Was ist eigentlich ein Projekt?

Projekte einfach erklärt

Die Umsetzung einer neuen Marketing-Strategie, die Planung des nächsten Team-Events oder die Geburtstagsfeier eines Kollegen. Das alles sind Projekte, die ein bestimmtes, vorab definiertes Ziel verfolgen. Egal ob auf der Arbeit oder im privaten Bereich – unser Alltag ist voll von ihnen. Im Grunde können also viele Vorhaben als Projekt bezeichnet werden. Doch was macht eigentlich ein Projekt im Unternehmensalltag aus?

Definition: Was ist ein Projekt?

Ein Projekt bezeichnet ein Vorhaben, das eine zeitliche Begrenzung hat und ein bestimmtes Ziel verfolgt. Was wir als Grundlage festhalten: Ein Projekt setzt neue Wege und Ziele für ein Unternehmen. Im Kern handelt es sich um ein neuartiges, komplexes, (manchmal) risikoreiches und vor allem einmaliges Vorhaben, das innerhalb eines fest definierten Zeitraums stattfindet. Das Projekt selbst kann in einzelne Projektphasen strukturiert werden.

Sobald es sich um ein wiederkehrendes Vorhaben handelt, das so bereits umgesetzt wurde, spricht man von einer Linientätigkeit. Das kann z.B. der Jahresabschluss sein.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Projekt ist ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem klar definierten Ziel.
• Projekte unterscheiden sich von Routineaufgaben, weil sie neuartig, komplex und oft risikobehaftet sind.
• Typische Projektmerkmale sind Start- und Endtermin, begrenzte Ressourcen, klare Zielvorgaben und organisierte Zusammenarbeit.
• Für kleine und mittlere Unternehmen ist ein Projekt dann erfolgreich, wenn Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine und Fortschritte transparent gesteuert werden.

Projekt-Definitionen im Vergleich

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.“
– DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e. V.

„Ein Projekt ist eine zeitlich befristete, relativ innovative und risikobehaftete Aufgabe von erheblicher Komplexität, die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

„Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, mindestens ein Produkt entsprechend einem vereinbarten Business Case zu liefern.“ – PRINCE2

Was sind Merkmale eines Projekts?

Ein neues Projekt ist nicht immer ein Projekt, auch wenn es als solches bezeichnet wird. Denn Projekte orientieren sich – zumindest nach den Richtlinien der aufgezeigten Projekt-Definitionen – an bestimmte Merkmale und Anforderungen, die sie ausmachen.

Projektkriterien:

• Ein Projekt verfolgt ein definiertes Ziel
• Projekte sind neuartig – die vorgegebenen Ziele wurden so noch nicht umgesetzt
• Ein Projekt ist durch einen Start- und Endtermin zeitlich begrenzt
• Sie sind einmalig und werden nach einem erfolgreichen Projektabschluss beendet
• Projekte müssen organisiert werden (z.B. mithilfe von Projektmanagement)
• Ein Projekt hat eine gewisse Komplexität, bei der am Anfang nicht alle Lösungen parat liegen.
• Sie haben eine Begrenzung an Ressourcen (z.B. Budget, Material, Projektmitarbeiter)
• Ein gewisses Risiko oder Unsicherheiten sind meistens vorhanden.

Faktoren des Projektes: Das magische Dreieck

Im Projektmanagement zeigt das magische Dreieck die Faktoren Kosten, Zeit und Leistung.

Die Grafik veranschaulicht gut, welche Faktoren je nach Schwerpunkt des Projekts eingespart werden müssen. Wenn das Projekt beispielsweise schnell umgesetzt werden muss und nur wenig kostet, dann kann es sein, dass die Leistung vermindert wird. Je nach Bedingungen, wird das magische Dreieck also auf die drei Faktoren angepasst.

Das Magische Dreieck im Projektmanagement

Welche Projektarten existieren?

Standardprojekte

Als Standardprojekte werden Projekte beschrieben, die leicht und unkompliziert zu realisieren sind. Das sind häufig Projekte, die bereits beendeten Projekten sehr ähnlich sind und mit dem bisherigen Wissensstand bzw. Erfahrungsschatz umgesetzt werden können. In diesen Projekten wird auf etabliertes Projektmanagement gesetzt – zurückgegriffen wird auf bestimmte Methoden, Briefings, Lessons Learned und weitere Hilfsmittel.

Großprojekte

Großprojekte sind zusammengesetzte Einzelprojekte, die ein Gesamtbild ergeben. Sie bestehen also aus mehreren, parallel laufenden Projekten. Die Struktur ist dabei relativ komplex, sodass eine gemeinsame Koordination und Steuerung – wie es sie im Projektportfolio-Management gibt – wichtig ist. Ein Beispiel ist die Einführung einer neuen Software im gesamten Unternehmen.

Pilot- und Forschungsprojekte

Eine Eigenschaft eines Pilotprojekts ist seine Neuartigkeit. In der Vergangenheit wurden Pilotprojekte überwiegend in der Forschung umgesetzt, während sie mittlerweile auch im Unternehmensalltag vorkommen, um einen Überblick über Kosten, Ressourcenverbrauch, Aufwand, Vor- und Nachteile zu bekommen. Sie sind eine Art Test mit unkompliziertem Aufbau und geringem Risiko.

Pionierprojekte

Pionierprojekte erkennst Du an ihrem hohen Neuigkeitsgrad. Also Projekte, die im Unternehmen so noch nie durchgeführt wurden und häufig bereichsübergreifend sowie risikoreich sind. Der gesamte Umfang eines solchen Projekts ist schwierig zu überblicken und beinhaltet oft ganze Change-Prozesse.

Projekte finden in einem festgesetzten, zeitlichen Rahmen statt

Beispiele: Welche Projektarten gibt es in der Praxis?

In der Praxis werden Projekte häufig nach ihrem Inhalt unterschieden und nach bestimmten Projektkriterien gegliedert. Auf Grundlage der Projektart werden anschließend passende Projektmanagement-Methoden bzw. Trends im Projektmanagement abgeleitet und eine Projektorganisation etabliert.

• Marketing-/Vertriebsprojekte
• IT-/Softwareentwicklungsprojekte
• Forschungs-/Entwicklungsprojekte
• Logistikprojekte
• Organisationsprojekte
• Change Prozesse
• Infrastruktur-/ Bauprojekte
• Kundenprojekte

Welche Fehler passieren bei Projekten besonders häufig?

Viele Projekte scheitern nicht an der Idee, sondern an fehlender Klarheit in der Umsetzung.

Häufige Projektfehler sind:

• Das Projektziel ist zu ungenau formuliert.
• Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig verteilt.
• Termine werden geplant, aber nicht aktiv gesteuert.
• Risiken werden zu spät erkannt.
• Aufgaben liegen in verschiedenen Tools, E-Mails oder Tabellen.
• Der Projektstatus ist für Führungskräfte nicht transparent.
• Änderungen werden nicht dokumentiert.
• Ressourcenengpässe werden erst sichtbar, wenn Termine bereits gefährdet sind.

Wann braucht ein Unternehmen Projektmanagement?

Ein Unternehmen braucht Projektmanagement, sobald ein Vorhaben mehrere Beteiligte, klare Deadlines, begrenzte Ressourcen und relevante Abhängigkeiten enthält.

Projektmanagement ist besonders sinnvoll, wenn:

• mehr als 5 Personen beteiligt sind
• mehrere Abteilungen zusammenarbeiten
• Termine geschäftskritisch sind
• Budget oder Ressourcen begrenzt sind
• Risiken frühzeitig erkannt werden müssen
• Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fortschritte transparent sein sollen
• Entscheidungen dokumentiert werden müssen

Wie hilft ein Projektmanagement-Tool bei der Projektsteuerung?

Ein Projektmanagement-Tool wie beispielsweise factro hilft Unternehmen, Projekte strukturiert, transparent und teamübergreifend zu steuern. Statt Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten in E-Mails, Excel-Listen und Chatverläufen zu verteilen, werden sie zentral sichtbar. Mit factro können Teams zudem Projekte in Aufgaben, Pakete und Meilensteine strukturieren und Verantwortlichkeiten eindeutig zuweisen.

Außerdem kannst Du:

• Termine und Prioritäten sichtbar machen
• Fortschritte in Echtzeit verfolgen
• Abhängigkeiten besser erkennen
• Projektstatus für Führungskräfte transparent darstellen