehr Flexibilität und bessere, spezifischere Lösungen. Das Problem: nur wenige Unternehmen wissen wirklich, was es bedeutet, agil zu sein.

1. Agiles Projektmanagement: Definition
2. Fünf Phasen im agilen Projektmanagement
3. Agile Methoden: Kanban, Scrum und Design Thinking
4. Vor- und Nachteile von agilem Projektmanagement
5. Tools für agiles Projektmanagement
6. Fazit: Agiles Projektmanagement muss zum Unternehmen passen

1. Agiles Projektmanagement: Definition

Doch was bedeutet agiles Projektmanagement? Der Begriff Agilität ist wie folgt definiert:

„Agilität ist die Gewandtheit, Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen bzw. in Strukturen und Prozessen. Man reagiert flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen. Man ist, etwa in Bezug auf Veränderungen, nicht nur reaktiv, sondern (…) proaktiv.“ – Prof. Dr. Oliver Bendel, Autor für das Gabler Wirtschaftslexikon

Im Projektmanagement bedeutet agil zu sein daher, nicht notwendigerweise einem festen Plan zu folgen, sondern stets flexibel auf neue Entwicklungen reagieren zu können.

Dadurch können Organisationen in besonders dynamischen Umfeldern ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern, da sie sich nicht nur dem Markt anpassen, sondern aus eigenem Antrieb agieren und die Geschwindigkeit in ihrem Innovationsmanagement steigern können.

Ursprung in der Softwareentwicklung

Der Ansatz der agilen Arbeit hat seine Ursprünge – wie interessanterweise auch das Wasserfallmodell – in der Software-Entwicklung. Im Jahr 2001 wurden das sogenannte „Agile Manifesto“ veröffentlicht, das 12 Grundprinzipien aufstellt, aus denen sich insgesamt vier Kernaussagen ergeben:

• Individuen und Interaktion über Prozesse und Werkzeuge
• Funktionierende Software über umfassende Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden über Vertragsverhandlung
• Reagieren auf Veränderungen über Befolgen eines Plans

Auch heute noch wird agiles Projektmanagement in der Software-Entwicklung genutzt und ist dort eine sehr beliebte Art von digitalem Projektmanagement. Doch auch andere Branchen haben sich, zumindest den Ansätzen, immer mehr geöffnet.

2. Fünf Phasen im agilen Projektmanagement

Im agilen Projektmanagement spricht man in der Regel von fünf verschiedenen Phasen:

1. Planung: In der Planungsphase geht es in erstmal darum, das Projekt und das Gesamtprodukt grob zu erstellen und auch die Bedürfnisse der Endkunden genau zu ermitteln. Außerdem wird auch in dieser Phase schon festgelegt, wer an dem Projekt beteiligt ist.
2. Konzeption: Die Konzeptionsphase wird genutzt, um die ersten spezifischen Anforderungen an das Endprodukt festzuhalten. Dabei arbeiten alle Teammitglieder gemeinsam an Listen zu den Merkmalen des Produktes und legen die Meilensteine des Projektes fest.
3. Erforschung: In dieser Phase wird das Projekt bearbeitet und dabei genau auf die Projektvorgaben geachtet. Dennoch untersuchen die Teams auch Alternativen zur Erfüllung der Projektanforderungen und arbeiten iterativ an den Meilensteinen. Dabei wird jeder Meilenstein nach dem anderen bearbeitet und nicht gleichzeitig.
4. Test: Die erzielten Ergebnisse werden in dieser Phase überprüft, um die Bedarfe gegebenenfalls nochmals anzupassen. Hier stehen Korrekturen und Änderungen im Vordergrund, die sich auf der Grundlage von Kunden, Stakeholdern und Mitarbeiter Feedback ergeben. Die konstruktive Kritik in einem Projekt ist ein wichtiger Bestandteil, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
5. Abschluss: Nachdem alle Änderungen abgeschlossen sind, kann das Projekt an den aktualisierten Änderungen gemessen werden. Komplikationen, die während des Prozesses aufgetreten sind, sollten überprüft werden, um Fehle gemäß Lessons Learned in Zukunft zu vermeiden.

3. Agile Methoden: Kanban, Scrum und Design Thinking

In vielen Bereichen der aktuellen Arbeitswelt greifen agile Methoden bereits sehr gut. Vor allem in den Bereichen der Produkt- und Softwareentwicklung, in denen diese Ansätze ihre Ursprünge haben, funktionieren klassische Verfahren nicht mehr optimal.

Besonders in der (zum Teil) kreativen Entwicklung profitiert man von kleineren, selbstbestimmten Teams, die auf ihrem Gebiet Experten sind und somit auch Ressourcen und Aufwände besser einschätzen können.

Wie funktioniert agiles Projektmanagement konkret? Zwei der beliebtesten Methoden sind Kanban und Scrum. Übrigens gibt es viele agile Projektmanagement-Tools, die sich alleine darauf konzentrieren, während andere auch klassische Ansätze damit kombinieren.

Wie funktioniert Kanban?

Kanban ist eine Methode, deren Gedanken viele Anwender wiedererkennen werden. Ursprünglich wurde sie für die Produktionssteuerung entwickelt, heute wird sie auch für persönliche To-do-Listen oder Aufgabenmanagement eingesetzt.

Ganz klassisch zeigt das Kanban Board drei Spalten nebeneinander, in die Aufgaben nach ihrem Status einsortiert werden:

• To Do: geplante Aufgaben
• In Progress: aktive Aufgaben
• Done: abgeschlossene Aufgaben

Diese Einteilung wurde mit der Zeit auf viele verschiedene Arten abgewandelt. Als extrem flexibler Ansatz können die Spalten also immer dem jeweiligen Projekt angepasst werden. Aufgaben müssen demnach auch nicht zwangsläufig nach ihrem Status geordnet werden, sondern können sich auch nach Verantwortung oder Fälligkeit richten.

Das Kanban Board in der Projektmanagement-Software factro

Mit dem Kanban Modell lässt sich besonders die tägliche Arbeit gut organisieren. Dank einfachem Aufgabenmanagement hat man immer alle Aufgaben im Blick, die gerade aktiv sind oder in Zukunft erledigt werden müssen.  Das resultiert Ergebnis in besserer Auslastung, höherer Transparenz und schnellerer Interaktion im Projekt.

Dem Kanban Board stehen andere Visualisierungen aus dem klassischen Projektmanagement gegenüber, z.B. das Gantt Diagramm oder der Projektstrukturplan.

Was genau ist Scrum?

Scrum – eine Definition

„Vorgehensmodell der agilen Softwareentwicklung, das davon ausgeht, dass Softwareprojekte aufgrund ihrer Komplexität nicht im Voraus detailliert planbar sind. Aus diesem Grund erfolgt die Planung nach dem Prinzip der schrittweisen Verfeinerung, wobei die Entwicklung des Systems durch das Team nahezu gleichberechtigt erfolgt.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Scrum (dt.: Gedränge) ist ein agiles Vorgehensmodell für Produktentwicklung und Projektmanagement. Das Modell entstand aus der grundsätzlichen Annahme: Entwicklungsprojekte sind zu komplex, um sie vollumfassend zu planen.

Deshalb sollen Anforderungen und Lösungen durch Zwischenergebnisse nach und nach erarbeitet werden – Scrum im Projektmanagement steht also für iterative Entwicklungen. Dabei wird das gesamte Projekt in Etappen eingeteilt – so genannte Sprints.

Am Ende jedes Sprints sollte jeweils ein funktionsfähiges Zwischenprodukt als neue Iteration fertig gestellt sein, das präsentiert werden kann. Auf Grundlage des Feedbacks wird das nächste Ergebnis erarbeitet. Neben diesen agilen Herangehensweisen gibt es noch viele weitere Projektmanagement-Methoden.

Und was ist Design Thinking?

Beim Design Thinking Prozess steht der Nutzer sowie seine Bedürfnisse und Wünsche im Mittelpunkt der Lösungssuche einer Problemstellung. Man begibt sich bei dieser Methode also in die Rolle des Anwenders. Damit entstehen praxisorientierte Ergebnisse, die im ständigen Austausch zwischen dem Entwickler-Team und der Zielgruppe stehen.

Anhand von Zwischenergebnissen können neue Ideen schnell an den Nutzer herangebracht und kommuniziert werden. Der Erfolg des „Design Thinking“ beruht darauf, dass eine gemeinschaftliche Arbeitskultur entsteht, bei der die Nutzer mit einbezogen werden können.

4. Vor- und Nachteile von agilem Projektmanagement

So flexibel und produktiv sich diese Methoden anhören, ist es jedoch in den meisten Unternehmen schlichtweg nicht möglich, vollkommen agil zu arbeiten. Da wären zum Beispiel Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner, die einen Plan im Vorfeld benötigen und fest definierte zeitliche Abläufe brauchen.

In vielen Unternehmen, die auftragsbezogen arbeiten, sind Aufwandsschätzungen, Ressourcen- und Personalplanung wichtig. Vor allem im Projektmanagement ist ein strategischer Plan zu Beginn oft unverzichtbar. Außerdem gibt es Unternehmensbereiche oder auch Mitarbeiter, für die sich agiles Arbeiten einfach nicht eignet.

Das bedeutet nicht, dass agiles PM „schlecht“ ist. Es ist nur nicht für alle Unternehmen und Bereiche passend und führt somit nicht immer zum gewünschten Ziel. Daher ist es für die meisten Unternehmen sinnvoll, sich nicht allein auf agile Methoden zu versteifen – aber sie auch nicht direkt auszuschließen. Ein Beispiel dafür wäre die „Vermischung“ der einzelnen Vorteile in Form von hybridem Projektmanagement.

In der Praxis gibt es dafür eine Vielzahl an Beispielen, die das „Klassische“ und das „Agile“ sowohl parallel genutzt oder miteinander verknüpft werden, um in allen Projektmanagement-Phasen bestmöglich zu agieren. Mit der richtigen Projektmanagement-Software kannst Du die Vorteile von hybridem Projektmanagement nutzen und fallabhängig die richtige Methode wählen.

Agile Projektmanagement-Zertifizierungen

Mit der steigenden Beliebtheit der agilen Methoden, werden auch immer häufiger Zertifizierungen im agilen Bereich angeboten. Zertifizierungen unterstützen bei der Umsetzung unterschiedlicher Projektmanagement-Methoden, sodass für die Projektleitung und das Team mehr Vor- als Nachteile bei der Anwendung entstehen.

Aus diesen neuen Zertifizierungen entstehen gleichzeitig neue Berufsbilder: Vermehrt wird auf Job-Portalen nach „Scrum Master“ und „Product Owner“ gefragt, sodass sich diese so langsam zu eigenständigen Berufsbezeichnungen entwickeln.

Viele Stellenausschreibungen suchen gezielt „Scrum Master“ und „Product Owner“ – dadurch entstehen gerade im Projektmanagement neue Berufe

5. Agile Projektmanagement-Tools

factro

Ein Beispiel dafür ist z.B. das PM-Tool factro, das Nutzern die Möglichkeit gibt, sich mit Kanban Boards aufgaben- oder projektbezogen auf Fortschrittsbasis zu informieren oder Projekte bereits im Vorfeld zu strukturieren.

Doch auch vermeintlich klassische Modelle wie der Projektstrukturplan oder das Gantt Diagramm lassen sich schnell per Drag & Drop bearbeiten, sodass Du Anpassungen im Handumdrehen vornehmen kannst.

Zudem kannst Du mit nur einem Klick zwischen der agilen und klassischen Ansichten wechseln und damit noch flexibler und präziser arbeiten, planen und agieren. Dadurch kombiniert factro beide Herangehensweisen des Projektmanagements auf intuitive und federleichte Weise. So ist agiles Projektmanagement viel einfacher.

ToDo-Listen, Meetings und Aufgabenbezogenen Kommunikation

Doch factro hat nicht nur klassische Projektmanagement Ansichten sondern noch viel mehr, was Euch bei der täglichen Projektarbeit unterstützt. Zum einen der Fokusbereich in dem Ihr gemeinsam im Projektteam Listen anlegen, z.B. für Sprints, und teilen könnt, aber auch Meeting mit einer Agenda produktive Planen könnt.

Außerdem stehen euch einige Funktionen zur Verfügung um mit dem Newsfeed und der Alarmglocke um kontinuierlich auf dem neusten stand aller geänderten Anforderungen seid.

Der einzigartige factro Projektstrukturplan

Trello

Das Tool Trello eignet sich mit seinem Fokus auf dem Kanban Board ebenfalls für agiles Projektmanagement. Die Bedienung ist einfach und der Einstieg schnell. Aufgaben und Projekte können in Trello mit Boards, einzelnen Karten sowie Listen bearbeitet und flexibel sortiert werden.

Wem der Funktionsumfang regulär nicht reicht, kann auf sogenannte Power-Ups zurückgreifen, die weitere Möglichkeiten wie Kalender, Automation oder benutzerdefinierte Felder bieten. Ebenso lassen sich verschiedene Dienste oder Apps wie Dropbox, Zapier oder Google Drive in das Tool integrieren.

Smartsheet

Bei Smartsheet handelt es sich um ein Tool, das sich primär auf Projektmanagement mit Tabellen konzentriert. Trotzdem bietet die Anwendung auch eigene  Vorlagen für Arbeitsblätter, die sich an agile Umfelder richten. Dadurch soll auch mit dem Tabellen-Fokus die Planung von Sprints, Projekten und Backlogs möglich sein.

Zu den weiteren Merkmalen von Smartsheet gehört eine Aktivitätenübersicht, um den Fortschritt zu verfolgen, sowie das Erstellen von Reportings und die Verbindung zu anderen Apps und Diensten.

Jira

Die Software Jira erfreut sich besonders in der Software-Entwicklung großer Beliebtheit. Der Funktionsumfang ist auf die Umsetzung von Sprints gemäß Scrum im Projektmanagement ausgelegt. So können neue Iterationen erarbeitet, der Backlog organisiert und die Sprintplanung abgeschlossen werden.

Das in Anwendung integrierte Ticket-System eignet sich zudem sehr gut für die Dokumentation von Bugs oder Feedback, sodass diese direkt in die nächsten Sprints eingeteilt werden können. Die Bedienung von Jira ist aufgrund dieses Schwerpunkts allerdings nicht so einfach wie bei anderen Tools wie factro oder Trello.

Sprintground

Ähnlich wie Jira ist ein Sprintground eine Software, die besonders für die Organisation von Software-Entwicklung ausgelegt ist. Die App bietet daher Aufgabenverwaltung mit Zeiterfassung sowie Fortschrittsanzeige, aber auch ein integriertes Modul zur Erfassung von Bugs und Problemen.

Sprintground unterstützt dabei mit Scrum und Kanban zwei Methoden des agilen Projektmanagements, aber auch die klassische Projektmanagement-Methode Wasserfall-Modell. Dies soll Branchen ansprechen, bei denen Anforderungen klar bestimmt und Änderungen unwahrscheinlich sind.

Basecamp

Die Software Basecamp bietet umfangreiche Funktionen, die wichtig bei der Teamarbeit sind. Dazu zählen unter anderem eine benutzerfreundliche Oberfläche, verschiedene Projektansichten und ein integrierter Kalender. Besonders hervorstechend ist die Funktion Campfire, ein Chat in Echtzeit direkt in das Tool integriert.

Auch wenn das Tool sehr leicht zu bedienen ist, gibt es dennoch ein paar Nachteile. So ist der Serverstandort in den USA und unterliegt somit nicht den deutschen Datenschutzstandards. Außerdem gibt es keine Gratisversion, sondern nur eine kostenlose 30-tägige Testphase. Die Software ist zudem nur in englischer Sprache verfügbar, was je nach Branche oder Unternehmen zu Schwierigkeiten führen kann.

6. Fazit: Agiles Projektmanagement muss zum Unternehmen passen

In der Entwicklung wird beispielsweise nach den agilen Methoden Scrum und Kanban gearbeitet, während Controlling, Vertrieb und Marketing nach klassischen Methoden verfahren. Oder im Projektmanagement läuft die ganzheitliche Planung klassisch ab und im Detail bilden sich dann agile Teams.

Wie auch immer man es macht – die Methoden müssen zum Unternehmen passen. Agil, weil es alle machen, funktioniert nicht.

? Weitere Lese-Tipps zum Themenbereich „Agiles Projektmanagement“

• Agiles Projektmanagement: Scrum, Kanban und Scrumbuts im Einsatz (t3n.de – Magazin für Projektmanagement)

„Agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban versprechen effiziente Abläufe, motivierte Mitarbeiter und zufriedene Kunden. Doch kann ihr fehlerhafter Einsatz auch das genaue Gegenteil bewirken. Ein Praxisbericht, der Einblicke in Erfolgsmethoden sowie Risiken bei der Umsetzung gewährt.“

• So gelingt der Aufstieg als Scrum-Master (welt.de – Wirtschafts-Know how)

„Agile Arbeitsformen verändern den beruflichen Alltag von Mitarbeitern und Chefs deutlich. Besonders die Scrum-Methode ist dabei weit verbreitet. Sich mit dieser Denkschule vertraut zu machen lohnt sich auch für ältere Führungskräfte.“

• 7 Gründe, warum „Agiles Projektmanagement“ vielleicht nicht das Richtige für Ihr Projekt ist (projektassistenz-blog.de – Experten-Know how)
• Agiles Projektmanagement (projektmagazin.de – Projektmanagement-Wissen)