Wie Sie in 6 Schritten einen Projektplan erstellen

Erfolgreiche Projekte sind gut geplant. Mit dem Projektplan erarbeiten Sie schrittweise ein funktionierendes Konzept. Erfahren Sie hier, wie das geht.

Projekte richtig vorbereiten

Projekte sind vielschichtig und erfordern saubere Planung, damit Sie erfolgreich und wirtschaftlich sind. Um alles Wichtige immer im Blick zu behalten, sollte daher immer ein Projektplan erstellt werden. Doch was genau ist ein Projektplan und wie wird er aufgebaut?

Projektplan: Definition

Der Projektplan ist die Basis für jedes Projekt, unabhängig von der Größenordnung. Er vereint die inhaltliche, strukturelle, zeitliche, personelle und monetäre Planung. Der Plan entsteht nicht auf einen Schlag, sondern schrittweise und auf den einzelnen Bestandteilen aufbauend.

Ein anderes Wort ist Projektmanagementplan. So bezeichnet auch der PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) des Project Management Institute (PMI) die zusammenfassende Planung aller einzelnen Elemente des Projektmanagements.

In 6 Schritten zum Projektplan

Um einen Projektplan Schritt für Schritt aufzubauen, müssen Sie vor allem die wichtigsten W-Fragen beantworten. Aus Ihnen ergeben sich die Rahmenbedingungen für Ihr Projekt, welche mit jeder beantworteten Frage präziser festlegen, wie es am Ende aussieht.

Neben den W-Fragen gibt es noch weitere Schritte, die einen fließenden Projektablauf ermöglichen. Dazu gehört unter anderem die Frage nach dem Review-Prozess, der Kommunikation und der richtigen Software.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie in nur 6 Schritten ganz einfach einen Projektplan erstellen.

  1. Wo? Alle Informationen sammeln
  2. Was und Warum? Ziele definieren
  3. Wie? Struktur und Aufgaben festlegen
  4. Wann? Zeiträume planen
  5. Wer und wie viel? Ressourcen einteilen
  6. Review-Prozess festlegen

1. Wo? Alle Informationen sammeln

Obwohl viele Projekte individuelle Unterfangen sind, sind sie nicht immer losgelöst von den vorherigen. Wenn Sie also vor der Planung stehen, fragen Sie sich, wo Sie im Projekt stehen. Gibt es schon Anhaltspunkte und Informationen, die für die konkrete Planung helfen? Oft stehen solche Informationen bereit und müssen nur gefunden und zusammengetragen werden.

Nutzen Sie auch die Methode Lessons Learned, um mit den bisherigen Erfahrungen Ihre Arbeit zu verbessern und Fehler zu vermeiden. Orientieren Sie sich an den positiven und negativen Momenten, um die richtigen Schlüsse für das neue Projekt zu ziehen.
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2. Was und warum? Ziele definieren

Bevor ein Projektplan im Detail Form annehmen kann, müssen die wichtigsten Rahmenbedingungen geklärt werden. Ganz zu Beginn der Planung steht daher die Frage nach den Zielen oder auch dem „Was?“ und „Warum?„. Was soll mit dem Projekt erreicht werden und mit welchen Meilensteinen gelangen Sie an dieses Ziel?

Die Ziele zu definieren ist enorm wichtig: Eine Studie des PMI hat ergeben, dass der Mangel an klaren Zielen und Etappen der häufigste Faktor bei fehlgeschlagenen Projekten ist. Ganze 37% der nicht abgeschlossenen Projekte scheitern daran. Eine klare Ausrichtung fördert auch die Kommunikation, das Team-Gefüge und die Transparenz zwischen Kunden, Partnern und Projekt-Team.

Welche Bedeutung hat das Projekt für Ihr Unternehmen?

Ebenso wichtig ist auch das Warum: Setzen Sie die Ziele des Projekts in einen Zusammenhang mit den Vorteilen für Ihr Unternehmen:

  • Wie profitiert Ihre Organisation von dem Projekt?
  • Wie passt es zur Philosophie?
  • Was können Sie daraus für die Zukunft mitnehmen?

Das Warum zu definieren ist besonders im Gespräch mit Führungsverantwortlichen, dem Management und Stakeholdern wichtig, damit diese eine Projektfreigabe erteilen. Je mehr Sie sich den Gründen für und Vorteilen des Projekts bewusst sind, umso eher können Sie auch die Entscheider davon überzeugen.

Dadurch erfahren Sie auch, was die Stakeholder und das Management von dem Projekt erwarten und können die Vorstellungen aller Parteien abgleichen. Dann kann auch festgelegt werden, auf welchem Weg Erfolge und Fortschritte gemessen werden und welche Bedeutung das Projekt hat.

Da Sie im ersten Schritt des Projektplans erstmal die Richtung vorgeben, müssen Sie noch nicht alle Details genau wissen. Gestalten Sie die Zielvereinbarung daher so kompakt wie möglich, aber trotzdem so detailliert wie nötig. Dabei sind besonders SMART Ziele sehr beliebt.

3. Wie? Struktur und Aufgaben festlegen

Nachdem Sie Ihre Ideen mit denen der Verantwortlichen abgestimmt haben, können Sie mit Schritt 3 – dem Wie? – beginnen: Strukturen und Aufgaben festlegen. Dafür eignet sich z.B. der Projektstrukturplan (PSP) ideal. Dabei handelt es sich um eine der beliebtesten Projektmanagement-Methoden 

Mit dem PSP können Sie alle Zusammenhänge Ihres Projektes übersichtlich abbilden. Teilen Sie alle Aufgaben bspw. in Aufgabenpakete ein, die einen bestimmten inhaltlichen Kontext haben. So behalten Sie eine klare Ordnung und wissen jederzeit, für welches Aufgabengebiet es To-Dos gibt.
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Pflichtenheft in Aufgaben wandeln

Der PSP eignet sich auch für die Erstellung eines (digitalen) Pflichtenhefts. Definieren Sie jede Leistung und jedes Ergebnis, das für die Fertigstellung benötigt wird, als eine Aufgabe. Versorgen Sie die Aufgaben mit allen nötigen Details zu Prioritäten, Aufwänden und Inhalten und schaffen Sie so nicht nur ein Pflichtenheft, sondern auch Transparenz.

4. Wann? Zeiträume planen

Sobald alle Aufgaben angelegt und strukturiert sind, muss die Frage nach dem Wann? geklärt werden. Geben Sie dem Projekt einen Zeitraum und erstellen Sie einen Zeitplan. Dies können Sie auf verschiedenen Weisen machen. Eine Möglichkeit ist Top Down – geben Sie einen Rahmen für das gesamte Projekt vor und teilen Sie die Aufgaben in diesem Rahmen ein.

Dem gegenüber steht das Prinzip Bottom Up, in dem jede Aufgabe individuell einen Zeitraum bekommt und der frühste Start- und der letzte Endzeitpunkt die Dauer markieren. Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, planen Sie einen gewissen Puffer ein, damit die Planung nicht bei möglichen Verzögerungen bereits fehlschlägt.

Ein Screenshot des Gantt Charts in factro
Das Gantt Chart in factro

Ebenso ist es in jedem Fall ist es ratsam, die Zeitplanung mit einem Gantt Diagramm oder einer anderen Form des Projektablaufsplans (PAP) vorzunehmen. Auf einem Gantt Diagramm sehen Sie alle Aufgaben mit den zugeteilten Zeiträumen als Balken auf einer Zeitachse. Sie erkennen sofort, welche Zeiträume für Aufgaben oder Pakete vorgesehen sind und können den Fortschritt jeden Tag präzise beurteilen.

Zusätzlich bringt die Darstellungsform im Gantt Chart weitere Vorteile mit sich: Sie können Abhängigkeiten in Form von Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen festlegen und visualisieren. Somit sehen Sie auf Ihrer Zeitachse neben Deadlines auch die kritischen Zusammenhänge zwischen einzelnen Aufgaben. Zudem können Sie auch wichtige Meilensteine hervorheben.

5. Wer und wie viel? Ressourcen einteilen

Wenn die Projektstruktur und der Zeitplan stehen, kann der Einsatz und die Verfügbarkeit der Ressourcen beurteilt werden. Anhand des Projektstrukturplans wissen Sie, wie viele Aufgaben anstehen und können einschätzen, wie viel Personal zur Erledigung gebraucht wird. Mit dem Gantt Diagramm können Sie die monetäre Planung für den Zeitraum abschließen.

Wie auch schon bei der zeitlichen Planung ist auch hier wichtig, einen Puffer einzukalkulieren, wenn das Projekt nicht wie gewünscht durchläuft. Damit beugen Sie auch möglicher Mitarbeiterfluktuation und Krankheit sowie zusätzlichen Kosten von vornherein entgegen. Eine gute Einteilung erleichtert auch das Projektcontrolling.

6. Review-Prozess festlegen

Neben den W-Fragen gibt es noch zusätzliche Parameter, die den Projektalltag maßgeblich erleichtern. Dazu gehört unter anderem, den Review-Prozess und die Kommunikation festzulegen. Sind beide Methoden festgelegt, schaffen Sie zusätzliche Transparenz. Alle Mitarbeiter sind auf dem gleichen Stand und können so zielgerichteter kommunizieren und arbeiten.

Projektplan mit PM-Software erstellen

Dank moderner PM-Software können Sie einen kompletten Projektplan digital erstellen und verwalten, zentral für alle Mitarbeiter, unabhängig von Team oder Standort. Ein geeignetes Tool für alle Teile ist z.B. die Cloud-Lösung (SaaS) factro aus Bochum.

Mit factro können Sie alle Bestandteile umfassend abdecken. Die einfache Bedienung und hohe Nutzerfreundlichkeit erleichtert den Direkteinstieg ohne Schulungen oder Vorkenntnisse – so sind Sie sofort bereit, Ihr Projekt zu planen.

Zentrale und transparente Planung mit factro

Der einzigartige Projektstrukturbaum ermöglicht die strukturelle Planung, die mit dem Gantt Chart zeitlich präzisiert werden kann – inkl. Abhängigkeiten und Meilensteinen. Dank Prioritäten, Checklistenpunkten und Aufgabenbeschreibungen können Sie Tasks präzise aufsetzen. Legen Sie die geplanten Aufwände für alle Aufgaben fest und behalten Sie den Überblick über alle Leistungen.

Ein Screenshot, der den Projektstrukturbaum in factro zeigt
Der Projektstrukturbaum in factro

Mit individuellen Verantwortungen bestimmen Sie, wer eine Aufgabe bearbeitet und wer diese im Review-Prozess überprüft. Das schafft Transparenz und ein eindeutiges Wissens-Management. In Form von Kommentaren und @mentions kommunizieren Sie zielgerichtet und kontextbezogen ohne E-Mail-Chaos.

Da es sich bei factro um eine Cloud-Software handelt, sind alle Änderungen automatisch für alle Mitarbeiter verfügbar. Dabei müssen Sie sich keine Sorgen um Ihre Daten machen: factro ist 100% Made in Germany, wird auf deutschen Servern betrieben und ist DSGVO- und BDSG-neu-konform.

Projektplan erstellen, erfolgreich arbeiten

Mit dem Projektplan können Sie ein Projekt umfassend und detailliert planen, ohne dabei alle Inhalte sofort verfügbar haben zu müssen. Sie erarbeiten sich schrittweise eine genaue Aufschlüsselung aller Inhalte, die für die erfolgreiche Durchführung nötig sind.

Den Projektplan können Sie für Projekte jeglicher Größenordnung verwenden, um erfolgreich zum Ziel zu gelangen. Mit einer passenden PM-Software wie factro gelingt das leicht, sicher und transparent für alle Mitarbeiter.

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