Was ist Multi-Projektmanagement?

Unternehmen arbeiten in der Regel nicht an einem Projekt, sondern an mehreren gleichzeitig. Wie Sie mit Multiprojektmanagement erfolgreich ans Ziel kommen.

Mehr Übersicht über alle Projekte

Unternehmen arbeiten in der Regel nicht nur an einem Projekt, sondern an mehreren gleichzeitig. Daher ist Multiprojektmanagement aus dem Alltag in Organisationen nicht mehr wegzudenken.

So befasst sich unter anderem auch die DIN 69909 Teil 1 mit diesem Thema. Diese Norm ist anwendbar auf Projekte, Projektmanagement-Software und -organisationen aller Art.

Doch was bedeutet Multiprojektmanagement überhaupt – und was muss dabei beachtet werden?

1. Das bedeutet Multiprojektmanagement

2. Herausforderungen im Multiprojektmanagement

3. Multiprojektmanagement in der Praxis

4. Mehr Überblick mit Projektmanagement-Software

1. Das bedeutet Multiprojektmanagement

Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens oder einer Einheit“ – Gabler Wirtschaftslexikon

Das Ziel von Multiprojektmanagement (MPM) ist, Projekte unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen wie Mitarbeiter, finanzielle Mittel und Ausrüstung effektiv und zielgerichtet abzuschließen.

Genau darin liegen die Schwierigkeiten und Herausforderungen. Um Multiprojektmanagement erfolgreich anzugehen, bedarf es eines klaren Konzepts und passender Koordination.

Bereits einzelne Projekte können für Probleme sorgen. Haben Organisationen gleich mehrere vor der Brust, ist zielgerichtetes und effektives Multiprojektmanagement umso notwendiger.

Eins oder mehr Projekte: Unterschiede & Gemeinsamkeiten

Die Herangehensweise an parallele Projekte ist dabei im ersten Schritt wie bei klassischem Projektmanagement. Sie müssen sich im Klaren darüber sein, wie Ihre Ziele aussehen. Diese sollten Sie klar und konkret formulieren, sodass Sie und Ihr Team gezielt auf das gewünschte Ergebnis hinarbeiten. Zudem sind auch das verfügbare Budget und die zuständigen Führungspersonen relevante Merkmale.

All diese Kriterien sind mit Blick auf gleichzeitige Projekte aber umso kritischer. Die größte Herausforderung im Multiprojektmanagement ist es, die Konzepte parallel in die Tat umzusetzen.

Die wichtigen Fragen lauten daher nicht nur welches Budget, welche Mitarbeiter oder welche Ausrüstung bereitsteht, sondern vor allem: Wie lassen sich diese Kapazitäten effektiv aufteilen, steuern und verwalten?

2. Herausforderungen im Multiprojektmanagement

Diese Fragestellungen bringen viele Herausforderungen und Schwierigkeiten mit. Dazu zählen unter anderem

  • fehlender Überblick
  • Ressourcen- oder Zeitmangel
  • schlechte Kommunikation
  • nicht berücksichtigte Abhängigkeiten
  • falsche Prioritäten

Um das eigene Multiprojektmanagement gegen solche Hindernisse zu wappnen, bedarf es strukturierter Vorbereitung und Organisation. Das wirkt sich auf alle Vorgänge und alle Mitwirkenden aus.

Wenn die Arbeit unausgewogen koordiniert ist, können Aufgaben nicht sachgerecht abgeschlossen werden. Das führt zur Zielverfehlung, die Mitarbeiter und Verantwortliche und vielleicht auch Kunden frustriert. Das Projekt ist die Summe seiner Teile – wenn eines nicht passt, betrifft das auch die anderen Bausteine. Bei mehreren Projekten hat dies einen noch größeren Umfang.

3. Multiprojektmanagement in der Praxis

Um Multiprojektmanagement in der Praxis erfolgreich anzugehen, sind einige Planungsschritte nötig. Jene, die sich vom klassischen Projektmanagement ableiten lassen, müssen sorgfältig auf die Bedingungen und Erfordernisse mehrerer Projekte angepasst werden. Die Projektplanung muss also auf mehreren Ebenen stattfinden und noch mehr Gegebenheiten einbeziehen.

Erst der Plan, dann die Details

Für die erfolgreiche Planung eines Projekts ist Vollständigkeit von größter Bedeutung. Das bedeutet aber nicht, dass jedes kleine Detail bereits im Vorfeld feststehen muss. Vielmehr sollten Sie darauf achten, dass alle nötigen Aufgaben und Ziele festgehalten sind. Verlieren Sie sich nicht in den Feinheiten einzelner Elemente, bevor alle Grundlagen erarbeitet sind.

Das ist besonders bei parallelen Projekten relevant, da sich hier unerwartete Änderungen oder Verzögerungen ergeben können und somit im Vorfeld festgelegte Details überarbeitet werden müssen.

Wichtigkeit und Mittel festlegen

Daher ist es entscheidend, dass in einem Projektportfolio oder in einem Projektstrukturplan (PSP) die wichtigsten Parameter der jeweiligen Projekte zu Beginn festgelegt werden. Dazu gehört unter anderem die Ausrichtung: wie relevant sind die jeweiligen Projekte für die Unternehmensziele?

Sollte es wider Erwarten zu einem Mangel an Ressourcen kommen, kann durch das Portfolio festgelegt werden, welches Projekt zuerst fortgeführt und welches erstmal zurückgefahren wird.

Ressourcen strategisch aufteilen

Um die Gefahr von Engpässen so gut wie möglich einzudämmen, bezieht das Portfolio die strategische Aufteilung der Ressourcen mit ein. Dabei fließen auch Komplexität und Umfang in die Vorbereitung mit ein. So werden alle verfügbaren Mittel bereits zu Beginn nach Wichtigkeit und Bedarf der Projekte aufgeteilt.

Das erleichtert die Aufteilung der Ressourcen bei der Planung, aber auch bei Änderungen während der aktiven Projektphase. Das Portfolio eignet sich in allen Projektphasen als klar definierte, objektive Richtlinie zur Bearbeitung der Projekte.

Mitarbeiter richtig vorbereiten

Für die Produktivität ist es auch besonders wichtig, dass Sie alle Ihre Mitarbeiter auf die Herausforderungen des Multiprojektmanagement einstellen. Zeigen Sie ihnen auf, welche Ziele Sie festgelegt haben und wie Sie diese gemeinsam erreichen wollen.

Geben Sie ihnen auch Taktiken mit, wie Sie an die Aufgaben der verschiedenen Projekte am besten herangehen können. So starten alle mit dem gleichen Wissensstand und das Team zieht an einem Strang.

Dabei ist es besonders wichtig, dass Sie die Mitarbeitern Aufgaben zuteilen, die ihren Fähigkeiten am besten entsprechen. So arbeitet Ihr Team effizient und produktiv.

Passende Führungskräfte wählen

Um das zu erreichen, braucht es geeignete Führungskräfte. Diese können bei Bedarf ebenfalls vom Projektbüro geschult und vorbereitet werden. Wählen Sie Ihre Team- und Projektleiter so, dass Sie unternehmerisch und analytisch denken, aber auch Empathie und kommunikative Kompetenzen mitbringen.

Das ist essentiell für die tägliche Arbeit mit den Mitarbeitern, aber auch für den Austausch und die Abstimmung zwischen den Verantwortlichen.

Projektbüro einrichten

Zur zentralen Steuerung dieser Maßnahmen empfiehlt sich die Einrichtung eines Projektbüros, auch Project Management Office (PMO) genannt. Dieses verwaltet und verantwortet die Dokumentation und Durchführung der festgelegten Methoden. Dazu zählt auch die Schulung der Mitarbeiter.

Durch das PMO haben Sie eine einheitliche Instanz, deren Leitfäden für alle Mitarbeiter in allen Projekten gelten. Das sorgt dafür, dass Teammitglieder bei Rückfragen einen festen Ansprechpartner haben und die Ratschläge für alle Projekte uniform sind. Somit haben Team- und Projektleiter mehr Zeit für die Aufgabenstellungen, da das Projektbüro die Beratung übernimmt.

Aufgaben zielgerichtet aufteilen

Wenn die Eckdaten abgesteckt sind, müssen die Aufgaben verteilt und der Fortschritt überblickt werden. Dabei ist insbesondere die Zeitplanung eine Kernkomponente für ein erfolgreiches Management paralleler Projekte.

Wenn Teammitglieder unkoordiniert an projektübergreifenden Aufgaben arbeiten, kann schnell der Fokus auf das Wesentliche verloren gehen. Das resultiert in schwächeren Ergebnissen, deren Überarbeitung zusätzlich Zeit kostet, welche dann Mitarbeitern und Projekten abhandenkommt. Auch unzufriedene Kunden sind eine mögliche Folge.

Etappenziele setzen

Wichtig ist also, jedes Projekt anhand der verfügbaren Kapazitäten mit sinnvollen Aufgaben und Meilensteinen zu versehen. Einzelne Etappenziele können beispielsweise in Form einer Checkliste gesammelt und dann bearbeitet werden.

Jeder abgehakte Punkt hilft herauszufinden wie umfangreich die Zielsetzung, aber auch die einzelnen Tätigkeiten sind. Neben Meilensteinen bieten sich auch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen an, um Projekte zu strukturieren.

Multitasking braucht Struktur

Eine klare Struktur der Aufgaben sorgt dafür, dass auch projektübergreifend Ordnung sichergestellt ist. Wenn Mitarbeiter in Form von Multitasking parallel an Aufgaben verschiedener Projekte arbeiten sollen, funktioniert das nur mit Übersicht und der richtigen Planung.

Realistische Zeiträume einplanen

Das bedeutet, dass Zeiträume aufeinander abgestimmt sind und so das Risiko minimiert wird, dass Aufgaben sich gegenseitig im Weg stehen oder die Fertigstellung voneinander gefährden. Das ist auch dann besonders relevant, wenn bestimmte Aufgaben aus verschiedenen Projekten voneinander abhängig sind.

Zudem sollten Sie die Zeiträume realistisch ausgelegen, damit Aufgaben ohne zusätzlichen Druck bearbeitet werden können. Für die meiste Übersicht sorgt eine zentrale Anlaufstelle, die den Fortschritt und die Pläne der Projekte zusammenträgt.

4. Mehr Überblick mit Projektmanagement-Software

Um bei diesen Herausforderungen den Überblick zu behalten, wurden viele Kollaborations- und Projektmanagement-Tools entwickelt. Diese sind seit Jahren fester Bestandteil der Arbeit von Organisationen und unterstützen diese in unternehmerischen und organisatorischen Abläufen und Prozessen.

Die Software sollte auch als die zentrale Anlaufstelle fungieren. So ist auch eine übergreifende Planung möglich: Projektleiter wissen, welche Mitarbeiter mit welchen Aufgaben beschäftigt sind und wann die nächsten Deadlines anstehen. Zudem ist jederzeit klar, wie viel Zeit für ein bestimmtes Projekt noch vorgesehen ist. Das erleichtert die vorausschauende Planung auf nur einen Blick.

Projektübergreifender Zeitplan
Ein projektübergreifender Zeitplan sorgt für Übersicht

Auf diese Weise können die Kapazitäten der Teammitglieder koordiniert und projektübergreifend eingesetzt werden. So behalten Sie auch bei mehreren Projekten immer den Überblick.

Dabei unterstützen können Sie verschiedene visuelle Darstellungen der PM-Tools, zum Beispiel in Form eines Zeitplans oder eines Kanban Boards. Zu beachten ist, dass nicht alle Angebote auf dem Markt als Multiprojektmanagement-Software ausgelegt sind. Daher ist die Wahl der richtigen Software entscheidend für Übersicht und Erfolg.

Tool-Empfehlung für Multiprojektmanagement: factro

Eine Multiprojektmanagement-Software, die Sie tatkräftig unterstützt, ist factro. Durch die intuitive Bedienung und die vielfältigen Visualisierungen erleichtert das Tool das Management paralleler Projekte. Dadurch können Sie alle Aufgaben und Zeiträume überblicken und haben die Projekte immer unter Kontrolle.

Da factro auf über 25 Jahren Erfahrung im Projektmanagement basiert, weiß das Tool genau, was Organisationen und Projektleiter brauchen, um mehrere Projekte erfolgreich zu meistern.

Das factro Kanban Board zeigt Aufgaben aus mehreren Projekten
Das factro Kanban Board zeigt Aufgaben aus mehreren Projekten

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