Erfolgreich zur digitalen Zusammenarbeit

Digitale Zusammenarbeit ist modern und produktiv, braucht aber Akzeptanz und das richtige Mindset. So führen Sie es als Leader ein.

Digitales Teamwork einführen

Aufgrund der aktuellen Situation entsteht in vielen Organisationen und Teams eine neue Form der digitalen Zusammenarbeit. Das betrifft u.a. durch Home Office auch Unternehmen, denen das Thema bisher fremd war. Hierin liegen die Chancen, mit Collaboration Software neue Arbeitsweisen zu erschließen. Gleichzeitig liegen darin auch Risiken, wenn die Einführung nicht mit dem Team im Mittelpunkt passiert.

Ein neues Tool ist kein IT-Projekt

Die Einführung eines Tools ist kein IT-Projekt, sondern bedeutet Change Management – besonders wenn die digitale Zusammenarbeit neu für Sie ist. Die Software ist die Grundlage für eine digitalisierte, koordinierte Arbeit an Projekten. Doch die übergeordnete Grundlage für erfolgreiche Teamarbeit ist ein gemeinsames Mind-Set.

Nachfolgend finden Sie wichtige Informationen und Schritte, mit denen der Wechsel zu Digital Leadership und moderner Zusammenarbeit leichter gelingt.

Digitale Zusammenarbeit: Vorteile

Das Thema Digitialisierung ist in aller Munde, auch in der Arbeitswelt. Dank vielfältiger Lösungen für Dokumentenmanagement, Kommunikation und Organisation ist es leichter denn je, dezentral gemeinsam zu arbeiten. Das hilft standortübergreifenden Teams ebenso wie Mitarbeitern im Home Office oder im Außendienst.

Richtig angengangen, zählt zu den vielfältigen Vorteilen der digitalen Zusammenarbeit eine zielgerichtete Kommunikation, eine bessere Abstimmung dank Calls & Videokonferenzen und somit weniger E-Mail- und Excel-Chaos. Zudem behalten Sie etwa mit einer Teamarbeit Software immer den Überblick über Fortschritte, Deadlines und Ansprechpartner.

So organisieren Sie Ihre Themen und Teams transparent, mit den gleichen Informationen für alle. Das erhöht die Produktivitität, da alle Kollegen auf dem selben Stand sind und sich so Rückfragen verringern. Daraus entsteht ein Wissensarchiv, auf das Sie jederzeit zurückgreifen können, um in Zukunft auf die gemachten Erfahrungen zurückzugreifen. So entsteht zudem in Krisenzeiten die Möglichkeit, gemeinsame Kick-Off-Meetings zu digitalisieren.

Mitarbeiter verstehen

Entscheidend für den Erfolg von Change Management ist es, Ihre Mitarbeiter zu verstehen und emotional abzuholen. Auch wenn Sie ein neues Tool überaus sinnvoll finden, weil es Prozesse optimiert und Übersicht mitbringt, reagieren Ihre Mitarbeiter nicht nur rational.

Eine emotionale Reaktion ist menschlich, gerade bei Veränderungen, denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wird Ihr Team also mit einer Veränderung konfrontiert, bei der es quasi keine Wahl mehr hat, ist die Wahrscheinlichkeit von Stressreaktionen und Ablehnung hoch.

Team bespricht sich und hat Spaß

Akzeptanz und Offenheit steigern

Sie sollten daher sicherstellen, dass Sie auf der emotionalen Ebene auf Ihr Team eingehen:

  • Was beschäftigt die Kollegen?
  • Wie stehen Sie zu der Einführung eines neuen Tools?
  • Welche Sorgen, Fragen oder Ängste gehen damit einher?
  • Was wünschen Sie sich von digitalen Leadern?

Mit dieser Gemeinschaftlichkeit öffnet sich das Team für die neue Form digitaler Zusammenarbeit, zugleich steigen Zusammenarbeit und Wissens-Transparenz. So „entsteht eine neue Art des Miteinanders – und der Beginn eines echten Wir-Gefühls“, so Udo Schuchert, Geschäftsführer der Schuchert Managementberatung, die über 25 Jahre Expertise im Projektmanagement besitzt.

Ausreichend Zeit geben

In jedem Fall sollten Sie genügend Zeit einplanen, bis sich die digitale Collaboration als Standard etabliert – auch wenn die Corona-Krise dies deutlich beschleunigen dürfte.

Außerhalb der Krise eignet sich als Richtwert für eine sinnvolle Zeitspanne z.B. ein Halbjahr. Laut Matthias Kolbusa, einem erfahrenen Berater von DAX-30-Unternehmen, erzeugt diese Periode eine Vorstellung, die Antrieb und Motivation hervorrufen kann:

Sehnsucht und Leidenschaft müssen auf ein Zukunftsbild gerichtet sein, das nicht weiter weg ist als ein halbes Jahr.

Mit dem passenden Zeitraum und der dazugehörigen Vorstellung geben Sie dem Team mit, was das nächste große Ziel ist – das für alle gilt und von dem alle profitieren.

Auf diese Weise fühlen sich Mitarbeiter nicht zusätzlich unter Druck gesetzt und erkennen den kollektiven Vorteil der Digitalisierung für das Team. Um das zu erreichen, müssen Sie das Team einbinden und aufrichtiges Interesse für Sorgen, Fragen und Wünsche zeigen.

Kreatives Team sucht nach Teamleader-Alternative

Einführung nicht als fertiger Prozess

Um die Akzeptanz der digitalen Zusammenarbeit zu steigern, sollte diese nicht als fertiger Prozess eingeführt werden. Ihre Mitarbeiter sollen nicht das Gefühl bekommen, dass Sie keine Wahl haben. Das heißt: Zwingen Sie Ihren Mitarbeitern das Tool nicht auf. Machen Sie aus der Veränderung – der Einführung der gewählten PM-Software – keinen unveränderlichen Grundsatz.

Forcieren Sie die Änderung nicht top-down, sondern fördern Sie einen Austausch auf Augenhöhe. Gemeinsam einen Weg zur geeignetsten Lösung zu finden, drückt Wertschätzung und Gehör aus. So entsteht eine positive Dynamik, in der Mitarbeiter sich verstanden und als vollständiger Teil fühlen. Im Umkehrschluss resultiert dies in motivierten und produktiven Teammitgliedern.

Mit Digital Leadership vorangehen

Es ist möglich, dass nicht alle Mitarbeiter sofort zu 100% zufrieden sind. Binden Sie Ihr Team jedoch vom Start weg mit in die digitale Zusammenarbeit ein, steigern Sie in jedem Fall die Akzeptanz. Für Sie als Entscheider bedeutet digitale Führung, ebenso Kompromisse eingehen. Sie haben vielleicht eine andere Perspektive, sollten diese aber nicht der gemeinsam erarbeiteten Lösung überordnen.

Jegliche Transparenz und Offenheit wäre hinfällig, sofern Sie die eigentlichen Wünsche des Teams am Ende grundlos übergehen. Durch eigene Kompromissbereitschaft zeigen Sie den Beteiligten am deutlichsten, dass die Einführung gemeinsam angegangen wird und steigern so auch die Akzeptanz bei Unentschlossenen.

geschäftsmann zeigt seinen kollegen einen entwurf am tablet

Kennen Sie Ihr Team!?

Die Bedingung für diese kollaborative Entscheidungsfindung ist Frage und Aufruf zugleich: „Kennen Sie Ihr Team?“ und „Kennen Sie Ihr Team!“ Das ist bei einem Produkt wie einem Organisationstool besonders relevant: Die digitalen Kenntnisse der Mitarbeiter können zum Teil sehr unterschiedlich sein, falls Sie als Unternehmen nicht gerade ein Software-Entwickler oder Systemhaus sind.

Deswegen müssen Sie wissen, was Ihr Team aus IT-Sicht beherrscht, welche Lern- und Anpassungsfähigkeiten vorhanden sind und welche Ansprüche sowie Sorgen mit einer neuen Lösung verbunden werden. Dazu gehören Fragen wie:

  • Welche Benutzerführung wird bevorzugt?
  • Soll die Software auch per mobiler App nutzbar sein?
  • Welche Aufgaben sollen mit dem Tool erledigt werden und welche mit den alten Bekannten?
  • Traue ich dem Anbieter meine persönlichen und unternehmerischen Daten an?

Teambuilding in einer jungen Arbeitsgruppe

Botschafter und Champions identifizieren

Finden Sie zusätzlich heraus, welche Ihrer Mitarbeiter „Botschafter“ und „Champions“ sind, die motiviert mitziehen. Solche Teammitglieder schaffen es eher, ihre Kollegen zu überzeugen, da sie auf der gleichen Ebene sind. Digitale Zusammenarbeit ist also nicht nur abhängig von den Möglichkeiten, sondern besonders davon, ob die Nutzer auch dahinterstehen.

Tool für die digitale Zusammenarbeit

Mit über 750 verschiedenen Lösungen ist der Markt für Collaboration Tools sehr groß. Ein geeignete Software für die digitale Zusammenarbeit, die sich auch für Neueinsteiger eignet, ist factro. Dabei handelt es sich um eine Cloud-Lösung als Software-as-a-Service (SaaS).

Basierend auf über 25 Jahren Praxiserfahrung in der Unternehmens- und Change-Management-Beratung kennt das Tool die Lebenswirklichkeit in Organisationen wie kein anderer Anbieter auf dem Markt und versteht genau, wie Sie das Tool am besten im Team einführen.

Die Praxisnähe spiegelt sich im Funktionsumfang mit dem dynamischen, topaktuellen Newsfeed, der Auslastungsübersicht oder dem einzigartigen Projektstrukturbaum. Zudem erleichtert die intuitive Bedienung den Zugang für alle Nutzer, unabhängig von Vorkenntnissen oder Erfahrung mit Collaboration Software. So eignet sich factro für die digitale Zusammenarbeit in allen operativen Bereichen.

Ein Screenshot, der den Projektstrukturbaum in factro zeigt
Der Projektstrukturbaum in factro

Strenger Datenschutz, persönlicher Support

Besonders wichtig ist das Thema Datenschutz. factro wird auf deutschen Servern in Frankfurt gehostet, die Entwicklung, Vertrieb und Support finden in Bochum statt. Das Collaboration Tool ist 100% Made in Germany. Das bedeutet nicht nur DSGVO-, sondern auch BDSG-neu Konformität. Darüber hinaus profitieren Nutzer vom deutschsprachigen Support per Kontaktformular, Chat, E-Mail oder Telefon (dt. Festnetz).

Digitale Zusammenarbeit als Chance

Auch wenn viele Organisationen und Teams derzeit sehr plötzlich in die digitale Zusammenarbeit gehen, besteht darin auch eine große Chance, die Arbeit neu zu denken und zu verbessern. Mit den richtigen Tools und einer geeigneten Methodik meistern Sie den Wechsel als gestärkte Gemeinschaft.

Gehen Sie als Leader voran, leben Sie die Nutzung der Tools vor und tauschen Sie sich mit Ihren Kollegen auf Augenhöhe aus. Digitalisiertes Teamwork sorgt u.a. für:

  • mehr Transparenz
  • gezielte Kommunikation
  • höhere Produktivität
  • team- und standortübergreifende Zusammenarbeit

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