Projektportfolio-management: Projekte gleichzeitig koordinieren

An den richtigen Projekten arbeiten

In einem Unternehmen laufen meistens mehrere Projekte parallel. Und damit die Anzahl und Vielfalt an Projekten nicht unübersichtlich wird, müssen Budget, Projektmitglieder und Ressourcen aufeinander abgestimmt und koordiniert werden. Die Lösung, die Deine Planung unterstützt: Projektportfoliomanagement (PPM). Projektportfoliomanagement beschreibt die zentrale Auswahl, Priorisierung und Steuerung von Projekten. Auf diese Weise stellst Du sicher, dass Eure Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.

Auch wenn Projekte im Projektmanagement einzeln betrachtet werden, sind sie meist abhängig voneinander und werden letztendlich nicht im Alleingang gemanagt. Organisationen stehen vor verschiedenen Fragen: Welche Projekte sollen priorisiert werden und sind damit wichtiger als andere? Wie verteile ich meine vorhandenen Ressourcen, damit ein Projekt möglichst schnell und effizient abgeschlossen werden kann? Wie können alle Projekte unter einen Hut gebracht werden?

Das Wichtigste in Kürze

• Projektportfoliomanagement (PPM) hilft Dir, die richtigen Projekte auszuwählen und Ressourcen effizient zu verteilen. Projektportfoliomanagement beantwortet also nicht nur, wie ein Projekt umgesetzt wird, sondern ob es überhaupt gestartet werden sollte.
• Eine zentrale Projektübersicht macht Ressourcenkonflikte, Abhängigkeiten und gefährdete Termine frühzeitig sichtbar.
• Der größte Hebel liegt häufig nicht in einer detaillierteren Planung, sondern darin, weniger Projekte gleichzeitig zu starten.
• Besonders relevant für mittelständische Unternehmen (20–250 Mitarbeitende) mit mehreren parallelen Projekten.
• Tools wie factro ermöglichen weniger Planungsaufwand durch zentrale Steuerung und Abbildung aller Informationen an einem Ort.

Wer profitiert von PPM?

Projektportfoliomanagement ist sinnvoll, sobald mehrere Projekte um dieselben Ressourcen, Budgets oder Zeitfenster konkurrieren. Portfoliomanager (PM) überwachen die Bearbeitung der richtigen Projekte zur richtigen Zeit, um Transparenz zu schaffen. Sie stellen sicher, dass nur diejenigen Projekte umgesetzt werden, die einen maximalen Nutzen für die Organisation haben und zur Erreichung der strategischen Ziele beitragen. Aber auch kleinere Unternehmen können PPM nutzen, um ihren Blick zu schärfen und zielführende Entscheidungen zu treffen.

Besonders profitieren:

• mittelständische Unternehmen mit 20 bis 250 Mitarbeitenden,
• Projektmanagement Offices und zentrale Projektstellen,
• Behörden, Kommunen und öffentliche Einrichtungen,
• Krankenhäuser und soziale Organisationen,
• Beratungs-, IT- und Ingenieurteams,
• Geschäftsführungen mit mehreren strategischen Initiativen,
• Teamleitungen mit projektübergreifend eingesetzten Fachkräften.

Wir zeigen Dir, welche Ziele PPM hat und wie Du Projektportfoliomanagement in Deinem Unternehmen optimal nutzen und umsetzen kannst. Ganz nach dem Leitspruch: Nicht nur die Projekte richtig bearbeiten, sondern die richtigen Projekte bearbeiten.

Alle Projekte im Überblick durch Projektportfoliomanagement

Definition: Was ist Projektportfoliomanagement?

Projektportfoliomanagement beschreibt die zentralisierte Verwaltung inklusive Auswahl, Priorisierung, Steuerung und Überwachung aller laufenden Projekte einer Organisation. In Portfolios werden das Ressourcenmanagement gelistet, eine ganzheitliche Zeitplanung erstellt und Projekte nach ihrer Relevanz priorisiert, um strategische Ziele des Unternehmens zu erreichen.

Das Ziel besteht darin, nur solche Projekte umzusetzen, die:

• zur Unternehmensstrategie beitragen,
• einen nachvollziehbaren Nutzen erzeugen,
• mit den verfügbaren Ressourcen realisierbar sind,
• ein vertretbares Risiko besitzen,
• sinnvoll in die bestehende Projektlandschaft passen.

„Gegenstand des Projektportfoliomanagements sind Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens oder einer Einheit.“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Um eine erfolgreiche Durchführung der Projekte zu sichern, werden mögliche Risiken und Chancen identifiziert. Außerdem muss geklärt werden, ob das jeweilige Projekt zur Unternehmensstrategie und zu den übergeordneten Zielen passt. Hier hilft ein „Big Picture“ über alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Projekte, das allen Beteiligten einen Gesamtüberblick verschafft. Dies geschieht meist mit Unterstützung des Projectmanagement Office (PMO).

Wie unterscheidet sich Projektportfoliomanagement vom Projektmanagement?

Das reine Projektmanagement (PM) bezieht sich in erster Linie auf ein einzelnes Projekt mit den dazugehörigen Projektphasen und dreht sich vorrangig um die Aktivität im Projekt selbst. Im Mittelpunkt stehen Aufgaben zur Umsetzung bis hin zu einem erfolgreichen Projektabschluss.

💡 Im Gegensatz dazu geht es im Portfoliomanagement um die Frage: Passt dieses Projekt überhaupt zu unserer Organisation und ist die Umsetzung realisierbar?

Warum ist Projektportfoliomanagement sinnvoll?

Unterschiedliche Projekte benötigen dieselben (!) Ressourcen und sollen trotzdem parallel bearbeitet werden – ein Widerspruch? Im Projektportfolio geht es genau um diese Koordination der vorhandenen Kapazitäten.

Da viele Projekte oft (indirekt) voneinander abhängen oder sich grundsätzlich ausschließen, ist ein genauer und aussagekräftiger Überblick über die vorherrschende Projektkonstellation wichtig. Hier gilt es, sich zu fokussieren und strategisch auszurichten bzw. eine Priorisierung festzulegen: Es sollten nur die Projekte Berücksichtigung finden, die zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens passen oder ein hohes Potenzial bieten.

Ein strukturiertes PPM unterstützt Dich dabei:

• strategisch relevante Projekte zu erkennen,
• weniger wichtige Vorhaben zurückzustellen,
• Kapazitätsengpässe frühzeitig sichtbar zu machen,
• Abhängigkeiten zwischen Projekten zu koordinieren,
• Projektstarts nachvollziehbar zu genehmigen,
• Risiken auf Portfolioebene zu bewerten,
• Entscheidungen gegenüber Teams und Stakeholdern zu erklären.

Außerdem sollen Projektmitarbeiter – durch zu viele gleichzeitige Projekte – nicht „überfordert“ werden. Denn durch permanentes „Hin und Her“ leidet vor allem die Identifikation mit dem Projekt und am Ende des Tages die Qualität. Schließlich sollen der Auftraggeber und das Management mit dem Projektergebnis zufrieden sein.

Darüber hinaus zählt auch die Business-Relevanz: Neue Projekte werden erst bearbeitet, sobald sie priorisiert wurden. Ohne PPM wird ein Projekt häufig nicht nach Bedeutung, sondern eher nach Belieben ausgewählt. Das kann im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts führen.

Welche 6 Ziele verfolgt Projektportfoliomanagement?

1. Wie lässt sich die Realisierbarkeit prüfen?
   Sind finanzielle und technische Möglichkeiten vorhanden? Passt das Projekt zum Unternehmen?
2. Wie lässt sich der Gesamtnutzen maximieren?
   Das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen für die Organisation sollte stimmen.
3. Wie lässt sich der Gesamtnutzen maximieren?
   Es wird nicht mehr das Lieblingsprojekt gewählt, sondern das mit dem größten Potenzial.
4. Wie werden Ressourcen sinnvoll verteilt?
   Projektbeteiligte, Budget und Ressourcen müssen sinnvoll auf alle Projekte verteilt werden. Kapazitäten werden von vornherein geplant.
5. Wie werden Ressourcen sinnvoll verteilt?
   Durch eine Analyse der Chancen und Risiken wird ein Überblick im Vorfeld geschaffen.
6. Wie entsteht mehr Output mit vorhandenen Kapazitäten?
   Mit einer effizienten Ressourcenauslastung und Planung der einzelnen Projekte im Gesamtkontext, kann ein größerer Output generiert werden.

Die richtige Ressourcenverteilung vereinfacht die Umsetzung der anstehenden Projekte

Wie funktioniert Projektportfoliomanagement in der Praxis?

Ein funktionierendes Projektportfolio entsteht in sieben Schritten:

• Schritt 1: Alle Projekte erfassen
  Dokumentiere laufende, geplante, pausierte und vorgeschlagene Projekte.
• Schritt 2: Einheitliche Informationen festlegen
  Erfasse für jedes Projekt Ziel, Nutzen, Aufwand, Risiko, Verantwortliche und benötigte Ressourcen.
• Schritt 3: Projekte bewerten
  Nutze dieselben Kriterien und Bewertungsskalen für alle Vorhaben.
• Schritt 4: Kapazitäten prüfen
  Vergleiche den Personal- und Budgetbedarf mit den tatsächlich verfügbaren Ressourcen.
• Schritt 5: Prioritäten beschließen
  Starte nur die Projekte, die strategisch relevant und realistisch umsetzbar sind.
• Schritt 6: Portfolio regelmäßig überprüfen
  Beobachte Termine, Fortschritt, Risiken, Auslastung und Veränderungen.
• Schritt 7: Projekte stoppen oder neu priorisieren
  Passe das Portfolio an, wenn Annahmen nicht mehr stimmen oder neue Anforderungen entstehen.

Ein Projektportfolio ist deshalb kein einmaliges Vorhaben, sondern ein fortlaufendes Entscheidungs- und Steuerungssystem.

Welche Rolle hat der/die Projektportfoliomanager/in?

Der oder die Projektportfoliomanager/in verantwortet die Auswahl, das Koordinieren sowie das Priorisieren aller anstehenden Projekte. Außerdem stellt er doer sie grundsätzliche Fragen, die noch vor der Projektplanung geklärt werden:

• Wie hoch ist das Risiko, das Projektziel nicht zu erreichen?
• Bestehen Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projekten, stimmen die festgelegten Prioritäten?
• Bestehen positive oder negative Einflussmöglichkeiten auf das geplante Projekt?
• Wie kann die Zusammenarbeit außerhalb des Projektteams verbessert werden?
• Gibt es Zielkonflikte bzw. unterschiedliche Interessen und Sichtweisen?

Projektportfoliomanager/innen arbeiten eng mit Geschäftsführung, PMO, Projektleitungen, Controlling und Teamleitungen zusammen. Sie entscheiden nicht zwangsläufig allein, schaffen aber die notwendige Transparenz für nachvollziehbare Entscheidungen.

Welche Aufgaben gehören zum Projektportfoliomanagement?

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Welche Software eignet sich für PPM?

Einige Projektmanagement-Experten sind der Meinung, dass gerade im Multiprojektmanagement die Bearbeitung mehrerer komplexer Projekte ohne passende Software fast unmöglich ist. Warum? Weil eine Multiprojektmanagement-Software bzw. ein PPM-Tool viele Schritte deutlich erleichtern kann und somit eine optimale Unterstützung im Projektportfolio bietet.

Alle Projekte in einer digitalen Ablage

Eine cloudbasierte Softwarelösung bietet Dir eine Übersicht aller To-Dos und Aufgaben in den einzelnen Projekten und gibt gleichzeitig eine Gesamtübersicht aller Projekte einer Organisation. Eine dieser PM-Softwares ist factro. Nicht nur Portfoliomanager und Projektleiter haben damit immer Zugriff auf die aktuellsten Daten eines Projekts, sondern auch alle Beteiligten eines Teams.

Auf dem Dashboard sind alle Projekte gesammelt. Verantwortliche bekommen eine Übersicht über die Priorität eines Projekts, eine umfassende Zeitplanung inklusive Soll-/Ist-Vergleich und behalten den Projektfortschritt im Auge.

Projektüberblick in factro

Einfach Kapazitäten strategisch planen

Die „richtige“ Kapazitätsplanung ist eine der Hauptaufgaben im PPM. Denn eine passende Einteilung der vorhandenen Ressourcen sorgt für einen reibungslosen Ablauf eines Projekts. Geklärt wird: Wo wird welches Arbeitsmaterial benötigt? Welche Mitarbeiter eines Teams sind frei? Und dadurch, dass die gesamte Projektplanung an einem Ort stattfindet, werden Überschneidungen sichtbar und eine Doppelbelegung vermieden. Die Ära von Zettelsammlungen und unübersichtlichen Excel-Tabellen ist damit vorbei.

Mit digitalen Werkzeugen, wie etwa dem Gantt-Diagramm oder dem Projektstrukturplan, entsteht ein Überblick aller Bereiche, den Du für Deine Ressourcenplanung nutzen kannst. Bei einer kurzfristigen Änderung – zum Beispiel durch den Ausfall einer Mitarbeiterin – sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Stand und können flexibel darauf reagieren.

Eine Auslastungsübersicht erleichtert die Kapazitätsplanung massiv

Wir-Gefühl mithilfe von Kommunikationstools

Generell gilt allerdings: Auch das beste Tool mit den neuesten Funktionen bringt Deiner Organisation keinen Vorteil, wenn Verantwortlichkeiten, transparente Kommunikation und die allgemeine Projektorganisation nicht ausreichend geklärt sind. Deshalb sollte auch auf Kommunikationstools, wie beispielsweise Slack, nicht verzichtet werden.

Gerade in Zeiten von Home Office und Remote Work wird der Austausch immer wichtiger. Und letztendlich kann durch Teambildung die Zusammenarbeit verbessert werden.

Vorlagen für effektives Lessons Learned

Erfolgreich abgeschlossene Projekte kannst Du als Vorlage speichern und im Anschluss für wiederkehrende Projekte nutzen. Was allerdings nicht bedeutet, dass die Vorlagen statisch sind: Denn natürlich kannst Du sie auch anpassen und gewonnene Erkenntnisse aus vergangenen Projekten nutzen. Alternativ kannst Du Vorlagen auch von Null an, also ohne bestehende Aufgaben und Projekte, erstellen. Der Vorteil: Du kannst die Vorlagen freigeben und das ganze Team kann sie nutzen. Dies schafft Transparenz und Standards.

Welche Fehler solltest Du beim Projektportfoliomanagement vermeiden?

Die häufigsten PPM-Probleme entstehen nicht durch fehlende Methoden, sondern durch inkonsequente Entscheidungen. Vermeide insbesondere diese Fehler:

• Jedes Projekt erhält die Priorität „hoch“: Ohne echte Rangfolge gibt es keine Priorisierung.
• Neue Projekte werden gestartet, ohne Kapazitäten zu prüfen: Die zusätzliche Arbeit wird lediglich auf bereits ausgelastete Teams verteilt.
• Begonnene Projekte werden nie beendet oder pausiert: Das Portfolio wächst, obwohl die verfügbaren Ressourcen gleich bleiben.
• Bewertungen basieren auf unterschiedlichen Informationen: Projekte lassen sich nur vergleichen, wenn dieselben Pflichtangaben vorliegen.
• Statusberichte ersetzen Entscheidungen: Ein roter Projektstatus ist nur hilfreich, wenn daraus eine konkrete Maßnahme folgt.
• Das Tool wird vor dem Prozess eingeführt: Software kann unklare Rollen und fehlende Entscheidungsregeln nicht ausgleichen.
• Nur Termine werden gemessen: Ein pünktliches Projekt ist nicht automatisch strategisch sinnvoll.
• Lessons Learned werden nicht wiederverwendet: Fehler, Strukturen und Planungsarbeit wiederholen sich.

Fazit: Erfahrungen werden im Projektportfolio festgehalten

Vor allem große Unternehmen, mit vielen parallel laufenden Projekten, profitieren von Projektportfolios. Aber auch kleinere Organisationen, die eine erfolgreiche Projektdurchführung anstreben, sollten PPM nicht vernachlässigen. Eine langfristige Etablierung bringt echten Nutzen, wenn sie kontinuierlich – durch Erfahrungswerte (sogenannte Lessons Learned) – aktualisiert wird.

Außerdem können mithilfe des passenden Tools viele Schritte erleichtert werden, die in so kurzer Zeit vorher nicht möglich waren. Gerade durch die laufende Digitalisierung werden Projekte immer schneller und erfolgreicher umgesetzt. Um die eigene Marktposition zu sichern und Projekt- und Unternehmensziele erfolgreich zu erreichen, ist eine Projektmanagement-Software aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken.