SWOT-Analyse erstellen & Strategien entwickeln

Ist-Zustand von Unternehmen und Projekten

Du möchtest in Deinem nächsten Projekt auf Nummer sicher gehen und alle internen sowie externen Faktoren miteinbeziehen? Die SWOT-Analyse – manchmal auch SWOT-Matrix – ist eines der bekanntesten Tools zur Positionsbestimmung Deines Unternehmens und zur strategischen Planung passender Schritte.

Immer häufiger wird sie auch in individuellen Projekten eingesetzt, um aktuelle Situationen besser zu bewerten. So behälst Du Deine Wettbewerber stets im Blick und spielst an der richtigen Stelle Deine Qualitäten aus. Für die gesamte Unternehmensführung ein großer Vorteil, auch für interne Analysen.

Laut Henry Mintzberg – einem bekannten kanadischen Betriebswirtschaftler – ist die Analyse die Grundlage unternehmerischer Strategien und Vorgehensweisen. Wir klären, wie die SWOT-Analyse aufgebaut ist, welche Ziele die Analyse verfolgt, wie sie aufgebaut ist und welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt.

1. Was ist eine SWOT-Analyse?
2. Vorgehensweise: SWOT-Matrix erstellen – Kategorien erklärt
3. SWOT-Strategien ermitteln: Praxisbeispiele aus Unternehmen
4. Vor- und Nachteile einer SWOT-Analyse
5. Vorlagen in Word und Projektmanagement-Tools
6. Fazit: Die SWOT-Analyse ist die Basis für strategische Maßnahmen

Wissenschaftlern zu Folge gehen die vier Bereiche der SWOT-Analyse bereits auf klassische, chinesische Werke zurück

1. Was ist eine SWOT-Analyse? – Unkompliziert erklärt

Die SWOT-Analyse kommt häufig im strategischen Management oder auch Projektmanagement zum Einsatz. Die Abkürzung steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats. Übersetzt geht es in der externen Umdfeldanalyse sowie der internen Unternehmensanalyse also um die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Projekts oder eines Unternehmens.

Ganz konkret bedeutet das:

• Stärken fördern und ausbauen
• Schwächen feststellen und minimieren
• Chancen erkennen und nutzen
• Risiken identifizieren und verhindern

Das Ergebnis der Analyse gibt eine greifbare Bestandsaufnahme oder Zustandsbeschreibung und ist einer der ersten Schritte in der Unternehmens- oder Strategieplanung in Projekten. Oft ist sie die Grundlage für die Entwicklungen von Business- und Projektplänen. Denn die SWOT-Analyse legt letztendlich Strategien fest, um Ressourcen, Maßnahmen, Budget und Vorgehensweisen passend einzusetzen und zu ergreifen.

Definition „SWOT Analyse“
„[…] die Stärken-Schwächen-Chancen-Risiken-Analyse stellt eine Positionierungsanalyse der eigenen Aktivitäten gegenüber dem Wettbewerb dar. In dem ihr zugrunde liegenden Arbeitsverfahren, werden die Ergebnisse der externen Unternehmens-Umfeld-Analyse in Form eines Chancen-Risiken-Katalogs zunächst zusammengestellt und dem Stärken-Schwächen-Profil der internen Unternehmensanalyse gegenübergestellt.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Ziel der Analyse

Das Ziel der Stärken-Schwächen-Analyse ist es strategische Vorteile und Lücken gegenüber Wettbewerbern, sowohl intern als auch extern, aufzudecken. Anschließend werden entsprechende Konzepte definiert, sodass Chancen genutzt und Risiken verringert werden. Aus den internen Faktoren „Stärken und Schwächen“ sowie den externen Faktoren „Chancen und Risiken“ entsteht schnell eine ganzheitliche Übersicht der Unternehmens- oder Projektsituation.

Die SWOT-Analyse ist eines der wichtigsten Instrumente um die Unternehmensführung und das Management optimal zu unterstützen. Informationen werden zusammengestellt und bearbeitet.

Gut zu wissen: Die SWOT-Analyse wurde schon 1960 von der Harvard Business School für Organisationen und Projekte entwickelt.

2. Arbeitsweise: SWOT-Matrix erstellen – Die Methode erklärt

Die SWOT-Analyse bezieht sich also auf die vier Faktoren Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken in Organisationen. Unternehmensmerkmale werden mithilfe von einzelnen Fragen in die verschiedenen SWOT-Kategorien unterteilt. Eine vorangegangene Projektumfeldanalyse schafft einen allerersten Rundumblick und ist Teil der SWOT-Analyse.

Stärken

Stärken beziehen sich in der SWOT-Analyse auf Stärken und Vorteile bei den eigenen Produkten, Dienstleistungen, Mitarbeitenden, Ressourcen etc. und werden effizient selektiert. Dabei soll herausgefunden werden, was besonders gut im Unternehmen funktioniert, z.B. bestimmte Strategien. Diese können dann noch weiter ausgebaut werden.

Mögliche Fragestellungen zu den eigenen Stärken sind:

• Was sind Gründe für den bisherigen Erfolg?
• Gibt es besondere Innovationen, Standortvorteile oder Experten-Wissen?
• Wo liegen Unternehmens- und Produktqualtitäten?
• Was sind relevante Alleinstellungsmerkmale?

Schwächen

Aber es gilt auch, Schwächen und eigene Nachteile gegenüber Wettbewerbern herauszufiltern. Dies ist Teil der internen Analyse oder auch Unternehmensanalyse. Auch ausbaufähige Abläufe oder Prozesse innerhalb des Unternehmens gehören dazu.

Diese Fragen helfen dabei die Schwächen zu entlarven:

• Wo liegen häufige Fehler?
• Welche Kompetenzen fehlen im Unternehmen?
• Wo gibt es Unsicherheiten? In welchen Bereichen ist die Organisation am schlechtesten?
• Welche Aufträge gehen an die Konkurrenz?

Chancen

Der Faktor „Chancen“ gehört zur externen Analyse, auch Umfeldanalyse genannt. Hier wird die Unternehmensumwelt auf mögliche Markttendenzen, neue Entwicklungen und Trends untersucht. Betrachtet werden Veränderung in technischer, sozialer sowie ökologischer Hinsicht. In diesem Schritt können mögliche Schwächen auch in Chancen verwandelt werden.

Hilfreiche Fragen im Bezug auf Chancen:

• Wo liegen Potentiale?
• Welche Markttrends und Möglichkeiten sollten wir langfristig mitverfolgen?
• In welche Richtung entwickeln sich relevante Branchen und Märkte?

Sobald diese Fragen geklärt sind, ist der nächste Schritt, die passenden Strategien abzuleiten.

Risiken

Die Risiken sind ein Faktor den Du auf keinen Fall vernachlässigen solltest. Dazu zählen Bedrohungen, die das Unternehmen maßgeblich beeinflussen – oder im schlimmsten Fall sogar zum Scheitern bringen – können. Dabei sollten aktuelle, aber auch zukünftige Gefahren berücksichtigt werden.

Beispielfragen zu möglichen Risiken:

• Gibt es in nächster Zeit politische oder gesetzliche Veränderungen?
• Existieren Schwierigkeiten mit externen Dienstleistern oder Lieferanten?
• Was ist von der Konkurrenz zu erwarten?
• Welche Kunden drohen mit dem Wechsle zur Konkurrenz?

Im Anschluss an die gestellten und schriftlich festgehaltenen Fragen, können die Bereiche ausgewertet werden. Sinnvoll ist eine Diskussion und Beurteilung als Team, da so eine größere Anzahl an Ideen mit einfließen können und gemeinsame Lösungswege entwickelt werden.

Überlegungen und Vorschläge werden am besten in Gruppendiskussionen erarbeitet

3. SWOT-Strategien ermitteln: Praxisbeispiel aus dem Arbeitsalltag

Sobald die SWOT-Analyse im Template aufgebaut ist, können Unternehmensstrategien abgeleitet werden. Die SWOT-Matrix zeigt deutlich, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht und setzt damit eine strategische Stoßrichtung.

Die Betrachtung der Wechselwirkungen zwischen den Faktoren wird auch als „TOWS-Matrix“ bezeichnet. Die TOWS-Matrix entwickelt strategische Handlungsoptionen, die in der strategischen Planung umgesetzt werden. Sie dient als Wegweiser für zukünftige Vorgehensweisen in Unternehmen.

Stärke-Chance-Strategie: „Ausbauen“

In dieser Kategorie finden sich Maßnahmen, bei denen Chancen mithilfe der eigenen Stärke umgesetzt werden. Ressourcen, Expertenwissen und individuelles Know-how werden eingesetzt, sodass Chancen am Markt wahrgenommen werden können. Hier ergeben sich Möglichkeiten für neue Projekte und Produkte.

Schwäche-Chance-Strategie: „Aufholen“

Chancen, die aufgrund der eigenen Schwächen nicht umgesetzt werden können, werden mit den passenden Maßnahmen ermöglicht. Im Vorhinein sollte feststehen, ob die Chance genutzt werden soll oder nicht.

Stärke-Risiko-Strategie: „Absichern“

In dieser Kombination werden Strategien entwickelt, um mithilfe der eigenen Stärken mögliche Risiken und Gefahren zu begrenzen.

Schwäche-Risiko-Strategie: „Vermeiden“

Das Motto in dieser Kombination ist Schadensbegrenzung. Hier werden Strategien entwickelt, um eine ernsthafte Gefährdung der Organisation zu minimieren oder ganz auszuschließen. Die Kombination ist besonders gefährlich, da Schwächen und Risiken aufeinander treffen und den größten Schaden verursachen können.

4. Vor- und Nachteile einer SWOT-Analyse

Der Vorteil einer SWOT-Analyse oder auch Umweltanalyse ist die relativ leichte Umsetzung, die auch ohne großes Vorwissen von anderen Teammitgliedern verstanden wird. Andererseits ist die Analyse – trotz der leichten Handhabung – mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden, da in jedem der vier Bereiche gründlich recherchiert werden muss.

Ein Überblick:

5. Vorlagen in Word und Projektmanagement-Tools

Die SWOT-Analyse kann sowohl in Excel, Word, Powerpoint als auch in einem Projektmanagement-Tool angefertigt und als wiederkehrende Projektvorlage verwendet werden. Das muss nicht zwangsläufig in einer extra angefertigten Matrix passieren – für kleinere vorhabreicht es, z. B. nur die notwendigen Fragestellungen hintereinander aufzulisten. Wichtig ist allerdings, dass die fertige Matrix immer abruf- und griffbereit ist!

Auf diesen Seiten gibt es Word-, Excel, Powerpoint-Vorlagen für die SWOT-Analyse zum kostenlosen Download!

• SWOT-Analyse Word Vorlage (vorla.ch)
• Excel Vorlagen (swot-analyse.net)
• SWOT Vorlage Powerpoint (muster-vorlage.ch)

Alle Projektinformationen in einer Cloud

Bevor es in den Projektstart geht, ist die SWOT-Analyse einer der ersten Schritte. Immer an der Hand und leicht auffindbar ist die Unternehmensanalyse in einer cloudbasierten Projektmanagement-Lösung. Im Tool kann die entsprechende Datei – unwichtig ob als Word-, Excel-, oder Powerpoint-Dokument – einem angelegten Projekt angehangen werden. Das hat den Vorteil, dass auch in zukünftigen Projekten und Aufgaben auf die Unterlagen zurückgegriffen werden kann.

Wer es noch einfacher und direkter mag, kann die Ergebnisse der Analyse in die Beschreibung des Projekts setzen. Damit haben alle Beteiligten eines Projekts eine sofortige Übersicht der relevanten Punkte. Bei Bedarf können Fakten, Anwendungen, Änderungen und Maßnahmen immer wieder ergänzt werden. Mit der Erfassung in Echtzeit, sind alle Projektmitglieder auf einem einheitlichen Stand.

Ein Beispiel für eine factro Aufgabe

6 Typische Fehler beim Erstellen der SWOT-Analyse vermeiden

1. Interne und externe Faktoren werden nicht strikt getrennt.
2. Umso mehr Beteiligte an der SWOT-Analyse arbeiten, desto größer wird der Spielraum an Interpretationen.
3. Die Kategorien „Stärken und Schwächen“ der SWOT-Analyse werden unabhängig von Konkurrenten und den Kundenbedürfnissen betrachtet.
4. „Stärken und Schwächen“ werden nicht zu 100 Prozent transparent behandelt; „Chancen und Risiken“ werden nicht erkannt.
5. Fehlendes Verständnis für Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.
6. Nachdem ausfüllen der Matrix wird die Analyse vorschnell beendet – die Strategieentwicklung ist allerdings das vorrangige Ziel.

6. Fazit: Die SWOT-Analyse ist die Basis für strategische Maßnahmen

Vor der SWOT-Analyse sollte klar sein, welche Unternehmens- und Projektziele verfolgt werden, damit die Ergebnisse eindeutig auf diese Ziele ausgerichtet sind. Gesammelt werden mögliche Einflussfaktoren sowie Zukunftsszenarien. Herausgestellt wird, welche Aspekte ausgebaut, verringert oder ganz vermieden werden. Die Analyse ist „nur“ ein erster Schritt – die Strategie- und Maßnahmenentwicklung aus den vier Punkten ist der eigentliche Zweck. Die SWOT-Analyse eignet sich zudem gut als Unterstützung für die Erstellung eines Businessplans oder zur Abwägung von Projektrisiken.

Lese-Tipps zum Thema „SWOT-Analyse“

• SWOT-Analyse – Tipps zur Praxis (managementkompetenzen.com – Institut für Management-Innovation)
• So wird eine SWOT-Analyse erstellt (business-wissen.de – Unternehemensführung)
• SWOT-Analyse – Das Analyse-Tool für alle Lagen! (marketinginstitut.biz – Deutsches Institut für Marketing)
• SWOT-Analyse einfach verstehen und in 3 Schritten erstellen (fuer-gruender.de – Für Gründer)
• Nicht nur für Strategen: Die SWOT-Analyse (projetke-leicht-gemacht.de – Projektmanagement Blog)