Digitales Teamwork einführen 2023
Die Vergangen Jahren haben in viele Organisationen und Unternehmen eine neue Form der Digitalen Zusammenarbeit gefördert. Aufgrund der Corona-Pandemie, waren viele Team gezwungen, ihr Arbeitsweisen umzustellen. Vor allem was das Thema Homeoffice betrifft. Hierin lag die Chancen, mit Collaboration Software neue Arbeitsweisen zu etablieren.
Auch heute noch möchten sich Unternehmen zunehmend Digital Aufstellen, um Wettbewerbsfähig zu bleiben und sich an den Trends der Arbeitswelt anzupassen. Wie Du nun die Digitale Zusammenarbeit in Deinem Unternehmen vorantreibst und wie Du passende Tools integrierst.
Ein modernes Tool ist kein IT-Projekt
Die Einführung einer digitalen Lösung ist kein IT-Projekt, sondern bedeutet Change Management – besonders wenn die digitale Zusammenarbeit neu für Dich und Dein Team ist. Die Software ist die Grundlage für eine digitalisierte, koordinierte Arbeit an Projekten. Doch die übergeordnete Grundlage für erfolgreiche Teamarbeit ist ein gemeinsames Mind-Set.
Nachfolgend findest Du alle wichtige Informationen und Schritte, mit denen der Wechsel zu Digital Leadership und moderner Zusammenarbeit leichter gelingt.
- Vorteile der Digitale Zusammenarbeit
- Mitarbeiter verstehen
- Ausreichend Zeit geben
- Einführung nicht als fertiger Prozess
- Kennst Du Dein Team!?
- Tools für die digitale Zusammenarbeit
- Fazit – Digitale Zusammenarbeit als Chance
Zusammenarbeit und Kommunikation im Team fördern
1. Vorteile der Digitale Zusammenarbeit
Das Thema Digitialisierung ist in aller Munde, auch in der Arbeitswelt. Dank vielfältiger Lösungen für Dokumentenmanagement, Kommunikation und Organisation ist es leichter denn je, dezentral gemeinsam zu arbeiten. Das hilft standortübergreifenden Teams ebenso wie Mitarbeitern im Home Office oder im Außendienst.
Richtig angengangen, zählt zu den vielfältigen Vorteilen der digitalen Zusammenarbeit eine zielgerichtete Kommunikation, eine bessere Abstimmung dank Calls & Videokonferenzen und somit weniger E-Mail- und Excel-Chaos. Zudem behältst Du mit einer Teamarbeits Software immer den Überblick über Fortschritte, Deadlines und Ansprechpartner.
Dein Unternehmen zukunftssicher aufstellen
So organisierst Du Deine Themen und Teams transparent, mit den gleichen Informationen für alle. Das erhöht die Produktivitität, da alle Kollegen auf dem selben Stand sind und sich so Rückfragen verringern. Daraus entsteht ein Wissensarchiv, auf das Du jederzeit zurückgreifen kannst, um in Zukunft auf die gemachten Erfahrungen zurückzugreifen. So entsteht zudem in Krisenzeiten die Möglichkeit, gemeinsame Kick-Off-Meetings zu digitalisieren.
2. Mitarbeiter verstehen
Entscheidend für den Erfolg von Change Management ist es, Deine Mitarbeiter zu verstehen und emotional abzuholen. Auch wenn Du ein neues Tool überaus sinnvoll findest, weil es Prozesse optimiert und Übersicht mitbringt, reagieren Deine Mitarbeiter nicht nur rational.
Eine emotionale Reaktion ist menschlich, gerade bei Veränderungen, denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wird Dein Team also mit einer Veränderung konfrontiert, bei der es quasi keine Wahl mehr hat, ist die Wahrscheinlichkeit von Stressreaktionen und Ablehnung hoch.
Akzeptanz und Offenheit steigern
Du sollten daher sicherstellen, dass Du auf die emotionale Ebene von Deinem Team eingehst:
- Was beschäftigt die Kollegen?
- Wie stehst Du zu der Einführung eines neuen Tools?
- Welche Sorgen, Fragen oder Ängste gehen damit einher?
- Was wünschst Du Dir von digitalen Leadern?
Mit dieser Gemeinschaftlichkeit öffnet sich das Team für die neue Form digitaler Zusammenarbeit, zugleich steigen Zusammenarbeit und Wissens-Transparenz. So „entsteht eine neue Art des Miteinanders – und der Beginn eines echten Wir-Gefühls“, so Udo Schuchert, Gründer von factro und Experte mit über 25 Jahre Expertise im Projektmanagement.
3. Ausreichend Zeit geben
In jedem Fall solltest Du genügend Zeit einplanen, bis sich die digitale Collaboration als Standard etabliert – auch wenn die Corona-Krise dies deutlich beschleunigen dürfte.
Außerhalb der Krise eignet sich als Richtwert für eine sinnvolle Zeitspanne z.B. ein Halbjahr. Laut Matthias Kolbusa, einem erfahrenen Berater von DAX-30-Unternehmen, erzeugt diese Periode eine Vorstellung, die Antrieb und Motivation hervorrufen kann:
„Sehnsucht und Leidenschaft müssen auf ein Zukunftsbild gerichtet sein, das nicht weiter weg ist als ein halbes Jahr.“
Mit dem passenden Zeitraum und der dazugehörigen Vorstellung gibst Du dem Team mit, was das nächste große Ziel ist – das für alle gilt und von dem alle profitieren.
Auf diese Weise fühlen sich Mitarbeiter nicht zusätzlich unter Druck gesetzt und erkennen den kollektiven Vorteil der Digitalisierung für das Team. Um das zu erreichen, musst Du das Team einbinden und aufrichtiges Interesse für Sorgen, Fragen und Wünsche zeigen.
4. Einführung nicht als fertiger Prozess
Um die Akzeptanz der digitalen Zusammenarbeit zu steigern, sollte diese nicht als fertiger Prozess eingeführt werden. Deine Mitarbeiter sollen nicht das Gefühl bekommen, dass diese keine Wahl haben. Das heißt: Zwinge Deinen Mitarbeitern das Tool nicht auf. Mache aus der Veränderung – der Einführung der gewählten PM-Software – keinen unveränderlichen Grundsatz.
Forciere die Änderung nicht top-down, sondern förder einen Austausch auf Augenhöhe. Gemeinsam einen Weg zur geeignetsten Lösung zu finden, drückt Wertschätzung und Gehör aus. So entsteht eine positive Dynamik, in der Mitarbeiter sich verstanden und als vollständiger Teil fühlen. Im Umkehrschluss resultiert dies in motivierten und produktiven Teammitgliedern.
Mit Digital Leadership vorangehen
Es ist möglich, dass nicht alle Mitarbeiter sofort zu 100% zufrieden sind. Binde Dein Team jedoch vom Anfang an mit in die digitale Zusammenarbeit ein, steigere in jedem Fall die Akzeptanz. Für Dich als Entscheider bedeutet digitale Führung, ebenso Kompromisse eingehen. Du hast vielleicht eine andere Perspektive, sollten diese aber nicht der gemeinsam erarbeiteten Lösung überordnen.
Jegliche Transparenz und Offenheit wäre hinfällig, sofern Du die eigentlichen Wünsche des Teams am Ende grundlos übergehst. Durch eigene Kompromissbereitschaft zeigst Du den Beteiligten am deutlichsten, dass die Einführung gemeinsam angegangen wird und steigerst so auch die Akzeptanz bei Unentschlossenen.
5. Kennst Du Dein Team!?
Die Bedingung für diese kollaborative Entscheidungsfindung ist Frage und Aufruf zugleich: „Kennst Du Dein Team?“ und „Kennst Du Dein Team!“ Das ist bei einem Produkt wie einem Organisationstool besonders relevant: Die digitalen Kenntnisse der Mitarbeiter können zum Teil sehr unterschiedlich sein, falls Du als Unternehmen nicht gerade ein Software-Entwickler oder Systemhaus sind.
Deswegen musst Du wissen, was Dein Team aus IT-Sicht beherrscht, welche Lern- und Anpassungsfähigkeiten vorhanden sind und welche Ansprüche sowie Sorgen mit einer neuen Lösung verbunden werden. Dazu gehören Fragen wie:
- Welche Benutzerführung wird bevorzugt?
- Soll die Software auch per mobiler App nutzbar sein?
- Welche Aufgaben sollen mit dem Tool erledigt werden und welche mit den alten Bekannten?
- Traue ich dem Anbieter meine persönlichen und unternehmerischen Daten an?
Botschafter und Champions identifizieren
Findest Du zusätzlich heraus, welche Deiner Mitarbeiter „Botschafter“ und „Champions“ sind, die motiviert mitziehen. Solche Teammitglieder schaffen es eher, ihre Kollegen zu überzeugen, da sie auf der gleichen Ebene sind. Digitale Zusammenarbeit ist also nicht nur abhängig von den Möglichkeiten, sondern besonders davon, ob die Nutzer auch dahinterstehen.
6. Tool für die digitale Zusammenarbeit
Mit über 750 verschiedenen Lösungen ist der Markt für Collaboration Tools sehr groß. Ein geeignete Software für die digitale Zusammenarbeit, die sich auch für Neueinsteiger eignet, ist factro. Dabei handelt es sich um eine Cloud-Lösung als Software-as-a-Service (SaaS).
Basierend auf über 25 Jahren Praxiserfahrung in der Unternehmens- und Change-Management-Beratung kennt das Tool die Lebenswirklichkeit in Organisationen wie kein anderer Anbieter auf dem Markt und versteht genau, wie Du das Tool am besten im Team einführst.
Vielseitige Ansichten bieten den richtigen Blickwinkel
Die Praxisnähe spiegelt sich im Funktionsumfang mit dem dynamischen, topaktuellen Newsfeed, der Auslastungsübersicht oder dem einzigartigen Projektstrukturplan. Auch ein Kanban Board oder eine Tabellenansicht stehen dir zur Verfügung. So hast Du immer alles im Blick.
Der einzigartige factro Projektstrukturplan
Zudem erleichtert die intuitive Bedienung den Zugang für alle Nutzer, unabhängig von Vorkenntnissen oder Erfahrung mit Collaboration Software. So eignet sich factro für die digitale Zusammenarbeit in allen operativen Bereichen.
Kommunikation als Schlüssel für gute Zusammenarbeit
Damit die Kommunikation unter der Digitalen Zusammenarbeit nicht leidet, kannst Du mit Deinem Team in factro Aufgabenbezogen in den Kommentaren jeder Aufgabe kommunizieren. Durch das setzten von @Mentions kannst du Teammitglieder gezielt ansprechen. Das fördert die Kommunikation im Team.
Kommunikation mit Aufgabenbezug
Auch die Meeting-Funktion unterstütz Euch bei der Vorbereitung und der Durchführung on Meetings. Die Meeting-Agenda kann ganz einfach erstellt und im Team vorab geteilt werden. Während dem Meeting werden alle Änderungen in Echtzeit erfasst und das Meeting-Protokoll generiert sich sogar automatisch. So kann die Zusammenarbeit nur noch besser werden.
So könnte in Zukunft Dein automatisiertes Meetingprotokoll aussehen!
Strenger Datenschutz, persönlicher Support
Besonders wichtig ist das Thema Datenschutz. factro wird auf deutschen Servern in Frankfurt gehostet, die Entwicklung, Vertrieb und Support finden in Bochum statt. Das Collaboration Tool ist 100% Made in Germany. Das bedeutet nicht nur DSGVO-, sondern auch BDSG-neu Konformität. Darüber hinaus profitieren Nutzer vom deutschsprachigen Support per Kontaktformular, Chat, E-Mail oder Telefon (dt. Festnetz).
Der persönliche Support von factro hilft Dir gerne in allen Anliegen weiter.
7. Fazit – Digitale Zusammenarbeit als Chance
Auch wenn viele Organisationen und Teams noch immer an der Digitalen Zusammenarbeit zweifeln, besteht darin eine große Chance, die Arbeit neu zu denken und zu verbessern. Mit den richtigen Tools und einer geeigneten Methodik meisterst Du den Wechsel als gestärkte Gemeinschaft.
Gehe als Leader voran, lebe die Nutzung der Tools vor und tausche Dich mit Deinen Kollegen auf Augenhöhe aus. Digitalisiertes Teamwork sorgt nämlich u.a. für:
- mehr Transparenz
- gezielte Kommunikation
- höhere Produktivität
- team- und standortübergreifende Zusammenarbeit
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