Zielgerichtet zum Projekterfolg
Ob im Bauwesen, Architektur oder Marketing – Projekte mit steigender Komplexität können durch externe sowie interne Faktoren schnell aus der Spur geraten und damit den Projekterfolg gefährden. Eine der wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement ist daher die Projektsteuerung.
Vergleich zwischen Plan- und Ist-Werten
Die Projektsteuerung vergleicht kontinuierlich angestrebte Plan- mit den tatsächlichen Ist-Werten während der Projektdurchführung. Dabei sollten die Grenzen der Planwerte bei den Vorgängen nicht überschritten werden. Die Projektsteuerung dient als eine Art „Überwachung“ bzw. Tracking sowie Lenkung von Prozessen, um sicherzustellen, dass Aufträge auch tatsächlich erfüllt werden.
„Projektsteuerung ist also alles, um ein Projekt, vergleichbar mit einem Schiff, in die richtige Richtung segeln zu lassen.“
Als wesentliche Aufgabe im Projektmanagement sollte die Projektsteuerung also besonders beachtet werden. Doch wer steuert denn überhaupt Projekte? Welche Aufgaben und Methoden helfen bei der Umsetzung in der Praxis? Und welche Rolle spielen dabei eigentlich digitale Tools?
- Was ist Projektsteuerung?
- Aufgaben in der Projektsteuerung
- Welche Tools unterstützen die Projektsteuerung?
- Fazit: Mit einer PM-Software den Projekterfolg sichern
1. Was ist Projektsteuerung?
Der Begriff der „Projektsteuerung“ beschreibt die Steuerung, Kontrolle und Durchführung eines Projekts in eine gezielte Richtung. Dazu zählen sämtliche Vorgänge, die Einfluss auf den Projekterfolg nehmen können – sie ist also die Überwachung einer gelungenen Umsetzung des Projektplans.
Wissenswert: Ursprung der Projektsteuerung
Die Projektsteuerung existiert bereits seit den 60er Jahren und zählt zu den Basics des Projektmanagements. Bekannt wurde sie 1977 durch die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI).
Gemäß DIN 69901-2 ist die Projektsteuerung – neben Projektplanung, Verwaltung und Abschluss – eine der Grundlagen im Projektmanagement. Sie lenkt Prozesse, sodass definierte Ziele auch erreicht und den Anforderungen entsprechend umgesetzt werden können. Durch die Kontrollfunktion ist die Steuerung eng mit der Projektverwaltung, den einzelnen Projekt-Phasen sowie -Methoden verzahnt.
Was sind Bestandteile der Projektsteuerung?
Relevante Bestandteile der Projektsteuerung sind zum einen die Kommunikation und das Teilen von Visionen im Team. Das bedeutet Strukturen, Prozesse und Abläufe klar zu vermitteln, sodass alle Projektbeteiligten auf einem einheitlichen Stand sind. Außerdem sollten wichtige Projektmanagement-Methoden sowie digitale Tools genutzt werden, die bei der Steuerung unterstützen und Teile automatisiert übernehmen.
2. Aufgaben in der Projektsteuerung
Welche konkreten Aufgaben beinhaltet denn nun die Projektsteuerung und wer übernimmt diesen Vorgang überhaupt?
Wer steuert Projekte?
Die Aufgabe der Projektsteuerung übernimmt in den meisten Fällen die Projektleitung. Der Projektmanager überwacht dabei Ist-Werte – wie Budget, Kosten, Personaleinsatz und Zeitpläne – sowie Teilziele bzw. eine effiziente Umsetzung des Projekts. Das Ziel ist es, gesetzte Toleranzen mit so wenig Abweichung wie möglich zu erreichen.
Die Kernaufgabe ist die gesamte Koordination im Hinblick auf das Produkt: Auftretende Differenzen müssen schnell kommuniziert sowie notwendige Aktivitäten frühzeitig initiiert werden, um richtig darauf reagieren zu können.
Aufgaben eines Projektsteuerers:
- Abstimmung des Projektplans zum Start eines Projekts
- Starten bzw. Abschließen von Arbeitspaketen und Aufgaben
- Führung des Teams, der Projektbeteiligten und weiteren Stakeholdern
- Überwachung und Dokumentation der Plan-Werte im Vergleich mit den aktuellen Projektzahlen
- Bei Abweichungen gegebenenfalls Gegenmaßnahmen erarbeiten und einleiten
- Koordination über Aufträge, Termine und Deadlines seitens des Auftraggebers
- Berichterstattung der relevanten Kennzahlen
- Organisation der Ressourcen und Auslastung
- Entscheidungs- und Weisungsbefugnis im Projekt
- Qualitätssicherung der geplanten Abläufe
Die Projektmanagerin überwacht zum Beispiel, dass Termine eingehalten, kritische Werte nicht überschritten und entsprechende Gegenmaßnahmen eingeführt werden
3. Welche Tools unterstützen die Projektsteuerung?
In vielen Unternehmen gehört eine Projektmanagement-Software bereits zum Arbeitsalltag. Denn ein solches Tool überblickt nicht nur relevante Kennzahlen, sondern ist durch den Cloud-Charakter stets für alle im Team aktuell. Per Klick erhält man einen Überblick in Echtzeit zur Planung von Arbeitspaketen, Aufgaben, Abläufen, Kapazitäten und Ressourcen der einzelnen Mitarbeiter.
Auf einen Blick: Details zum Projekt
Digitale Tools – ein Beispiel dafür ist factro – bieten eine einheitliche Übersicht für mehr Durchblick in Ihren Projekten. Auf einen Blick werden die wichtigsten Kennzahlen erfasst: Plan-, Ist- sowie Prognose-Werte. Als Projektsteuerer hast Du somit frühzeitig die Möglichkeit, potentielle Probleme im Projekt anzugehen – bevor der Projekterfolg gefährdet ist!
Projektstrukturplan und Gantt Chart
Eine PM-Software unterstützt Dich und Dein Team im Arbeitsalltag, um Aufgaben strukturierter und produktiver anzugehen und vor allem Missverständnisse zu vermeiden. Der Projektstrukturplan z.B. zeigt, welche Aufgaben bereits erledigt, bearbeitet bzw. noch offen sind. So hast Du laufend einen aktuellen Status über den Projektfortschritt.
Der Projektstrukturplan überblickt das gesamte Projekt.
Wenn Du Klarheit über Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen im Projekt benötigst – weil eine Aufgabe von einer anderen abhängig ist – bietet das Gantt Chart eine detaillierte Übersicht. Das Balkendiagramm zeigt Projektpläne, einschließlich aller Vorgänge in ihrem zeitlich Verlauf. Dadurch werden Fristen und Abhängigkeiten sichtbar. Auf eventuelle Engpässe und zeitliche Verzögerungen kann somit schnell und zielführend reagiert werden.
KI in der Projektsteuerung
Immer mehr Projektmanagement-Tools werben mittlerweile mit KI-Funktionen. Besonders gut lässt sich eine KI bei repetitive Aufgaben einsetzen. Auch wenn es um das Analysieren von großen Datensätzen geht ist eine KI dem Menschen hinsichtlich Schnelligkeit überlegen.
Bei der Projektsteuerung könnte eine KI in Zukunft im Risikomanagement eingesetzt werden, indem Daten aus früheren Projekten auf Fehler und Probleme untersucht werden. Auch in der Ressourcenplanung wäre der Einsatz einer KI denkbar. So könnte beispielsweise eine Prognose erstellt werden, welche und wieviele Ressourcen benötigt werden und rechtzeitig gewarnt werden, wenn sich eine Knappheit abbildet.
Ein weiteres Einsatzgebiet könnte das Zeitmanagement sein: Die KI würde auf Grundlage von Faktoren wie Ressourcenauslastung, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und genügen Pufferzeit einen optimalen Zeitplan erstellen und bei Bedarf immer wieder anpassen.
4. Fazit: Mit einer PM-Software den Projekterfolg sichern
Die Aufgaben eines Projektsteuerers können – gerade in anspruchsvollen Projekten – sehr vielfältig und komplex sein. Im Projekt müssen diverse Ist-Zustände bzw. Kennzahlen überblickt werden, sodass der Projekterfolg jederzeit sichergestellt ist.
Der Einsatz einer PM-Software lohnt sich! Sie überblickt die Ausgangssituation auf einem aktuellen Informationsstand und ermöglicht einen gemeinsamen Zugriff aller Projektbeteiligten und die Erfassung in Echtzeit in einer Cloud. Das hat außerdem den Vorteil, dass nicht nur der Projektmanager das Projekt überwacht, sondern auch das Team eventuelle Fehler entdeckt.
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