Projektkosten unter der Lupe: Definition & Berechnungen

Damit ein Projekt freigegeben wird, müssen die Projektkosten berechnet werden. Wie das funktioniert und was alles dazu gehört, erfährst Du in diesem Artikel.
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Ohne Moos nichts los

Woran denkt man als erstes beim Berliner Flughafen, der Elbphilharmonie Hamburg und Stuttgart 21? Enorm hohe Projektkosten. Alle drei Projekte haben das angesetzte Projektbudget weit überschritten. Keine Seltenheit bei so großen Projekten. Doch auch kleinere Projekte stolpern immer wieder über zu hohe finanzielle Ausgaben – einer der Gründe, warum Projekte scheitern können.

Mit factro kannst Du ganz einfach Projektkosten aufstellen

Im folgenden erklären wir Dir, was Projektkosten genau sind, was sie umfassen und wie sie berechnet werden können.

Zwei Personen sitzen vor ihren Laptops und skizzieren etwas auf ein Blatt Papier
Was bedeutet die Projektkosten in Deinem Projekt?

Was sind Projektkosten?

Die Projektkosten umfassen alle Kosten zur Deckung eines Projekts und sind somit wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Doch wozu genau gehören sie eigentlich?

Die Projektkosten gehören zum Kostenmanagement. Das beschäftigt sich mit der Planung des Budgets und kontrolliert Kosten und Ausgaben. Dazu zählen nicht nur die einzelnen Kosten in Projekten, sondern die Gesamtheit aller Kosten. Etwas spezifischer ist das Projektkostenmanagement, welches sich mit den Kosten in einzelnen Projekten auseinandersetzt. Hier fallen auch die Projektkosten rein.

Welche Kostenarten gibt es?

Für eine Aufstellung der Projektkosten werden mehrere einzelne Kostenfaktoren benötigt. Hier findest Du eine Übersicht der möglichen Aufwände.

Direkte und indirekte Kosten

Zum einen gibt es die direkten und indirekten Kosten. Erstere hängen unmittelbar mit dem Projekt zusammen und beinhalten beispielsweise die Personalkosten, benötigte Ausrüstung und Materialien. Die indirekten Kosten dagegen stehen nicht in direktem Bezug zum Projekt, sind für die Umsetzung aber dennoch nötig. Darunter fallen zum Beispiel die Büromiete oder Versicherungen.

Interne und externe Kosten

Eine weitere Unterscheidung ist die zwischen externen und internen Kosten. Letztere tragen zu einem Großteil der Kosten bei. Das sind zum Beispiel ebenfalls die Personalkosten. Externe Kosten betreffen etwa Dienstleister, die etwas zum Projekt beitragen.

(Nicht) Liquiditätswirksam

Dieser Punkt betrifft die Auswirkung der Finanzen auf das eigene Budget. Ist ein Projekt liquide, bedeutet es, dass alle Zahlungen getätigt werden können. Wenn sich die Kosten direkt auf die Finanzen auswirken und somit auch auf die Liquidität eines Projekts, sind sie liquiditätswirksam. Ein Beispiel dafür sind externe Kosten von Dienstleistern etc.

Nicht liquiditätswirksame Kosten dagegen sind vor allem interne Kosten, wie zum Beispiel für das Personal. Diese wirken sich nicht zusätzlich auf die Finanzmittel aus und somit auch nicht auf die Liquidität des Projektes.

5 Tipps für die Aufstellung Deiner Projektkosten

Die Projektkosten lassen sich am leichtesten berechnen, wenn Du eine genaue Übersicht aller möglichen Kosten aufgestellt hast. Du solltest also das Projekt schon sehr sorgfältig ausgearbeitet haben, damit Du nichts vergisst. Und wie geht es dann weiter?

Schritt 1: Rahmenbedingungen klären

Zuerst sollte das Projektziel klar definiert sein. Das heißt, Du solltest genau wissen, welche Ergebnisse erwartet werden und welche Ressourcen Dir zur Verfügung stehen. Das betrifft das Projektbudget, die personellen Kapazitäten sowie den zeitlichen Rahmen.

Eine Person tippt etwas in einen Taschenrechner
Für die Aufstellung Deiner Projektkosten, brauchst Du einen Überblick aller Ressourcen

Schritt 2: Bekannte Kosten aufstellen

Für eine präzise Darstellung Deines Projekts eignet sich am besten eine Projektmanagement-Software. Damit kannst Du Dir Dein Projekt beispielsweise als Projektstrukturbaum anzeigen lassen. So hast Du alle Aufgabenpakete mit dazugehörigen Aufgaben im Blick und kannst die einzelnen Schritte nachvollziehen.

In einigen Projektmanagement-Softwares, wie zum Beispiel factro, kannst Du dir Projektkosten für jede Aufgabe und jedes Paket eintragen, wie zum Beispiel feste Beträge, Personalkosten oder Materialkosten. Mit Hilfe der benutzerdefinierten Felder kannst Du alle Kosten, die Du benötigst anzeigen lassen. Auch die Gesamtkosten des Projekts kannst Du so darstellen. Das garantiert Dir einen optimalen Überblick. Zudem kannst Du in den einzelnen Aufgabenkarten alle wichtigen Details hinterlegen und direkt erkennen, wer für was verantwortlich ist.

Projektkosten mit Excel Vorlagen
Im Internet findest Du einige kostenlose Excel-Vorlagen für die Kalkulation Deiner Projektkosten. Dies ist ebenfalls eine Methode zur Aufstellung, allerdings ist sie wenig effizient. Alle Projektschritte plus Kosten müssen hier per Hand eingetragen werden. Zusätzlich werden Veränderungen nicht übernommen, d.h. wenn sich die Kosten für einen Teil des Projekts ändern, müssen nachträglich alle Kosten für Teilschritte, die damit zusammenhängen, geändert werden. Das ist nicht nur sehr aufwändig, sondern auch fehleranfälliger.

Falls Du dennoch lieber mit Excel-Tabellen arbeitest, findest Du hier kostenlose Vorlagen:

Top Excel-Vorlagen zum Projektmanagement | Smartsheet.com

Vorlage Kostenplan | Uni Würzburg

Schritt 3: Schätzungen

Doch nicht alle Kosten stehen von vornherein fest. Hier heißt es also: Mut zum Schätzen. So steigen bei einer Verlängerung des Zeitplans beispielsweise die Personalkosten. Daher sollte hier ein zusätzlicher Puffer eingeplant werden. Ebenfalls wichtig: Ein Risikobudget einplanen, das im Notfall Schäden minimieren kann.

Schritt 4: Prüfe Deine Projektkostenrechnung

Bei der Arbeit mit vielen Zahlen kann es passieren, dass sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen. Sei es nur eine Zahl nach dem Komma, ein Zahlendreher oder eine falsche Formel – im Verlauf des Projekts können diese Art Fehler große Probleme bereiten. Daher solltest Du alles nochmal überprüfen.

Schritt 5: Überwachung der Kosten

Auch nach der Berechnung der Projektkosten ist die Arbeit nicht vorbei. Da gerade Schätzungen für Schritte in ferner Zukunft immer vage sind und sich schnell ändern können, ist es wichtig, das Projekt hinsichtlich der Kostenentwicklung weiter zu beobachten. Durch eine regelmäßige Prüfung kann der Erfolg eines Projektes maßgeblich beeinflusst werden. Zudem können hier die Kosten, die zu Beginn des Projekts noch nicht genau kalkulierbar waren, besser eingeschätzt werden.

Auf einem Tisch liegen ein Blatt Papier, Büroklammern, ein Kulli und ein Taschenrechner
Durch die Überwachung der Kosten kannst Du Hindernisse besser erkennen

Projektkosten berechnen

Für die Berechnung und Aufstellung Deiner Projektkosten eignet sich am besten eine Projektmanagement-Software, die es Dir ermöglicht Kosten transparent aufzuzeigen. Anders als in Excel-Tabellen werden Dir die Kosten direkt im Projekt angezeigt, wodurch Du einen besseren Überblick bekommst.

In Tools wie z.B. factro ist es möglich, die Gesamtkosten im Projektkopf sowie die einzelnen Posten in Aufgaben und Paketen mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern anzeigen zu lassen. Die transparente Darstellung in Tabellenform oder dem Gantt Diagramm erleichtert die langes suchen nach einzelnen Kostenpunkten. Zudem passen sich die Kosten automatisch an, d.h. wenn Du die Kosten in einer Aufgabe oder einem Paket änderst, wirkt sich das auf die Gesamtkosten aus. Das gleiche passiert mit den Personalkosten, wenn Aufwände in einer Aufgabe eingetragen werden. Auch hier wird die Änderung im Projektüberblick sofort abgebildet.

Die Kostenplanung im factro Gantt Chart
Ein Beispiel für die Abbildung der Projektkosten im factro Gantt Chart

Diese Zusatzfelder, wie zum Beispiel Personal-, Material- oder Sachkosten, kannst Du individuell erstellen und in den verschiedenen Projekten freischalten.

Besonders hilfreich ist dies bei der Überwachung der Kostenentwicklung. Durch ein benutzerdefiniertes Feld für einen Plan/Ist Vergleich kannst Du Abweichungen frühzeitig erkennen und eingreifen.

🔎 Mehr Informationen zu den benutzerdefinierten Feldern findest Du in unserem Blogartikel!

Was ist das Projektbudget?

Wenn Du dann die Kosten für Dein Projekt berechnet hast, kann festgestellt werden, ob das Projektbudget die Kosten decken kann. Doch was umfasst ein Projektbudget eigentlich genau?

Das Projektbudget umfasst die Kosten und den personellen Aufwand, der für ein Projekt benötigt wird. Erst nachdem das Projektbudget festgelegt wurde, sollte die Planung starten, denn der Rahmen der finanziellen Mittel ist dafür ausschlaggebend.

Da es aber vor allem bei längerfristigen Projekten zu Schwankungen im Budget durch Preisveränderungen, personelle Umbrüche, Gehaltserhöhungen etc. kommen kann, ist es wichtig auch während der Durchführung des Projekts die Kosten immer im Blick zu haben. Dies ist auch Teil des Projektcontrollings, welches dafür da ist, ein Projekt die gesamte Zeit über zu steuern. Im Zuge dessen wird das Projekt regelmäßig geprüft, damit sichergestellt ist, dass alle Projektziele erreicht werden und Abweichungen und Gefahren rechtzeitig erkannt und entgegengewirkt werden können.

Fazit: Projektkosten für mehr Übersicht

Damit ein Projekt finanziell gestemmt werden kann, ist es also wichtig, alle Kostenfaktoren zu kennen, Puffer einzuplanen und das Projekt über die gesamte Zeit hinweg zu beobachten, um mögliche Projektrisiken abzuwenden oder zu vermindern. Dabei sollten alle möglichen verschiedenen Kosten in Betracht gezogen und die eigenen Rechnungen auf Fehler geprüft werden. Hilfreich ist es, mithilfe einer Projektmanagement-Software einen visuellen Überblick zu haben und so auf einen Blick alle wichtige Schritte zu erkennen.

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