So gelingt Ihnen eine erfolgreiche Projektdokumentation

Erfolgreiches Projektmanagement beinhaltet immer auch eine umfassende Projektdokumentation – über alle Projektphasen hinweg. Mit dem richtigen Tool können Sie die Dokumentation meist automatisch "on the fly" miterstellen – ohne Mehraufwand. Wir zeigen, wie das geht!

Alle Schritte eines Projekts auf einen Blick

Erfolgreiches Projekt- oder Projektportfoliomanagement beinhaltet immer auch eine umfassende Projektdokumentation – über alle Projektphasen hinweg. Innerhalb eines Projekts finden laufend Veränderungen statt: Aufgaben werden beendet, Meilensteine erreicht, Zuständigkeiten gewechselt oder Timings angepasst. Nur wenn diese Änderungen auch transparent dokumentiert werden, erhalten alle Beteiligten stets einen Überblick über den aktuellen Status, über Fortschritte und anfallende Restaufwände.

Großer Mehrwert für zukünftige Projekte

Die Aufgabe der Projektdokumentation in der Projektverwaltung wird von vielen Projektleitern gerne mal vernachlässigt. Das ohnehin begrenzte Zeitfenster eines Projekts lässt die Dokumentation oft unwichtig erscheinen. Die (fatale) Folge: Sie wird weggelassen. Das kann Auswirkungen auf den Erfolg der Projektarbeit sowie das Projektteam haben.

Projekte durch PM-Software “automatisch” dokumentieren

Allerdings ist eine gute Projektdokumentation extrem sinnvoll, vor allem im Hinblick auf die Fehlervermeidung zukünftiger Projekte. Was im ersten Moment nach großem Aufwand klingt, ist – richtig gemacht – für ein erfolgreiches Projekt unentbehrlich und bietet einen großen Mehrwert. Das Beste: Mit dem richtigen Tool können Sie die Dokumentation, wie beim Projektsteckbrief, meist automatisch “on the fly” miterstellen – ohne Mehraufwand. Wir zeigen Ihnen, wie das geht!

  1. Was ist Projektdokumentation?
  2. Wie schreibt man eine gute Projektdokumentation?
  3. Warum ist Projektdokumentation so wichtig?
  4. Gute Projektdokumentation durch Projektmanagementsoftware
  5. Projektdokumentation Beispiel
  6. Projektmanagement-Vorlagen
  7. Fazit: PM-Software erleichtert die Projektdokumentation

1. Was ist Projektdokumentation?

Eine Projektdokumentation verschafft einen detaillierten Überblick über relevantes Wissen und wesentliche Inhalte eines durchgeführten Projekts und ist für jedes Projekt unerlässlich. Alle wichtigen Schritte während eines Projekts werden gut strukturiert zusammengefasst, um eine aussagekräftige Sammlung von Unterlagen zu schaffen.

Was zu allererst nach viel (zusätzlicher) Arbeit klingt, lohnt sich spätestens bei der Bearbeitung des nächsten Vorhabens. Es hilft dem Team, in der Zukunft ähnliche Projekte schneller durchs Ziel zu bringen, in dem aus “Fehlern” gelernt wird: Lessons Learned!

Denn ein wesentliches Ziel der Projektdokumentation ist es, für anstehende Projekte eine Zeitplanung zu erstellen, Verzögerungen zu vermeiden und kommende Aufgaben effektiver und effizienter zu lösen.

Junges Team arbeitet mit Karten
Projektdokumentation hilft bei der Durchführung von zukünftigen Projekten

2. Wie schreibt man eine gute Projektdokumentation?

Also, wie starten Sie nun in die Projektdokumentation? Wir haben nützliche Tipps, die Sie unbedingt beachten sollten, damit die nächste Dokumentation keine lästige Qual, sondern ein nachhaltiger Erfolg wird.

Die Vorbereitung der Projektdokumentation

Ziel der Vorbereitung auf die Projektdokumentation sind klare Vorgaben, Regeln und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation. Damit sie erfolgreich ist und letztendlich ein Nutzen daraus entsteht, sollten im Vorfeld folgende Fragen geklärt werden.

  • Nach welcher Ordnung werden Dokumente hinterlegt?
  • Wer trägt die Verantwortung der Dokumentation?
  • Erhalten alle Projektmitglieder einen Zugriff?
  • Welche Projektdokumente werden archiviert?
  • Welche digitale Ablage kann für Projektdokumentation genutzt werden?

Die Relevanz von Projektdokumentation sollte allen Beteiligten bewusst sein. Projektleiter sollten auf die richtige “Berichterstattung” vorbereiten, damit alle gemeinsam an einem Strang ziehen.

Unternehmen, die ihre Projekte zukünftig dokumentieren wollen, stehen nun vor der Frage, welche Inhalte überhaupt in eine Dokumentation gehören.

Inhalt der Projektdokumentation

Unterlagen zum Projektablauf
Unterlagen wie Dokumente über das Projekt, abgeschlossene Aufgaben, Verträge und Vereinbarungen mit Kunden aus vergangenen Projekten haben für kommende Projekte einen großen Nutzen.
Meilensteine
Klare Ziele zu definieren und Meilensteine zusetzen sind Grundlage einer guten Zusammenarbeit im Team.
Durch die Dokumentation sind Entscheidungen gebündelt, für alle sichtbar und noch im Nachhinein nachvollziehbar.
Statusberichte
In einem Team mit mehreren Beteiligten, wird zeitgleich an unterschiedlichen Prozessen gearbeitet.
Damit eine Übersicht über die einzelnen Arbeitsschritte entsteht, sind Reportings von den einzelnen Teammitgliedern wichtig.
Protokolle aus Meetings und Workshops
In gemeinsamen Meetings wird die Projektkommunikation gefördert. Es wird auf Fehler und Mängel eingegangen und Lösungen erarbeitet.
Wenn sich Aufgaben wiederholen helfen die daraus entstehenden Protokolle die selben Fehler zu vermeiden, oder Informationen zur Lösungsbehebung parat zu haben
Projektplanung
Der Projektplan beinhaltet alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Er besteht aus einzelnen Arbeitsschritten, auf die Mitarbeiter und Ressourcen aufgeteilt werden.
Aufgaben werden mit verschiedenen Prioritäten versehen, um die Relevanz zu stützen.
Zeiterfassung
Durch die Strukturierung der Aufgaben entsteht ein genauer Zeitplan, mit dem die zukünftige Dauer von ähnlichen Aufgaben bestimmt werden kann.
Verwendete Projektmethoden
Werkzeuge mit denen Aufgaben umgesetzt werden konnten. Wie beispielsweise Projektstrukturpläne (PSP), Gantt-Diagramme oder der Projektumfeldanalyse.

Wie dokumentiere ich richtig?

Wie viel dokumentiert wird, hängt unter anderem mit der Größe des Unternehmens, der Branche und des Projekts ab. Grundsätzlich sind alle Dokumente wichtig, die den Projektverlauf abbilden.

3. Warum ist Projektdokumentation so wichtig?

Eine ordentlich geführte Projektdokumentation reflektiert einzelne Projektschritte und erleichtert die Kommunikation innerhalb des Teams und des Auftraggebers. Notwendige Zusammenhänge und Ergebnisse sind gesammelt an einem Ort zu finden, die unter anderem Rechtssicherheit schaffen und Fehler vermeiden.

5 Vorteile der Projektdokumentation

Beteiligte arbeiten an verschiedenen Schritten eines Projekts, ohne den Gesamtüberblick zu verlieren. Es besteht also von Anfang an eine hohe Transparenz aufgrund von einheitlicher Dokumentation. Der Vorteil: Fragen lassen sich schneller klären und Missverständnisse werden minimiert.

  1. Wichtige Informationen zum Projekt sind gesammelt
  2. Rechtssicherheit wird geschaffen
  3. Erleichtert die Kommunikation unter Kollegen
  4. Aus Fehlern vergangener Projekte wird gelernt
  5. Vereinfacht die Berichterstattung gegenüber Kunden und anderen Abteilungen

Wann sollte die Projektdokumentation geschrieben werden?

Da die Dokumentation häufig sehr umfangreich ist, sollte sie nicht erst beim Projektabschluss erstellt werden. Entscheidende Prozesse oder bedeutende Lösungswege geraten in Vergessenheit. Deswegen gilt: Projektdokumentation sollte – wenn möglich – zeitgleich mit der Abwicklung des Projekts stattfinden.

Die Dokumentation startet also mit Beginn des Projekts und wird im Laufe der Projektphasen kontinuierlich weitergeführt und solange fortgesetzt, bis das Projekt abgeschlossen ist.

Im Anschluss muss geklärt werden, wo abgeschlossene Projekte archiviert werden, sodass bei Bedarf darauf zurückgegriffen werden kann. Um die Vielzahl der Dokumente übersichtlich zu gestalten, ist eine elektronische Ablage (z.B. in einer Cloud) hilfreich. Letztendlich spart das Zeit und Kosten.

Hände an einem Laptop
Projektdokumentation beginnt mit dem Projektstart

4. Schnelle Projektdokumentation durch Projektmanagement-Software

Mittlerweile ist eine Projektmanagement-Software aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Durch PM-Tools werden Projekte nachvollziehbar und für alle Mitarbeitenden transparent dargestellt, ohne großen Mehraufwand. Die Frage “Wer macht was bis wann?” lässt sich mit einem Klick beantworten.

Durch die digitale Erfassung wird der zeitliche Aufwand also minimiert und zugleich ein hoher Nutzen gezogen – das Gleiche gilt für die Projektdokumentation mithilfe von Projektmanagement-Tools. Der Vorteil: Die Dokumentation läuft “on the fly”.

Fokus liegt auf dem Projekt

Ziel der Projektdokumentation ist es laut DIN 69901 Klarheit über die zu lösenden Probleme zu schaffen. Sie stellt eine Zusammenstellung wesentlicher Daten über Organisation, Projektplan, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projekts dar. Und genau hier kommt Projektmanagement-Software zum Einsatz. Sie erleichtert den Prozess der Dokumentation, sodass so wenig Zeit wie möglich dafür aufgewendet wird und das Hauptaugenmerk primär auf dem Projekt selbst liegt.

Eine dieser Software-Lösungen ist factro. Mit factro werden Aufgaben strukturiert, Unterlagen geordnet und gleichzeitig findet eine ausgiebige Dokumentation statt, ohne zusätzlichen Extra-Schritt. Wie das geht?

5. Projektdokumentation – einige Beispiele

Mit der “richtigen” Software findet die Projektdokumentation ganz automatisch statt. Zum Projektstart werden das Projektziel und die Rahmenbedingungen zwischen dem Auftraggeber und dem Team festgelegt. Mit factro können Ziele direkt im Projekt festgehalten werden, sodass sich Beteiligte eines Projekts, die erst später dazu stoßen, ohne die Hilfe der Kollegen auf den neusten Stand setzen können.

Zeitmanagement einzelner Aufgaben

Im Projekt selbst können einzelne Aufgaben angelegt, mithilfe von Paketen strukturiert und wichtige Punkte im Projektverlauf als Meilensteine markiert werden. Um Aufgaben zeitlich zu planen, werden Zeiträume und Aufwände definiert. Nach der (Teil-)Erledigung kann die entsprechende Ist-Zeit erfasst werden, sodass ein Soll-/Ist-Vergleich entsteht. Durch die Zeiterfassung kann der Planaufwand für kommende Aufgaben bzw. Projekte besser und genauer eingeschätzt werden.

Zudem erhält jede Aufgabe einen verantwortlichen Mitarbeiter. So ist direkt klar, wer der richtige Ansprechpartner bei allen Fragen zur Dokumentation von Arbeitsschritten ist. Durch das Abarbeiten der Checklisten-Punkte (Subtasks) durch den Ausführenden hat der verantwortliche Mitarbeiter eine Übersicht über die offenen Punkte der Aufgabe. Ale Änderungen werden dabei in der Historie mit Timestamps dokumentiert.

Ein Screenshot einer factro Aufgabe
Ein Beispiel für die Zeiterfassung in factro

Überblick über den Projektfortschritt

In der Projekt-Übersicht kann der Fortschritt aller Projekte eingesehen werden. Klar wird, welche Aufgaben noch offen sind und welche bereits abgeschlossen wurden. Dadurch kann der Projektleiter einschätzen, ob die eingeplante Zeit zur Erledigung der offenen Aufgaben genügt.

Protokolle aus Meetings

In der Zusammenfassung eines Meetings sind in der Regel Zwischenstände über das Projekt aufgeführt und relevante Entscheidungen fixiert. Teammitglieder, die an einem Meeting nicht teilnehmen konnten, können sich durch das Protokoll über den Status Quo informieren.

So hat das Meeting-Protokoll eine wichtige operative Funktion und ist in der Dokumentation nicht zu vernachlässigen. An der richtigen Stelle kann es dem jeweiligen Projekt angehangen werden und ist leicht wiederzufinden.

Festhalten der Projekt-Methoden

Auch verwendete Werkzeuge wie das Gantt-Diagramm oder Projektstrukturpläne gehen durch die Dokumentation in der Projektmanagement-Software nicht verloren. Durch das Gantt-Chart in factro lassen sich beispielsweise Terminpläne grafisch abbilden, die auch für zukünftige Projekte eine Übersicht bieten.

Außerdem wird auf einen Blick klar, welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind, welche gerade bearbeitet werden, oder noch in Planung sind. Alle Beteiligten sind dank Echtzeit-Erfassung jederzeit auf einem gemeinsamen aktuellen Stand.

Ein Projektstrukturplan für einen Redaktionsplan
Projektstrukturpläne verschaffen Übersicht über Aufgaben

Unterlagen in PM-Software archivieren

Ein weiterer Pluspunkt der digitalen Ablage: Das lästige Sortieren in Ordnern zur Archivierung der Dokumente entfällt. In der Cloud können Aufgaben ganz leicht per Drag & Drop von einem Speicherort zum nächsten verschoben werden. Abgeschlossene Projekte werden archiviert und können bei Bedarf leicht wiedergefunden werden.

6. Arbeiten mit Projektmanagement-Vorlagen

Immer dann, wenn gleiche oder ähnliche Projekte bzw. Aufgabe anfallen, kann durch die richtige Vorlage eine Menge Zeit eingespart werden. Für viele Bereiche gibt es Vorlagen in Word oder Excel, die allerdings nicht so flexibel sind wie in einer PM-Software – und die nicht gemeinsam im Team genutzt werden können.

📑 Wir empfehlen Ihnen keine Projektdokumentation aus einzelnen Excel- und Word-Dokumenten – sollten Sie dennoch auf der Suche sein, gibt es hier Word- und Excel-Vorlagen zum kostenlosen Download!

Mit der richtigen Projektmanagement-Software kann eine Vorlage ganz einfach für die nächste Projekte gespeichert werden. Die Vorlage wird durch das bearbeitete Projekt erstellt oder selbst zusammengebaut und somit auf die eigenen Anliegen und Besonderheiten abgestimmt. Inhalte – wie Anhänge, Kommentare oder Termine – die dokumentiert werden sollen, können als Vorlage gespeichert werden. So baut man ein eigenes, standardisiertes Vorlagen-System auf. Einmalig geplant, stehen die Vorlagen immer wieder zur Verfügung.

7. Fazit: PM-Software erleichtert die Projektdokumentation

Durch Projektmanagement-Tools wird eine “zusätzliche” Dokumentation quasi überflüssig. Alle wichtigen Punkte zum Projekt sind in der Cloud erfasst und können nach Projektabschluss mit einem Klick archiviert werden.

Durch die zeitgleiche Erfassung von relevanten Punkten für die Erarbeitung eines Projekts, sind alle Beteiligten auf einem einheitlichen Stand. Das hat den Vorteil, dass sich alle Beteiligten auf den wesentlichen Aspekt fokussieren: auf das Projekt selbst.

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