An den richtigen Projekten arbeiten
In einem Unternehmen laufen meistens mehrere Projekte parallel. Und damit die Anzahl und Vielfalt an Projekten nicht unübersichtlich wird, müssen Budget, Projektmitglieder und Ressourcen aufeinander abgestimmt und koordiniert werden. Die Lösung, die Deine Planung unterstützt: Projektportfoliomanagement (PPM). Projektportfoliomanagement beschreibt die zentrale Auswahl, Priorisierung und Steuerung von Projekten. Auf diese Weise stellst Du sicher, dass Eure Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Auch wenn Projekte im Projektmanagement einzeln betrachtet werden, sind sie meist abhängig voneinander und werden letztendlich nicht im Alleingang gemanagt. Organisationen stehen vor verschiedenen Fragen: Welche Projekte sollen priorisiert werden und sind damit wichtiger als andere? Wie verteile ich meine vorhandenen Ressourcen, damit ein Projekt möglichst schnell und effizient abgeschlossen werden kann? Wie können alle Projekte unter einen Hut gebracht werden?
Wer profitiert von PPM?
Insbesondere in großen Unternehmen mit komplexen Projekten gehört das Projektportfoliomanagement zum Arbeitsalltag. Portfoliomanager (PM) überwachen die Bearbeitung der richtigen Projekte zur richtigen Zeit, um Transparenz zu schaffen. Sie stellen sicher, dass nur diejenigen Projekte umgesetzt werden, die einen maximalen Nutzen für die Organisation haben und zur Erreichung der strategischen Ziele beitragen. Aber auch kleinere Unternehmen können PPM nutzen, um ihren Blick zu schärfen und zielführende Entscheidungen zu treffen.
Wir zeigen Dir, welche Ziele PPM hat und wie Du Projektportfoliomanagement in Deinem Unternehmen optimal nutzen und umsetzen kannst. Ganz nach dem Leitspruch: Nicht nur die Projekte richtig bearbeiten, sondern die richtigen Projekte bearbeiten.
Alle Projekte im Überblick durch Projektportfoliomanagement
Definition: Was ist Projektportfoliomanagement?
Projektportfoliomanagement beschreibt die zentralisierte Verwaltung aller laufenden Projekte einer Organisation. In Portfolios werden das Ressourcenmanagement gelistet, eine ganzheitliche Zeitplanung erstellt und Projekte nach ihrer Relevanz priorisiert, um strategische Ziele des Unternehmens zu erreichen.
„Gegenstand des Projektportfoliomanagements sind Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens oder einer Einheit.“ – Gabler Wirtschaftslexikon
Um eine erfolgreiche Durchführung der Projekte zu sichern, werden mögliche Risiken und Chancen identifiziert. Außerdem muss geklärt werden, ob das jeweilige Projekt zur Unternehmensstrategie und zu den übergeordneten Zielen passt. Hier hilft ein „Big Picture“ über alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Projekte, das allen Beteiligten einen Gesamtüberblick verschafft. Dies geschieht meist mit Unterstützung des Projectmanagement Office (PMO).
Projektportfolio vs. Projektmanagement
Das reine Projektmanagement (PM) bezieht sich in erster Linie auf ein einzelnes Projekt mit den dazugehörigen Projektphasen und dreht sich vorrangig um die Aktivität im Projekt selbst. Im Mittelpunkt stehen Aufgaben zur Umsetzung bis hin zu einem erfolgreichen Projektabschluss.
💡 Im Gegensatz dazu geht es im Portfoliomanagement um die Frage: Passt dieses Projekt überhaupt zu unserer Organisation und ist die Umsetzung realisierbar?
Warum ist Projektportfoliomanagement sinnvoll?
Unterschiedliche Projekte benötigen dieselben (!) Ressourcen und sollen trotzdem parallel bearbeitet werden – ein Widerspruch? Im Projektportfolio geht es genau um diese Koordination der vorhandenen Kapazitäten.
Da viele Projekte oft (indirekt) voneinander abhängen oder sich grundsätzlich ausschließen, ist ein genauer und aussagekräftiger Überblick über die vorherrschende Projektkonstellation wichtig. Hier gilt es, sich zu fokussieren und strategisch auszurichten bzw. eine Priorisierung festzulegen: Es sollten nur die Projekte Berücksichtigung finden, die zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens passen oder ein hohes Potenzial bieten.
Außerdem sollen Projektmitarbeiter – durch zu viele gleichzeitige Projekte – nicht „überfordert“ werden. Denn durch permanentes „Hin und Her“ leidet vor allem die Identifikation mit dem Projekt und am Ende des Tages die Qualität. Schließlich sollen der Auftraggeber und das Management mit dem Projektergebnis zufrieden sein.
Darüber hinaus zählt auch die Business-Relevanz: Neue Projekte werden erst bearbeitet, sobald sie priorisiert wurden. Ohne PPM wird ein Projekt häufig nicht nach Bedeutung, sondern eher nach Belieben ausgewählt. Das kann im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts führen.
Die 6 Ziele von Projektportfoliomanagement
- Realisierbarkeit erreichen: Sind finanzielle und technische Möglichkeiten vorhanden? Passt das Projekt zum Unternehmen?
- Nutzen maximieren: Das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen für die Organisation sollte stimmen.
- Projektauswahl vereinfachen: Es wird nicht mehr das Lieblingsprojekt gewählt, sondern das mit dem größten Potenzial.
- Ressourcenverteilung überblicken: Projektbeteiligte, Budget und Ressourcen müssen sinnvoll auf alle Projekte verteilt werden. Kapazitäten werden von vornherein geplant.
- Risiken minimieren: Durch eine Analyse der Chancen und Risiken wird ein Überblick im Vorfeld geschaffen.
- Höheren Output erzielen: Mit einer effizienten Ressourcenauslastung und Planung der einzelnen Projekte im Gesamtkontext, kann ein größerer Output generiert werden.
Die richtige Ressourcenverteilung vereinfacht die Umsetzung der anstehenden Projekte
Welche Rolle hat der/die Projektportfoliomanager/in?
Der Projektportfoliomanager verantwortet die Auswahl, das Koordinieren sowie das Priorisieren aller anstehenden Projekte. Außerdem stellt er grundsätzliche Fragen, die noch vor der Projektplanung geklärt werden:
- Wie hoch ist das Risiko, das Projektziel nicht zu erreichen?
- Bestehen Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten, stimmen die festgelegten Prioritäten?
- Bestehen positive oder negative Einflussmöglichkeiten auf das geplante Projekt?
- Wie kann die Zusammenarbeit außerhalb des Projektteams verbessert werden?
- Gibt es Zielkonflikte bzw. unterschiedliche Interessen und Sichtweisen?
Aufgaben im Projektportfoliomanagement
| Priorisieren, bewerten, genehmigen | Neue Projekte werden anhand festgelegter Kriterien überprüft. Nach einer umfassenden Analyse der Risiken, z.B. durch eine Projektumfeldanalyse, wird ein Projekt genehmigt oder abgelehnt. |
| Abhängigkeiten identifizieren | Du analysierst, ob sich laufende Projekte eventuell ausschließen oder um dieselben Ressourcen konkurrieren, sodass eine zeitgleiche Durchführung unmöglich ist. |
| Projektcontrolling | Laufende Projektfortschritte behältst Du zum Beispiel mithilfe des Gantt-Diagramms im Blick. Risiken und Ressourcenverteilung werden regelmäßig aktualisiert. |
| Projekte abschließen | Beendete Projekte von der Agenda streichen. Nach der Projektdokumentation können sie archiviert werden. |
| Neue Projekte aufnehmen | Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, kann ein neues initiiert werden. Die Projektportfoliomanagerin legt dabei die Reihenfolge neuer Projekte fest. |
| Transparente Kommunikation | Auch außerhalb des eigenen Teams ist eine gleichberechtigte Kommunikation wichtig. PM und Projektleiter stehen im kontinuierlichen Austausch, um die Projektabwicklung im Auge zu behalten. |
Die passende Software erleichtert PPM
Einige Projektmanagement-Experten sind der Meinung, dass gerade im Multiprojektmanagement die Bearbeitung mehrerer komplexer Projekte ohne passende Software fast unmöglich ist. Warum? Weil eine Multiprojektmanagement-Software bzw. ein PPM-Tool viele Schritte deutlich erleichtern kann und somit eine optimale Unterstützung im Projektportfolio bietet.
Alle Projekte in einer digitalen Ablage
Eine cloudbasierte Softwarelösung bietet Dir eine Übersicht aller To-Dos und Aufgaben in den einzelnen Projekten und gibt gleichzeitig eine Gesamtübersicht aller Projekte einer Organisation. Eine dieser PM-Softwares ist factro. Nicht nur Portfoliomanager und Projektleiter haben damit immer Zugriff auf die aktuellsten Daten eines Projekts, sondern auch alle Beteiligten eines Teams.
Auf dem Dashboard sind alle Projekte gesammelt. Verantwortliche bekommen eine Übersicht über die Priorität eines Projekts, eine umfassende Zeitplanung inklusive Soll-/Ist-Vergleich und behalten den Projektfortschritt im Auge.
Projektüberblick in factro
Einfach Kapazitäten strategisch planen
Die „richtige“ Kapazitätsplanung ist eine der Hauptaufgaben im PPM. Denn eine passende Einteilung der vorhandenen Ressourcen sorgt für einen reibungslosen Ablauf eines Projekts. Geklärt wird: Wo wird welches Arbeitsmaterial benötigt? Welche Mitarbeiter eines Teams sind frei? Und dadurch, dass die gesamte Projektplanung an einem Ort stattfindet, werden Überschneidungen sichtbar und eine Doppelbelegung vermieden. Die Ära von Zettelsammlungen und unübersichtlichen Excel-Tabellen ist damit vorbei.
Mit digitalen Werkzeugen, wie etwa dem Gantt-Diagramm oder dem Projektstrukturplan, entsteht ein Überblick aller Bereiche, den Du für Deine Ressourcenplanung nutzen kannst. Bei einer kurzfristigen Änderung – zum Beispiel durch den Ausfall einer Mitarbeiterin – sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Stand und können flexibel darauf reagieren.
Eine Auslastungsübersicht erleichtert die Kapazitätsplanung massiv
Wir-Gefühl mithilfe von Kommunikationstools
Generell gilt allerdings: Auch das beste Tool mit den neuesten Funktionen bringt Deiner Organisation keinen Vorteil, wenn Verantwortlichkeiten, transparente Kommunikation und die allgemeine Projektorganisation nicht ausreichend geklärt sind. Deshalb sollte auch auf Kommunikationstools, wie beispielsweise Slack, nicht verzichtet werden.
Gerade in Zeiten von Home Office und Remote Work wird der Austausch immer wichtiger. Und letztendlich kann durch Teambildung die Zusammenarbeit verbessert werden.
Vorlagen für effektives Lessons Learned
Erfolgreich abgeschlossene Projekte kannst Du als Vorlage speichern und im Anschluss für wiederkehrende Projekte nutzen. Was allerdings nicht bedeutet, dass die Vorlagen statisch sind: Denn natürlich kannst Du sie auch anpassen und gewonnene Erkenntnisse aus vergangenen Projekten nutzen. Alternativ kannst Du Vorlagen auch von Null an, also ohne bestehende Aufgaben und Projekte, erstellen. Der Vorteil: Du kannst die Vorlagen freigeben und das ganze Team kann sie nutzen. Dies schafft Transparenz und Standards.
Fazit: Erfahrungen werden im Projektportfolio festgehalten
Vor allem große Unternehmen, mit vielen parallel laufenden Projekten, profitieren von Projektportfolios. Aber auch kleinere Organisationen, die eine erfolgreiche Projektdurchführung anstreben, sollten PPM nicht vernachlässigen. Eine langfristige Etablierung bringt echten Nutzen, wenn sie kontinuierlich – durch Erfahrungswerte (sogenannte Lessons Learned) – aktualisiert wird.
Außerdem können mithilfe des passenden Tools viele Schritte erleichtert werden, die in so kurzer Zeit vorher nicht möglich waren. Gerade durch die laufende Digitalisierung werden Projekte immer schneller und erfolgreicher umgesetzt. Um die eigene Marktposition zu sichern und Projekt- und Unternehmensziele erfolgreich zu erreichen, ist eine Projektmanagement-Software aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken.
