Projekte richtig planen
Projekte sind vielschichtig und erfordern saubere Planung, damit Du erfolgreich und wirtschaftlich bist. Um alles Wichtige immer im Blick zu behalten, sollte daher immer ein Projektplan erstellt werden. Doch was genau ist ein Projektplan und wie wird er aufgebaut?
Was ist ein Projektplan?
Der Projektplan ist die Basis für jedes Projekt, unabhängig von der Größenordnung. Er vereint die inhaltliche, strukturelle, zeitliche, personelle und monetäre Planung. Der Plan entsteht nicht „auf einen Schlag“, sondern schrittweise und auf den einzelnen Bestandteilen aufbauend.
Ein anderes Wort für Projektplan ist Projektmanagementplan. So bezeichnet auch der PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) des Project Management Institute (PMI) die zusammenfassende Planung aller einzelnen Elemente des Projektmanagements.
In 6 Schritten zum Projektplan
Um einen Projektplan Schritt für Schritt aufzubauen, musst Du vor allem die wichtigsten W-Fragen beantworten. Aus ihnen ergeben sich die Rahmenbedingungen für Dein Projekt, welche mit jeder beantworteten Frage präziser festlegen, wie es am Ende aussieht.
Neben den W-Fragen gibt es noch weitere Schritte, die einen fließenden Projektablauf ermöglichen. Dazu gehört unter anderem die Frage nach dem Review-Prozess, der Kommunikation und der richtigen Software.
Im Folgenden erfährst Du, wie Du in nur 6 Schritten ganz einfach einen Projektplan erstellst.
- Wo? Alle Informationen sammeln
- Was und Warum? Ziele definieren
- Wie? Struktur und Aufgaben festlegen
- Wann? Zeiträume planen
- Wer und wie viel? Ressourcen einteilen
- Review-Prozess festlegen
1. Wo? Alle Informationen sammeln
Obwohl viele Projekte individuelle Unterfangen sind, sind sie nicht immer losgelöst von den vorherigen. Wenn Du also vor der Planung stehst, fragst Du Dich, wo Du im Projekt stehst. Gibt es schon Anhaltspunkte und Informationen, die für die konkrete Planung helfen? Oft stehen solche Informationen bereit und müssen nur gefunden und zusammengetragen werden.
Nutze auch die Methode Lessons Learned, um mit den bisherigen Erfahrungen Deine Arbeit zu verbessern und Fehler zu vermeiden. Orientiere Dich an den positiven und negativen Momenten, um die richtigen Schlüsse für das neue Projekt zu ziehen.
2. Was und warum? Ziele definieren
Bevor ein Projektplan im Detail Form annehmen kann, müssen die wichtigsten Rahmenbedingungen geklärt werden. Ganz zu Beginn der Planung steht daher die Frage nach den Zielen oder auch dem „Was?“ und „Warum?„. Was soll mit dem Projekt erreicht werden und mit welchen Meilensteinen gelangst Du an dieses Ziel?
Die Ziele zu definieren ist enorm wichtig: Eine Studie des PMI hat ergeben, dass der Mangel an klaren Zielen und Etappen der häufigste Faktor bei fehlgeschlagenen Projekten ist. Ganze 37% der nicht abgeschlossenen Projekte scheitern daran. Eine klare Ausrichtung fördert auch die Kommunikation, das Team-Gefüge und die Transparenz zwischen Kunden, Partnern und Projekt-Team.
Welche Bedeutung hat das Projekt für Dein Unternehmen?
Ebenso wichtig ist auch das Warum: Setze die Ziele des Projekts in einen Zusammenhang mit den Vorteilen für Dein Unternehmen:
- Wie profitiert Deine Organisation von dem Projekt?
- Wie passt es zur Philosophie?
- Was kannst Du daraus für die Zukunft mitnehmen?
Das Warum zu definieren ist besonders im Gespräch mit Führungsverantwortlichen, dem Management und Stakeholdern wichtig, damit diese eine Projektfreigabe erteilen. Je mehr Du Dir über die Vorteile des Projekts bewusst bist, umso eher kannst Du auch die Entscheider davon überzeugen.
Dadurch erfährst Du auch, was die Stakeholder und das Management von dem Projekt erwarten und können die Vorstellungen aller Parteien abgleichen. Dann kann auch festgelegt werden, auf welchem Weg Erfolge und Fortschritte gemessen werden und welche Bedeutung das Projekt hat.
Da Du im ersten Schritt des Projektplans erstmal die Richtung vorgibst, musst Du noch nicht alle Details genau wissen. Gestalte die Zielvereinbarung daher so kompakt wie möglich, aber trotzdem so detailliert wie nötig. Dabei sind besonders SMART Ziele sehr beliebt.
3. Wie? Struktur und Aufgaben festlegen
Nachdem Du Deine Ideen mit denen der Verantwortlichen abgestimmt hast, kannst Du mit Schritt 3 – dem Wie? – beginnen: Strukturen und Aufgaben festlegen. Dafür eignet sich z.B. der Projektstrukturplan (PSP) ideal. Dabei handelt es sich um eine der beliebtesten Projektmanagement-Methoden.
Mit dem PSP kannst Du alle Zusammenhänge Ihres Projektes übersichtlich abbilden. Teile alle Aufgaben bspw. in Aufgabenpakete ein, die einen bestimmten inhaltlichen Kontext haben. So behälst Du eine klare Ordnung und weißt jederzeit, für welches Aufgabengebiet es To-Dos gibt.
Pflichtenheft in Aufgaben wandeln
Der PSP eignet sich auch für die Erstellung eines (digitalen) Pflichtenhefts. Definiere jede Leistung und jedes Ergebnis, das für die Fertigstellung benötigt wird, als eine Aufgabe. Versorge die Aufgaben mit allen nötigen Details zu Prioritäten, Aufwänden und Inhalten und schaffe so nicht nur ein Pflichtenheft, sondern auch Transparenz.
4. Wann? Zeiträume planen
Sobald alle Aufgaben angelegt und strukturiert sind, muss die Frage nach dem Wann? geklärt werden. Gebe dem Projekt einen Zeitraum und erstelle einen Zeitplan. Dies kannst Du auf verschiedene Weisen machen. Eine Möglichkeit ist Top Down – gebe einen Rahmen für das gesamte Projekt vor und teile die Aufgaben in diesem Rahmen ein.
Dem gegenüber steht das Prinzip Bottom Up, in dem jede Aufgabe individuell einen Zeitraum bekommt und der frühste Start- und der letzte Endzeitpunkt die Dauer markieren. Für welche Methode Du dich auch entscheidest, plane einen gewissen Puffer ein, damit die Planung nicht bei möglichen Verzögerungen bereits fehlschlägt.
Das Gantt-Diagramm in factro
Ebenso ist es in jedem Fall ist es ratsam, die Zeitplanung mit einem Gantt Diagramm oder einer anderen Form des Projektablaufsplans (PAP) vorzunehmen. Auf einem Gantt Diagramm siehst Du alle Aufgaben mit den zugeteilten Zeiträumen als Balken auf einer Zeitachse. Du erkennst sofort, welche Zeiträume für Aufgaben oder Pakete vorgesehen sind und kannst den Fortschritt jeden Tag präzise beurteilen.
Zusätzlich bringt die Darstellungsform im Gantt Chart weitere Vorteile mit sich: Du kannst Abhängigkeiten in Form von Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen festlegen und visualisieren. Somit siehst Du auf Deiner Zeitachse neben Deadlines auch die kritischen Zusammenhänge zwischen einzelnen Aufgaben. Zudem kannst Du auch wichtige Meilensteine hervorheben.
5. Wer und wie viel? Ressourcen einteilen
Wenn die Projektstruktur und der Zeitplan stehen, kann der Einsatz und die Verfügbarkeit der Ressourcen beurteilt werden. Anhand des Projektstrukturplans weißt Du, wie viele Aufgaben anstehen und kannst einschätzen, wie viel Personal zur Erledigung gebraucht wird. Mit dem Gantt Diagramm kannst Du die monetäre Planung für den Zeitraum abschließen.
Wie auch schon bei der zeitlichen Planung ist auch hier wichtig, einen Puffer einzukalkulieren, wenn das Projekt nicht wie gewünscht durchläuft. Damit beugst Du auch möglicher Mitarbeiterfluktuation und Krankheit sowie zusätzlichen Kosten von vornherein entgegen. Eine gute Einteilung, etwa gemäß der ALPEN-Methode, erleichtert auch das Projektcontrolling.
6. Review-Prozess festlegen
Neben den W-Fragen gibt es noch zusätzliche Parameter, die den Projektalltag maßgeblich erleichtern. Dazu gehört unter anderem, den Review-Prozess und die Kommunikation festzulegen. Sind beide Methoden festgelegt, schaffst Du zusätzliche Transparenz. Alle Mitarbeiter sind auf dem gleichen Stand und können so zielgerichteter kommunizieren und arbeiten.
Projektplan mit PM-Software erstellen
Dank moderner PM-Software kannst Du einen kompletten Projektplan digital erstellen und verwalten, zentral für alle Mitarbeiter, unabhängig von Team oder Standort. Ein geeignetes Tool für alle Teile ist z.B. die Cloud-Lösung (SaaS) factro aus Bochum.
Mit der Projektplanungssoftware kannst Du alle Bestandteile umfassend abdecken. Die einfache Bedienung und hohe Nutzerfreundlichkeit erleichtert den Direkteinstieg ohne Schulungen oder Vorkenntnisse – so bist Du sofort bereit, Dein Projekt zu planen. Zudem kannst Du mit einer Projektplan Vorlage wiederkehrende Prozesse abbilden, Standards etablieren oder auf das Know-How von Experten zurückgreifen.
Zentrale und transparente Planung mit factro
Der einzigartige Projektstrukturplan ermöglicht die strukturelle Planung, die mit dem Gantt Chart zeitlich präzisiert werden kann – inkl. Abhängigkeiten und Meilensteinen. Dank Prioritäten, Teilaufgaben und Aufgabenbeschreibungen kannst Du Tasks präzise aufsetzen. Lege die geplanten Aufwände für alle Aufgaben fest und behalte den Überblick über alle Leistungen.
Der Projektstrukturplan in factro
Mit individuellen Verantwortungen bestimmst Du, wer eine Aufgabe bearbeitet und wer diese im Review-Prozess überprüft. Das schafft Transparenz und ein eindeutiges Wissens-Management. In Form von Kommentaren und @mentions kommunizierst Du zielgerichtet und kontextbezogen ohne E-Mail-Chaos.
Da es sich bei factro um ein Projektplanungstool in der Cloud handelt, sind alle Änderungen automatisch für alle Mitarbeiter verfügbar. Dabei musst Du Dir keine Sorgen um Deine Daten machen: factro ist 100% Made in Germany, wird auf deutschen Servern betrieben und ist DSGVO- und BDSG-neu-konform.
Projektplan erstellen, erfolgreich arbeiten
Mit dem Projektplan kannst Du ein Projekt umfassend und detailliert planen, ohne dabei alle Inhalte sofort verfügbar haben zu müssen. Du erarbeitest schrittweise eine genaue Aufschlüsselung aller Inhalte, die für die erfolgreiche Durchführung nötig sind.
Zudem schaffst Du so ideale Voraussetzungen für einen erfolgreichen Kick-off. Den Projektplan kannst Du für Projekte jeglicher Größenordnung verwenden, um erfolgreich zum Ziel zu gelangen. Mit einer passenden PM-Software wie factro gelingt das leicht, sicher und transparent für alle Mitarbeiter.
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