Die richtige Projektorganisation für mein Projekt

Projektorganisationen bilden Teams, die losgelöst vom Unternehmen an Projekten arbeiten. 3 Formen sind besonders bekannt.

Organisiert am Projekt arbeiten

Projekte sind fast immer individuell: Die Wichtigkeit für das Unternehmen, die langfristigen Ziele oder die benötigten Ressourcen unterscheiden sich fast immer. Daher kann eine klassische Unternehmensstruktur nicht jeder Form von Projekten gerecht werden. Aus diesem Grund entstehen sogenannte Projektorganisationen, die sich gezielt und konkret dem passenden Projektmanagement richten.

Doch was genau sind Projektorganisationen, welche Formen und Unterschiede gibt es und wie können sich diese abstimmen?

  1. Was bedeutet Projektorganisation?
  2. Autonome Projektorganisation
  3. Matrix-Projektorganisation
  4. Stablinien-Projektorganisation
  5. Software für jede Organisationsform
  6. Wann welche Projektorganisation?

1. Was bedeutet Projektorganisation?

Bevor es an die Definition von einer bzw. den Projektorganisation(en) geht, muss die Grundlage – das Projekt – definiert werden.

„Zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement (PM) erfordert.“Gabler Wirtschaftslexikon

Da eine klassische Unternehmensstruktur die nötigen Rahmen für einzelne, komplexe und in sich geschlossene Projekten nicht immer bieten kann, tun sich Beteiligte in Projektorganisationen, die auch Sekundärorganisationen genannt werden. Diese beschäftigen sich konkret mit dem jeweiligen Projekt und setzen Ressourcen in unterschiedlichen Umfängen aktiv für die Aufgaben ein. Die Tiefe hängt dabei von der Art der neuen Struktur ab.

Alle Projektteams können auch vom Projektbüro (Project Management Office, PMO), einem Lenkungsausschuss und Stakeholdern beeinflusst werden. Eine kompakte Beschreibung der Projektorganisation lautet:

„System der Kompetenz für die Erfüllung befristeter, komplexer Aufgaben (Projekte).“Gabler Wirtschaftslexikon

Welche Formen von Projektorganisation gibt es?

In der Regel spricht man von drei verschiedenen Projektorganisationen: Der autonomen Projektorganisation, der Matrix-Projektorganisation und der Stablinien-Projektorganisation. Diese unterscheiden sich insbesondere darin, wie tief Mitarbeiter aus Ihren alltäglichen Aufgaben herausgezogen werden und in den Befugnissen von Bereichs- und Projektleitern.

Die Einordnung erfolgt meist anhand von drei Faktoren bzw. Fragen:

  1. Wer verfügt über fachliche Befugnisse?
  2. Wer verfügt über disziplinarische Befugnisse?
  3. Wer trägt die Zielverantwortung?

Im Folgenden zeigt der Artikel, wie die Antworten auf diese Fragen für die einzelnen Formen der Sekundärorganisationen lauten.

Collaboration Team bespricht Aufgaben und teilt Ideen

2. Autonome Projektorganisation

Die autonome Projektorganisation (auch bekannt als reine Projektorganisation) ist die gängigste Form bei sehr großen, strategisch essentiellen und/oder teuren Projekten. Dies ist die stärkste Form der Abgrenzung zur Stammorganisation, also dem Unternehmen. In dieser Form werden alle Projektbeteiligten von Ihren Abteilungen bzw. täglichen Aufgaben gelöst, um sich vollständig auf die Projektarbeit zu konzentrieren.

Dabei hat der Projektleiter volle fachliche sowie disziplinarische Weisungsbefugnis und trägt zudem die volle Verantwortung für die Zielerreichung. Das bedeutet, der Projektleiter kümmert sich um das durch das Projekt anfallende Aufgabenmanagement, sondern entscheidet auch über Urlaube oder Entlassungen. Somit hat die Projektleitung alle Mittel zur Verfügung, muss aber auch den Abschluss aller Projektmanagement-Phasen bis zur Zielerreichung verantworten.

Vor- & Nachteile der autonomen Projektorganisation

Zu den Vorteilen dieser Form gehören:

  • eindeutige Befugnisse und Zuständigkeiten
  • leichtere Kommunikation
  • keine Interessenskonflikte, da alle nur auf die Projektaufgaben gucken
  • hohe Identifikation mit dem Projekt

Was sind die Nachteile?

  • Leerlauf, ungleichmäßige Auslastung – lässt sich aber mit Projektmanagement-Software managen
  • potentielle Probleme bei Rückkehr in Stammorganisation/Abteilung

Autonome Projektorganisation trifft sich und bespricht Aufgaben

3. Matrix-Projektorganisation

In der Matrix-Projektorganisation bleiben die Mitarbeiter im Unternehmensalltag und pendeln zwischen Tagesgeschäft und Projekt. Diese Form wird oft verwendet, wenn die Projekte wichtig, aber nicht essentiell sind und eine regelmäßige Mitwirkung der Mitarbeiter benötigt wird.

Anders als bei der autonomen Form behalten hier Abteilungsleiter die disziplinarische Befugnis über die Zuordnung und Aufgaben der Mitarbeiter. Der Projektleiter kann darüber nicht bestimmen, erhält aber die Arbeitskraft der Teammitglieder in Abstimmung. Sobald es an die Projektarbeit geht, hat er zudem die fachliche Kompetenz. Gleichzeitig bleibt die volle Zielverantwortung beim Projektleiter.

Vor- & Nachteile der Matrix-Projektorganisation

Dies sind die Vorteile:

  • flexibler Einsatz der Ressourcen, kein Leerlauf
  • keine Konflikte bei Rückkehr
  • Kein Inselwissen der jeweiligen Organisationen

Das gehört zu den Nachteilen:

  • Interessenskonflikte möglich
  • kein tendenzieller Leerlauf, aber Überlastung möglich
  • viel Kommunikationsbedarf

Um die Nachteile auszugleichen, können Projektleitern einen Lenkungsausschuss vorgesetzt werden, der die Kapazitätsplanung vornimmt. Wenn darin die Abteilungsleiter sitzen, dann sinkt das Konfliktpotential, da die Abstimmung regelmäßiger und transparenter ablaufen.

Businessteam einer Matrix-Projektorganisation

4. Stablinien-Projektorganisation

Die dritte Art ist die Stablinien-Projektorganisation (auch bekannt als Einfluss-Projektorganisation). Sie zeichnet sich dadurch aus, dass der Projektleiter nur beratend und nicht operativ tätig ist. Er steckt zwischen Unternehmens- und Abteilungsleitung und unterstützt die Arbeit am Projekt mit fachlichem Input.

Die Weisungsbefugnisse bleiben bei den Abteilungsleitern und die Mitarbeiter werden nicht aus Ihren eigentlichen Aktivitäten abgezogen, die Zielverantwortung ist zwischen Abteilungen und Unternehmen aufgeteilt, unter Umständen müssen auch Stakeholder und andere Führungskräfte aus dem Management eingebunden werden.

Vor- & Nachteile der Stablinien-Projektorganisation

Ein Überblick über die Vorteile der Stablinien-Projektorganisation:

  • keine neuen Organisationen innerhalb des eigentlichen Unternehmens
  • sehr flexible Ressourceneinteilung
  • einfach Kommunikation und Wissensaustausch

Die Nachteile sind wie folgt:

  • hoher Koordinationsaufwand zwischen allen Entscheidern
  • Projektleiter hat keine operative Entscheidungsgewalt
  • hohe Auslastung

Gruppe arbeitet gemeinsam in einer Stablinien-Projektorganisation

5. Software für jede Organisationsform

Die drei Projektorganisationen haben verschiedene Merkmale, brauchen aber immer Abstimmung, Klarheit und Transparenz zu Projekten und Aufgaben. Dabei hilft Projektmanagmement-Software. Eine Beispiel ist das Tool factro aus Deutschland. Hier können alle Beteiligten eingebunden werden, unabhängig von Standort oder Abteilung. Das schafft die Grundlage, um für jedes Projektteam zeitnahe und bedarfsgerechte Entscheidungen zu treffen.

Für eine autonome Projektorganisation werden eigene Projekte angelegt, in denen nur die Beteiligten arbeiten. Das schärft den Fokus auf die wichtigen Aufgaben. Eine Matrix-Projektorganisation behält mit projektübergreifenden Ansichten alle Aufgaben in der Abteilung sowie im Projekt im Blick. Der Wechsel zwischen Tages- und Projektgeschäft klappt problemlos.

Ein Tool für alle Formen und Teams

Mit der Auslastungsübersicht können Entscheider zudem sofort sehen, welches Teammitglied überlastet ist oder noch Kapazitäten frei hat. Sie vermeiden Stress, zu hohe Belastung und arbeiten effektiver. Damit ist factro auch ideal für Stablinien-Projektorganisationen geeinigt, wo der Abstimmungsbedarf größer und Transparenz noch wichtiger ist. Die zentrale Frage in Projekten lautet meist „Wer macht was bis wann?“ – Antworten darauf finden sich transparent dokumentiert und zentral in factro.

6. Wann welche Projektorganisation?

Projektorganisationen sind ein grundlegender Bestandteil des operativen Geschäfts in vielen Unternehmen. Ob als autonome, Stablinien- oder Matrix-Projektorganisation – im Mittelpunkt steht immer eine geeignete Lösung für den Projekterfolg im Rahmen der Unternehmensziele und -struktur. Autonome (oder reine) Formen werden bei sehr wichtigen Projekten mit großer Tragweite, innovativen oder neuen Ansätzen gewählt.

So ist der Fokus immer klar auf ein Ziel gerichtet. Matrix-Projektorganisationen werden hingegen insgesamt am meisten genutzt, da diese gut für Projekte durchschnittlichen oder gehobenen Umfangs mit großer Wichtigkeit sind. Hier geht es dann vor allem um Abstimmung zwischen Abteilungsleitern und Projektverantwortlichen. Die Stablinien-Projektorganisation wird meist für kleine und/oder weniger wichtige Projekte genommen, die vielen Interessensgruppen betreffen.

Alle Formen bergen ein gewisses Konfliktpotenzial. Die Lösungen dafür sind meist regelmäßige Abstimmung, klare Kommunikation und Transparenz. Dies erreichen alle Projektorganisationen und auch ganze Unternehmen mit dem Einsatz einer passenden Aufgaben- und Projektmanagement-Software wie z.B. factro. So werden Reibungsflächen reduziert, Spannungen abgebaut und Ziele schneller erreicht.

Die folgende Tabelle zeigt, wie sich die Kompetenzen und Zuständigkeiten der einzelnen Beteiligten je nach Projektorganisation unterscheiden.

Befugnisse
Autonome Projektorganisation
Matrix-Projektorganisation
Stablinien-Projektorganisation
Fachliche Weisungsbefugnis
Projektleiter
Projektleiter
Unternehmen
Disziplinarische Weisungsbefungnis
Projektleiter
Abteilungsleiter
Unternehmen
Zielerreichung
Projektleiter
Projektleiter
Unternehmen

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