Projektorganisation: Formen und Rollen

Projektorganisationen bilden Teams, die losgelöst vom Unternehmen an Projekten arbeiten. 3 Formen sind besonders bekannt.

Was bedeutet Projektorganisation eigentlich?

Projekte sind individuell: Ob Wichtigkeit innerhalb der Organisation, Dringlichkeit, Zeitdauer, Grad an Komplexität, Einfluss auf die Business-Ziele, benötigtes Budget, personelle Ressourcen und und und. Eine klassische Unternehmensstruktur mit einer Führung, „starren“ Bereichen bzw. Abteilungen und deren Mitarbeitern kann zwangsläufig nicht jedes Vorhaben erfolgreich umsetzen.

Neue Team-Strukturen und Organisationsformen

Hier sind andere Team-Strukturen – sogenannte Projektorganisationen – erforderlich, die je nach Umfang und Tragweite des Projektes für ein klar geregeltes Projektportfolio- oder Projektmanagement zuständig sind. Die Kompetenz- bzw. Verantwortungsbereiche einer Projektorganisation setzen sich in der Regel aus Projektleitung (Management des Projektes), Projekt-Team (operative Projektarbeit) und Lenkungsausschuss (übergeordnetes Entscheidungsgremium) zusammen.

Die Struktur und das Zusammenspiel einer solchen Organisation ist für den Erfolg des Projektes essentiell. Denn nur wenn alle Projektbeteiligte wissen, welche Aufgaben, Verantwortungen und Zuständigkeiten sie innerhalb ihrer Projekte besitzen (und wie sich diese zu ihrer Stammorganisation, also dem Unternehmen verhalten), ist eine produktive Zusammenarbeit im Team erst möglich.

„System der Kompetenz für die Erfüllung befristeter, komplexer Aufgaben (Projekte).“Gabler Wirtschaftslexikon

Welche Formen von Projektorganisation gibt es?

In der Regel unterteilt man diese Sekundärorganisationen in drei unterschiedliche Typen: Die autonome Projektorganisation, die Matrix-Projektorganisation und die Stablinien-Projektorganisation. Diese differenzieren sich insbesondere darin, wie tief Mitarbeiter aus ihren alltäglichen Aufgaben herausgezogen werden. Darüber hinaus sind auch die jeweiligen Befugnisse und Kompetenzen von Bereichs- und Projektleitern von Relevanz.

Wie diese Themen konkret strukturiert sind, lässt sich z.B. in einem Projektorganigramm festlegen. Die Einordnung erfolgt meist anhand von drei Faktoren bzw. Fragen:

  • Wer verfügt über fachliche Befugnisse?
  • Wer verfügt über disziplinarische Befugnisse?
  • Wer trägt die Zielverantwortung?

Sekundärorganisationen auf einen Blick

Im Folgenden beleuchten wir die einzelnen Formen der Sekundärorganisationen, erläutern ihre Charakteristika und zeigen Vor- und Nachteile auf.

  1. Autonome Projektorganisation
  2. Matrix-Projektorganisation
  3. Stablinien-Projektorganisation
  4. Wann welche Projektorganisation?
Collaboration Team bespricht Aufgaben und teilt Ideen
Kompetenzen und Befugnisse in der Projektorganisation

1. Autonome Projektorganisation

Die autonome Projektorganisation (auch bekannt als reine Projektorganisation) ist die gängigste Form bei sehr großen, strategisch essentiellen und/oder teuren Projekten. Dies ist die stärkste Form der Abgrenzung zur Stammorganisation, also dem Unternehmen. In dieser Form werden alle Projektbeteiligten von ihren Abteilungen bzw. täglichen Aufgaben gelöst, um sich vollständig auf die Projektarbeit zu konzentrieren.

Dabei hat der Projektleiter volle fachliche sowie disziplinarische Weisungsbefugnis – steht also an der Spitze des Projektorganigramms – und trägt zudem die volle Verantwortung für die Zielerreichung. Das bedeutet, der Projektleiter kümmert sich nicht nur um das Aufgabenmanagement des Projektes, sondern entscheidet auch über Urlaube oder Entlassungen. Somit hat die Projektleitung alle Mittel zur Verfügung, muss aber gleichzeitig den Abschluss aller Projektmanagement-Phasen bis zur Zielerreichung verantworten.

Vor- & Nachteile der autonomen Projektorganisation

Vorteile
Nachteile
eindeutige Befugnisse und Zuständigkeiten
Leerlauf, ungleichmäßige Auslastung – lässt sich aber mit Projektmanagement-Software managen
leichtere Kommunikation
potentielle Probleme bei Rückkehr in Stammorganisation/Abteilung
keine Interessenskonflikte, da alle nur auf die Projektaufgaben gucken
hohe Identifikation mit dem Projekt

Business Team trifft sich und bespricht Aufgaben im Projektmanagement
Volle Verantwortung in der autonomen Projektorganisation

2. Matrix-Projektorganisation

In der Matrix-Projektorganisation bleiben die Mitarbeiter im Unternehmensalltag und pendeln zwischen Tagesgeschäft und Projekt. Diese Form wird oft verwendet, wenn die Projekte wichtig, aber nicht essentiell sind und eine regelmäßige Mitwirkung der Mitarbeiter benötigt wird.

Anders als bei der autonomen Form behalten hier Abteilungsleiter die disziplinarische Befugnis über die Zuordnung und Aufgaben der Mitarbeiter. Der Projektleiter kann darüber nicht bestimmen, erhält aber die Arbeitskraft der Teammitglieder in Abstimmung. Sobald es an die Projektarbeit geht, hat er zudem die fachliche Kompetenz. Gleichzeitig bleibt die volle Zielverantwortung beim Projektleiter.

Vor- & Nachteile der Matrix-Projektorganisation

Vorteile
Nachteile
Flexibler Einsatz der Ressourcen, kein Leerlauf
kein tendenzieller Leerlauf, aber Überlastung möglich
Keine Konflikte bei Rückkehr
viel Kommunikationsbedarf
Kein Inselwissen der jeweiligen Organisationen

Um die Nachteile auszugleichen, können Projektleitern ein Lenkungsausschuss vorgesetzt werden, der die Kapazitätsplanung vornimmt. Wenn darin die Abteilungsleiter sitzen, dann sinkt das Konfliktpotential, da die Abstimmung regelmäßiger und transparenter ablaufen.

Businessteam sucht Airtable-Alternative
Zwischen Tages- & Projektgeschäft — die Matrix-Projektorganisation

3. Stablinien-Projektorganisation

Die dritte Art ist die Stablinien-Projektorganisation (auch bekannt als Einfluss-Projektorganisation). Sie zeichnet sich dadurch aus, dass der Projektleiter nur beratend und nicht operativ tätig ist. Er steckt zwischen Unternehmens- und Abteilungsleitung und unterstützt die Arbeit am Projekt mit fachlichem Input.

Die Weisungsbefugnisse bleiben bei den Abteilungsleitern und die Mitarbeiter werden nicht aus Ihren eigentlichen Aktivitäten abgezogen, die Zielverantwortung ist zwischen Abteilungen und Unternehmen aufgeteilt, unter Umständen müssen auch Stakeholder und andere Führungskräfte aus dem Management eingebunden werden.

Vor- & Nachteile der Stablinien-Projektorganisation

Vorteile
Nachteile
keine neuen Organisationen innerhalb des eigentlichen Unternehmens
hoher Koordinationsaufwand zwischen allen Entscheidern
sehr flexible Ressourceneinteilung
Projektleiter hat keine operative Entscheidungsgewalt
einfach Kommunikation und Wissensaustausch
hohe Auslastung

Gruppe erarbeitet gemeinsam neue Inhalte
Flexible Ressourceneinteilung in der Stablinien-Projektorganisation

4. Wann welche Projektorganisation?

Projektorganisationen sind in vielen Unternehmen ein grundlegender Bestandteil des operativen Geschäfts. Ob als autonome, Stablinien- oder Matrix-Projektorganisation – im Mittelpunkt steht immer eine geeignete Lösung für den Projekterfolg im Rahmen der Unternehmensziele und -struktur. Autonome (oder reine) Formen werden bei sehr wichtigen Projekten mit großer Tragweite, innovativen oder neuen Ansätzen gewählt.

Im Mittelpunkt steht der Projekterfolg

So ist der Fokus immer klar auf ein Ziel gerichtet. Matrix-Projektorganisationen werden hingegen insgesamt am meisten genutzt, da diese gut für Projekte durchschnittlichen oder gehobenen Umfangs mit großer Wichtigkeit sind. Hier geht es dann vor allem um Abstimmung zwischen Abteilungsleitern und Projektverantwortlichen. Die Stablinien-Projektorganisation wird meist für kleine und/oder weniger wichtige Projekte genommen, die vielen Interessensgruppen betreffen.

Alle Formen bergen ein gewisses Konfliktpotenzial. Die Lösungen dafür sind meist regelmäßige Abstimmung, klare Kommunikation und Transparenz. Dies erreichen alle Projektorganisationen und auch ganze Unternehmen mit dem Einsatz einer passenden Aufgaben- und Projektmanagement-Software wie z.B. factro. So werden Reibungsflächen reduziert, Spannungen abgebaut und Ziele schneller erreicht.

Befugnisse und Zielverantwortung

Die folgende Tabelle zeigt, wie sich die Kompetenzen und Zuständigkeiten der einzelnen Beteiligten je nach Projektorganisation unterscheiden.

Befugnisse
Autonome Projektorganisation
Matrix-Projektorganisation
Stablinien-Projektorganisation
Fachliche Weisungsbefugnis
Projektleiter
Projektleiter
Unternehmen
Disziplinarische Weisungsbefungnis
Projektleiter
Abteilungsleiter
Unternehmen
Zielerreichung
Projektleiter
Projektleiter
Unternehmen

Projektmanagement-Software für jede Organisationsform

Zwar haben die drei beschriebenen Projektorganisationen unterschiedliche Strukturen, die sich vor allem im Rollenverständnis von Unternehmen und Projektleiter zeigen, allerdings müssen in jedem Projekt – unabhängig von der zugrundeliegenden Organisationsform – alle Beteiligten Überblick, Klarheit und Transparenz haben. Um dies zu gewährleisten ist eine professionelle Projektmanagmement-Software nicht nur äußerst hilfreich, sondern zwingend notwendig. (Und hiermit ist nicht Excel gemeint!)

Eine Beispiel ist die Cloud-Lösung factro aus Deutschland. Hier können alle Beteiligten direkt eingebunden werden, unabhängig von Standort oder Abteilung. Das schafft die Grundlage, damit jedes Projektteam zeitnahe und bedarfsgerechte Entscheidungen treffen kann. Eine intuitive Benutzeroberfläche sorgt für einen schnellen und direkten Einstieg.

Ein Screenshot des factro Qualitätsmanagement-Leitfadens
Ein ISO 9001:2015-Projekt in factro

Wechsel zwischen Tages- und Projektgeschäft auf Knopfdruck

Für eine autonome Projektorganisation können eigene Projekte angelegt werden, in denen nur die jeweils Beteiligten arbeiten. Das schärft den Fokus auf die wichtigen Aufgaben. Eine Matrix-Projektorganisation behält mit projektübergreifenden Ansichten alle Aufgaben in der Abteilung sowie im Projekt im Blick. Der Wechsel zwischen Tages- und Projektgeschäft klappt problemlos.

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Ein Tool für alle Formen und Teams

Mit der Auslastungsübersicht können Entscheider zudem sofort sehen, welches Teammitglied überlastet ist oder an welcher Stelle noch Kapazitäten frei sind. Sie vermeiden Stress, zu hohe Belastung und arbeiten effektiver. Damit ist factro auch ideal für Stablinien-Projektorganisationen geeinigt, wo der Abstimmungsbedarf größer und Transparenz noch wichtiger ist. Denn die zentrale Frage in allen Projekten lautet meist „Wer macht was bis wann?“ – Antworten darauf finden sich transparent dokumentiert und zentral in factro.

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