In 3 Schritten zum Projektsteckbrief

Der Projektsteckbrief informiert Projektbeteiligte und Stakeholder über Details eines Projekts. Mit dem Einsatz einer PM-Software funktioniert die Erstellung ganz automatisch.

Projektdetails übersichtlich zusammengefasst

Das nächste Projekt steht vor der Tür. Sie sind bereits tief in der Planung, haben Ziele definiert, ein Projektteam zusammengestellt, sind in Gedanken in der Vorbereitung für das erste Kick-Off-Meeting und ausgerechnet jetzt möchte das Management über “alle Details” in Kenntnis gesetzt werden. Das kommt Ihnen bekannt vor?

Die Lösung für ein Dokument über alle wichtigen Projektdetails: Der Projektsteckbrief. Mit dem Projektsteckbrief erhalten Ihr Team und alle weiteren Projektbeteiligten einheitliche Informationen Rund um das Projekt. Auf maximal “zwei Seiten” (oder einem Bildschirm) sind alle relevanten Details nachvollziehbar festgehalten.

Projekterfolg frühzeitig bestimmen

Als Projektleitung entstehen häufig Fragen: Warum geraten Projekte in die falsche Spur? War der Misserfolg vorhersehbar? Und wie können zukünftig Missverständnisse zwischen Auftraggeber und Projektmanager verhindert werden? Durch die Übersicht im Projektsteckbrief bekommen alle Beteiligten die Chance, auf mögliche Probleme zu reagieren und so den Projekterfolg zu sichern.

Neben dem eigentlichen Projekt, einer ausführlichen Dokumentation und den unzähligen Meetings also auch noch einen Projektsteckbrief erstellen? Wir zeigen Ihnen, warum das trotz zusätzlicher Arbeit sinnvoll ist und spätere Sorgen erspart. Welche inhaltliche Bestandteile nicht fehlen dürfen und wie der Einsatz einer Projektmanagment-Software die Erstellung erleichtert. Anhand von Vorlagen und Beispielen beantworten wir die Frage, wie ein Projektsteckbrief überhaupt entsteht.

  1. Was ist ein Projektsteckbrief?
  2. Projektsteckbrief: Welche Chancen ergeben sich daraus?
  3. Schritt I: Inhalte festlegen
  4. Schritt II: Layout bestimmen
  5. Schritt III: Projektsteckbrief einsetzen
  6. Fazit: Ein unterschätztes Dokument
Team bespricht sich und hat Spaß
Alle Projektbeteiligten bekommen die Chance mitzureden

1. Was ist ein Projektsteckbrief?

Ein Projektsteckbrief – klassisch auf ein bis zwei Seiten abgebildet – skizziert eine grobe Übersicht eines Projekts. Kurz und knapp werden Abläufe und Struktur vorgestellt, um Projektbeteiligte, Autraggeber und weitere Stakeholder über das Projekt zu informieren.

Der Projektsteckbrief enthält Hintergrundinformationen zum Projekt, den aktuellen Status vom Startpunkt bis zum Projektabschluss mit den dazugehörigen Projektzielen. Er dient zur Kommunkation im gesamten Team, um alle Beteiligten auf einen einheitlichen Stand zu setzen und die Zusammenarbeit zu verbessern. Er legt Inhalt, Zweck, Nutzen, Zeitplan und Verantwortliche übersichtlich fest, sodass sichergestellt wird, dass sich das Projekt auf Kurs befindet.

2. Projektsteckbrief: Welche Chancen ergeben sich daraus?

Wieso sollten sich Projektbeteiligte nun überhaupt die Zeit nehmen, einen solchen Steckbrief zu erstellen? Die Antwort ist leicht: Der Projektsteckbrief sorgt nicht nur für eine Übersicht der wichtigsten Projektfakten, sondern verstärkt auch ein gemeinsames Verständnis zwischen Projektleitung und Auftraggeber. Die Ziele und der zeitliche Rahmen des Projekts bleiben stets klar im Blick. In späteren Projektphasen kann auf die ursprünglich festgehaltenen Informationen zurückgegriffen werden.

Durch die transparente Darstellung wird der allgemeine Leistungsumfang (der sog. Scope) festgelegt, sodass von Anfang an klar ist, in welchem Umfang ein Projekt stattfindet. Sollte es dazu kommen, dass der Auftraggeber im Nachhinein mehr von Ihnen verlangt, als vorher festgelegt, können Sie jederzeit auf den Steckbrief verweisen, der alle Informationen zusammenbringt.

Einsatzmöglichkeiten auf einen Blick

  • Stakeholder gewinnen schnell eine Idee vom Projekt
  • Ein gemeinsames Verständnis über Inhalt, Ablauf und Ziele des Projekts wird geschaffen
  • Der Projektsteckbrief dient als Kommunikationsinstrument, das den Austausch zwischen den Beteiligten erleichtert

Neue Projektmitglieder schneller einführen

Der Projektsteckbrief ist außerdem ein guter Ausgangspunkt, um neue Teammitglieder in die Projektstrukturen einzuführen. Anhand der leichten Verständlichkeit, sind wichtige Aspekte übersichtlich dargestellt, sodass Projektziele, -umfang und der Ablauf nachvollziehbar werden.

Ein Bild von einem Interview
Neue Projektmitglieder finden mithilfe des Projektsteckbriefs schnell ins Projekt

3. Schritt I: Inhalte festlegen

Zuerst sollte die Projektleitung klären, welche Informationen überhaupt relevant sind. Hilfreich sind folgende Fragen:

  • Wer arbeitet mit dem Projektsteckbrief?
  • Welchen Informationsbedarf haben die Stakeholder?
  • Sind alle wichtigen Kennzahlen identifiziert?
  • Alle verwendeten Methoden aufgelistet?
  • Müssen die Daten regelmäßig aktualisiert werden?

Also, wie starten Sie jetzt mit dem Projektsteckbrief? Ziel ist es, alle wesentlichen Punkte eines Projekts klar formuliert in einem “One Pager” festzuhalten. Grundsätzlich gilt: “Keep it simple”. Der Projektsteckbrief soll nachvollziehbar für jeden einzelnen und unabhängig von seinem Wissensstand sein.

Inhaltliche Bestandteile

Problembeschreibung
Welches Ereignis erfordert die Umsetzung des Projekts? Was sind Probleme und ihre Auswirkungen?
Projektziele
In wenigen kurzen Sätzen beschreibt das Projektziel, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Konkret formuliert beschreibt es den idealen Zustand nach der Realisierung des Vorhabens. Gute Projektziele können z.B. mithilfe der SMART-Formel definiert werden.
Projektnutzen
Welchen Nutzen hat das Projekt? Was rechtfertigt die Umsetzung? Gerade für Beteiligte außerhalb des Projektteams gilt es den Nutzen in wenigen verständlichen Worten nachvollziehbar zu machen.
Ressourcen
Zu den Ressourcen gehören neben den notwendigen Arbeitsmaterialien auch das Budget und die Personalressourcen. Welches Know-How ist vorhanden?
Projektbeteiligte
Wie wird das Projekt organisiert? Wer ist für was verantwortlich? Alle Projektbeteiligten bekommen feste Rollen und Zuständigkeiten.
Zeitplanung
Start- und Endtermin des Projekts, Deadlines der einzelnen Projektphasen und den dazugehörigen Meilensteinen. Eine übersichtliche Darstellung der einzelnen Aufgaben im Gesamtkontext bietet beispielsweise das Gantt-Diagramm.
Chancen und Risiken
Welche Chancen ergeben sich durch die Umsetzung? Welche Risiken können den Projekterfolg gefährden. Für die Ermittlung ist eine SWOT-Analyse nützlich. Um das Umfeld genauer zu analysieren ist eine Projektumfeldanalyse hilfreich.

4. Schritt II: Layout bestimmen

“Traditionell” wird der Projektsteckbrief in einem Word Dokument erstellt, für den im Internet zahlreiche Vorlagen und Beispiele existieren. Das kann allerdings erstens sehr aufwendig und zweitens schnell unübersichtlich werden. Das Problem mit einem schriftlichen Dokument? Wichtige Daten werden vergessen, die Änderung falscher Informationen wird arbeitsaufwendig und geht zwischen den vielen anderen Unterlagen leicht verloren.

Aus guten Gründen empfehlen wir kein Word-Dokument – sollten Sie dennoch auf der Suche danach sein, finden Sie hier Seiten mit passenden Vorlagen zum kostenlosen Download!

Gerade digitale Projektmanager müssen sicherstellen, dass Teammitglieder auch außerhalb des Büros Zugriff auf Arbeitsmaterialien haben. Die effizientere Lösung ist der Einsatz einer PM-Software, mit der bei der Erstellung eines neuen Projekts ganz nebenbei ein übersichtlicher Projektsteckbrief entsteht, der weitere Dokumente überflüssig macht. Ein extra Projektsteckbrief ist dann nicht mehr erforderlich, da alle notwendigen Informationen direkt digital im Projekt verfügbar sind.

Digitaler “One Pager” immer und überall auf dem aktuellsten Stand

Ob über den Desktop, Tablet oder das Smartphone: In einer Projektmangement-Software haben Sie den Projektsteckbrief stets dabei – immer auf dem aktuellsten Stand durch die Echtzeiterfassung.

Projektsteckbrief Beispiel:

  1. Projektbeschreibung: Problemstellung und Projektziele werden gesetzt.
  2. Verantwortung: Name der Projektleitung und Projektbeteiligt erhalten den Zugriff.
  3. Zeitraum: In welchem zeitlichen Rahmen das Projekt stattfindet.
  4. Kontakt: Auftraggeber und Kunden werden vermerkt.
  5. Termine: Kick-Off-Meeting, Treffen und weitere Termine sind fest hinterlegt.
  6. Dokumente: Projektauftrag, SWOT-, Projektumfeld-, Risikoanalysen sind zu jeder Zeit abrufbereit.
  7. Neuigkeiten: Anmerkungen, Änderungen und aktuelle Meldungen sind für alle Leser sofort verfügbar.
Projektübersicht in der factro Cloud
Alle Details auf einen Blick

In der Projektmanagement-Software factro kann jedes angelegte Projekt mit Projektdetails – wie Projektnutzen oder Zielen – definiert werden. Sollten im Laufe des Projekts Planänderungen anfallen, können diese mit wenigen Klicks geändert werden. Alle Projektbeteiligten haben nicht nur Zugriff auf die relevanten Projekt-Informationen, sondern können bei Bedarf auch über Änderungen per E-Mail oder Push-Notification informiert werden.

Zusätzlich stellt eine übersichtliche Zeitplanung kein Problem mehr dar. Der Zeitraum eines Projekts mit Start- und Endterminen wird gesetzt und kann durch einen praktischen Soll-/ Ist-Vergleich immer aktuell überblickt werden.

Projektbeteiligte koordinieren

Die Koordination der Projektmitglieder stellt sich oft als herausfordernde Aufgabe dar. Durch die feste Zuteilung in der Auslastungsübersicht entsteht ein Überblick, der deutlich macht, wer die Verantwortung in einer Aufgabe trägt und wer im Team für die Bearbeitung zuständig ist.

Mithilfe der Kommentarfunktion zum Beispiel können Projektbeteiligte im Projekt selbst oder in den jeweiligen Aufgaben interagieren. Ein unübersichtlicher Austausch über E-Mails fällt damit weg. Gerade für Mitarbeiter im Home Office und Remote Work ist ein leichter Kommunikationsweg wichtig, der das Gespräch vor Ort ersetzt.

Ein Screenshot des factro Kommentarverlaufs mit integrierten Dateien
Dateien und Kommentare können zusammen abgespeichert werden

Projektdokumente und Analysen einsehen

Genauso leicht ist es, Dokumente, wie SWOT-, Umfeld- und Risikoanalysen in der Cloud zu speichern und einem Projekt anzuhängen. Es ist wichtig, dass möglichst viele Teammitglieder einen Überblick über bekannte Risiken und Einschränkungen haben, um entsprechend reagieren zu können.

So ist die Wahrscheinlichkeit, Fehler aufzudecken oder von Anfang an zu minimieren, größer. Mit der Archivierung eines Projekts entsteht eine Projektsteckbrief-Vorlage für zukünftige Projekte, an der sich Projektleiter orientieren können.

Das Beste daran: Alle Beteiligten haben rund um die Uhr einen Zugang zu allen Projektdetails und können die für Sie nützlichen Infos rausfiltern.

5. Schritt III: Projektsteckbrief einsetzen

Nachdem Inhalte und das Format des Steckbriefs stehen, kann er eingesetzt werden. Das Management erhält eine detaillierte Übersicht und auch weitere Stakeholder werden näher über das Projekt informiert. Und für die letzte Abstimmung zwischen Auftraggeber und Projektleitung sind die Inhalte Kommunikationsgrundlage.

6. Fazit: Ein unterschätztes Dokument

Der Projektsteckbrief ist im Projektmanagement also ein nicht zu unterschätzendes Werkzeug. Er sammelt alle relevanten Informationen übersichtlich für beteiligte Stakeholder und kann über die gesamte Projektlaufzeit immer wieder geändert werden. Eine PM-Software spart dabei nicht nur zeitlichen Aufwand, sondern kann auch in Echtzeit aktualisiert werden, sodass das gesamte Team auf einem einheitlichen Stand ist. Durch das anschließende Archivieren sind alle Unterlagen auch für zukünftige Projekte abrufbereit.

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