Wie die SWOT-Analyse die Gesamtsituation überblickt

Aus der SWOT-Analyse werden Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken analysiert sowie Unternehmens- und Projektstrategien entwickelt.

Ist-Zustand von Unternehmen und Projekten

Sie möchten in Ihrem nächsten Projekt auf Nummer sicher gehen und alle internen sowie externen Faktoren miteinbeziehen? Die SWOT-Analyse – manchmal auch SWOT-Matrix – ist eines der bekanntesten Tools zur Positionsbestimmung Ihres Unternehmens und zur Entwicklung strategisch passender Schritte. Immer häufiger wird sie auch in einzelnen Projekten eingesetzt, um aktuelle Situationen besser einzuschätzen. So behalten Sie Ihre Wettbewerber stets im Blick und spielen an der richtigen Stelle Ihre Qualitäten aus.

Laut Henry Mintzberg – einem bekannten kanadischen Betriebswirtschaftler – ist die Analyse die Grundlage unternehmerischer Strategien und Vorgehensweisen. Wir klären, wie die SWOT-Analyse erstellt wird, welche Ziele die Analyse verfolgt, wie sie aufgebaut ist und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt.

  1. Was ist eine SWOT-Analyse?
  2. SWOT-Matrix erstellen – Kategorien erklärt
  3. SWOT-Strategien ermitteln: Praxisbeispiele aus Unternehmen
  4. Vorlagen in Word und Projektmanagement-Tools
  5. Vor- und Nachteile einer SWOT-Analyse
  6. Fazit: Die SWOT-Analyse ist die Basis für strategische Maßnahmen
Ein Überblick der vier Bereiche in der SWOT-Analyse
Wissenschaftlern zu Folge gehen die vier Bereiche der SWOT-Analyse bereits auf klassische, chinesische Werke zurück

1. Was ist eine SWOT-Analyse?

Die SWOT-Analyse kommt häufig im strategischen Management oder auch Projektmanagement zum Einsatz. Die Abkürzung steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats. Übersetzt geht es in der Analyse also um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Projekts oder eines Unternehmens.

Ganz konkret geht es darum:

  • Stärken fördern und ausbauen
  • Schwächen feststellen und minimieren
  • Chancen erkennen und nutzen
  • Risiken identifizieren und verhindern

Das Ergebnis der Analyse gibt eine greifbare Bestandsaufnahme oder Zustandsbeschreibung und ist einer der ersten Schritte in der Unternehmens- oder Strategieplanung in Projekten. Oft ist sie die Grundlage für Business- und Projektpläne. Denn die SWOT-Analyse legt letztendlich Strategien fest, um Ressourcen, Maßnahmen, Budget und Vorgehensweisen passend einzusetzen und zu ergreifen.

Definition „SWOT Analyse”
„[…] die Stärken-Schwächen-Chancen-Risiken-Analyse stellt eine Positionierungsanalyse der eigenen Aktivitäten gegenüber dem Wettbewerb dar. In dem ihr zugrunde liegenden Arbeitsverfahren, werden die Ergebnisse der externen Unternehmens-Umfeld-Analyse in Form eines Chancen-Risiken-Katalogs zunächst zusammengestellt und dem Stärken-Schwächen-Profil der internen Unternehmensanalyse gegenübergestellt.”Gabler Wirtschaftslexikon

Ziel der Analyse

Das Ziel der Analyse ist es strategische Vorteile und Lücken gegenüber Wettbewerbern, sowohl intern als auch extern, aufzudecken. Anschließend werden entsprechende Konzepte definiert, sodass Chancen genutzt und Risiken verringert werden. Aus den internen Faktoren „Stärken und Schwächen” sowie den externen Faktoren „Chancen und Risiken” entsteht schnell eine ganzheitliche Übersicht der Unternehmens- oder Projektsituation.

💡 Gut zu wissen: Die SWOT-Analyse wurde schon 1960 von der Harvard Business School für Organisationen und Projekte entwickelt.

2. SWOT-Matrix erstellen – Kategorien erklärt

Die SWOT-Analyse bezieht sich also auf die vier Faktoren Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken in Organisationen. Unternehmensmerkmale werden mithilfe von einzelnen Fragen in die verschiedenen SWOT-Kategorien unterteilt. Eine vorangegangene Projektumfeldanalyse schafft einen allerersten Rundumblick und ist Teil der SWOT-Analyse.

Stärken und Schwächen

In den beiden Kategorien werden Stärken und Vorteile im Bezug auf die eigenen Produkte, Dienstleistungen, Mitarbeiter, Ressourcen etc. effizient selektiert. Aber es gilt auch, Schwächen und eigene Nachteile gegenüber Wettbewerbern herauszufiltern.

Mögliche Fragestellungen zu den eigenen Stärken sind:

  • Was sind Gründe für den bisherigen Erfolg?
  • Gibt es besondere Innovationen, Standortvorteile oder Experten-Wissen?
  • Wo liegen Unternehmens- und Produktqualtitäten?
  • Was sind relevante Alleinstellungsmerkmale?

Diese Fragen helfen dabei die Schwächen zu entlarven:

  • Wo liegen häufige Fehler?
  • Welche Kompetenzen fehlen im Unternehmen?
  • Wo gibt es Unsicherheiten? In welchen Bereichen ist die Organisation am schlechtesten?
  • Welche Aufträge gehen an die Konkurrenz?

Chancen und Risiken

Die beiden Faktoren „Chancen und Risiken” gehören zur externen Analyse. Hier wird die Unternehmensumwelt auf mögliche Markttendenzen und Bedrohungen untersucht. Betrachtet werden Veränderung in technischer, sozialer sowie ökologischer Hinsicht.

Hilfreiche Fragen im Bezug auf Chancen:

  • Wo liegen Potentiale?
  • Welche Markttrends und Möglichkeiten sollten wir langfristig mitverfolgen?
  • In welche Richtung entwickeln sich relevante Branchen und Märkte?

Sobald diese Fragen geklärt sind, geht es darum die passenden Strategien abzuleiten.

Beispielfragen zu möglichen Risiken:

  • Gibt es in nächster Zeit politische oder gesetzliche Veränderungen?
  • Existieren Schwierigkeiten mit externen Dienstleistern oder Lieferanten?
  • Was ist von der Konkurrenz zu erwarten?

Im Anschluss an die gestellten und schriftlich festgehaltenen Fragen, können die Bereiche ausgewertet werden. Sinnvoll ist eine Diskussion und Beurteilung als Team, da so eine größere Anzahl an Ideen mit einfließen können und gemeinsame Lösungswege entwickelt werden.

Junges Team arbeitet mit Karten
Überlegungen und Vorschläge werden am besten in Gruppendiskussionen erarbeitet

3. SWOT-Strategien ermitteln: Praxisbeispiele aus Unternehmen

Sobald die Analyse im Template erstellt ist, können Unternehmensstrategien abgeleitet werden. Die SWOT-Matrix zeigt deutlich, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht und setzt damit eine strategische Stoßrichtung.

Die Betrachtung der Wechselwirkungen zwischen den Faktoren wird auch als „TOWS-Matrix” bezeichnet. Die TOWS-Matrix entwickelt strategische Handlungsoptionen, die in der strategischen Planung umgesetzt werden. Sie dient als Wegweiser für zukünftige Vorgehensweisen in Unternehmen.

Chancen

  • Neue Technologien
  • Neue Märkte
  • Gesellschaftliche Trends
Risiken

  • Gesetzliche Einschränkungen
  • Finanzielle Risiken
  • Neue Konkurrenz
Stärken

  • Innovative Produkte
  • Experten/ Know-how
  • Loyale Mitarbeiter
SO-Strategie „ausbauen”
ST-Strategie „absichern”
Schwächen

  • Interner Konkurrenzkampf
  • Fehlende Digitalisierungsstrategien
  • Wenig Neukunden
WO-Strategie „aufarbeiten”
WT-Strategie „vermeiden”

Stärke-Chance-Strategien

In dieser Kategorie finden sich Maßnahmen, bei denen Chancen mithilfe der eigenen Stärke umgesetzt werden. Ressourcen, Expertenwissen und individuelles Know-how wird eingesetzt, sodass Chancen am Markt wahrgenommen werden können. Hier ergeben sich Möglichkeiten für neue Projekte und Produkte.

Schwäche-Chance-Strategien

Chancen, die aufgrund der eigenen Schwächen nicht umgesetzt werden können, werden mit den passenden Maßnahmen ermöglicht. Im Vorhinein sollte feststehen, ob die Chance genutzt werden soll oder nicht.

Stärke-Risiko-Strategien

In dieser Kombination werden Strategien entwickelt, um mithilfe der eigenen Stärken mögliche Risiken und Gefahren zu begrenzen.

Schwäche-Risiko-Strategien

Das Motto in dieser Kombination ist Schadensbegrenzung. Hier werden Strategien entwickelt, um eine ernsthafte Gefährdung der Organisation zu minimieren oder ganz auszuschließen. Die Kombination ist besonders gefährlich, da Schwächen und Risiken aufeinander treffen und den größten Schaden verursachen können.

4. Vorlagen in Word und Projektmanagement-Tools

Die SWOT-Analyse kann sowohl in Excel, Word, Powerpoint als auch in einem Projektmanagement-Tool angefertigt und als wiederkehrende Projektvorlage verwendet werden. Das muss nicht zwangsläufig in einer extra angefertigten Matrix passieren – für kleinere Projekte reicht es, z. B. nur die notwendigen Fragestellungen hintereinander aufzulisten. Wichtig ist allerdings, dass die fertige Matrix immer abruf- und griffbereit ist!

📌 Auf diesen Seiten gibt es Word-, Excel, Powerpoint-Vorlagen für die SWOT-Analyse zum kostenlosen Download!

Alle Projektinformationen in einer Cloud

Bevor es in den Projektstart geht, ist die SWOT-Analyse einer der ersten Schritte. Immer an der Hand und leicht auffindbar ist die Analyse in einer cloudbasierten Projektmanagement-Lösung. Im Tool kann die entsprechende Datei – unwichtig ob als Word-, Excel-, oder Powerpoint-Dokument – einem angelegten Projekt angehangen werden. Das hat den Vorteil, dass auch in zukünftigen Projekten und Aufgaben auf die Unterlagen zurückgegriffen werden kann.

Wer es noch einfacher und direkter mag, kann die Ergebnisse der Analyse in die Beschreibung des Projekts setzen. Damit haben alle Beteiligten eines Projekts eine sofortige Übersicht der relevanten Punkte. Bei Bedarf können Fakten, Änderungen und Maßnahmen immer wieder ergänzt werden. Mit der Erfassung in Echtzeit, sind alle Projektmitglieder auf einem einheitlichen Stand.

Die Projekt-Übersicht in factro einer Projektmanagement-Software
Die Projektübersicht in der Projektmanagement-Software factro.

5. Vor- und Nachteile einer SWOT-Analyse

Der Vorteil einer SWOT-Analyse ist die relativ leichte Umsetzung, die auch ohne großes Vorwissen von anderen Teammitgliedern verstanden wird. Andererseits ist die Analyse – trotz der leichten Handhabung – mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden, da in jedem der vier Bereiche gründlich recherchiert werden muss.

Ein Überblick:

    Vorteile
    Nachteile
    ✓  Einfach umsetzbar✗  Subjektive Betrachtung
    ✓  Schneller Überblick für Teammitglieder✗  Stärken/Schwächen werden nur rückblickend betrachtet; Chancen/Risiken zukünftig
    ✓  Anschauliche und visuelle Darstellung✗  Ergebnisse abhängig von gewählten Faktoren
    ✓  Unabhängig von der Unternehmensgröße oder des Projekts✗  Hoher Rechercheaufwand
    ✓  Schafft Transparenz in der Kommuniaktion✗  Schnelle Änderung der Daten möglich
    ✓  Bricht die Komplexität in bestimmten Bereichen auf✗  Ungenaues Wissen über die Konkurrenz

    6 Typische Fehler beim Erstellen der SWOT-Analyse vermeiden

    1. Interne und externe Faktoren werden nicht strikt getrennt.
    2. Umso mehr Beteiligte an der SWOT-Analyse arbeiten, desto größer wird der Spielraum an Interpretationen.
    3. Die Kategorien „Stärken und Schwächen” der SWOT-Analyse werden unabhängig von Konkurrenten und den Kundenbedürfnissen betrachtet.
    4. „Stärken und Schwächen” werden nicht zu 100 Prozent transparent behandelt; „Chancen und Risiken” werden nicht erkannt.
    5. Fehlendes Verständnis für Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.
    6. Nachdem ausfüllen der Matrix wird die Analyse vorschnell beendet – die Strategieentwicklung ist allerdings das vorrangige Ziel.

    6. Fazit: Die SWOT-Analyse ist die Basis für strategische Maßnahmen

    Vor der SWOT-Analyse sollte klar sein, welche Unternehmens- und Projektziele verfolgt werden, damit die Ergebnisse eindeutig auf diese Ziele ausgerichtet sind. Gesammelt werden mögliche Einflussfaktoren sowie Zukunftsszenarien. Herausgestellt wird, welche Aspekte ausgebaut, verringert oder ganz vermieden werden. Die Analyse ist „nur” ein erster Schritt – die Strategie- und Maßnahmenentwicklung aus den vier Kategorien ist der eigentliche Zweck.

    📌 Lese-Tipps zum Thema „SWOT-Analyse”

    Überzeugen Sie sich selbst!
    Registrieren Sie sich jetzt kostenlos für die factro Basic Cloud.

    Hat Ihnen dieser Artikel gefallen? Gerne können Sie den Beitrag hier bewerten:
    [Anzahl: 6 Durchschnitt: 5]