Wie Sie mit Projektvorlagen direkt starten

In diesem Blog-Artikel zeigen wir Ihnen, warum Projektvorlagen hilfreich sind und wie Sie damit Unternehmensstandards setzen. Das Beste: Mit dem richtigen Tool geht's ganz leicht!

Strukturen aus abgeschlossenen Projekten nutzen

Ein neues Projekt steht an: Bevor es so richtig los geht, muss ein Projektauftrag definiert, ein Projektplan erstellt und ein Zeitplan gesetzt werden. Diese Schritte sind vor allem eins: zeitintensiv! Doch mit einer Projektvorlage gelingt der Start ins Projekt schnell und einfach.

Aus abgeschlossenen Projekten können Informationen in Vorlagen gespeichert und anschließend für ein neues Projekt verwendet werden. Die Strukturen aus erarbeiteten Zeitplänen, Gantt-Diagrammen, Materiallisten und einer Vielzahl an weiteren Daten können sehr häufig auch in Folgeprojekten Verwendung finden. Die Vorlage dient dabei als Grundgerüst für das neue Vorhaben. Sie beinhaltet relevante Firmenstandards.

Projektvorlage neu anlegen

Aber Projektvorlagen können nicht nur aus bekannten Abläufen entstehen, sondern auch ganz individuell für neue Projekte angelegt, verwendet und bei Bedarf angepasst werden.

Vorlagen für Projektmanagement

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Ein Screenshot der kostenlosen Projektablaufplan Vorlage

Vorteile einer Projektvorlage

Projektvorlagen haben nicht nur den Vorteil, dass sie sehr zeitsparend sind – gerade beim Projektstart –, sie übernehmen außerdem eine bereits etablierte Projektstruktur aus beendeten Projekten. Das sind definierte Vorgänge und Abläufe. Wenn Sie eine Projektvorlage für sich nutzen, greifen Sie auf einen einheitlichen Projektablauf in Ihren Projekten zurück.

Neben der gewonnenen Zeit werden auch jede Menge Kapazitäten eingespart: Die Arbeitszeit der Mitarbeiter wird effizienter genutzt, klare Richtlinien präzisieren das Projektziel und fördern eine optimale Projektdurchführung.

Zudem wird – durch immer wiederkehrende Strukturen und eine identische Umsetzung – auch der Projektalltag im Team erleichtert. Das verbessert im zweiten Schritt die Zusammenarbeit nachhaltig.

Einfacher Aufbau mit dem „richtigen” Tool

In der heutigen (digitalen) Welt werden Projektzyklen kürzer. Immer mehr Projekte werden (gleichzeitig) umgesetzt. Mit dem Einsatz einer Projektvorlage lässt sich ein Projekt in nur wenigen Klicks erstellen. Wann ist eine Projektvorlage sinvoll? Warum sind Vorlagen in Word, Excel und Powerpoint schnell erstellt, aber oft nicht zielführend? Und wie erleichtert ein Projektmanagement-Tool die Arbeit mit Projektvorlagen? Ein Überblick.

  1. Was ist eine Projektvorlage?
  2. Vorlagen mit einer PM-Software aufbauen … lohnt sich
  3. Projektvorlagen in Word, Excel und Powerpoint
  4. Fazit: Projektvorlagen und vermeiden Fehler
Eine Gruppe erfolgreicher Mitarbeiterinnen im Büro
Einheitliche Strukturen erleichtern die Zusammenarbeit

1. Was ist eine Projektvorlage?

Die Projektvorlage ist in erster Linie ein Hilfsmittel, um ähnliche Projekte und Aufgaben schneller umzusetzen. Teilaufgaben wie die Ressourcenplanung, Budgetverteilung sowie Mitarbeiterauslastung können in Vorlagen gespeichert werden. Die Vorlage ist eine Verbindung zwischen Daten, Unterlagen und weiteren Projektelementen im Unternehmen, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst sind.

Mit einem festen Schema für wiederkehrende Projekte wird sichergestellt, dass Projektabläufe und Dokumente nicht vom Standard abweichen. Das ist gerade bei Kundenaufträgen wichtig – ein einheitliches Layout und eine übereinstimmende Präsentation sorgen für ein seriöses Erscheinungsbild.

Wann sind Vorlagen sinnvoll?

Im Projektalltag entstehen laufend Unterlagen, die auch in weiteren Projekt stattfinden. Dazu gehört nicht nur der Projektsteckbrief – auch andere Dokumente, Ansichten und Pläne werden mit der passenden Vorlage blitzschnell erstellt:

2. Projektvorlagen mit einer PM-Software erstellen … lohnt sich!

Mit MS Office-Anwendungen lassen sich ganz einfach persönliche Vorlage für einzelne Projektdokumente und -präsentationen erstellen – aber was wenn Sie ein komplettes Projekt als Vorlage nutzen möchten, weil sich gerade im Kundenbereich Aufträge häufig ähneln? Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool erstellen Sie ganze Projekt-Vorlagen ganz nebenbei.

Ein Projektmanagement-Tool hilft bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten. Mit wenigen Klicks und in Echtzeit werden Projekte samt ihrer Dokumente für alle Teammitglieder sichtbar angelegt. Um zukünftig noch einfacher zu arbeiten, sorgen Projektvorlagen in einer PM-Software für noch mehr Leichtigkeit im Arbeitsalltag.

Projektvorlagen in Excel häufig unhandlich

Projektvorlagen in Excel sind häufig sehr unübersichtlich und enthalten zu viele Informationen und Aufgaben in einem einzigen Tabellenblatt. Eine sortierte Zuordnung an Teammitglieder wird ebenfalls schwierig, ja fast unmöglich.

Wieso bietet sich also die Projektvorlagen-Funktion in der Projektmanagement-Software an? In der cloudbasierten Software-Lösung factro können sowohl Vorlagen für Projekte als auch Aufgabenpakete und einzelne Aufgaben erstellt werden. Mit der Vorlagen-Funktion kann die einmalige Planung beliebig oft bei wiederkehrenden Vorhaben umgesetzt werden.

Beispiel: Vorlagen im Marketing

Nehmen wir ein Beispiel aus dem Marketing-Bereich: Sie und Ihr Team erstellen wöchentlich Blog-Artikel, die Sie auf Ihrer Website veröffentlichen. Jeweils am Monatsanfang erstellen sie im Projekt Content-Marketing Aufgaben für Ihre Mitarbeiter, die standardisierte Checklisten, fixe, zeitliche Rahmenbedingungen sowie Basisdokumente enthalten. Sie erstellen eine Aufgabe nach der anderen – eine Routinetätigkeit und trotzdem zeitaufwändig.

Mit einer Aufgabenvorlage können sie in Höchstgeschwindigkeit viele „gleiche” Aufgaben anlegen. Die einzelnen Aufgaben selbst werden anschließend nur noch dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet. Ein weiterer Vorteil: Durch den standardisierten Aufbau schleichen sich weniger Fehler ein.

Aufgaben-Vorlage in factro erstellen
Für wiederkehrende Aufgaben sind Vorlagen hilfreich

Projektvorlagen in factro

Neben einzelnen Aufgabenvorlagen können Sie auch gleich eine gesamte Projektvorlage erstellen, die die Qualität von wiederkehrenden Projekten sichert. Ein Projekt kann aus unterschiedlichen Aufgabenpaketen und Aufgaben zusammengesetzt werden. Zusammen im Team können relevante Aufgabenpakete und Aufgaben eingepflegt werden, die schließlich als Kanban-Board, Projektstrukturplan oder übersichtliche Tabelle angelegt sind.

Ein Screenshot der kostenlosen Vorlage zum Projektablaufplan
Der factro Projektstrukturplan

Funktionen z.B. aus dem Bereich Dokumentenmanagement, die eine Projektmanagement-Software nicht umfasst, können nach belieben als Word-, Excel- oder Powerpoint-Vorlage im Dokumenten-Anhang hinterlegt werden. Erstellt man aus dieser Vorlage ein neues Projekt, werden die Anhänge automatisch übernommen.

Gantt Diagramm-Vorlagen

Das Gantt-Chart ist eine beliebte Projektmanagement-Methode, um Aufgaben zeitbezogen darzustellen. Auch hier arbeitet man leicht mit der passenden Vorlage, die sich in factro schnell erstellen lässt.

Ein Screenshot des Gantt Charts in factro
Das Gantt Chart in factro

Viele kostenlose Projektvorlagen stehen im factro Best Practice Store für Sie bereit. Entwickelt von Experten, die ihr Know-how und Projektmanagement-Wissen als fertige Projektvorlage zur Verfügung stellen. Mit Aufgaben inklusive detaillierter Beschreibungen, Checklisten sowie Mustervorlagen starten Sie ganz einfach in Ihr nächstes Projekt.

📌 Wie genau Vorlagen in factro Schritt für Schritt angelegt, bearbeitet bzw. aktualisiert werden, zeigt der Blog-Artikel „Mit Vorlagen Standards etablieren”

3. Projektvorlagen in Word, Excel und Powerpoint

Online stehen zahlreiche Projektvorlagen in Word, Excel sowie Powerpoint zur Verfügung, die häufig kostenfrei nutzbar sind. Dazu können in den Programmen auch individuelle Vorlagen erstellt werden.

Der große Nachteil: Die Vorlagen beziehen sich nur auf einzelne Programme, die in keinem Gesamtbild stehen. Das kollaborative Arbeiten wird damit – gerade für Projektmitglieder im Homeoffice oder Remote Work – schwierig. Außerdem ist es nicht möglich Dateien miteinander zu verbinden. Wenn z.B. in Excel eine Word-Datei hinterlegt sein soll, die zum Projekt gehört. Aufträge, Anforderungen und Verträge gehen dann schnell im Dokumenten-Chaos unter.

Hier finden Sie unterschiedliche Projektvorlagen zum kostenlosen Download!

Word-Vorlage für Projektdokumente

Eine individuell angelegte Vorlage in Word ist dann sinnvoll, wenn ein einzigartiges Layout immer wieder verwendet werden soll. Vorgehen in Word: Legen sie ein neues Dokument an und füllen Sie es mit Ihren relevanten Daten. Anschließend speichern Sie es unter dem Dokumenten-Typ Word-Vorlagen (Endung mit dotx anstatt docx). Unter Persönlich finden Sie Ihr angelegtes Muster und können es für zukünftige Vorhaben nutzen.

Projektvorlage in Excel erstellen

Auch in Excel sind Vorlagen eine Arbeitserleichterung. Festgelegt wird eine einmalige Struktur mit nötigen Inhalten, Rechenschritten oder Formatierungen. Eine Excel-Vorlage eignet sich für jede Art von Vorlage – von Rechnungen über die Angebotserstellung bis hin zur Budgetplanung. Um eine Vorlage anzulegen, wird die Datei unter dem Dateityp Excel-Vorlage gespeichert. Auch hier ist die Projektvorlage unter Persönlich zu finden.

Screenshot einer Budget-Planung in Excel
Eine Projektkosten- und Zeitplanung in Excel

Powerpoint-Vorlagen für einheitliche Präsentationen

Eine individuelle Powerpoint-Vorlage bildet ein einmaliges Grundgerüst für Unternehmenspräsentationen und hebt sich so von anderen Unternehmen ab. Auch hier ist der Dokumententyp die Powerpoint-Vorlage. Gerade in projektorientierten Organisation mit unterschiedlichen Kunden profitieren Unternehmen von Ihrem Wiedererkennungswert.

Zwei Personen sitzen vor einem Laptop
Vorlagen-Standards haben einen hohen Wiedererkennungswert für Mitarbeiter und Kunden

4. Fazit: Vorlagen beschleunigen den Projektstart und reduzieren Fehler

Eine Projektvorlage spart also nicht nur Zeit und Kosten, sondern fördert ein einheitliches Gesamtbild im Team und Unternehmen. Außerdem helfen Vorlagen bei der Fehlerreduzierung, da alle zugehörigen Aufgaben, Aufgabenpakete und Dokumente eines Projekts bereits in der Projektvorlage hinterlegt sind. Eine extra Kontrolle zum Projektstart wird damit überflüssig. Wichtig ist: Eine Projektvorlage – egal ob in Word, Excel, Powerpoint oder im PM-Tool – sollte regelmäßig auf ihren aktuellen Stand überprüft und bei Bedarf (z.B. mithilfe von Lessons Learned) angepasst werden.

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