Digitale Verwaltung – die Zukunft der Behörden

Bund, Länder und Kommunen arbeiten an einer deutschlandweiten digitalen Verwaltung. Welche gesetzlichen Pflichten gelten? Was ist bis Ende 2022 alles möglich?

Verwaltungsprozesse online

Anträge online einreichen, Dokumente auf dem Tablet signieren, Akten digital einsehen und per Gesichtserkennung elektronisch identifizieren – eine digitale Verwaltung macht das möglich!


Eine Grafik mit Informationen zum Live-Webinar von factro für die Öffentliche Verwaltung


Öffentliche Verwaltung einfach und nutzerfreundlich

Bund, Länder und Kommunen setzen alles daran in der Zukunft digitaler unterwegs zu sein – z.B. mithilfe von Smart City-Strategien –und Serviceleistungen in der öffentlichen Verwaltung einfach und nutzerfreundlich zu gestalten. Die Basis ist eine leichte Kommunikation – wie sie Bürgerinnen und Bürger aus ihrem privaten Alltag kennen.

📌 Aktuelles im Bereich der digitalen Verwaltung in Deutschland und weltweit

    „Corona hat schonungslos offengelegt, wie schlecht es um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung steht. Faxgeräte, Papierformulare und Wartenummern sind dort immer noch Alltag. Doch so langsam kommt Bewegung in einen trägen Apparat.”

    „Für eine digitale Verwaltung braucht es vor allem einen sicheren Identitätsnachweis. Deutschland will dazu jetzt mit Spanien zusammenarbeiten.”

Bei der Verwaltungsdigitalisierung ist nicht nur die “richtige” IT Voraussetzung, zusätzlich müssen alte Strukturen “abgeschafft” und durch neue Arbeitsmethoden ersetzt werden.

Was sind Ziele einer digitalen Verwaltung? Wie weit ist die bundesweite Digitalisierung und was wird sich in den nächsten Jahren in der öffentlichen Verwaltung ändern? Wie gestaltet sich die Digitalisierung in den einzelnen Ländern und Städten?

  1. Definition: Was ist digitale Verwaltung?
  2. E-Government-Gesetz: Behördengang digital erledigen
  3. Digitale Verwaltung: Onlinezugang bis Ende 2022
  4. Beispiele aus der Praxis: Wo ist digitale Verwaltung schon heute etabliert?
  5. Fazit: Digitale Verwaltung ist eine ganzheitliche Transformation
Zwei Personen sitzen vor einem Laptop
Verwaltungsdienste können online zeit- und ortsunabhängig in Anspruch genommen werden

1. Definition: Was ist digitale Verwaltung?

Die digitale Verwaltung vereinfacht Prozesse sowie interne und externe Arbeitsabläufe in öffentlichen Behörden im Zusammenhang mit Kommunikation, Informationsaustausch, Serviceleistungen und allgemeinen Verwaltungsthemen. Mit dem Einsatz moderner Technologien und passenden Software-Lösungen ist es öffentlichen Verwaltungen möglich, Dienstleistungen zukünftig auch digital zugänglich zu machen.

Die digitale Transformation in Ämtern und Behörden bietet Kommunen, Städten und Gemeinden aber auch Bürgerinnnen, Bürgern und Unternehmen neue Möglichkeiten. Verwaltungsangelegenheiten werden durch die Digitalisierung für alle Beteiligten flexibler, einfacher und transparenter.

„Es soll zukünftig Standard werden, dass die öffentliche Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger auch elektronisch erreichbar ist. Die verwaltungsrechtlichen Rechtsvorschriften des Bundes werden darauf überprüft, welche Schriftformerfordernisse und Pflichten zum persönlichen Erscheinen weg fallen können (Normenscreening). In diesen Fällen können dann noch einfachere und nutzerfreundlichere elektronische Verfahren genutzt werden.“ – Eckpunkte zum Programm „Digitale Verwaltung 2020“

Was sind Ziele einer digitalen Verwaltung?

Ziele einer digitalen Verwaltung liegen vor allem darin, die Verlässlichkeit der Verwaltung zu stärken, größeres Vertrauen aufzubauen und Arbeitsplätze in den Ämtern und Behörden zu modernisieren. Durch die elektronische Unterstützung und Verknüpfung von Abläufen werden Verwaltungsangelegenheiten verkürzt. Überflüssige administrative Tätigkeiten fallen weg, sodass Prozesse noch effizienter werden.

2. E-Government-Gesetz (EGovG) – Digitaler Behördengang

Der private Alltag wird immer digitaler: Der Austausch findet über Messenger-Dienste statt, auf der Suche nach Informationen wir gegooglet und soziale Netzwerke liefern die aktuellsten Neuigkeiten. Auch öffentliche Verwaltungen sollen zukünftig weiter digitalisiert werden – erreicht werden soll das mit dem E-Gorvernment-Gesetz.

E-Government erleichtert den Zugang zu staatlichen Serviceleistungen: Zeitlich unabhängig und unkompliziert sollen Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen Verwaltungsdienste erledigen können. In Ämtern und Behörden soll mithilfe des Gesetzes Prozesse effizienter gestaltet und Arbeit ebenübergreifend verknüpft werden.

Was wird alles online möglich sein?

Zukünftig sollen immer mehr Verwaltungsdienstleistungen – wie das Stellen von Anträgen, das Ausfüllen von Formularen und das Setzen der Signatur – online möglich sein. Auch das Einreichen von Unterlagen muss nicht mehr über den Postweg erfolgen, die elektronische Zustellung ist meistens nutzerfreundlicher und dazu kostengünstig.

Hände mit Smartphone
Anträge und Unterlagen können bald über das Smartphone eingereicht werden

3. Digitale Verwaltung: Onlinezugang bis Ende 2022

Das E-Government-Gesetz geht Seite an Seite mit dem Onlinezugangsgesetz (bmi.bund.de | Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat), mit dem zukünftig ein Onlinezugang zu fast 600 Verwaltungsdiensten möglich ist. Das Gesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, ihren Service bis Ende 2022 über Verwaltungsportale digital anzubieten. Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) hat für die OZG-Umsetzung einen einheitlichen Servicestandard entwickelt.

“Für mich ist es wichtig, dass unsere Verwaltung nutzerfreundlich digitalisiert wird. Mit dem Servicestandard bieten wir eine wichtige Handreichung, um die Digitalisierungsprozesse nach einheitlichen Qualitätskriterien auszurichten. Damit stellen wir sicher, dass die digitale Verwaltung den hohen Ansprüchen der Bürgerinnen und Bürger sowie den Behördenmitarbeitenden von Bund, Ländern und Kommunen gerecht wird.” – Dr. Markus Richter, Bundes-CIO und Staatssekretär im BMI

Welche Verwaltungsprozesse werden digital?

  • Zentraler eID-Service zur nPA Nutzung: Sichere digitale Authentifizierung des Personalausweises mit der eID-Funktion. Damit soll die Identität im Netz besser geschützt werden.
  • Per De-Mail kommunizieren: Die De-Mail soll Verwaltungsprozesse unterstützen und als allgemeines, rechtssicheres Kommunikationsmittel zwischen Ämtern und Behörden verwendet werden.
  • Formulare online einreichen: Das Formular-Management-System (kurz FMS) ermöglicht einen einfachen Datenaustausch von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen mit der Verwaltung. Formulare und Anträge können dadurch online und interaktiv bereitgestellt werden.
  • Zahlungsverkehr digital: Die Bezahlung vor Ort ist nicht mehr zwingend notwendig. Rechnungen können nach Bedarf online beglichen werden. Bundes- und Landesbehörden sollen mit speziellen Zahlungssystemen ausgestattet werden.
  • Digitalisiertes Dokumentenmanagement: Eine technische Grundlage in der digitalen Verwaltung ist die E-Akte. Akten und Dokumente sollen in der Zukunft behördenübergreifend zugänglich sein.
  • Öffentlich zugängliche Daten: Für die Öffentlichkeit sollen wichtige aktuelle Daten zugänglich gemacht werden, um die Transparenz zu fördern und staatliches Handeln verständlicher zu machen.

Ausblick bis 2025

Digitalisierungstrategien sollen bis 2025 (bitkom.org – Digitalstrategie 2025) in Ämtern und Behörden weitestgehend abgeschlossen sein. Damit ist der Onlinezugang die erste Anlaufstelle für Verwaltungsservices. Folglich können Menschen digitale Anwendungen in ihrem Alltag leicht nutzen und auch Unternehmen erfüllen Verwaltungsangelegenheiten künftig online.

4. Beispiele aus der Praxis: Wo ist digitale Verwaltung schon heute etabliert?

Onlinetermine in Bayern

Vielen Menschen graut es bei dem Gedanken an den Behördengang, denn lange Wartezeiten sind häufig vorprogrammiert. In der Zulassungsstelle München soll das Warten nun ein Ende haben: Schon heute gibt es eine Online-Terminvergabe über die Website des Kreisverwaltungsreferats. Ein erster Schritt, aber noch lange keine digitale Verwaltung.

Anders ist es bei der Zulassungsstelle in Nürnberg, bei der Zulassungsangelegenheiten bereits digital vollständig möglich sind. Mithilfe eines digitalen Assistenten wird man durch die Eingabemaske geführt. Die Plaketten werden per Post zugestellt und das Nummernschild bei einem privaten Anbieter bestellt. Der Gang zum Amt entfällt.

Corona-Warn-App: Digitale Verwaltung in Deutschland

Aus der Krise heraus entsteht eine der wohl bekanntesten Smartphone-Anwendungen in Deutschland – die Rede ist natürlich von der Corona-Warn-App. Sie soll in erster Linie die Corona-Pandemie bekämpfen. Die App hat gezeigt, wie schnell eine digitale Umsetzung auch in der öffentlichen Verwaltung möglich ist.

Ein weiteres Beispiel ist der digitale Impfnachweis: Mit der Cov-Pass-App hat man den Impfausweis immer dabei. Das Zertifikat gilt sogar EU weit und lässt sich bei Bedarf einfach vorzeigen.

5. Fazit: Digitale Verwaltung ist eine ganzheitliche Transformation

Ein digitaler Staat ist mehr als die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen: Es ist die ganzheitliche digitale Transformation, die auch in den Köpfen der Menschen stattfindet. Die konsequente Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung wird von der modernen Gesellschaft und Wirtschaft angetrieben und ist damit unausweichlich.

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